由于纸质档案的保管受温湿度、光线、档案害虫、尘污、有毒有害气体和纸质档案本身的字迹、纸张及自然灾害、战争等不可抗力等因素的影响，在实际保管过程中根本不可能完全排除这些因素的影响，只能说通过有效的控制尽量延长纸质档案的保管寿命。故此为有效保存档案的完整性，我们将已有的纸质资料进行扫描，保存为电子版文档。同时为更进一步对数据进行分析和处理我们要将扫描后地质图进行矢量化。由于资料分为文字与附图两个部分，我们采用的是：一、紫光扫描仪1236UT、同时在Adobe Acrobat下完成，打开Adobe Acrobat具体步骤：创建→ 从扫描仪创建→自定义扫描→设置参数→ 扫描。二、富士施乐2007CPPL黑白数码复合一体机。附图部分我们采用全球领先的大幅面扫描仪生产商Contex及其旗下品牌Vidar研发的next-image多功能扫描复印软件。工作流程：打开扫描仪器及软件→放入图纸→设置参数→ 扫描。扫描期间预览窗口能在扫描的同时以1∶1的比例滚动查看文档，这样无须等待就能直接察看是否需要调整分辨率、锐度或颜色。扫描会产生一定误差，扫描误差主要是由扫描仪出厂的技术参数，操作员的熟练程度，扫描介质均匀度，和处理扫描图软件性能所决定的。扫描仪的技术参数包括：扫描仪的分辨率；光学误差；电信号转换过程中的误差；扫描过程中的歪斜失真度；以及外界因素影响产生的误差等。当扫描仪已确定，扫描所产生的误差主要来源于扫描人员操作。认真放置好图纸，设置好扫描的各种参数，如分辨率、阀值、滤波值，辅以有关软件对扫描图进行几何校正等，这样一般都能达到较高的精度。对幅面较大的图纸，最好用大幅面扫描仪一次扫描完成，若没有大幅面扫描仪，用A4幅面扫描仪多次扫描然后用图形拼接及校正软件拼接成整图。