论文部分内容阅读
余杭,地处浙江省北部,位于杭嘉湖平原和京杭大运河的南端,是长江三角洲的圆心地。全区总面积1220平方公里,辖14个镇、1个乡、4个街道,总人口82.69万。列全国县城经济综合发展百强县(市、区)第15位。素称“鱼米之乡,丝绸之府,花果之地,文化之邦”。南宋时期,余杭作为京畿之地,是全国经济文化最发达的地区;六七千年前的马家浜文化时期,余杭这片热土成为稻作文化起源地之一;四五千年前的良渚文化时期,余杭大地上更是孕育出了辉煌的物质文明和精神文化。今天,从设计开发到正式推行只历时10个月,并以“全员全流程”为重要特色的网上公文流转又让余杭走在了全国同行的前列。
从2008年2月13日起,余杭区所有机关各部门的秘书科(办公室)工作人员再也不需要在领导办公室进进出出,忙着“逮”领导签批公文了;区政府大院的收发室也从这一天起,一改往日车水马龙、人头攒动的局面而变得格外清静。这都得益于该天开始实行的全员全流程的“网上公文流转系统”。
余杭区的这一“网上公文流转系统”,最值得说道的是:它是真正意义上的“全员全流程”。在公文处理中的起草、核稿、会签、签发、传阅、盖章、发文,以及收文各环节都实现了电子化,在每个处理环节上,用户都可使用电脑对文件进行修改和添加个人意见,而系统会自动保存修改痕迹和意见。三、四家以上单位的联合发文和会办文件都实现了在网上的运作,系统还设置了全区统一的标准化收发流程。另外,通过推出“移动远程办公系统”,使得全区机关内所有人员,不在办公室也可处理公文。
截至目前,全区近170家单位已全面掌握网上公文收发和办理;每天新发文件40至60个;工作日同时在线人数也从最初的40—70人上升到目前的400余人,全天登陆办公平台人数最高达3000人,平均每天2500人以上。全区联合发文3277个,其中两办337个。
天时地利人和,开启网上公文流转
以往,余杭的各单位全部收到纸质会议通知,大约需要3天时间。电话通知,也至少需要半天时间。现在只需鼠标一点,所有单位几分钟内就可全部收到电子文件。文件传阅,过去会因为要按领导排列顺序传阅的惯例,经常出现具体承办人看到文件时已是几天以后的问题,影响了机关办事效率。现在的情况大不相同,只要鼠标一点,各相关人员可同时阅处办理。
如此迥异的差别,还得从2007年余杭区新任书记朱金坤上任后说起。曾为杭州市建委党委书记、主任的朱书记在建委上班时已习惯于网上批阅公文。上任伊始,发现余杭区还停留在原始的纸质文件上,就在不同场合多次强调要推行网上公文流转,实现办公无纸化。“可以说网上公文流转是朱书记力主推行的。一把手的重视支持,是全区网上公文顺利推进的关键。”余杭区信息化管理中心主任蔡军兵说。
有了一把手领导的支持这个“人和”优势之余,当时的余杭区还具备了推行网上公文流转的“天时、地利”等方面的优势:一是近年来余杭区党务政务信息化的快速发展,全区形成了非常浓厚的学用氛围,信息化应用水平不断提升;二是电子办公平台运转几年后,先后顺利实施了信息报送无纸化、会议通知无纸化和简报的无纸化,基层各部门对推出网上公文呼声较高;三是有两办主要领导的直接关心和支持,使得信息中心提出的把区领导、部门领导涉及的环节做精做细,抓住“领导应用”这一关键环节,“以上推下”带动全员应用的思路得到了认同。
在“天时、地利、人和”的和谐环境之下,接下来的工作也就顺理成章,水到渠成了。项目分析阶段,区信息中心通过征求两办意见、召开座谈会听取建议意见、接触相关软件公司后,提出了实行“一步到位式”的“全员全流程”网上公文流转系统建设的大胆设想,即公文所有流程的电子化,涉及“制(起草、审核、签发、盖章)、发、收、办(阅)、存、查”的所有人员,应用面几乎覆盖所有党政机关内部工作人员。这在当时全国范围内的电子公文流转建设思路中是走在最前沿的。
想到容易,做到难。在坚持这一基本思路的前提下,面临的一个艰巨任务就是统一流程。在这之前,区委办、政府办和部门的发文流程和发文格式都是不一样的。尤其是在最基层的乡镇街道一级,存在不规范现象,甚至有从拟稿、校对到签发、盖章都由一个人完成的个别现象;在格式上更是混淆不清。为了规范流程,统一格式,一改以往这种局面,信息中心邀请了两办主把文字关的办公室副主任,商讨简化统一流程,梳理出了一份符合网上公文流转需要的简单明了的流程图(附图如下):
之后,“推行网上公文流转”的立项在2007年的余杭区电子政务工程建设领导小组会议上汇报并征得同意。2007年5月底,项目正式实施。在短短8个月的时间里,信息中心完成了网上公文流转涉及的流程和各类表项的统一和规范;完成了软件开发和全区各单位电子公章的制作;完成了与保密局、档案局关于电子公文保密、电子公文存档的明确与衔接;完成了全区各部门重点骨干的操作培训;确定了13家重点单位先行试点;明确了“测试运行、双轨运行、全面推行”三阶段工作目标;另外还实施了移动远程办公系统等。
“要推镇乡街道,先要推机关;要推机关,先要推四大办;四办要推,先推两办;要推两办,先推区领导;要推区领导,书记区长须先用”。在这样的的理念指导下,信息中心作了一个“余杭新年实行新的工作方式”的宣传策划:2008年春节上班的第一天,余杭区区长姜军一到办公室,就立即打开电脑登录到余杭电子政务统一工作平台,批阅了《杭州市人民政府办公厅表彰2008年度经营业绩优秀的外商投资企业》等一批公文,并迅速在网上完成了转发送签,成为全区签阅电子公文的第一人。自此,余杭区公文网上流转开始正式实施了。
双轨过渡,多举措力促应用
在余杭区信息中心的会议室,中心工作人员用不同身份的帐户为记者详尽演示了这套公文流转系统。余杭区的每个行政人员都有一个自己的帐户,整个电子办公平台都以这个帐号登录。一登陆网上公文流转系统,首先映入眼帘的是当天收到的文件以及需要办理的文件,相当于一个文件库,所有已发的文件都能在这个文件库里找到。点击一个需要了解的文件,这份文件的详细信息,包括起草人,核稿人,签发人等等,一目了然。如果你是秘书,要起草一份文件,就可以在这个系统里点击“拟稿”,然后直接在系统里面新建word,也可以先在电脑上拟好稿,再上传。在拟稿时,系统也规定了几个必写要素,如标题、字号等;同时,系统会多次提醒是否涉及保密信息;起草完的文件在送核稿之前,还需选择公开范围;再选择需要递交的对象,可以选择单人或多人发送。与此同时,如果觉得这份文件比较急的话,还可以追加短信通知。文件送达之后,领导直接在原文上进行修改,每一个领导的修改痕迹都会留下,而且自动在颜色上有所区别。一旦最后审阅的领导签发之后,文件会转入下一环节——登记套头盖章,最后下发。自此,一份电子文件就此诞生。
在系统里,记者看到了很多联合发文。信息中心蔡主任告诉我们:“该系统最主要的两个特色就在于:一是解决了联合发文,二是增加了会办功能。”联合发文对其他很多地区的网上公文流转系统来说是个老难题,但在余杭区,不仅仅是区委办和区府办的联合发文,还有三家单位、四家单位以上的联合发文都可以在网上进行。在会办上,系统更是发挥了阳光、透明和高效的重要作用:如一个单位上报政府申请资金拨款,政府办可先征求其他部门的意见,这在以往只能是通过开会、打电话等方式,历时长,且有时还会有人情关系干扰。而在这个系统里,有了会办功能之后,政府办可以把这份上报的文件同时分发到相关部门,系统自动要求相关部门在限定时间内提出意见回复政府办,政府办在综合各部门意见之后,最终出具一份同意与否的回件给上报申请单位。所有这一过程都在网上操作,历时短,而且给出的意见也比较真实。
如此简便易用的网上公文流转系统,在正式全面推行之前,还是花了一番建设者们的心思和功夫的。在纸质文件和电子公文同步运行的双轨过渡时期,余杭区实施了一系列举措,力推在全区范围内的应用。
一是发挥领导楷模作用。区别于其他地区的“以下推上”的方法,余杭区最大的优势在于“以上推下”。当初推行网上公文流转系统这一举措由书记提出;试用推进时期,他又在全区性会议上多次强调各部门领导应该起带头模范作用;区长第一个点击登录系统,开启新年新工作方式的序幕;四套班子领导成为全区网上公文流转的首批使用者。从应用初期监测统计系统看,双休日及每天17:00至24:00,应用者绝大多数为区领导和部门领导,在晚间使用者最多时达100余人。
二是施行“退回机制”:在“双轨运行”期,对既有纸质文件,又有电子公文,上报纸质文件的,可以;只有纸质文件,无电子公文,上报纸质文件的,退回。5月1日全区进入“全面推行”期,纸质公文一律退回。曾经有一家金融单位拿着纸质报告进了政府办秘书科,被政府办的同志直接打了回票。
三是加强培训和咨询。系统应用几乎涉及全区的所有工作人员,而信息中心人员有限,经过几年的信息化建设,各个部门都有在工作上对应区信息中心的管理员和联络员,他们普遍较年轻,又具备计算机知识,接受新系统比较快,所以区信息中心选取了这批人进行了为期三天的集中培训,再由这批人回去培训本单位的其他人员。而在领导层面,则是采用一帮一的上门指导方式,只要领导有空,信息中心工作人员随时上门指导。在咨询上,信息中心综合科增设了3条“咨询专线”,日接听电话达200多次。同时,信息中心选取几家单位作为办公无纸化推进试点,给予重点指导帮助,其他部门工作人员可随时到试点单位进行短期锻炼,开展“互帮互推”,典型带路,以点带面。
四是实施电子抽查。虽然余杭区的学用气氛高涨,但是各部门间应用水平的差距还是存在。部分单位由于“急等领导开工”、“下急上不急”、“一把手推说忙”等种种原因,未能全部掌握网上办公,推进速度较慢,系统里文件“堆积如山”。面对这种情况,四办联系会议提出进行抽查,人员由信息中心挑选支配。信息化的工作自然要用信息化的手段。信息中心的工作人员想出了“电子抽查”一招:事先下发通知,要求各部门管理员在第二天早上9:00至下午4:30将密码设为原始密码123456,信息中心利用这段时间,以管理员的帐号和原始密码登录系统,就可以看到这个部门上至领导下至科员的所有公文流转情况。通常情况下,信息中心1-2个工作人员,一天就可完成15-20个单位的抽查。以往需要几天时间、10多名工作人员的人工抽查,现在只要几个小时就能完成。每次抽查完之后,信息中心会出具一份《关于全区网上公文流转推进情况的通报》,并附有用数据说话的当天抽查情况表,发至各个单位。通报共发了四次,点名表扬的有,点名批评的也有,此举促进着应用情况一次比一次向好的方向发展。
群策群力,完善和延伸系统应用
余杭区网上公文流转自2008年春节后迅速升温,一时间成为部门“热点话题”,推进速度始料未及,往日冷清的信息中心电话此起彼伏,人来人往;组织召开的座谈会上,每个人都有话要说,“争论犹如争吵”,甚至到会议结束时还意犹未尽。种种迹象均可见余杭区网上公文流转氛围之浓烈。
在稳妥实施“双轨过渡”后,2008年5月1日,全区正式全面推行公文无纸化。
对于系统的应用情况,蔡主任为记者列举了一连串数字:截至目前,包括金融保险、驻京办在内的全区近170家单位已全面掌握网上公文收发和办理;每天新发文件40至60个;工作日同时在线人数也从最初的40—70人上升到目前的400余人,全天登陆办公平台人数最高达3000人,平均每天2500人以上。技术人员利用8次后半夜时间,完成了服务器硬件、软件系统升级等技术工作,并新增服务器数台。系统运行至今,尚未出现重大故障,
随着应用的快速推进,许多部门的个性化需求日益显现,上至区领导,下至普通工作人员,在应用中提出了很多改进建议,信息中心前后共收到的功能修改意见就有近200条。经梳理和开发,该系统追加了功能设置22项,使得整个系统更加易用、实用。如区委办提出的信笺式材料流转功能,向外延伸和拓展了办公无纸化的“公文”这一核心;区府办提出了会办功能、急件标注、领导与秘书配对功能等,大大提升了系统的价值。还有,财政局、农业局、城管执法局等多家单位先后提出“多人会办”、“同一科室会办”、“拟办及领导阅示流程变更”、“增加补发文件”功能等一些灵活实用的改进意见。甚至文广新局、总工会、林水局等多个部门先后提出了下属二级单位实现电子发文的要求。
尤其值得一提的是,作为网上公文流转的难点之一的“联合发文”,应用情况也很理想。截至目前,全区联合发文3277个,其中两办337个。
实现公文无纸化后,纸张及印制成本大大缩减。全区每年发送会议类通知6000多个,简报1200多份,公文16000多个。以区委办、区政府办为例,一年就可节省70多万元。全区100多个单位可直接节省纸张印刷等费用更是达到千万元,其他间接节省的通讯、邮政、车辆使用等费用,以及时间的节省等无法直接量化计算的效益,更是大大节约了政府办公费用,提高了效率。
蔡主任说:“有了这套系统,公文处理比以前轻松多了。所有流程在网上走,晚上又可在家网上办公,区领导和秘书们再也不用一遇急件就赶去单位办公室处理了。”
通过现场演示、记录查看、数据统计,均表明余杭区网上公文流转系统的利用率和使用效果在全国同级别县(市、区)中已属领先地位。与其他地区的网上公文流转系统相比,余杭区至少在以下几个方面拥有“人无我有”的特色:彻底的全员、全流程,且区领导率先应用;突破了公文流转中“联合发文”的难题;实现了多部门会办、督办功能;将信息公开流程纳入到公文流转过程;在推进措施上首创“电子抽查”。
从2008年2月13日起,余杭区所有机关各部门的秘书科(办公室)工作人员再也不需要在领导办公室进进出出,忙着“逮”领导签批公文了;区政府大院的收发室也从这一天起,一改往日车水马龙、人头攒动的局面而变得格外清静。这都得益于该天开始实行的全员全流程的“网上公文流转系统”。
余杭区的这一“网上公文流转系统”,最值得说道的是:它是真正意义上的“全员全流程”。在公文处理中的起草、核稿、会签、签发、传阅、盖章、发文,以及收文各环节都实现了电子化,在每个处理环节上,用户都可使用电脑对文件进行修改和添加个人意见,而系统会自动保存修改痕迹和意见。三、四家以上单位的联合发文和会办文件都实现了在网上的运作,系统还设置了全区统一的标准化收发流程。另外,通过推出“移动远程办公系统”,使得全区机关内所有人员,不在办公室也可处理公文。
截至目前,全区近170家单位已全面掌握网上公文收发和办理;每天新发文件40至60个;工作日同时在线人数也从最初的40—70人上升到目前的400余人,全天登陆办公平台人数最高达3000人,平均每天2500人以上。全区联合发文3277个,其中两办337个。
天时地利人和,开启网上公文流转
以往,余杭的各单位全部收到纸质会议通知,大约需要3天时间。电话通知,也至少需要半天时间。现在只需鼠标一点,所有单位几分钟内就可全部收到电子文件。文件传阅,过去会因为要按领导排列顺序传阅的惯例,经常出现具体承办人看到文件时已是几天以后的问题,影响了机关办事效率。现在的情况大不相同,只要鼠标一点,各相关人员可同时阅处办理。
如此迥异的差别,还得从2007年余杭区新任书记朱金坤上任后说起。曾为杭州市建委党委书记、主任的朱书记在建委上班时已习惯于网上批阅公文。上任伊始,发现余杭区还停留在原始的纸质文件上,就在不同场合多次强调要推行网上公文流转,实现办公无纸化。“可以说网上公文流转是朱书记力主推行的。一把手的重视支持,是全区网上公文顺利推进的关键。”余杭区信息化管理中心主任蔡军兵说。
有了一把手领导的支持这个“人和”优势之余,当时的余杭区还具备了推行网上公文流转的“天时、地利”等方面的优势:一是近年来余杭区党务政务信息化的快速发展,全区形成了非常浓厚的学用氛围,信息化应用水平不断提升;二是电子办公平台运转几年后,先后顺利实施了信息报送无纸化、会议通知无纸化和简报的无纸化,基层各部门对推出网上公文呼声较高;三是有两办主要领导的直接关心和支持,使得信息中心提出的把区领导、部门领导涉及的环节做精做细,抓住“领导应用”这一关键环节,“以上推下”带动全员应用的思路得到了认同。
在“天时、地利、人和”的和谐环境之下,接下来的工作也就顺理成章,水到渠成了。项目分析阶段,区信息中心通过征求两办意见、召开座谈会听取建议意见、接触相关软件公司后,提出了实行“一步到位式”的“全员全流程”网上公文流转系统建设的大胆设想,即公文所有流程的电子化,涉及“制(起草、审核、签发、盖章)、发、收、办(阅)、存、查”的所有人员,应用面几乎覆盖所有党政机关内部工作人员。这在当时全国范围内的电子公文流转建设思路中是走在最前沿的。
想到容易,做到难。在坚持这一基本思路的前提下,面临的一个艰巨任务就是统一流程。在这之前,区委办、政府办和部门的发文流程和发文格式都是不一样的。尤其是在最基层的乡镇街道一级,存在不规范现象,甚至有从拟稿、校对到签发、盖章都由一个人完成的个别现象;在格式上更是混淆不清。为了规范流程,统一格式,一改以往这种局面,信息中心邀请了两办主把文字关的办公室副主任,商讨简化统一流程,梳理出了一份符合网上公文流转需要的简单明了的流程图(附图如下):
之后,“推行网上公文流转”的立项在2007年的余杭区电子政务工程建设领导小组会议上汇报并征得同意。2007年5月底,项目正式实施。在短短8个月的时间里,信息中心完成了网上公文流转涉及的流程和各类表项的统一和规范;完成了软件开发和全区各单位电子公章的制作;完成了与保密局、档案局关于电子公文保密、电子公文存档的明确与衔接;完成了全区各部门重点骨干的操作培训;确定了13家重点单位先行试点;明确了“测试运行、双轨运行、全面推行”三阶段工作目标;另外还实施了移动远程办公系统等。
“要推镇乡街道,先要推机关;要推机关,先要推四大办;四办要推,先推两办;要推两办,先推区领导;要推区领导,书记区长须先用”。在这样的的理念指导下,信息中心作了一个“余杭新年实行新的工作方式”的宣传策划:2008年春节上班的第一天,余杭区区长姜军一到办公室,就立即打开电脑登录到余杭电子政务统一工作平台,批阅了《杭州市人民政府办公厅表彰2008年度经营业绩优秀的外商投资企业》等一批公文,并迅速在网上完成了转发送签,成为全区签阅电子公文的第一人。自此,余杭区公文网上流转开始正式实施了。
双轨过渡,多举措力促应用
在余杭区信息中心的会议室,中心工作人员用不同身份的帐户为记者详尽演示了这套公文流转系统。余杭区的每个行政人员都有一个自己的帐户,整个电子办公平台都以这个帐号登录。一登陆网上公文流转系统,首先映入眼帘的是当天收到的文件以及需要办理的文件,相当于一个文件库,所有已发的文件都能在这个文件库里找到。点击一个需要了解的文件,这份文件的详细信息,包括起草人,核稿人,签发人等等,一目了然。如果你是秘书,要起草一份文件,就可以在这个系统里点击“拟稿”,然后直接在系统里面新建word,也可以先在电脑上拟好稿,再上传。在拟稿时,系统也规定了几个必写要素,如标题、字号等;同时,系统会多次提醒是否涉及保密信息;起草完的文件在送核稿之前,还需选择公开范围;再选择需要递交的对象,可以选择单人或多人发送。与此同时,如果觉得这份文件比较急的话,还可以追加短信通知。文件送达之后,领导直接在原文上进行修改,每一个领导的修改痕迹都会留下,而且自动在颜色上有所区别。一旦最后审阅的领导签发之后,文件会转入下一环节——登记套头盖章,最后下发。自此,一份电子文件就此诞生。
在系统里,记者看到了很多联合发文。信息中心蔡主任告诉我们:“该系统最主要的两个特色就在于:一是解决了联合发文,二是增加了会办功能。”联合发文对其他很多地区的网上公文流转系统来说是个老难题,但在余杭区,不仅仅是区委办和区府办的联合发文,还有三家单位、四家单位以上的联合发文都可以在网上进行。在会办上,系统更是发挥了阳光、透明和高效的重要作用:如一个单位上报政府申请资金拨款,政府办可先征求其他部门的意见,这在以往只能是通过开会、打电话等方式,历时长,且有时还会有人情关系干扰。而在这个系统里,有了会办功能之后,政府办可以把这份上报的文件同时分发到相关部门,系统自动要求相关部门在限定时间内提出意见回复政府办,政府办在综合各部门意见之后,最终出具一份同意与否的回件给上报申请单位。所有这一过程都在网上操作,历时短,而且给出的意见也比较真实。
如此简便易用的网上公文流转系统,在正式全面推行之前,还是花了一番建设者们的心思和功夫的。在纸质文件和电子公文同步运行的双轨过渡时期,余杭区实施了一系列举措,力推在全区范围内的应用。
一是发挥领导楷模作用。区别于其他地区的“以下推上”的方法,余杭区最大的优势在于“以上推下”。当初推行网上公文流转系统这一举措由书记提出;试用推进时期,他又在全区性会议上多次强调各部门领导应该起带头模范作用;区长第一个点击登录系统,开启新年新工作方式的序幕;四套班子领导成为全区网上公文流转的首批使用者。从应用初期监测统计系统看,双休日及每天17:00至24:00,应用者绝大多数为区领导和部门领导,在晚间使用者最多时达100余人。
二是施行“退回机制”:在“双轨运行”期,对既有纸质文件,又有电子公文,上报纸质文件的,可以;只有纸质文件,无电子公文,上报纸质文件的,退回。5月1日全区进入“全面推行”期,纸质公文一律退回。曾经有一家金融单位拿着纸质报告进了政府办秘书科,被政府办的同志直接打了回票。
三是加强培训和咨询。系统应用几乎涉及全区的所有工作人员,而信息中心人员有限,经过几年的信息化建设,各个部门都有在工作上对应区信息中心的管理员和联络员,他们普遍较年轻,又具备计算机知识,接受新系统比较快,所以区信息中心选取了这批人进行了为期三天的集中培训,再由这批人回去培训本单位的其他人员。而在领导层面,则是采用一帮一的上门指导方式,只要领导有空,信息中心工作人员随时上门指导。在咨询上,信息中心综合科增设了3条“咨询专线”,日接听电话达200多次。同时,信息中心选取几家单位作为办公无纸化推进试点,给予重点指导帮助,其他部门工作人员可随时到试点单位进行短期锻炼,开展“互帮互推”,典型带路,以点带面。
四是实施电子抽查。虽然余杭区的学用气氛高涨,但是各部门间应用水平的差距还是存在。部分单位由于“急等领导开工”、“下急上不急”、“一把手推说忙”等种种原因,未能全部掌握网上办公,推进速度较慢,系统里文件“堆积如山”。面对这种情况,四办联系会议提出进行抽查,人员由信息中心挑选支配。信息化的工作自然要用信息化的手段。信息中心的工作人员想出了“电子抽查”一招:事先下发通知,要求各部门管理员在第二天早上9:00至下午4:30将密码设为原始密码123456,信息中心利用这段时间,以管理员的帐号和原始密码登录系统,就可以看到这个部门上至领导下至科员的所有公文流转情况。通常情况下,信息中心1-2个工作人员,一天就可完成15-20个单位的抽查。以往需要几天时间、10多名工作人员的人工抽查,现在只要几个小时就能完成。每次抽查完之后,信息中心会出具一份《关于全区网上公文流转推进情况的通报》,并附有用数据说话的当天抽查情况表,发至各个单位。通报共发了四次,点名表扬的有,点名批评的也有,此举促进着应用情况一次比一次向好的方向发展。
群策群力,完善和延伸系统应用
余杭区网上公文流转自2008年春节后迅速升温,一时间成为部门“热点话题”,推进速度始料未及,往日冷清的信息中心电话此起彼伏,人来人往;组织召开的座谈会上,每个人都有话要说,“争论犹如争吵”,甚至到会议结束时还意犹未尽。种种迹象均可见余杭区网上公文流转氛围之浓烈。
在稳妥实施“双轨过渡”后,2008年5月1日,全区正式全面推行公文无纸化。
对于系统的应用情况,蔡主任为记者列举了一连串数字:截至目前,包括金融保险、驻京办在内的全区近170家单位已全面掌握网上公文收发和办理;每天新发文件40至60个;工作日同时在线人数也从最初的40—70人上升到目前的400余人,全天登陆办公平台人数最高达3000人,平均每天2500人以上。技术人员利用8次后半夜时间,完成了服务器硬件、软件系统升级等技术工作,并新增服务器数台。系统运行至今,尚未出现重大故障,
随着应用的快速推进,许多部门的个性化需求日益显现,上至区领导,下至普通工作人员,在应用中提出了很多改进建议,信息中心前后共收到的功能修改意见就有近200条。经梳理和开发,该系统追加了功能设置22项,使得整个系统更加易用、实用。如区委办提出的信笺式材料流转功能,向外延伸和拓展了办公无纸化的“公文”这一核心;区府办提出了会办功能、急件标注、领导与秘书配对功能等,大大提升了系统的价值。还有,财政局、农业局、城管执法局等多家单位先后提出“多人会办”、“同一科室会办”、“拟办及领导阅示流程变更”、“增加补发文件”功能等一些灵活实用的改进意见。甚至文广新局、总工会、林水局等多个部门先后提出了下属二级单位实现电子发文的要求。
尤其值得一提的是,作为网上公文流转的难点之一的“联合发文”,应用情况也很理想。截至目前,全区联合发文3277个,其中两办337个。
实现公文无纸化后,纸张及印制成本大大缩减。全区每年发送会议类通知6000多个,简报1200多份,公文16000多个。以区委办、区政府办为例,一年就可节省70多万元。全区100多个单位可直接节省纸张印刷等费用更是达到千万元,其他间接节省的通讯、邮政、车辆使用等费用,以及时间的节省等无法直接量化计算的效益,更是大大节约了政府办公费用,提高了效率。
蔡主任说:“有了这套系统,公文处理比以前轻松多了。所有流程在网上走,晚上又可在家网上办公,区领导和秘书们再也不用一遇急件就赶去单位办公室处理了。”
通过现场演示、记录查看、数据统计,均表明余杭区网上公文流转系统的利用率和使用效果在全国同级别县(市、区)中已属领先地位。与其他地区的网上公文流转系统相比,余杭区至少在以下几个方面拥有“人无我有”的特色:彻底的全员、全流程,且区领导率先应用;突破了公文流转中“联合发文”的难题;实现了多部门会办、督办功能;将信息公开流程纳入到公文流转过程;在推进措施上首创“电子抽查”。