“互联网+”思维下环卫档案信息化建设的几点思考

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  摘 要:经济社会不断发展,城市化进程不断加快,环卫档案管理的重要性越来越突出。而在“互联网+”大背景下,信息化为环卫档案管理提供了新的途径,促进环卫档案管理效率提升。本文从“互联网+”的概念以及环卫档案管理的作用入手,探究环卫档案管理中存在的问题,研究如何在“互联网+”思维下推进环卫档案信息化建设,并提出了具体建议。
  关键词:互联网+  环卫档案;信息化建设
  城市化水平的提高推动着城市管理体系的发展和完善,环卫事业也在此进程中取得显著成果。新时期环卫任务以及工作服务对象均发生了较大变化,信息化时代的到来更是对环卫档案管理工作提出了新的要求。如何在“互联网+”大背景下积极面对挑战、促进环卫档案管理工作进一步完善成为了相关工作者共同面对并亟待解决的问题。
  一、“互联网+”与“互联网+”思维
  1.“互联网+”
  2015年起“互联网+”成为了促进我国经济迅速向前发展的新的推动力,并成为了我国的国家战略之一,对经济社会产生了重大影响。所谓“互联网+”模式,就是互联网+其它各项传统行业。“+”并不是数学意义上的单纯叠加,而是将现代信息技术和先进互联网平台加以利用,将经济、社会的发展过程与互联网最新成果有效融合,为经济社会发展提供新鲜活力和巨大推动力,促进生产力和创新力的全面提升,形成互联网背景下的经济新态势。
  2.“互联网+”思维
  互联网思维包括九大内涵,分别为用户至上、数列、大众化、大数据、卓越、平台、简约、矢量、跨界九大思维,结合跨界融合、重塑结构、连接一切、创新驱动、开放生态、尊重人性六大互联网特征,可融合成为四点有利于档案管理工作进一步发展的档案管理思维:
  (1)用户至上思维
  上文提到,“互联网+”模式就是互联网+其它各项传统行业的模式,如何做到二者的有效融合是其中的关键所在。最重要的一点就是深入行业内部,了解行业客户的真实所需,坚持“以人为本”的根本理念,尊重用户所需,培养用户至上思维,尽可能为用户提供优良的使用体验。就档案管理实践而言,应在互联网思维的指导下想顾客所想,以用户的需求满足情况做为档案管理质量指标。
  (2)跨界融合思维
  信息化进程的加快和新科技应用范围的拓宽加强了各行业、各领域间的联系,以往清晰的行业界限被打破,界限的模糊性促进了产业间的重塑融合。“互联网 +”为跨界合作提供了可能性,在新的经济发展形势下,若想夯实创新基础唯有勇于跨界,传统行业若想达成群体智能唯有加强与互联网的融合。在环卫档案管理实践中可以融合其他企业或者单位管理经验,吸取所长,促进自身稳步发展。
  (3) 创新驱动思维
  当前我国主要的经济驱动方式仍为粗放式,这一模式在新经济形势下暴露出愈来愈多的弊端,已不能满足经济发展新需要,必须向创新驱动发展转移。“互联网 +”对社会资源优化配置起到了积极促进作用,促使各行业竞相通过创新,完成自我改革。档案管理也是如此,要勇于在创新思维的指引下突破传统,推陈出新。
  (4)开放共享思维
  开放共享思维就是各行业各领域团结协作,共同打造出多媒体互惠共赢的创新生态圈,在该生态圈中融入所有相关事物,实现信息共享、促进社会发展。实现信息共享是档案管理信息化建设的重要内容之一,可通过各相关部门间的团结协作,将各信息资源有效连接,促成领域内资源共享,达到1+1>2的效果,进而增强信息管理水平。
  二、环卫档案管理的积极作用
  档案是国家、社会或者个人在经济、文化、政治等领域进行活动的重要记录,是人类活动的历史见证。在城市生活链条中,环卫工作处于终端位置,与城市生活各环节息息相关,环卫工作的质量直接关系到城市生活水平的高低。环卫档案是城市环卫工作的最真实记录,在整个城市建设中作为人类智慧载体,发挥着极为关键的作用。环卫档案也是城市管理者在进行重要决策时的参考和导向,意义非凡。除此之外,环卫档案历史数据的建立有利于环卫工作者更加准确地分析城市建设中的不足,进而优化机制,使得城市服务与居民生活所需相符。环卫档案在决策者应对垃圾处理与利用问题时也起着重要作用。具体来说,在整个城市建设中,环卫档案的重要性有以下几个方面:
  1.城市经济水平的体现。城市经济的平稳健康发展离不开优秀的档案管理工作,同样的,档案管理工作的进一步发展也必须靠经济力量的支撑。随着人们生活水平的提高,人们对环卫相关工作的重视度明显提升,与之相关的环卫档案管理工作也得到进一步发展;若城市居民的溫饱问题都没有得到解决,那么环卫工作就没有意义,相关环卫档案管理也就成了一纸空谈。
  2.居民素质水平的体现。环卫工作不仅限于某一群体或者个人,这是整个社会的问题,是需要全社会共同努力才能加以完成的工作,其完成度取决于居民的支持力度,工作质量也取决于居民努力程度。居民素质的提升在城市建设中最直接的体现就是垃圾分类工作的顺利进行,这不仅可以使环卫工人更加便捷地进行垃圾回收利用工作,还可以降低城市垃圾处理成本,增加社会经济收益。
  3.城市管理水平的体现。提高居民生活水平是城市管理者最重要的任务,而生活环境问题在居民生活中占有突出位置。环卫档案管理水平的高低直接体现着环卫工作的好坏,自然也间接体现着城市管理者是否进行高质量的城市管理。
  三、环卫档案管理中存在的问题
  1.管理人员综合能力不强
  当今社会,随着城市发展进程加快、城市化水平提高及信息化的普及,对环卫档案管理人员的能力提出了更高要求。相关人员不仅需要具备坚实的档案管理理论基础,还需要掌握档案信息化流程以及系统软件的操作和维护。但就目前来看,我国的环卫档案管理人员普遍存在综合能力不强的问题,无法适应信息化时代下档案管理现代化的需要。许多档案管理工作都由非专业人员进行,对于相关工作掌握度不高,其中基础的档案收集、管理以及归档等工作都无法高质量完成,再加上相关部门不对档案管理人员进行专业培训,重视度也不高,这就造成了管理人员工作意识薄弱,不会全身心投入到档案管理工作之中。此外,环卫档案管理人员身兼数职的现象也较为普遍,对这部分人员而言,所谓的档案管理工作就是将相关材料置于档案盒后放到专门区域,其中的核实、分类、整理等工作都被忽略。也由于管理人员不专业,档案管理的规范性、标准性得不到保证,经常出现案卷无目录、案卷标题不一致、案卷档号不标准、组卷混乱等问题,再加上档案收集滞后,造成原始数据损坏或遗失,大大降低了环卫档案管理工作的质量。   2.信息化管理水平低
  “互联网+”的大背景下,信息科技的使用范围大幅拓宽,各行各业都在信息化推动下迎来发展新阶段。环卫档案管理工作在近年来也有向信息化发展的新要求,力求与城市建设步伐一致。但在实际工作中,相关单位对于档案信息化管理的重视度一直不高,认为档案管理工作就是单纯的收集相关档案,无法带来直接的经济效益,只要保证档案不丢失就可以了,因而信息化管理并未落到实处,档案录入和信息检索都未完成数字转化,快速查阅的要求得不到满足,严重影响了环卫档案管理工作效率的提升。
  3.档案管理投入不足
  环卫档案管理工作离不开人力、物力、财力的大量投入,无论是硬件设施还是软件系统、无论是技术引入还是人才培养都离不开资金的支持。但是由于管理者在旧有观念束缚下根本不将重心放在档案管理工作上,在配套资金投入不足,甚至还有被临时挪做他用的情况下,导致环卫档案管理所需的专业人才无法引入、硬件设施无法购买、档案网络无法建立,至于硬件设备的日常维护和及时更新更是得不到保证。就环卫档案保存场所来说,库房简陋、设施落后、条件差等问题也并不鲜见,给原始档案的长期保存造成阻碍,更不利于档案管理信息化的发展。
  4.档案共享程度不高
  传统档案管理存在资源开发利用率低、信息化程度不高等问题,再加上部门间的自我保护意识,档案开放程度不高,致使信息共享相对闭塞,各部门成为“信息孤岛”,无法做到信息有效传递,档案使用效率低。这与档案管理工作要最大限度地开发利用共享档案信息资源,充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益的最终目的相违背。档案信息散落于各个部门既不利于信息的统一管理,档案的完整性也得不到保证,环卫档案为城市管理者决策提供参考的作用被大打折扣。
  四、“互联网+”思维下环卫档案信息化建设
  1.建立专门人才队伍
  环卫档案管理中最重要的问题之一就是专业人才匮乏,复合型人才特别是互联网专业人才的缺乏需要引起相关部门充分重视。在环卫档案管理向信息化方向发展的大趋势下,首先就是在“以人为本”理念的指引下加强对于人才的培养,培养一批专业性强、能力优的高素质人才,推动档案管理工作的稳步推进。定期对管理人员进行培训,一方面提高人员专业能力,掌握最新相关知识,从而提高工作质量和水平,另一方面加强其对于现代信息科技,尤其是计算机网络技术的掌握与运用,让信息科技成为档案管理工作的推动力量。作为档案管理者要树立起终生学习的理念,认识到自身能力和知识掌握的不足,不断学习信息管理的相关知识,不断提升信息管理能力;作为相关单位不仅要通过开展多种活动进行人才培养,使人才能力与城市发展进程同步,还要积极吸收引入数据管理、互联网通讯、信息技术等方面的高质量人才,优化人才队伍,使人员结构符合档案管理信息化发展需求,让专业人才参与环卫档案的管理和信息化建设,以推动档案管理工作向专业化发展。
  2.创新档案管理理念
  落后的档案管理理念是阻碍档案管理工作信息化的最大思想禁锢,环卫部门的管理者以及档案管理从业人员都需摒弃旧有观念,加快管理理念的转变与创新,充分认识环卫档案管理工作的重要作用。管理者要加强信息化基础设施建设,加大资金投入,从智能软件到先进储存库房都要确保符合现代化要求;积极培养和引进人才,确保档案管理信息化所需的人才储备。具体从业者要以档案管理信息化的理念为依托,熟练掌握和运用现代科技知识,按城市发展现实,使用先进的现代化设备和管理手段进一步完善档案管理系统,充分保证档案管理各个环节和谐、有序进行,使档案管理的每一项工作都达到标准化、规范化。同时转变档案管理理念是一项难度较高、耗时较长的工程,需耗费大量精力,但各相关人员必须坚决执行,因为只有创新才能谋发展,只有创新才能推动档案管理信息化改革,进而提升城市活力,促使其持续健康稳定发展。
  3.加强档案管理投入
  传统环卫档案管理模式已经滞后于时代发展步伐,流程繁琐、出错率高、信息检索慢,已不能满足现代化城市发展潮流。对此,城市管理者要重视在档案管理上的投入,将更多现代化设备以及专业化人才引入环卫档案信息管理,除此之外还要重视专门网络平台的开发和利用。互联网科技对于促进档案信息化建设有重要意义,可以使前期归档、立卷、编排以及后期信息检索更加系统化、便捷化、智能化。现代化专有库房的建立也是必然,库房内货架、除湿设备等必不可少,不仅如此,现代化电子科技保护设备也要增设,其中包括空调、监控等,用以保护环卫档案信息。
  4.实现档案信息共享
  环卫档案作为城市环卫工作的最真实记录,是综合信息资源的重要组成部分。档案信息利用共享度低的直接后果就是造成信息资源浪费,环卫档案管理就失去原有意义。因此环卫档案管理相关部门间既要保证信息流通的快捷性、实时性以及准确性,又要正确处理好档案全面开放与适度保密的关系,依照《档案法》的相关规定,把可以开放的档案尽快开放出来,在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度,认真分析自身优势和档案利用者的实际需求,全方位、多渠道、多层次地加大档案信息利用共享程度,打破“信息孤岛”的模式。同时加大现代科学技术运用,将不同载体及表现形式的档案信息通过计算机和互联网来实现档案管理信息化、自动化,只有重视开发利用共享环卫档案资源,才能充分发挥环卫档案信息在城市建设中的重要作用。
  五、结语
  “互联网 +”有着不可逆转的发展态势,环卫档案管理必须以此为依托,在“互联网+”思维指导下进行现代化的信息管理工作,将互联网的作用充分发挥,推动档案管理向现代化方向发展。环卫档案信息化建設是现代环卫档案管理的最主要发展方向,对原始纸质档案进行数字化转化,提升环卫档案管理的效率和水平,通过建立专门人才队伍、转变档案管理理念、加强档案管理投入、实现档案信息共享等途径,在“互联网+”大背景下推动环卫档案管理工作进一步发展,充分发挥环卫档案管理工作对于城市现代化建设的积极作用。
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