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摘要：电子文件是档案现代化管理的重要组成部分，同时在其中占据相当重要的位置，在档案现代化管理方面电子文件起着不可替代的重要作用，同时档案管理的现代化也对档案管理工作提出全新的要求与挑战。对基础工作进行不断的加强是档案管理现代化顺利实现的基础与前提。为在真正意义上实现对档案工作现代化目标的实现必须在借助科学技术的基础上促使案卷质量得以提升，这对档案管理工作的顺利开展也有积极意义。
关键词：电子文件；档案工作；影响；对策
电子文件可以说是一种以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体所形成的文字资料，其形成过程主要依靠社会活动。电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等都是电子文件的重要组成部分，也就是说实际针对电子文件展开一系列的管理工作时必须实现对上述内容的充分考虑。文本式的电子文件是现阶段档案部门电子文件的主要形式，对资源共享目标的实现也有积极意义。
一、对电子文件的认识
将电子文件与纸质文件进行对比后可对电子文件的特点总结为以下几点，下面我们对其进行仔细分析。
1.电子文件已经不具备纸质文件所具备的直观性，在实际阅读以及利用的过程中需要借助现代办公是设备。
2.在实际对电子文件进行处理与传递的过程中可必须得到计算机等现代办公设备的支撑是，同时也可从根本上实现对处理及时性的保证。
3.电子文件可在共享的基础上利用，不会在受到传统纸质文件时间以及距离等弊端的影响。
4.从保存条件以及环境角度来说，电子文件与纸质档案之间存在较大的差异，首先是对场地以及面积没有较高要求，但必须实现对环境的温湿度、防磁性等条件的满足。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1.电子文件促进档案管理现代化
（1）加快办公自动化，降低档案管理成本
通过对目前的发展现状进行分析后我们可发现无纸化办公”并没有在真正意义上得以实现。每份文件都必须在手工起草的基础上输入计算机，并利用微机对其进打印。在全面实施无纸化办公的基础上我们可利用网络实现对所有文件的发放，不需要在使用纸张的基础上对其进行打印。
将文件拷贝一下（或是扫描）交给档案部门统一归档即可实现存档的目标，这不仅可实现对工作时间的有效节省，同时可在原有基础上促使人力、物力、财力的使用得以降低，同时也不需要在档案管理工作中做好防盗、防潮以及装订等工作。在使用微机的基础上就可对其进行随时随地的查询。
（2）提高档案查阅速度，实现资源共享
实现了文书档案管理的现代化以后，就不再需要查档案的人驱车或步行赶往档案馆查阅了。法令性的文件，不需要设密码，建立一个网站，任何人任何时候都可以点击、查阅。需要保密的档案，通过电子邮件联系，以核对密码的形式由档案管理部门对其授予一次查阅权，既方便快捷，又提高了效率。
2.电子文件对档案管理工作提出新的要求
（1）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。
纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。
而电子文件随时产生，随时归档，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件的操作系统。
（2）电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。
但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名稱等等一系列检索符号。
三、对策
1.加强基础工作是档案管理现代化的前提
（1）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.做好电子文件的甄别、鉴定、归档
电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件的真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。专家认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。
3.解决好电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
结语：
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献：
[1]郭丽华.试论电子文件对档案工作的影响及其对策[J].西部大开发旬刊，2011（10）：6-6.
[2]刘丽丽.试论电子档案文件对档案工作的影响[J].中国电子商务，2012（8）：141-141.
关键词：电子文件；档案工作；影响；对策
电子文件可以说是一种以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体所形成的文字资料，其形成过程主要依靠社会活动。电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等都是电子文件的重要组成部分，也就是说实际针对电子文件展开一系列的管理工作时必须实现对上述内容的充分考虑。文本式的电子文件是现阶段档案部门电子文件的主要形式，对资源共享目标的实现也有积极意义。
一、对电子文件的认识
将电子文件与纸质文件进行对比后可对电子文件的特点总结为以下几点，下面我们对其进行仔细分析。
1.电子文件已经不具备纸质文件所具备的直观性，在实际阅读以及利用的过程中需要借助现代办公是设备。
2.在实际对电子文件进行处理与传递的过程中可必须得到计算机等现代办公设备的支撑是，同时也可从根本上实现对处理及时性的保证。
3.电子文件可在共享的基础上利用，不会在受到传统纸质文件时间以及距离等弊端的影响。
4.从保存条件以及环境角度来说，电子文件与纸质档案之间存在较大的差异，首先是对场地以及面积没有较高要求，但必须实现对环境的温湿度、防磁性等条件的满足。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1.电子文件促进档案管理现代化
（1）加快办公自动化，降低档案管理成本
通过对目前的发展现状进行分析后我们可发现无纸化办公”并没有在真正意义上得以实现。每份文件都必须在手工起草的基础上输入计算机，并利用微机对其进打印。在全面实施无纸化办公的基础上我们可利用网络实现对所有文件的发放，不需要在使用纸张的基础上对其进行打印。
将文件拷贝一下（或是扫描）交给档案部门统一归档即可实现存档的目标，这不仅可实现对工作时间的有效节省，同时可在原有基础上促使人力、物力、财力的使用得以降低，同时也不需要在档案管理工作中做好防盗、防潮以及装订等工作。在使用微机的基础上就可对其进行随时随地的查询。
（2）提高档案查阅速度，实现资源共享
实现了文书档案管理的现代化以后，就不再需要查档案的人驱车或步行赶往档案馆查阅了。法令性的文件，不需要设密码，建立一个网站，任何人任何时候都可以点击、查阅。需要保密的档案，通过电子邮件联系，以核对密码的形式由档案管理部门对其授予一次查阅权，既方便快捷，又提高了效率。
2.电子文件对档案管理工作提出新的要求
（1）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。
纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。
而电子文件随时产生，随时归档，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件的操作系统。
（2）电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。
但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名稱等等一系列检索符号。
三、对策
1.加强基础工作是档案管理现代化的前提
（1）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.做好电子文件的甄别、鉴定、归档
电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件的真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。专家认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。
3.解决好电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
结语：
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献：
[1]郭丽华.试论电子文件对档案工作的影响及其对策[J].西部大开发旬刊，2011（10）：6-6.
[2]刘丽丽.试论电子档案文件对档案工作的影响[J].中国电子商务，2012（8）：141-141.