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摘 要 镇海区基础教育系统的各个学校,几乎每年需要更新约1 000台的教学计算机,来保障信息技术教育,推进教育信息化工程。计算机的规模化凸显了政府采购的经济效益和社会效益。
关键词 教育装备;政府采购;计算机;教育信息化
10.3969/j.issn.1671-489X.2010.02.068
规模采购,分批供货
从2007年开始,宁波市镇海区教育局教育条件装备站几乎每年都组织实施教学台式计算机采购项目,采用公开招标政府采购方式,规模化集中式采购。
计算机生机比(一个区域范围内的学生与台式计算机的比例)是衡量基础教育信息化水平的一个重要指标。时至今日,宁波市镇海区的教学计算机拥有总量已经突破6 000台,生机比为4.77∶1,即每4.77位学生拥有1台计算机,生机比水平位于全市、全省前列。若计算机使用寿命以6年为期限计算,将意味着宁波市镇海区基础教育系统每年需更新教学计算机1 000台左右。
面对如此庞大的数量的采购,为了节约采购成本,体现政府采购的规模效益,镇海区教育局组织实施了教学台式计算机集中采购项目,将分散在基础教育各级各类学校、亦分散在年度不同时段的台式计算机,集中组织起来形成规模采购,供货则分批进行。
对于基础教育的不同学校来说,这是一个创新的采购实施项目。集中采购的优势在于其能吸引更多优秀的供应商,特别是高级别代理机构的直接参与,从而降低中间供货环节,以提供更优惠的价格和更优质的售后服务保障。不过,项目的实施难点很多,主要表现在不同采购人(学校)的需求不同,组织工作难度比较大。但是,无论是从促进政府采购改革角度,还是从最大限度地保障采购人的利益角度,项目实施的“利”远大于“弊”。因此,该项目也得到了区教育局、区财政局的大力支持。
目前,规模化采购已经较为常见了,但在2007年,教育系统内实施规模化采购的案例很少,回顾这几年的采购案例,当初的采购项目还是有许多值得肯定的地方,值得分析和总结。
项目实施
项目的实施遵循了镇海区教育装备项目的BPP(预算、采购、支付)采购管理流程,预算管理流程主要是“编制年度预算和填报月计划表”,即项目的启动和计划阶段;采购执行流程主要是“政府采购操作和采购合同实施”, 即项目的执行和监控阶段;集中支付流程主要是“结算资金支付”,即项目的收尾阶段。
一、编制年度预算——启动阶段
每年的10月左右各学校就要制定下一年度的采购预算。2007年度实施的“800台教学台式计算机采购项目”,其启动在2006年11月镇海区教育局着手编制2007年年度教育装备专项财政经费之时。镇海区教育局计财科召开年度预算编制会议,会议由全区各学校的校长和会计参加,会上明确了各校次年度的教育装备专项经费的分配原则,以及第一次采购预算的上报期限。
2007年1月,各学校的年度教育装备专项经费上报之后,区教育局计财科按学校及项目类别进行分别汇总。汇总结束后,召开教育装备项目的合理性评审,对学校的每一项教育装备项目进行论证,以确定其是否立项。评审结束,报教育局局长办公会议审核,审核之后即下发给各个学校,由各个学校进行调整,并再次上报。第二次上报汇总之后,便报区财政局备案审核,由区财政局根据年度财政预算情况,确定年度的预算金额,并报区人大会议审核。通过人大审核之后,区教育装备专项经费正式落实,一般情况下,该预算总有增减发生,学校需要进行第二次调正,而后便是正式的计划实施。
二、填写月计划表——计划阶段
一般情况下,每年3月至4月,年度的教育装备经费正式立项,学校亦从4月份开始“填报月计划表”。由于“800台教学台式计算机采购项目”的特殊性,学校不必按照常规采购项目填写月计划表,而是由区教育局教育条件装备站根据计财科最终汇总的教育系统内年度计算机采购总量,集中填写月计划表,同时报区财政局审核,进行集中的公开招标方式的政府采购。
首先,由区教育局教育条件装备站按照项目不同的使用对象,以及计算机市场的价格情况,分别制定教师用计算机和学生用计算机的技术配置方案,核定具体的、没有任何歧视性的通用性技术指标,并依此编制初步的政府采购文件。
然后,组织召开技术方案评审会。通过正式会议的形式,与采购人代表(主要是采购数量较多的学校校长或计算机教师的代表,人数通常为5名,其中计算机专家代表不低于3人)商议确定政府采购的“采购文件技术方案”、“成交评定方案”、“采购公告发布日期”、“采购文件出售日期”、“开标(评标)会议日期”等,修改并通过政府采购正式文本。
最后,政府采购文件报区采购办审核、备案后,进入政府采购的执行阶段。
三、政府采购操作——执行阶段
项目的执行阶段就是开展政府采购的具体采购操作,主要由以下4个步骤组成。
1.发布采购公告,按期出售采购文件。
2.跟踪采购文件出售情况,若有必要,及时与采购人商议,启动采购文件变更程序,发表采购变更公告等。
3.组织开标会议。确定有关人员职责,按照评标既定的原则、标准、程序选择供应商。
评标原则,即遵循公开、公平、公正的原则;采用综合评分法(满分100分)评标,每个评委独立打分,采取记名方式;在计算平均得分时,保留小数点后2位(四舍五入);评标过程中若出现异常情况,由评委集体讨论决定,并报区采购办审核、备案。
评审步骤,即首先是供应商资格检查。对资格文件、报价保证金等进行审查,以确定供应商是否具备参加报价资格。其次是符合性检查。对采购项目的响应程度进行审查,以确定是否作出实质性的完全响应。最后是澄清程序。对供应商含义不清、表述不确切或有明显文字和计算错误的内容,要求供应商作出必要的澄清、说明和纠正。
评价指标(评分标准):商务分60分,全部有效投标人的最低价为评标基准价,其商务分为满分60分,其他投标人的商务得分计算公式为:投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×60%×100;技术分40分(详见表1)。
供应商选择,即根据综合得分由高到低排定成交候选人先后顺序,得分相同,则报价低的优先。综合得分最高的前两名名为第一、第二成交候选人,采购人(用户单位)根据综合评分情况等因素最后确定成交人,如选择第二成交候选人的则需说明理由。
4.发布采购结果公告。
四、采购合同实施——监控阶段
项目采购合同选择了不定交付合同类型。与其他的货物类合同不同之处在于,该项目的合同甲方是代表各个学校的镇海区教育局,各学校则作为供货对象,供货时间与货物数量与乙方另行签订。
五、结算资金支付——收尾阶段
该项目的结算资金支付并不是以甲方的总合同为参考,而是乙方根据学校的实际供货数结算。学校的政府采购资金直接支付方式为全额拨付方式。
全额拨付方式是指教育局计财科根据采购单位的申请、合同履行情况以及区教育条件装备站(以下简称“教育条装站”)审核意见,将采购资金全额拨付给中标供应商。同时扣减采购单位相应资金的拨款。
直接支付方式的具体管理程序如下:
1.每月5日学校根据区教育局批准的年度政府采购计划,填写政府采购月计划表,报教育条装站。教育条装站根据计财科编制的采购预算审核后办理相关采购手续。
2.支付申请。
对于教育部门集中采购的货物,由采购单位填写“镇海区教育系统部门集中采购资金支付申请单”,并将发票、验收单、购货合同等有关资料一并提交教育条装站,教育条装站审核采购单位提供的资料,汇总填写“镇海区教育系统部门集中采购资金支付申请汇总单”。
对于政府协议采购的货物,由采购单位填写“镇海区教育系统政府协议采购资金支付申请单”,并将发票、验收单、协议采购审查表、购货合同等有关资料一并提交教育条装站,教育条装站审核采购单位提供的资料,汇总填写“镇海区教育系统政府协议采购资金支付申请汇总单”。
经区财政部门批准实行单位自行采购的项目,由各单位自行支付,支付申请汇总单须加盖教育条装站审核章。
3.支付。
计财科根据教育条装站提供的支付申请汇总单和有关采购文件,按教育条装站审定金额直接支付给供应商。计财科支付款项后,按采购单位分别开具“镇海区区级政府采购资金直接支付入账通知单”交采购单位,采购单位凭入账通知单和原始发票进行账户处理。
结束语
经过精心的组织,该项目运行成功,并且在当年被镇海区采购办当作范例,成功运用于全区其他机关事业单位的首次计算机集中采购项目中。回顾项目的实际运作情况,有几点成功的经验至今还能为同类项目提供参考。
第一,更新采购理念,形成政府采购规模效益。
政府协议采购的出现,解决了耗时长、手续多等问题。不过,政府协议采购的货物价格相对较高。然而,当政府采购预算管理得到加强,系统内政府采购意识统一后,规模采购的条件就比较成熟了。
“800台教学台式计算机采购项目”的成功实施,便是最好的证明。全年度采购的计算机量,集中起来一次采购,对各个供应商来说,是个极大的“诱惑”。事实上,该项目的政府采购预算资金316万元,中标金额约264万元,项目预算资金节约率达到了16.44%,采购人不但得到了价格上的实惠,有效节约了政府采购预算资金;在售后服务方面,也是得到了原厂的三年免费上门服务加三年质保的承诺。
规模化政府采购是政府采购工作发展的方向,采购人抛开了货物品牌、技术配置等方面的异议,真正本着“为人民服务”的宗旨,可最大限度地节约纳税人的“钱”。同时,这更体现了政府采购预算管理工作的进步。
第二,更新服务观念,引入技术方案评审程序。
服务是政府采购执行机构的最重要的职能之一。引入技术方案评审程序,这是镇海区教育装备政府采购中心在实际工作中逐渐探寻出来的一种工作程序,意在强化与采购人的沟通,有效体现服务职能的重要举措。
很多政府采购的失败案例,都是由于政府采购执行机构与采购人的沟通不畅引起的。技术方案评审程序,是一种正式的沟通方式,通过采购人代表和行业专家的共同探讨,对政府采购文件技术方案进行评审,增加了采购文件的科学性、可行性,并能最大限度保障项目利益相关者的合法权益。
第三,规范操作程序,开发开标会议工作程序。
政府采购工作是一项阳光工程,但以书面的形式公布开标会议的工作程序,这种形式并不多见,需要政府采购执行机构对采购执行有着良好的管理能力,这样,开标会议的工作才能规范化、程序化。
镇海区教育装备政府采购中心在实践中所采用的开标会议工作程序,是在具体工作中所不断总结出来的规范性开标程序,体现了政府采购执行机构对供应商的服务水平,也是政府采购“公开、公平、公正”原则的重要体现。
第四,评价标准客观,可操作性强。
从表1的评价标准中可以看出,“技术分”的栏目设置包括了供应商的各个方面,很多是需要通过供应商提供的原始数据计算后才能得出。对于标准程度相对较高的产品,这无疑增强了项目的客观操作性,增加了公平、公正。■
(作者单位:1 浙江省宁波市镇海区教育局教育条件装备站;2 浙江省教育技术中心)
应该说,政府采购规模化是个发展趋势,说明了政府采购的预算管理又向科学化迈进了一步。
学校的教学台式计算机是教育信息化工程的主要载体。
采购单位提供的验收单、协议采购审查表、购货合同等资料统一归入档案。
规模小、耗时长、手续多等一直是很多人非议政府采购工作的原因。
关键词 教育装备;政府采购;计算机;教育信息化
10.3969/j.issn.1671-489X.2010.02.068
规模采购,分批供货
从2007年开始,宁波市镇海区教育局教育条件装备站几乎每年都组织实施教学台式计算机采购项目,采用公开招标政府采购方式,规模化集中式采购。
计算机生机比(一个区域范围内的学生与台式计算机的比例)是衡量基础教育信息化水平的一个重要指标。时至今日,宁波市镇海区的教学计算机拥有总量已经突破6 000台,生机比为4.77∶1,即每4.77位学生拥有1台计算机,生机比水平位于全市、全省前列。若计算机使用寿命以6年为期限计算,将意味着宁波市镇海区基础教育系统每年需更新教学计算机1 000台左右。
面对如此庞大的数量的采购,为了节约采购成本,体现政府采购的规模效益,镇海区教育局组织实施了教学台式计算机集中采购项目,将分散在基础教育各级各类学校、亦分散在年度不同时段的台式计算机,集中组织起来形成规模采购,供货则分批进行。
对于基础教育的不同学校来说,这是一个创新的采购实施项目。集中采购的优势在于其能吸引更多优秀的供应商,特别是高级别代理机构的直接参与,从而降低中间供货环节,以提供更优惠的价格和更优质的售后服务保障。不过,项目的实施难点很多,主要表现在不同采购人(学校)的需求不同,组织工作难度比较大。但是,无论是从促进政府采购改革角度,还是从最大限度地保障采购人的利益角度,项目实施的“利”远大于“弊”。因此,该项目也得到了区教育局、区财政局的大力支持。
目前,规模化采购已经较为常见了,但在2007年,教育系统内实施规模化采购的案例很少,回顾这几年的采购案例,当初的采购项目还是有许多值得肯定的地方,值得分析和总结。
项目实施
项目的实施遵循了镇海区教育装备项目的BPP(预算、采购、支付)采购管理流程,预算管理流程主要是“编制年度预算和填报月计划表”,即项目的启动和计划阶段;采购执行流程主要是“政府采购操作和采购合同实施”, 即项目的执行和监控阶段;集中支付流程主要是“结算资金支付”,即项目的收尾阶段。
一、编制年度预算——启动阶段
每年的10月左右各学校就要制定下一年度的采购预算。2007年度实施的“800台教学台式计算机采购项目”,其启动在2006年11月镇海区教育局着手编制2007年年度教育装备专项财政经费之时。镇海区教育局计财科召开年度预算编制会议,会议由全区各学校的校长和会计参加,会上明确了各校次年度的教育装备专项经费的分配原则,以及第一次采购预算的上报期限。
2007年1月,各学校的年度教育装备专项经费上报之后,区教育局计财科按学校及项目类别进行分别汇总。汇总结束后,召开教育装备项目的合理性评审,对学校的每一项教育装备项目进行论证,以确定其是否立项。评审结束,报教育局局长办公会议审核,审核之后即下发给各个学校,由各个学校进行调整,并再次上报。第二次上报汇总之后,便报区财政局备案审核,由区财政局根据年度财政预算情况,确定年度的预算金额,并报区人大会议审核。通过人大审核之后,区教育装备专项经费正式落实,一般情况下,该预算总有增减发生,学校需要进行第二次调正,而后便是正式的计划实施。
二、填写月计划表——计划阶段
一般情况下,每年3月至4月,年度的教育装备经费正式立项,学校亦从4月份开始“填报月计划表”。由于“800台教学台式计算机采购项目”的特殊性,学校不必按照常规采购项目填写月计划表,而是由区教育局教育条件装备站根据计财科最终汇总的教育系统内年度计算机采购总量,集中填写月计划表,同时报区财政局审核,进行集中的公开招标方式的政府采购。
首先,由区教育局教育条件装备站按照项目不同的使用对象,以及计算机市场的价格情况,分别制定教师用计算机和学生用计算机的技术配置方案,核定具体的、没有任何歧视性的通用性技术指标,并依此编制初步的政府采购文件。
然后,组织召开技术方案评审会。通过正式会议的形式,与采购人代表(主要是采购数量较多的学校校长或计算机教师的代表,人数通常为5名,其中计算机专家代表不低于3人)商议确定政府采购的“采购文件技术方案”、“成交评定方案”、“采购公告发布日期”、“采购文件出售日期”、“开标(评标)会议日期”等,修改并通过政府采购正式文本。
最后,政府采购文件报区采购办审核、备案后,进入政府采购的执行阶段。
三、政府采购操作——执行阶段
项目的执行阶段就是开展政府采购的具体采购操作,主要由以下4个步骤组成。
1.发布采购公告,按期出售采购文件。
2.跟踪采购文件出售情况,若有必要,及时与采购人商议,启动采购文件变更程序,发表采购变更公告等。
3.组织开标会议。确定有关人员职责,按照评标既定的原则、标准、程序选择供应商。
评标原则,即遵循公开、公平、公正的原则;采用综合评分法(满分100分)评标,每个评委独立打分,采取记名方式;在计算平均得分时,保留小数点后2位(四舍五入);评标过程中若出现异常情况,由评委集体讨论决定,并报区采购办审核、备案。
评审步骤,即首先是供应商资格检查。对资格文件、报价保证金等进行审查,以确定供应商是否具备参加报价资格。其次是符合性检查。对采购项目的响应程度进行审查,以确定是否作出实质性的完全响应。最后是澄清程序。对供应商含义不清、表述不确切或有明显文字和计算错误的内容,要求供应商作出必要的澄清、说明和纠正。
评价指标(评分标准):商务分60分,全部有效投标人的最低价为评标基准价,其商务分为满分60分,其他投标人的商务得分计算公式为:投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×60%×100;技术分40分(详见表1)。
供应商选择,即根据综合得分由高到低排定成交候选人先后顺序,得分相同,则报价低的优先。综合得分最高的前两名名为第一、第二成交候选人,采购人(用户单位)根据综合评分情况等因素最后确定成交人,如选择第二成交候选人的则需说明理由。
4.发布采购结果公告。
四、采购合同实施——监控阶段
项目采购合同选择了不定交付合同类型。与其他的货物类合同不同之处在于,该项目的合同甲方是代表各个学校的镇海区教育局,各学校则作为供货对象,供货时间与货物数量与乙方另行签订。
五、结算资金支付——收尾阶段
该项目的结算资金支付并不是以甲方的总合同为参考,而是乙方根据学校的实际供货数结算。学校的政府采购资金直接支付方式为全额拨付方式。
全额拨付方式是指教育局计财科根据采购单位的申请、合同履行情况以及区教育条件装备站(以下简称“教育条装站”)审核意见,将采购资金全额拨付给中标供应商。同时扣减采购单位相应资金的拨款。
直接支付方式的具体管理程序如下:
1.每月5日学校根据区教育局批准的年度政府采购计划,填写政府采购月计划表,报教育条装站。教育条装站根据计财科编制的采购预算审核后办理相关采购手续。
2.支付申请。
对于教育部门集中采购的货物,由采购单位填写“镇海区教育系统部门集中采购资金支付申请单”,并将发票、验收单、购货合同等有关资料一并提交教育条装站,教育条装站审核采购单位提供的资料,汇总填写“镇海区教育系统部门集中采购资金支付申请汇总单”。
对于政府协议采购的货物,由采购单位填写“镇海区教育系统政府协议采购资金支付申请单”,并将发票、验收单、协议采购审查表、购货合同等有关资料一并提交教育条装站,教育条装站审核采购单位提供的资料,汇总填写“镇海区教育系统政府协议采购资金支付申请汇总单”。
经区财政部门批准实行单位自行采购的项目,由各单位自行支付,支付申请汇总单须加盖教育条装站审核章。
3.支付。
计财科根据教育条装站提供的支付申请汇总单和有关采购文件,按教育条装站审定金额直接支付给供应商。计财科支付款项后,按采购单位分别开具“镇海区区级政府采购资金直接支付入账通知单”交采购单位,采购单位凭入账通知单和原始发票进行账户处理。
结束语
经过精心的组织,该项目运行成功,并且在当年被镇海区采购办当作范例,成功运用于全区其他机关事业单位的首次计算机集中采购项目中。回顾项目的实际运作情况,有几点成功的经验至今还能为同类项目提供参考。
第一,更新采购理念,形成政府采购规模效益。
政府协议采购的出现,解决了耗时长、手续多等问题。不过,政府协议采购的货物价格相对较高。然而,当政府采购预算管理得到加强,系统内政府采购意识统一后,规模采购的条件就比较成熟了。
“800台教学台式计算机采购项目”的成功实施,便是最好的证明。全年度采购的计算机量,集中起来一次采购,对各个供应商来说,是个极大的“诱惑”。事实上,该项目的政府采购预算资金316万元,中标金额约264万元,项目预算资金节约率达到了16.44%,采购人不但得到了价格上的实惠,有效节约了政府采购预算资金;在售后服务方面,也是得到了原厂的三年免费上门服务加三年质保的承诺。
规模化政府采购是政府采购工作发展的方向,采购人抛开了货物品牌、技术配置等方面的异议,真正本着“为人民服务”的宗旨,可最大限度地节约纳税人的“钱”。同时,这更体现了政府采购预算管理工作的进步。
第二,更新服务观念,引入技术方案评审程序。
服务是政府采购执行机构的最重要的职能之一。引入技术方案评审程序,这是镇海区教育装备政府采购中心在实际工作中逐渐探寻出来的一种工作程序,意在强化与采购人的沟通,有效体现服务职能的重要举措。
很多政府采购的失败案例,都是由于政府采购执行机构与采购人的沟通不畅引起的。技术方案评审程序,是一种正式的沟通方式,通过采购人代表和行业专家的共同探讨,对政府采购文件技术方案进行评审,增加了采购文件的科学性、可行性,并能最大限度保障项目利益相关者的合法权益。
第三,规范操作程序,开发开标会议工作程序。
政府采购工作是一项阳光工程,但以书面的形式公布开标会议的工作程序,这种形式并不多见,需要政府采购执行机构对采购执行有着良好的管理能力,这样,开标会议的工作才能规范化、程序化。
镇海区教育装备政府采购中心在实践中所采用的开标会议工作程序,是在具体工作中所不断总结出来的规范性开标程序,体现了政府采购执行机构对供应商的服务水平,也是政府采购“公开、公平、公正”原则的重要体现。
第四,评价标准客观,可操作性强。
从表1的评价标准中可以看出,“技术分”的栏目设置包括了供应商的各个方面,很多是需要通过供应商提供的原始数据计算后才能得出。对于标准程度相对较高的产品,这无疑增强了项目的客观操作性,增加了公平、公正。■
(作者单位:1 浙江省宁波市镇海区教育局教育条件装备站;2 浙江省教育技术中心)
应该说,政府采购规模化是个发展趋势,说明了政府采购的预算管理又向科学化迈进了一步。
学校的教学台式计算机是教育信息化工程的主要载体。
采购单位提供的验收单、协议采购审查表、购货合同等资料统一归入档案。
规模小、耗时长、手续多等一直是很多人非议政府采购工作的原因。