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[摘要]作者以高职院校为出发点，研究了高职院校秘书工作特点和职责。系秘书是系主任的主要参谋帮手，主要协助系主任做好教学组织工作；系秘书是全系与外交流，协调与外关系的桥梁；系秘书有义务做好教学行政、管理、质量等工作。作者从不断学习和创新等几方面，从高职院校的办学、教学和管理等特点出发，对如何做好一个高职院校的系秘书进行了思考。
[关键词]高职院校 秘书 工作 职责
[中图分类号]G717.3 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）03-0190-01
普通高等教育在社会主义市场经济条件下逐渐趋向社会化和普遍化。高职院校之所以必须配备秘书，就是为了更好地开展教学工作。领导的助手是秘书，向领导提供信息、资料、文件等决策依据。由此可见，秘书工作是十分重要的。
一、秘书的主要职能
第一，要做一名具有协助管理的秘书。系主任的主要参谋助手就是系秘书，而系秘书就要协助系主任做好系里的工作，比如教学和管理。
而此文中所涉及的主要内容，就是系秘书要发挥其管理协调的职能，帮助系主任做好教学管理和组织工作。
我国高职院校办学体制灵活，学校中的各系对本系的教学管理、教学计划、学生纪律等方面拥有决定权。具体来讲，这些方面都属于系主任的管辖范围。系主任根据本系专业教学计划以及学校下达的教学指令，拟定出本系教学计划的实施方案，这些都需要秘书协助系主任来完成。秘书还需要抄发本系老师的任课表，方便老师调课事宜，并报教务处备案。另外，本系教师的教学日志、教案、听课记录等，教学秘书必须负责发放和收取，起到监督的作用。除此之外，还要发放学生名单、考试成绩单给各班辅导员。考试期间发放考试安排表，协助系主任维持考试纪律。
第二，学籍的管理和教学也是秘书重要的一项工作。
系秘书必须严格办理学生的休学、退学、复学、转学手续，做到有规定可依；要及时向教务处上报学生人数流动情况，还要做好离校工作和入学注册工作；每学期末要及时把本学期的开课程和学生成绩输入计算机，并向教务处备份；期末考试完成后，将补考人员汇总，备份后报教务处；补考结束后，登记补考成绩，完成后及时报教务处。另外，秘书要协助系主任做好课程的重修和组织工作，并将毕业班学生成绩及时上报，做好各类校外考试的报名工作和校内课程的选修工作，及时上报给教务处。
第三，系秘书还需要做好教学质量的管理工作。
高职院校的人才质量是其立于不败之地的重要环节，而人才质量关系到教学质量。协助系主任调研本系专业课的教学质量，是系秘书的责任。其内容主要包括：1.教学进度表的实施情况；2.期初期中期末教学检查及有关总结工作。
二、秘书的主要任务及研究成果
在高职院校中，既然秘书的位置如此重要，那么怎样才能做一名称职的高校系秘书呢？我觉得，主要有以下几个方面：
1.精通高职院校的特点，主要包括：办学、教学和管理。高职院校教学方法多样，办学机制灵活，我们要依据市场的实际需求来培养专门人才。要学习其他兄弟院校的有效办学经验和方法，充分利用高职院校的优势和资源，更好地为教育学生服务。作为一名系秘书，为了能使本系有更好的發展，都要了解这方面的信息，这是义务，也是责任。
2.明确系秘书的角色意识，充分认识系秘书在全系乃至全院中的地位。秘书对其扮演角色的认识正确与否，直接关系着其参谋助手作用能否很好地发挥。系秘书在工作中要努力为领导提供信息，保持“参与、进取”的角色意识，真正发挥其参谋助手作用，还要始终保持“忠实、服从”的意识。
3.要学习领导者的经验和智慧，学习群众的优秀品质，还要向一切社会生活学习。各系领导、教务处以及院级领导均是一些领域的专家教授，所以，作为秘书，要努力学习领导的先进经验和智慧，从而更好地为本系乃至全校服务。
4.系教学秘书要加强自身的修养。秘书作为一种职业，必须时刻学习专业理论，具备较高的业务理论修养，以便更好地工作。主要包括两方面：一是有关秘书学的基本原理和基础知识。包括秘书的职能、基本素养、职能环境、心理等几个方面；二是有关秘书实务知识和实际操作的方法和技巧。包括文书的处理、公文的撰写、会务工作、督查工作、办公自动化等内容。只有这样，秘书才能更好地胜任其本职工作。
三、结论
本人现处于秘书的岗位，在逐渐的工作学习过程中，我对秘书工作有了一些了解和感悟，我觉得要做一名称职的秘书，首先要了解工作特点和职责，并熟悉高校教学管理的特点，在接受领导交办的任务时，要搞清楚办什么事，何时完成，为把事情办好创造前提条件；在办事过程中也要趋利避弊，优化办事成果。我们只有在不断的学习、实践与创新过程中，才能取得更大的进步，才能适应新时代高校系秘书工作。
【参考文献】
[1]民办教育促进法.
[2]杜鹃主编.秘书与秘书工作.高等教育出版社，2001.
[3]张家权.做好秘书工作的几点体会[J].秘书工作，2010
（03）.
[4]刘福奎.浅谈新世纪对文秘工作者的新要求[J].办公室业务，2005（02）.
[5]张力佳，付冰.文秘工作者如何提高自身素质[J].办公室业务，2000（05）.
[6]曹金浩.论如何做好文秘工作[J].经营管理者，2009年22期.
[7]余厚洪.关于秘书素质标准与培养模式的思考[J].秘书，2003（11）.
[关键词]高职院校 秘书 工作 职责
[中图分类号]G717.3 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）03-0190-01
普通高等教育在社会主义市场经济条件下逐渐趋向社会化和普遍化。高职院校之所以必须配备秘书，就是为了更好地开展教学工作。领导的助手是秘书，向领导提供信息、资料、文件等决策依据。由此可见，秘书工作是十分重要的。
一、秘书的主要职能
第一，要做一名具有协助管理的秘书。系主任的主要参谋助手就是系秘书，而系秘书就要协助系主任做好系里的工作，比如教学和管理。
而此文中所涉及的主要内容，就是系秘书要发挥其管理协调的职能，帮助系主任做好教学管理和组织工作。
我国高职院校办学体制灵活，学校中的各系对本系的教学管理、教学计划、学生纪律等方面拥有决定权。具体来讲，这些方面都属于系主任的管辖范围。系主任根据本系专业教学计划以及学校下达的教学指令，拟定出本系教学计划的实施方案，这些都需要秘书协助系主任来完成。秘书还需要抄发本系老师的任课表，方便老师调课事宜，并报教务处备案。另外，本系教师的教学日志、教案、听课记录等，教学秘书必须负责发放和收取，起到监督的作用。除此之外，还要发放学生名单、考试成绩单给各班辅导员。考试期间发放考试安排表，协助系主任维持考试纪律。
第二，学籍的管理和教学也是秘书重要的一项工作。
系秘书必须严格办理学生的休学、退学、复学、转学手续，做到有规定可依；要及时向教务处上报学生人数流动情况，还要做好离校工作和入学注册工作；每学期末要及时把本学期的开课程和学生成绩输入计算机，并向教务处备份；期末考试完成后，将补考人员汇总，备份后报教务处；补考结束后，登记补考成绩，完成后及时报教务处。另外，秘书要协助系主任做好课程的重修和组织工作，并将毕业班学生成绩及时上报，做好各类校外考试的报名工作和校内课程的选修工作，及时上报给教务处。
第三，系秘书还需要做好教学质量的管理工作。
高职院校的人才质量是其立于不败之地的重要环节，而人才质量关系到教学质量。协助系主任调研本系专业课的教学质量，是系秘书的责任。其内容主要包括：1.教学进度表的实施情况；2.期初期中期末教学检查及有关总结工作。
二、秘书的主要任务及研究成果
在高职院校中，既然秘书的位置如此重要，那么怎样才能做一名称职的高校系秘书呢？我觉得，主要有以下几个方面：
1.精通高职院校的特点，主要包括：办学、教学和管理。高职院校教学方法多样，办学机制灵活，我们要依据市场的实际需求来培养专门人才。要学习其他兄弟院校的有效办学经验和方法，充分利用高职院校的优势和资源，更好地为教育学生服务。作为一名系秘书，为了能使本系有更好的發展，都要了解这方面的信息，这是义务，也是责任。
2.明确系秘书的角色意识，充分认识系秘书在全系乃至全院中的地位。秘书对其扮演角色的认识正确与否，直接关系着其参谋助手作用能否很好地发挥。系秘书在工作中要努力为领导提供信息，保持“参与、进取”的角色意识，真正发挥其参谋助手作用，还要始终保持“忠实、服从”的意识。
3.要学习领导者的经验和智慧，学习群众的优秀品质，还要向一切社会生活学习。各系领导、教务处以及院级领导均是一些领域的专家教授，所以，作为秘书，要努力学习领导的先进经验和智慧，从而更好地为本系乃至全校服务。
4.系教学秘书要加强自身的修养。秘书作为一种职业，必须时刻学习专业理论，具备较高的业务理论修养，以便更好地工作。主要包括两方面：一是有关秘书学的基本原理和基础知识。包括秘书的职能、基本素养、职能环境、心理等几个方面；二是有关秘书实务知识和实际操作的方法和技巧。包括文书的处理、公文的撰写、会务工作、督查工作、办公自动化等内容。只有这样，秘书才能更好地胜任其本职工作。
三、结论
本人现处于秘书的岗位，在逐渐的工作学习过程中，我对秘书工作有了一些了解和感悟，我觉得要做一名称职的秘书，首先要了解工作特点和职责，并熟悉高校教学管理的特点，在接受领导交办的任务时，要搞清楚办什么事，何时完成，为把事情办好创造前提条件；在办事过程中也要趋利避弊，优化办事成果。我们只有在不断的学习、实践与创新过程中，才能取得更大的进步，才能适应新时代高校系秘书工作。
【参考文献】
[1]民办教育促进法.
[2]杜鹃主编.秘书与秘书工作.高等教育出版社，2001.
[3]张家权.做好秘书工作的几点体会[J].秘书工作，2010
（03）.
[4]刘福奎.浅谈新世纪对文秘工作者的新要求[J].办公室业务，2005（02）.
[5]张力佳，付冰.文秘工作者如何提高自身素质[J].办公室业务，2000（05）.
[6]曹金浩.论如何做好文秘工作[J].经营管理者，2009年22期.
[7]余厚洪.关于秘书素质标准与培养模式的思考[J].秘书，2003（11）.