昆明市某公证处一直采用纸质方式管理员工档案,随着业务的开展,已经难以适应实际工作的需求。一方面是公证处人员不断增多,并且人员流动性大,导致档案查询与调取手续繁琐、迟滞,人力资源专员的工作强度不断增加;另一方面是由于公证处档案的特殊性,对安全保密性有较高的要求。因此,急需开发一款满足公证处自身业务需求特点,并且具有较高安全性的档案管理软件。本文通过对原有业务流程的梳理,在分析市面上的同类软件的基础上,针对公证处实际应用中遇到的权限、时效、使用介质和地理位置限制等问题,给出了相应的解决方案,设计了公证处档案管理系统,并基于B/S架构和J2EE+Oracle完成了系统开发和实现。具体研究内容包括:一、研究和分析昆明市某公证处人事档案系统的业务需求,包括业务描述、原有业务的流程分析、业务流程再造等,并对业务用户、总体主要业务用例、数据字典完成分析和功能剖析;二、基于以上研究对系统进行了设计,包括系统的构架说明、系统实现的功能简介、数据库结构设计、UML设计;三、开发完成一个集用户管理、档案录入、档案查询、在线打印、excel表格导出等功能模块的档案管理系统,经过单元与集成测试后交付实际使用。公证处使用本文所开发的档案系统后,在员工档案管理方面由原先的“纸质化”和管理模式的“僵硬化”转变为现代企业所应具有的“无纸化”和管理模式的“灵活化”,并大大增强了档案管理的安全性。因为采取了管理员对用户权限的“按需设置”和访问地址限制、操作记录和地址追踪等措施,使公证处管理者在对档案信息安全的管理上不再拘泥于“僵化”的政策与制度,使公证处的“放权减政”落到了实处。同时,决策层通过该系统对公证处人员进行管理,无需再依托人力资源专员对人员信息进行统计和分析,减少了中间环节。该系统的实现有效地减轻了公证处管理者及人力资源专员的工作负担,提高了档案管理工作的效率,提供了一个较为便捷、安全的档案管理模式,对公证处的发展起到了良好的促进作用。同时,也对国内公证业中实现档案管理电子化和信息化起到了借鉴和参考作用。