构建触手可及的智慧型图书馆

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  陈进,上海交通大学图书馆馆长,博士,上海交通大学机械设计与理论(振动、冲击、噪声)学科博士生导师,美国Iowa大学高级访问学者,日本东京工业大学客座教授。曾获国家科技进步一等奖1项,教育部自然科学二等奖1项,上海市科技进步二、三等奖各1项。先后主持包括国家科技攻关计划重点项目、国家863项目、国家自然科学基金项目、上海市科技攻关重大项目以及国际合作项目在内的数十个科研课题,著有《机械设备振动监测与故障诊断》等4本专著,发表《机械故障诊断中关于特征提取的若干研究前沿》等论文240余篇,其中被SCI和EI收录80余篇,研制完成机械设备远程状态监测和故障诊断系统1套。
  作为国内图书馆IC2理念的成功实践基地,上海交通大学图书馆大开放、大服务的格局和学科化服务体系受到业界人士的关注。在此次论坛期间,陈进馆长在接受采访时,进一步阐述了他的核心服务理念及其背后的一些故事。他在论坛上所做的主题报告中,将现有理论和实践结合提升之后,提出“智慧图书馆”的概念。谈及他对图书馆的一系列改革,陈进馆长说:“可能由于不是图书馆专业出身的,所以我的头脑里没有那么多条条框框,可以站在另一个角度,或者说以读者的身份看问题、做事情。”
  2007年4月,陈进博士刚接手图书馆工作时,确实有过纠结,因为上任前有人这样“指导”过他:“第一年当好‘小媳妇’,只听只看,不要说话;第二年则要多听多看,适当发表一些意见就行了;第三年亮出观点,发表见解,甚至可以拍桌子。”不过,这些“忠告”并没有起作用,半年之后许多问题让他忍无可忍,他开始了大刀阔斧的改革,设计了“一揽子”创新和改革计划,从理念重塑、机构改革、服务创新、文化凝练四大方面分层次逐步推进,形成了一整套特色鲜明、系统的运行机制。
  改变观念 重新定位
  为什么一直以来图书馆在高校中的地位都不高,常被当成“收容所”和“房管所”?陈进馆长说:“有为才有位,如果图书馆不能让大家感受到它的存在和作用,那么势必难以在学校中占有一席之地。而要想赢得读者,图书馆必须树立一种新的良好形象,重要的是要让读者能够处处感受得到。”
  在他看来,以前图书馆以收藏为荣,而现在的核心则是将资源盘活,要变“拥有”为“有用”,为读者做好服务。为了对图书馆进行改革和创新,他先后主持召开了多次研讨会,征求了多方意见。虽然支持者不少,但反对的声音也有,有人甚至说“革命快,失败也快”。不过他还是坚定了自己的想法,经过反复推敲和论证,突破过去“读者第一,服务至上”的空洞口号式理念,将图书馆的发展定位凝练成三十六字的核心服务理念,并要求所有馆员都记在心中。因为服务理念不仅是形式上的口号,更是行动的指南,所以不能空洞,这样才能让馆员理解得更深刻,找到行动的方向,并为图书馆奠定独具特色的服务文化基础。
  这三十六字方针包含了三层意义。
  第一层“资料随手可得,信息共享空间”,是指在图书馆内的服务,即对印刷型文献资料进行科学合理布局,让读者随手可得。信息共享空间又有2层含义,首先是信息充满了图书馆的物理空间,其次就是Information Commons。
  第二层“咨询无处不在,馆员走进学科”,是指图书馆的服务要延伸至校园的每一个角落。这就要改变图书馆员过去那种只是坐在馆舍里面安静地借还书的状态,改变有的馆员在门口贴上“闲人免进”的作风,现在图书馆要展现出一种开放的姿态,馆员要走出图书馆,走进学科,走进院系去做服务。
  第三层“技术支撑服务,科研推进发展”,是指图书馆必须具备做好服务的实力和能力,即用先进的技术来创新服务,通过科研来提升技术,增强发现问题和解决问题的实力。
  重组机构 优化管理
  理念有了,还要有人来执行和落实。陈进馆长说,他刚来图书馆时,这里的工作效率令他很头痛。比如编目问题,一本书有时需要半年甚至一年才能上架,致使有的书还没上架就过时了。所以“严谨本没有错,但也不能以牺牲服务为代价”。
  经过调研,他感到原来的机构设置过于细化,已经不能适应现代图书馆的发展需要,所以经过反复论证(仅组织机构图前前后后就整理出100多稿),最终将原有的13个部门整合成“三部一所”,即读者服务总部、技术服务总部、行政管理总部以及情报科学技术研究所。读者服务总部好比“总参”,冲锋在服务读者的第一线;技术服务总部好比“总后”,在后台做好技术和资源保障工作;行政管理总部好比“总政”,负责宣传、联络和推广工作;而情报所主要负责科技查新站管理、硕士学科点管理和战略情报研究。在人员聘用上,除图书馆班子成员外,所有人员重新进行招聘上岗。
  与机构重组相适应,对分布于3个校区的4所图书馆按照学科、专业配置文献资源,以最大限度方便读者利用为目标进行重新定位,以总分馆模式提供一体化服务。每个馆舍都将中外文期刊、图书等文献资源按学科专业整合布局在同一个阅览室,书刊合一服务于师生。这种以学科化服务为主线的布局方式,既与机构设置相适应,同时也提高了工作效率,能更好地为读者提供便捷的一站式服务。
  强化服务 树立品牌
  与以往图书馆默默做事的风格不同,陈进馆长认为图书馆一方面要做好本职工作,为读者提供优质、精准的信息和服务,同时也需要树立品牌,宣传形象,这也符合时代的特点和需要。所以对于学科服务、资源建设和人文建设等几项重要工作,他们都构建了相应的品牌。
  在服务方面,2008年,创建了“IC2创新服务模式”品牌,这一模式把Information Commons(信息共享空间)和Innovation Community(创新社区)有机融为一体,其目的是要使图书馆的服务效能以“平方级”提升。比如“泛学科化服务体系”,图书馆建立了多个学科服务团队,并在全校每个学院设立学科服务基地,有专门的联系人负责对接;制定了学科服务指南,让馆员明确知道要做哪些事情,如何去做,例如规定了与院系进行沟通和反馈的服务形式与办法;等等。再比如“泛在智慧课堂”,图书馆率先针对一、二年级本科生推出了“电子教参”系统,在每学期开学前,针对教务处安排的各类课程,图书馆负责准备电子化教学参考书,将教学大纲、教案、教参书,乃至作业、报告、笔记、学习心得等整合在一个平台上,学生利用PAD、手机、笔记本电脑等任何移动终端,除了能够随时、随地、随意地安排和参与课程学习,还可以方便地与教师和同学进行交流。陈进馆长强调,这不是一般意义上的“电子书包”,而是一种“教学环境”,以泛在和智能的形式打造“泛在智慧课堂”。
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