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摘要：目的：研究PDCA循环在降低医疗设备采购档案差错发生率管理方面的作用。方法：随机选取实施PDCA循环管理前半年内10份医疗设备采购档案，通过查找档案中的差错并分析，寻找改进措施，并对各项措施按照PDCA循环的方式进行认真的改进。结果：通过运用PDCA循环法找到了多项有效的医疗设备采购档案管理措施，降低了医疗设备采购档案的差错发生率，使该差错发生率从活动开始前的2.2件次/档案下降到了0.7件次/档案。
关键词：PDCA 循环 医疗设备采购档案 差错发生率
【中图分类号】R482 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2020）11-198-02
医院是一个巨大的成本中心，一家三甲医院每年采购成本支出少则十几亿，多則几十亿，以我院为例，每年的药品、耗材、设备、后勤物资、基建等各项采购总支出约10亿元，其中又以医疗设备的采购最为复杂和精细。医疗设备采购档案是医院档案资料的重要组成部份，其质量是关系患者安全、职工安全和医院安全的大事，在医院的审计审查、设备监管、临床应用等各方面都起着重要的支撑作用[1]。
在采购工作中，由于工作人员经验水平，以及工作责任心等原因，常常会有各种差错发生，这些差错，在采购工作结束后，都会不同程度的反映到采购档案中。医疗设备采购档案差错：指医疗设备采购工作办理过程中发生的档案资料书写、记录中的差错，档案资料移交过程中的资料短少等，以及必要的审批手续不完善等差错。
差错发生率：指统计期间内所查检到的差错件数/统计期间内所查检的医疗设备采购档案数（即平均差错发生数）。
PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特博士首先提出[2]，并由爱德华兹·戴明等人于1954 年前后采纳、宣传，获得普及的质量管理方法，它将质量管理分为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行） [3]、Check（检查） 和 Action（处理）。进入2015年以来，我院在全院范围内广泛开展品管理圈及学用质量管理工具的活动，希望据此来提高医院的管理水平，我科也根据及职工兴趣，成立了多个品管圈，本文即活动成果之一。
1活动初期现况把握
1.1选取活动开始前半年内的医疗设备采购合同及相关档案10份，通过人工阅读审查的方式，查找档案中的差错，并把找出的差错进行分类统计，作为活动初期的现况把握。
1.2通过鱼骨图进行原因分析，找出产生错误的主要原因。
1.3然后再通过画柏拉图来进行真因分析，发现81.8%的差错，是属于资料完事性错误、粗心或书写错误、未及时完成等三类错误，即产生差错的真因。
2采用PDCA循环改进工作：通过对现况的把握和分析，采用5W2H的分析方法，提出了改进工作的基本设想，并按照PDCA循环推进。
2.1计划阶段（PLAN）
2.2 实施（DO）
进一步规范了医疗设备采购档案处理流程，改进了流程图。
与旧流程图比较改进的内容，强调两个时刻：材料接收时刻，和移交时刻要注意做好自查和互查。
接收申购任务时，必须查验审批手续是否完整，需求及技术参数是否清楚明确。
每个环节的资料移交都必须由交接人员双方核对。
采购完成后的资料从交档案室改为交经管部门汇同验收资料后再档案室存档。
为了提高工作人员的责任心，圈员还讨论并设计了档案资料移交检查登记表，差错记录表等表格并投入使用。
2.3 检查（CHECK），活动后，抽查10份医疗设备采购档案，共查检出7项差错，查检出的差错情况用柏拉图表述如下：
2.4处理（ACTION）
·活动后抽查10份医疗设备采购档案共查到差错：7件次;每份医疗设备采购档案平均0.7件次，比活动前的2.2件次减少了1.5件次。
·目标达成率= 1.5/1.46*100% = 102.7%
·进步率= （2.2-0.7）/2.2*100% = 68.2%
结论：活动后，档案资料差错发生件次下降了68.2%（差错发生率下降68.2%），其中未及时完成，原始资料错或变更，签字及审批手续不全等三种类型的差错，在活动后的抽样中未被抽出，说明活动有效。
3结语
通过活动，有效降低了医疗设备采购档案的差错发生率，提高了职工使用管理工具的能力，提高了职工主动思考问题主动解决问题的积极性，大家普遍认为工作更有成就感，更有乐趣了。同时还形成了以下活动成果：
一张表格：差错登记表;两个时刻：档案材料接收时刻和档案材料移交时刻要注意做好自查和互查;三项制度：采购办公室采购档案资料管理制度、文档资料自查和互查制度、电子档案安全保密制度等三项科室管理文档;四种工作登记：申购单登记、档案资料查验登记、合同登记和发票登记等SOP文档。
医疗设备采购档案管理工作要与时俱进，既要注意引进新的质量管理方法如PDCA循环法等，又要注意引进新的质量管理工具，如计算设备，信息化的档案管理系统等[4]。本文所述的PDAC循环是提高医疗设备采购工作质量和效率的好方法，鼓励职工学用PDCA循环的方法分析和解决问题，是提高科室管理水平的有效途径。
参考文献
[1]王春燕，陈裕鑫，路婧. PDCA 循环法在医疗设备档案管理中的应用价值[J]. 医疗装备 2020，33（11）：83-84
[2]万融.商品学概论[M]：中国人民大学出版社，2013：
[3]陈晓红，王吉善.医院评审评价准备指南[M].北京：科学技术文献出版社，2015：221-309.
[4]吴建国.新医改形势下的医院档案管理改进的探讨[J].中国卫生标准管理 2019，（21）：17-19.
云南省玉溪市人民医院 653100
关键词：PDCA 循环 医疗设备采购档案 差错发生率
【中图分类号】R482 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2020）11-198-02
医院是一个巨大的成本中心，一家三甲医院每年采购成本支出少则十几亿，多則几十亿，以我院为例，每年的药品、耗材、设备、后勤物资、基建等各项采购总支出约10亿元，其中又以医疗设备的采购最为复杂和精细。医疗设备采购档案是医院档案资料的重要组成部份，其质量是关系患者安全、职工安全和医院安全的大事，在医院的审计审查、设备监管、临床应用等各方面都起着重要的支撑作用[1]。
在采购工作中，由于工作人员经验水平，以及工作责任心等原因，常常会有各种差错发生，这些差错，在采购工作结束后，都会不同程度的反映到采购档案中。医疗设备采购档案差错：指医疗设备采购工作办理过程中发生的档案资料书写、记录中的差错，档案资料移交过程中的资料短少等，以及必要的审批手续不完善等差错。
差错发生率：指统计期间内所查检到的差错件数/统计期间内所查检的医疗设备采购档案数（即平均差错发生数）。
PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特博士首先提出[2]，并由爱德华兹·戴明等人于1954 年前后采纳、宣传，获得普及的质量管理方法，它将质量管理分为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行） [3]、Check（检查） 和 Action（处理）。进入2015年以来，我院在全院范围内广泛开展品管理圈及学用质量管理工具的活动，希望据此来提高医院的管理水平，我科也根据及职工兴趣，成立了多个品管圈，本文即活动成果之一。
1活动初期现况把握
1.1选取活动开始前半年内的医疗设备采购合同及相关档案10份，通过人工阅读审查的方式，查找档案中的差错，并把找出的差错进行分类统计，作为活动初期的现况把握。
1.2通过鱼骨图进行原因分析，找出产生错误的主要原因。
1.3然后再通过画柏拉图来进行真因分析，发现81.8%的差错，是属于资料完事性错误、粗心或书写错误、未及时完成等三类错误，即产生差错的真因。
2采用PDCA循环改进工作：通过对现况的把握和分析，采用5W2H的分析方法，提出了改进工作的基本设想，并按照PDCA循环推进。
2.1计划阶段（PLAN）
2.2 实施（DO）
进一步规范了医疗设备采购档案处理流程，改进了流程图。
与旧流程图比较改进的内容，强调两个时刻：材料接收时刻，和移交时刻要注意做好自查和互查。
接收申购任务时，必须查验审批手续是否完整，需求及技术参数是否清楚明确。
每个环节的资料移交都必须由交接人员双方核对。
采购完成后的资料从交档案室改为交经管部门汇同验收资料后再档案室存档。
为了提高工作人员的责任心，圈员还讨论并设计了档案资料移交检查登记表，差错记录表等表格并投入使用。
2.3 检查（CHECK），活动后，抽查10份医疗设备采购档案，共查检出7项差错，查检出的差错情况用柏拉图表述如下：
2.4处理（ACTION）
·活动后抽查10份医疗设备采购档案共查到差错：7件次;每份医疗设备采购档案平均0.7件次，比活动前的2.2件次减少了1.5件次。
·目标达成率= 1.5/1.46*100% = 102.7%
·进步率= （2.2-0.7）/2.2*100% = 68.2%
结论：活动后，档案资料差错发生件次下降了68.2%（差错发生率下降68.2%），其中未及时完成，原始资料错或变更，签字及审批手续不全等三种类型的差错，在活动后的抽样中未被抽出，说明活动有效。
3结语
通过活动，有效降低了医疗设备采购档案的差错发生率，提高了职工使用管理工具的能力，提高了职工主动思考问题主动解决问题的积极性，大家普遍认为工作更有成就感，更有乐趣了。同时还形成了以下活动成果：
一张表格：差错登记表;两个时刻：档案材料接收时刻和档案材料移交时刻要注意做好自查和互查;三项制度：采购办公室采购档案资料管理制度、文档资料自查和互查制度、电子档案安全保密制度等三项科室管理文档;四种工作登记：申购单登记、档案资料查验登记、合同登记和发票登记等SOP文档。
医疗设备采购档案管理工作要与时俱进，既要注意引进新的质量管理方法如PDCA循环法等，又要注意引进新的质量管理工具，如计算设备，信息化的档案管理系统等[4]。本文所述的PDAC循环是提高医疗设备采购工作质量和效率的好方法，鼓励职工学用PDCA循环的方法分析和解决问题，是提高科室管理水平的有效途径。
参考文献
[1]王春燕，陈裕鑫，路婧. PDCA 循环法在医疗设备档案管理中的应用价值[J]. 医疗装备 2020，33（11）：83-84
[2]万融.商品学概论[M]：中国人民大学出版社，2013：
[3]陈晓红，王吉善.医院评审评价准备指南[M].北京：科学技术文献出版社，2015：221-309.
[4]吴建国.新医改形势下的医院档案管理改进的探讨[J].中国卫生标准管理 2019，（21）：17-19.
云南省玉溪市人民医院 653100