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服装行业属于时尚的产业,具有变化快,周期短的特点。顾客需求呈多元化、个性化的态势,消费又具有冲动性,因此企业会采用多品种、小批量、多周期和开办连锁企业的策略。要保有持续的竞争优势,就要以最低的成本,最快的速度,及时准确的满足广大顾客的需求,提高企业的核心竞争力。每一个成功的连锁企业的背后都有一个强大、完善的管理信息系统来支撑。提供准确、快捷和全面的管理信息是企业实现战略目标的基础条件。 服装连锁企业的管理信息系统,就是要建立快速的市场反应机制,主要的关键点管理包含销售管理、采购管理和存货管理。从终端销售的门店将信息上传到总部,让总部对终端门店经营情况、市场情况、消费者喜好等信息进行分析,并制定出相关的市场策略,及时应对市场的变化。 总部管理团队能够根据实时、准确的卖场销售信息来调整商品结构和商品配置;能够根据前期的销售信息来预测后期商品销售的变化趋势,尽早组织货源,开发和采购到对顾客有价值的商品;同时能够降低商品的脱销风险,压缩库存,减少滞销商品,并且提高商品库存的保障程度,加快商品库存的周转率;能够根据销售中的物流成本信息,优化物流作业,降低物流成本。 本文紧密结合香港AZONA服装连锁企业的实际业务流程和管理需求,在原有系统功能的基础上提出了总体设计结构。AZONA集团原来的系统只是采用简单的入库、出库和退货等记账方式来记录实际发生的业务,而对企业库存的事物性信息、数据处理和业务模拟,并没有达到科学财务管理的最终目标,即给决策者提供决策支持功能。 原系统中数据库中数据数量和质量均不足,商品进货、库存、各门店销售数据和市场需求信息不能及时准确的上传至总部。数据散乱,难以控制,要了解整个集团的运营情况,就需要额外配备数据收集整理软件,导致成本上升,系统维护困难。 本文着重介绍了采购管理、销售管理和库存管理三个子系统的设计。每一个系统设计都从需求入手,进行系统结构设计;从基础功能流程图起步,做功能模块的设计。首先要建立系统基础数据、客户主档案、供应商资料,之后是建立产品数据库。在这个基础上,和计算机知识相结合,总结出计算机决策规律,达到自动分析决策的功能。 采购是整个企业的龙头,采购管理是整个管理信息体统的关键环节之一,是对采购实施有效管理的重要保证。采购管理子系统中在原有系统功能的基础上,增加了采购计划模块,实现了采购管理的自动化。实现对成品采购订单的自动生成和汇总,采购价格的审批,采购订单的执行和跟踪以及交货日期的管理。 销售管理子系统做到了全面信息化管理,能够实时收集各销售点的信息,并能快速地将信息上传至总部,使总部对终端门店的经营情况和市场情况做出快速有效的反应。在AZONA的销售管理系统中分为2个部分。一为销售(批发)管理,是总部仓库销售给3个分公司和特许商的管理;二为零售管理,是3个分公司的自营店铺或与商场联营店铺直接销售给顾客的管理。 目前,零售销售是AZONA集团销售体系中主导的销售方式,随着AZONA业务的蓬勃发展,零售的销售网络越来越庞大,并且日益膨胀。如何快速高效地管理好这个网络,并且还能适应以后发展的需要,这对零售管理系统提出了很高的要求。零售管理包括零售价格的修改及过账、特价维护、零售发票过账、布告信息、会员管理、销售查询、店铺设定、退货调拨、特价场申请、售后服务、报表等功能。 库存子系统设计中实现了对总部、分公司、特许商、特许商专卖店、自营专卖店的全面信息化物流管理。解决了原系统中基础数据不准确,库存商品账实不符,不能进行准确的定量分析,造成库存周转率较低以及公司流动资金的匮乏。 本文通过将现代管理信息系统的理论方法和技术应用具体结合到AZONA服装连锁企业的实践中,设计出适合企业应用的管理信息系统,克服了原有系统中存在的信息割裂的缺陷,实现了从终端销售至上游采购各个环节信息的高度共享,优化了资源配置,将管理与信息系统有机地结合在一起。 AZONA通过这套管理信息系统有效地达成了管理目标。使得总部能及时了解分公司、特许商,及所属专卖店的收货、销售、客户及库存情况,实现对库存的实时动态掌控;分公司、特许商能及时查询各自专卖店收货、销售、客户、库存及其它分店的库存、进销存个别及综合分析等信息,实现对专卖店经营针对性指导;实现对总部库存的实时查询,从而实现快速针对性补货;实现专卖店对自身销售、客户、库存数据的查询和进销存个别及综合分析,同时及时了解分公司、特许商、总部的库存,从而实现快速针对性补货;总部通过对销售历史数据进行区域、货品、客户、机构等多维度的综合分析和多个不同时间段的比对,以提高市场预测的准确性,及货品推荐的针对性。 通过这套管理信息系统,AZONA集团也进行了内部流程梳理,过规范日常的业务入机操作流程,减少了大量的手工单据处理,自动生成各部门需要的报表。相信日渐完善的管理信息系统,不仅是一种技术有效性的需要,同时也是一项经营管理的创新,一定能够给企业带来更大的收益和充满希望的未来。