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[摘 要]在同一个科研项目中,不同的管理人员可以根据其专业经验和主观判断,选择不同的管理方法。而应用同样的管理方法,有的管理人员能取得显著的成绩,有的管理人员却可能导致科研项目的失败。究其原因,是由于人们对科研项目管理的不同看法造成的。本文针对多项目环境下科研项目管理方法相关内容进行分析,希望能够为相关工作人员提供参考。
[关键词]多项目管理;科研;任务;目标
中图分类号:TE381 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2017)36-0150-02
引言
进行多项目环境下科研項目管理的研究,是为了提供更好的产品和服务而进行的。多项目环境下科研项目管理是借助知识、技能、处理工具等在多项目环境中进行科研项目管理的途径,其最终目的就是为了满足人们日益增长的要求。在多项目环境下,通过进行有效的多项目环境下科研项目的管理,可以确保科研项目的进度和质量,推动科研项目的持续健康发展,因此,必须加强对多项目环境下科研项目的管理。
1 多项目管理概念
多项目环境中进行科研项目的管理,除了要考虑项目的进度、盈利情况之外,还要对项目对社会的影响和研究所需的资源进行分析。总体而言,多项目管理是一种管理方式,是通过对现存项目进行筛选、计划、评价等手段进行管理。如果同时存在多个研究项目,就要求科研单位科学的处理资金、周期、人员等方面的因素,确保避免出现影响研究进度和经济效益的现象。因此,在多项目管理发生资源冲突时候,就需要在多个项目之间合理地调动资源,在各个项目之间交换各种信息,进行沟通和理解以处理好项目间的知识共享问题,从而降低资源冲突程度。
2 多项目环境下科研项目管理的现状
随着科研院所科研项目的不断增加,当同一时间内多个项目被实施,各个项目间必然会存在着各种资源方面的共享冲突,这些资源包括人力、资金、时间等,而各项目的完工质量和进展速度又由科研院所对多项目间资源配置的好坏决定。下面对多项目环境下科研项目管理的现状中存在的问题进行进一步的分析。
2.1 项目利益问题
在多项目管理中,项目的发起人、项目负责人和项目组成员等具体项目相关者,都要谋求自身利益的最大化,表现在项目管理中就是尽力谋求项目的利益最大化。这种利益最大化的行为在传统项目管理中可能是有效的,它可以使最重要的项目得到最好的资源并使之尽快完成。但是在多项目管理环境中,这种方式却不能使组织整体利益最大化。因为进行科研项目研究的最终目的是为了获得更多的经济效益,在进行多项目研究的时候则是为了实现整个组织机构的经济效益。然而,整个机构的效益并不是各个单项项目研究效益的叠加,而是所有项目整体效益的最大化,因此,为了实现这一目的,往往要对项目做一些妥协,要求某些项目做出一定的牺牲。
2.2 科研风险分析
科研项目中的风险存在一定的不确定性,很可能出现在任何科研项目中,因此在开展科研项目过程中需要将项目进行分解,逐个项目进行研究,这样分解的方式能够很好的提升风险应对以及规避的效率,更加科学的帮助科研项目规避风险。科研事业在研究与发展的过程中会出现很多的风险,包含可预见性风险与不可预见性风险,项目管理方法在科研事业中非常重视项目研究风险的管理与控制,项目管理方式非常重视在科研过程中对项目分析与评价的环节,其中从科研单位的角度出发对项目风险等进行控制与预测。
2.3 管理方法分析
科研项目的发展,在科学技术发展的基础上得到了很大的发挥空间,但是对于多项目环境下科研项目管理方法上却没有得到创新与改革,很多科研单位基本还在使用传统管理方式进行管理,传统管理手段主要依靠金字塔的方式,管理的范围以及力度方面不能得到改善,在实际的管理中经常出现组织结构管理不当、管理职责不明、市场分析与预测不准确等问题,严重阻碍了科研事业的发展与创新。因此,要根据科研事业发展的要求以及研究项目的具体需要,实施项目管理方法,促进一体化项目管理形式。
2.4 部门之间的协作
科研项目各部门的能力较分散,缺乏与科研事业单位、业务部门等的有效对接,在多项目环境下,各部门进行科研大多是出于自身的考虑,对整个组织机构的认识和定位不准确。与此同时,各个专家对项目的个体和发展战略之间的关系认识不充分,导致各自进行各自的工作,无法提高研究部门的竞争力,更难以实现可持续发展。
2.5 科研效率分析
目前,科研项目管理部门,在出现多项目或者多任务的时候,多管理方法和进度等的分析不到位,工作人员经常会出现加班、熬夜、延期交付等问题,这在一定程度上造成了时间和资金的浪费,影响了科研管理效率提升。
2.6 管理机制的分析
项目管理程序对于多项目环境下科研项目管理来讲,主要是在项目研究目标管理以及管理程序的规划等方面,帮助科研事业更准确的确定研究方向与目标,更具有针对性的展开科学项目研究。目前,在管理程序方面,由于缺乏合理的管理机制,限制了科研项目的顺利开展。因此,为了更好的实现科学项目研究,需要制定更加完善與科学的管理制度,完善的管理制度需要严格的项目管理程序运行与监督,重视项目研究方向的确定以及相关资料的分析与整体。其中数据信息的整理主要包含一些机器设备的使用、研究经费管理等。
3 多项目环境下科研项目管理有效应用策略
3.1 制定研制周期指标
随着国家信息化、技术化程度的不断提高,各种高端的产品逐渐出现,并且更新速度也在不断加快,因此这就发给科研项目的研制周期带来了一定的挑战。由于科研项目的进度计划在一定程度上受到科研项目周期的影响,因此,要对项目计划时间进行更合理的安排,对时间限制进行进一步的说明,确保科研工作人员能够在规定的期限内完成设定的目标。与此同时,各个项目都要有相应的进度安排,采用项目管理的方法和模式,确定关键路径和里程碑,进行全程控制,以达到时间计划的要求,因此把研制周期作为评价指标之一也很有必要。在有限的资源条件下,研制周期较长的科研项目进度计划的安排可以有更多选择,反之亦然。为确保科研项目按计划完成,对科研项目的研制周期进行分类对确定科研项目的进度计划和资源配置需求有非常重要的意义。与此同时,应该以科研项目研制周期为参考依据,结合各主要科研院所主要立项渠道科研项目的立项周期,把科研项目的研制周期分为不同的个等级,项目研制周期等级越高,项目按期完成的难度越小(表1)。 3.2 制订管理目标
管理方式是确保多项目环境下科研项目管理有效的重要保障,要提高管理方式的水平,必须要有明确的管理目标。然而,通过对实际运行情况的分析发现,目前大多科研项目在进行研发的过程中,由于各科研项目的特殊性,导致难以形成较为准确的管理目标。与此同时,由于管理人员认识水平的差异性、管理体制的缺陷、科研人员只是水平的限制等,都会造成多项目环境下科研项目管理目标的偏差。在进行科研管理项目目标设定的时候,要充分考虑各目标的差异性,设定不同级别的目标,即高层目标和低层目标。通常情况下,能力的成熟度是高层目标;科研项目的进度和成本等是低层目标。在人员接受程度方面,高层目标由于其具有范围广、时期长等的特点更容易被人们所接受,而低层目标则需要参照高层目标进行。由于低层次目标具有明确性和具体性,有助于进行分析和管理,因此,相关的管理人员要对管理目标进行全面的分析,选取相适应的目标作为指导。与此同时,在设定目标的时候需要结合实际情况进行设定,确保目标符合实际,避免造成管理难度增加的现象。此外,同一层次的多项目环境下科研项目管理目标往往不止一个,如在某具体科研项目的编写代码阶段,既要提高开发进度,又要保证程序质量,在资源既定情况下,这两者是彼此冲突的。就是说,如有2个以上的目标,除非一个目标隶属于另一个,否则这些目标之间总是彼此矛盾的。在这种情况下,科研项目管理人员需要对各个目标排出优先次序,首先保证最优先目标的实现,然后尽可能在不损害第一科研项目标的前提下实现第二科研项目标,便于最大化实现科研项目的整体目标。
3.3 建立多项目管理组织机构,塑造组织核心竞争能力
多项目环境下,科研项目的管理涉及的不仅是一个项目,在管理时更需要对整个组织的目标进行考量,通过对多项目环境下科研项目的管理,确保整个管理机构目标开展的一致性和协调性。针对多项目环境下科研项目的管理,应该根据实际情况划分不同的管理层次,即决策层、管理层和实施层三个部分,其中决策层就是对组织的战略、发展前景等进行科学的规划;管理层则是项目战略规划部门、各科研办公室等,管理层通过彼此之间的相互协调,健全管理体系,实现对资源的优化配置、计划的科学落实等,从而从整体上对科研项目进行准确的把握;实施层则是根据科研战略目标和实际项目的进度情况进行计划的分解和执行。这三个环节彼此之间有着紧密的联系,只有实现三者之间的密切配合,才能提高科研单位的核心竞争力,实现科研目标。
3.4 提升科研管理的科学意识
科研管理在管理上需要重视科学管理手段的影响,在不断创新完善管理制度基础上,对于管理手段以及管理意识等都需要实现科学创新,提高对科研管理重视,增强自身在科研竞争上的实力,提高科研项目研究部门之间的职能发挥,针对科研项目、科研内容以及应用方法等都需要利用科学管理的角度进行管理。与此同时,在完善科研项目管理意识过程中还需要提高对项目管理以及成本管理的重视,帮助项目资金实现最大的使用价值,项目管理人员在实际的管理过程中提升全局的控制能力,将项目管理的内容更加细化,提升项目管理控制手段以及管理执行力度,保证管理方法以及相关管理活动能够实现完善科研全局,从根本上提升科研项目的管理质量,实现科研项目的快速发展与进步。
3.5 构建内部支持环境
大多情况下,科研项目组是依靠一定的管理平台进行运行的,并不是作为单独的个体存在的,是属于内部支持环境的。在项目运行阶段,内部的环境内容包括人力资源管理、财务管理、回报渠道以及其余相关管理职能部门的关系。科研单位要结合实际情况构建内部支持环境,确保科研项目顺利进行。
3.6 完善科研费用管理
对于科研事业发展来讲,需要大量科研经费作为基础,才能更好的保证科研成果以及研究质量。在这样基础发展下,需要不断加强科研事业经费管理,完善经费使用程序,为科研事业的快速发展奠定坚实的基础。利用科研项目管理方法,根据经费使用的不同将其划分成专用科研经费与普通科研经费,同时在进行经费管理过程中还需要注意实现科研经费中管理机制的专业化、科学化以及统一化形式,经费管理机制是实现科研经费管理的重要部条件,因此提升对经费管理部门与管理机制的优化完善。在管理机制中需要针对专用科研经费管理部门提高重视,与普通科研经费之间实现分离管理的形式,在此基础上才能很好的避免科研经费出现滥用或是使用不当现象发生。科研项目计划管理过程中要依据项目经费数额的大小,科学合理地编制预算、严格执行预算,并在项目的研究过程中加强预算的监管和控制(表2)。
3.7 识别管理过程中的约束
对多项目环境下科研项目的管理而言,约束是其管理实践的限制因素,要在运行中坚持不直接或者间接违反相关约束内容,与此同时,约束既可能是对资源的限制,也可能是对组织的限制或者法规的限制等。如果科研人员不能正视项目研究中的约束条件,就可能会造成项目管理缺乏科学性,出现混乱的现象。例如,在某个软件的开发中,严格按照某一技术上的约束去设计,可能需要花费大量的人力、物力,而如果采用其他的方式来解决,并不需要如此巨大的投入。因此,科研项目管理人员要权衡利弊,从科研项目的整體角度考虑问题,必要的时候应放弃此约束条件。当然,在分析问题阶段不可能一次就把所有的约束都弄清楚,这是一个在管理过程中逐步积累、修正的过程。在科研项目实施的任何阶段,发现管理的约束,都应该及时加以补充。
结语
本文根据多项目环境下科研项目管理方法相关内容分析,发现科学的管理方法在科研管理方面可以很好的改善与创新科研项目事业的管理手段,同时促进科研事业更好的发展与进步。加强对多项目环境下科研项目管理问题的研究以及完善对策的分析,有助于提高科研人员的管理意识,对科研事业的持续发展具有积极的作用。
参考文献
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[4] 翟琳.项目评估方法在A研究院科研项目管理中的应用研究[D].对外经济贸易大学,2015.
[5] 王淑平.一种基于PDCA循环的科研项目管理方法[J].黑龙江科技信息,2015,21:109.
[关键词]多项目管理;科研;任务;目标
中图分类号:TE381 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2017)36-0150-02
引言
进行多项目环境下科研項目管理的研究,是为了提供更好的产品和服务而进行的。多项目环境下科研项目管理是借助知识、技能、处理工具等在多项目环境中进行科研项目管理的途径,其最终目的就是为了满足人们日益增长的要求。在多项目环境下,通过进行有效的多项目环境下科研项目的管理,可以确保科研项目的进度和质量,推动科研项目的持续健康发展,因此,必须加强对多项目环境下科研项目的管理。
1 多项目管理概念
多项目环境中进行科研项目的管理,除了要考虑项目的进度、盈利情况之外,还要对项目对社会的影响和研究所需的资源进行分析。总体而言,多项目管理是一种管理方式,是通过对现存项目进行筛选、计划、评价等手段进行管理。如果同时存在多个研究项目,就要求科研单位科学的处理资金、周期、人员等方面的因素,确保避免出现影响研究进度和经济效益的现象。因此,在多项目管理发生资源冲突时候,就需要在多个项目之间合理地调动资源,在各个项目之间交换各种信息,进行沟通和理解以处理好项目间的知识共享问题,从而降低资源冲突程度。
2 多项目环境下科研项目管理的现状
随着科研院所科研项目的不断增加,当同一时间内多个项目被实施,各个项目间必然会存在着各种资源方面的共享冲突,这些资源包括人力、资金、时间等,而各项目的完工质量和进展速度又由科研院所对多项目间资源配置的好坏决定。下面对多项目环境下科研项目管理的现状中存在的问题进行进一步的分析。
2.1 项目利益问题
在多项目管理中,项目的发起人、项目负责人和项目组成员等具体项目相关者,都要谋求自身利益的最大化,表现在项目管理中就是尽力谋求项目的利益最大化。这种利益最大化的行为在传统项目管理中可能是有效的,它可以使最重要的项目得到最好的资源并使之尽快完成。但是在多项目管理环境中,这种方式却不能使组织整体利益最大化。因为进行科研项目研究的最终目的是为了获得更多的经济效益,在进行多项目研究的时候则是为了实现整个组织机构的经济效益。然而,整个机构的效益并不是各个单项项目研究效益的叠加,而是所有项目整体效益的最大化,因此,为了实现这一目的,往往要对项目做一些妥协,要求某些项目做出一定的牺牲。
2.2 科研风险分析
科研项目中的风险存在一定的不确定性,很可能出现在任何科研项目中,因此在开展科研项目过程中需要将项目进行分解,逐个项目进行研究,这样分解的方式能够很好的提升风险应对以及规避的效率,更加科学的帮助科研项目规避风险。科研事业在研究与发展的过程中会出现很多的风险,包含可预见性风险与不可预见性风险,项目管理方法在科研事业中非常重视项目研究风险的管理与控制,项目管理方式非常重视在科研过程中对项目分析与评价的环节,其中从科研单位的角度出发对项目风险等进行控制与预测。
2.3 管理方法分析
科研项目的发展,在科学技术发展的基础上得到了很大的发挥空间,但是对于多项目环境下科研项目管理方法上却没有得到创新与改革,很多科研单位基本还在使用传统管理方式进行管理,传统管理手段主要依靠金字塔的方式,管理的范围以及力度方面不能得到改善,在实际的管理中经常出现组织结构管理不当、管理职责不明、市场分析与预测不准确等问题,严重阻碍了科研事业的发展与创新。因此,要根据科研事业发展的要求以及研究项目的具体需要,实施项目管理方法,促进一体化项目管理形式。
2.4 部门之间的协作
科研项目各部门的能力较分散,缺乏与科研事业单位、业务部门等的有效对接,在多项目环境下,各部门进行科研大多是出于自身的考虑,对整个组织机构的认识和定位不准确。与此同时,各个专家对项目的个体和发展战略之间的关系认识不充分,导致各自进行各自的工作,无法提高研究部门的竞争力,更难以实现可持续发展。
2.5 科研效率分析
目前,科研项目管理部门,在出现多项目或者多任务的时候,多管理方法和进度等的分析不到位,工作人员经常会出现加班、熬夜、延期交付等问题,这在一定程度上造成了时间和资金的浪费,影响了科研管理效率提升。
2.6 管理机制的分析
项目管理程序对于多项目环境下科研项目管理来讲,主要是在项目研究目标管理以及管理程序的规划等方面,帮助科研事业更准确的确定研究方向与目标,更具有针对性的展开科学项目研究。目前,在管理程序方面,由于缺乏合理的管理机制,限制了科研项目的顺利开展。因此,为了更好的实现科学项目研究,需要制定更加完善與科学的管理制度,完善的管理制度需要严格的项目管理程序运行与监督,重视项目研究方向的确定以及相关资料的分析与整体。其中数据信息的整理主要包含一些机器设备的使用、研究经费管理等。
3 多项目环境下科研项目管理有效应用策略
3.1 制定研制周期指标
随着国家信息化、技术化程度的不断提高,各种高端的产品逐渐出现,并且更新速度也在不断加快,因此这就发给科研项目的研制周期带来了一定的挑战。由于科研项目的进度计划在一定程度上受到科研项目周期的影响,因此,要对项目计划时间进行更合理的安排,对时间限制进行进一步的说明,确保科研工作人员能够在规定的期限内完成设定的目标。与此同时,各个项目都要有相应的进度安排,采用项目管理的方法和模式,确定关键路径和里程碑,进行全程控制,以达到时间计划的要求,因此把研制周期作为评价指标之一也很有必要。在有限的资源条件下,研制周期较长的科研项目进度计划的安排可以有更多选择,反之亦然。为确保科研项目按计划完成,对科研项目的研制周期进行分类对确定科研项目的进度计划和资源配置需求有非常重要的意义。与此同时,应该以科研项目研制周期为参考依据,结合各主要科研院所主要立项渠道科研项目的立项周期,把科研项目的研制周期分为不同的个等级,项目研制周期等级越高,项目按期完成的难度越小(表1)。 3.2 制订管理目标
管理方式是确保多项目环境下科研项目管理有效的重要保障,要提高管理方式的水平,必须要有明确的管理目标。然而,通过对实际运行情况的分析发现,目前大多科研项目在进行研发的过程中,由于各科研项目的特殊性,导致难以形成较为准确的管理目标。与此同时,由于管理人员认识水平的差异性、管理体制的缺陷、科研人员只是水平的限制等,都会造成多项目环境下科研项目管理目标的偏差。在进行科研管理项目目标设定的时候,要充分考虑各目标的差异性,设定不同级别的目标,即高层目标和低层目标。通常情况下,能力的成熟度是高层目标;科研项目的进度和成本等是低层目标。在人员接受程度方面,高层目标由于其具有范围广、时期长等的特点更容易被人们所接受,而低层目标则需要参照高层目标进行。由于低层次目标具有明确性和具体性,有助于进行分析和管理,因此,相关的管理人员要对管理目标进行全面的分析,选取相适应的目标作为指导。与此同时,在设定目标的时候需要结合实际情况进行设定,确保目标符合实际,避免造成管理难度增加的现象。此外,同一层次的多项目环境下科研项目管理目标往往不止一个,如在某具体科研项目的编写代码阶段,既要提高开发进度,又要保证程序质量,在资源既定情况下,这两者是彼此冲突的。就是说,如有2个以上的目标,除非一个目标隶属于另一个,否则这些目标之间总是彼此矛盾的。在这种情况下,科研项目管理人员需要对各个目标排出优先次序,首先保证最优先目标的实现,然后尽可能在不损害第一科研项目标的前提下实现第二科研项目标,便于最大化实现科研项目的整体目标。
3.3 建立多项目管理组织机构,塑造组织核心竞争能力
多项目环境下,科研项目的管理涉及的不仅是一个项目,在管理时更需要对整个组织的目标进行考量,通过对多项目环境下科研项目的管理,确保整个管理机构目标开展的一致性和协调性。针对多项目环境下科研项目的管理,应该根据实际情况划分不同的管理层次,即决策层、管理层和实施层三个部分,其中决策层就是对组织的战略、发展前景等进行科学的规划;管理层则是项目战略规划部门、各科研办公室等,管理层通过彼此之间的相互协调,健全管理体系,实现对资源的优化配置、计划的科学落实等,从而从整体上对科研项目进行准确的把握;实施层则是根据科研战略目标和实际项目的进度情况进行计划的分解和执行。这三个环节彼此之间有着紧密的联系,只有实现三者之间的密切配合,才能提高科研单位的核心竞争力,实现科研目标。
3.4 提升科研管理的科学意识
科研管理在管理上需要重视科学管理手段的影响,在不断创新完善管理制度基础上,对于管理手段以及管理意识等都需要实现科学创新,提高对科研管理重视,增强自身在科研竞争上的实力,提高科研项目研究部门之间的职能发挥,针对科研项目、科研内容以及应用方法等都需要利用科学管理的角度进行管理。与此同时,在完善科研项目管理意识过程中还需要提高对项目管理以及成本管理的重视,帮助项目资金实现最大的使用价值,项目管理人员在实际的管理过程中提升全局的控制能力,将项目管理的内容更加细化,提升项目管理控制手段以及管理执行力度,保证管理方法以及相关管理活动能够实现完善科研全局,从根本上提升科研项目的管理质量,实现科研项目的快速发展与进步。
3.5 构建内部支持环境
大多情况下,科研项目组是依靠一定的管理平台进行运行的,并不是作为单独的个体存在的,是属于内部支持环境的。在项目运行阶段,内部的环境内容包括人力资源管理、财务管理、回报渠道以及其余相关管理职能部门的关系。科研单位要结合实际情况构建内部支持环境,确保科研项目顺利进行。
3.6 完善科研费用管理
对于科研事业发展来讲,需要大量科研经费作为基础,才能更好的保证科研成果以及研究质量。在这样基础发展下,需要不断加强科研事业经费管理,完善经费使用程序,为科研事业的快速发展奠定坚实的基础。利用科研项目管理方法,根据经费使用的不同将其划分成专用科研经费与普通科研经费,同时在进行经费管理过程中还需要注意实现科研经费中管理机制的专业化、科学化以及统一化形式,经费管理机制是实现科研经费管理的重要部条件,因此提升对经费管理部门与管理机制的优化完善。在管理机制中需要针对专用科研经费管理部门提高重视,与普通科研经费之间实现分离管理的形式,在此基础上才能很好的避免科研经费出现滥用或是使用不当现象发生。科研项目计划管理过程中要依据项目经费数额的大小,科学合理地编制预算、严格执行预算,并在项目的研究过程中加强预算的监管和控制(表2)。
3.7 识别管理过程中的约束
对多项目环境下科研项目的管理而言,约束是其管理实践的限制因素,要在运行中坚持不直接或者间接违反相关约束内容,与此同时,约束既可能是对资源的限制,也可能是对组织的限制或者法规的限制等。如果科研人员不能正视项目研究中的约束条件,就可能会造成项目管理缺乏科学性,出现混乱的现象。例如,在某个软件的开发中,严格按照某一技术上的约束去设计,可能需要花费大量的人力、物力,而如果采用其他的方式来解决,并不需要如此巨大的投入。因此,科研项目管理人员要权衡利弊,从科研项目的整體角度考虑问题,必要的时候应放弃此约束条件。当然,在分析问题阶段不可能一次就把所有的约束都弄清楚,这是一个在管理过程中逐步积累、修正的过程。在科研项目实施的任何阶段,发现管理的约束,都应该及时加以补充。
结语
本文根据多项目环境下科研项目管理方法相关内容分析,发现科学的管理方法在科研管理方面可以很好的改善与创新科研项目事业的管理手段,同时促进科研事业更好的发展与进步。加强对多项目环境下科研项目管理问题的研究以及完善对策的分析,有助于提高科研人员的管理意识,对科研事业的持续发展具有积极的作用。
参考文献
[1] 万超.多项目环境下科研项目管理方法分析[J].科技展望,2017,09:150.
[2] 于丹.基于关键链的科研实验多项目进度管理研究[D].中国科学院大学(工程管理与信息技术学院),2014.
[3] 曹红梅,張志英,张伟忠.科研院所多项目科研计划管理现状分析及对策研究[J].造船技术,2013,01:19-22.
[4] 翟琳.项目评估方法在A研究院科研项目管理中的应用研究[D].对外经济贸易大学,2015.
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