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电子政务环境下,档案管理工作需要对电子政务管理系统中的各种电子化信息进行归档处理,以方便整个社会的共享和查询,传统的档案管理方式和方法已经无法适应。电子文件、电子档案作为重要的信息形态大量产生,对档案管理工作带来全方位的深刻影响,引起档案工作内容和方式的重大变革。
电子政务中的档案管理,应该实现两个一体化设计:其一,与政府办公自动化及专业电子政务系统一体化设计,实现政府档案的自动化采集和处理;其二,要对整个政府的电子政务档案管理进行一体化设计,不仅实现档案的接收、收集、整理、保管和查询的电子化,而且能够做到对各政府部门档案管理的远程监督和指导,实现档案资源共享。
针对电子文件存在的可变性、非安全性等特点以及办公自动化系统与档案管理系统相对独立存在的现状,本文一是从电子档案管理与传统档案管理的区别入手,大量阐述了电子文件管理工作的优势、特殊性及其对策,提出了电子文件管理的新思维——前端控制;二是从办公自动化系统与档案管理系统相结合的角度出发,对“电子政务档案综合管理系统”的设计提出了设想:在区电子政务建设的整体框架内,以档案信息网络化建设为基础,包含了公文管理、档案室管理、档案馆管理三个相互关联的内容,通过电子文件归档与管理、馆室一体、文档一体、在线业务指导等各项功能,有效实现档案信息资源的科学保存和最大限度的共享利用。
本文提出的观点力求从实际出发,解决实际工作中存在的问题,对现有的档案管理工作具有一定的参考价值。但是,由于专业知识的限制,本文对于电子政务档案综合管理系统中存在的诸如制度建设、法律保障等问题无法提出全面、专业、有效的意见和建议。