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摘 要：对于档案文书鉴定工作来说，保管期限表是档案价值鉴定的主要依据。现如今我国的档案保管期限表的制定还存在着一定的问题，还需要进一步完善和改进。对此，本文中提出了一些文书档案保管期限表的改进建议，希望能够给档案鉴定工作提供一定的参考。
关键词：文书档案；保管期限表；档案鉴定
档案鉴定在档案管理中起到至关重要的作用，档案鉴定也是贯穿在整个档案管理工作始终的一项重要的工作内容。档案在最开始的时候都是普通的文件，只有按照一定的标准经过鉴定，才能确认其是否可以作为档案来保管和利用。每一份档案都有一定的保管期限，当保管期限满之后，是选择继续保管还是进行销毁都要经过鉴定。在这个过程中，制定科学合理的保管期限表是尤为重要的。
一、文书档案保管中的原则划分
1、对归档文件的形式进行划分确定
档案文件的保管期限由于文件的性质和种类的不同而有所不同，一般来说，要看文件的规范程度和珍贵程度等特性来进行划分。主要包括以下三点：
一是分析归档文件的文种：反映方针政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，要比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。
二是分析归档文件的稿本：归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限。
三是分析门档文件的“珍稀”特点：有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值，某些文件因书法或装裱优秀而具有艺术价值。这些归档文件都可作永久保存。
2、对归档文件的责任者进行划分确定
一是分析归档文件的责任者是本单位还是外单位：在保管中，对非本单位的文书档案材料不加以归档。在内容相同、文种相同的情况下，对本单位的文书档案应当严加分析和控制，对其中存在的各种问题和方法严格处理，确保文书档案能够满足当前企业工作需求，而且由于其在包观众保管期限较长。
二是分析归档文件的责任者是本系统还是外系统：在外系的文书档案保管中也是采用不归档方式进行保管。对外系形式形成的本行业文件资料和档案应当归档，并且能够在相同情况和相同的文本之下进行严格辨认，及时的发现其中存在的问题，但其文件材料的保管期限较短：在内容相同的情况下，行业的文档要及时的进行搜查，避免出现首查难度，因此在相同情况下应当做好保管标志。
二、文书档案保管期限表的改进建议
1、增强其实用性
文书档案的保管期限表包含着档案鉴定的基本原则、鉴定标准和鉴定的具体方法。在具体的档案鉴定的过程中必须将理论和实际进行有益地结合。在对档案进行鉴定时所用到的各种分析法具有一定的抽象性，操作难度较大。但是这又是档案鉴定的关键所在。所以，必须将这些理论方法运用到具体的实践中去。档案鉴定工作人员的专业知识水平和综合素质是影响档案保管期限表的制定的重要因素。就目前我国档案鉴定人员的现状来看，其专业知识水平还没有达到相关的标准，在档案管理工作中的能力还较弱。为了弥补这一不足，对档案保管期限表的制定就要更加严格。期限表要具有一定的实用性，将一些标准和原则以通俗的方式进行表达，打破人们的认识局限。这样才能提高工作的效率，保证鉴定工作的质量。
2、分级分系统，完善档案鉴定标准体系
目前我国档案保管期限表比较单一，这不符合档案价值鉴定的规律。由于档案价值是多方面的，档案形成者在现实社会中的职能、地位和作用有大小、轻重、主次之别，所以其所产生的档案对社会的整体价值也就有差异。因而档案价值鉴定的标准也应具有多元性，不要搞大一统。也不能将文件的第一价值和第二价值合并起来，既将其作为各单位鉴定档案价值确定保管期限的依据，又将其作为档案馆优化馆藏的依据。因此，各行业、各系统应以国家档案行政管理部门颁发的档案保管限表为依据，结合自己的特点和实际情况制订各自的档案保管期限表，建立由国家鉴定标准、行业鉴定标准、系统鉴定标准相结合的鉴定标准体系，各种标准相互协调，各司其职，并且随着现实条件的变化而不断完善和发展。
3、变“三分法”为“标时法”，减少操作弹性
我国的档案保管期限主要有三个：永久保存、长期保存和短期保存。对于永久保存的档案文件，从入馆之时起就一直保存在档案馆中，没有时间的限制；长期保存的档案往往在十六年到五十年不等，而有些档案则是在二十年或者三十年就到了保存期。所以，对于长期保存的档案来说，其时间跨度较大。在具体的档案文件保存的过程中，有些短期的文件划分到长期保存的范围内，使得档案保管工作不能有序地进行。而且长期保存的文件在一定程度上浪费了光藏资源，其价值也会随着时间的推移而减小，没有了保存的价值。将“三分法”变为“表时法”，是对需要保存的档案文件进行定期的鉴定。当一些文件的保存期满之后，就按照档案保管期限表进行鉴定，如果有保存的价值就进行进一步的保存，如果达不到保存的标准就进行剔除。这样可以很好地对档案文件进行保存，为档案管理工作提供一定的便利。
4、保管期限表要有较强的操作性
保管期限表的操作性是影响档案鉴定工作的重要因素。我国对档案保管期限表进行了多次修订，每次修订之后其条款就会有一定的减少。但是现如今的档案文件种类越来越多，数量庞大，已有的鉴定条款已经不能满足档案文件的鉴定需求。另外，在档案文件保管期限表中的一些词语出现了表示不明，模棱两可的状态。有些词语的概括程度较高，具体的指向不清。这就给档案的鉴定工作带来一定的难度，严重阻碍了档案保管期限表的可操作性。所以，在对其进行改进的时候要注意各个条款的用词准确，界限分明，有一定的规范性。使得档案鉴定的工作人员能够在最短的时间内确认档案的价值大小，明确保管期限。这样才能有效地提高档案鉴定工作的效率。
三、总结
总而言之，文书档案的保管期限表是做好档案的鉴定工作的重要标准。档案的鉴定工作对以后的档案管理起到一定的促进作用。在今后的档案鉴定工作中，要对档案文件的保管期限表进行有效地改进，增强其可操作性和实用性，明确鉴定标准体系，为档案的鉴定提供便利。■
参考文献
[1] 任 翔，王传军.检察机关文书档案保管期限的分析方法[J].办公室业务，2009（7）.
[2] 张 岚.浅谈机关文书档案保管期限的鉴定及划分[J].陕西煤炭，2009（4）.
[3] 刘爱民，陈壮.确定文书档案保管期限的分析方法[J].中国档案，2008（2）.
关键词：文书档案；保管期限表；档案鉴定
档案鉴定在档案管理中起到至关重要的作用，档案鉴定也是贯穿在整个档案管理工作始终的一项重要的工作内容。档案在最开始的时候都是普通的文件，只有按照一定的标准经过鉴定，才能确认其是否可以作为档案来保管和利用。每一份档案都有一定的保管期限，当保管期限满之后，是选择继续保管还是进行销毁都要经过鉴定。在这个过程中，制定科学合理的保管期限表是尤为重要的。
一、文书档案保管中的原则划分
1、对归档文件的形式进行划分确定
档案文件的保管期限由于文件的性质和种类的不同而有所不同，一般来说，要看文件的规范程度和珍贵程度等特性来进行划分。主要包括以下三点：
一是分析归档文件的文种：反映方针政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，要比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。
二是分析归档文件的稿本：归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限。
三是分析门档文件的“珍稀”特点：有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值，某些文件因书法或装裱优秀而具有艺术价值。这些归档文件都可作永久保存。
2、对归档文件的责任者进行划分确定
一是分析归档文件的责任者是本单位还是外单位：在保管中，对非本单位的文书档案材料不加以归档。在内容相同、文种相同的情况下，对本单位的文书档案应当严加分析和控制，对其中存在的各种问题和方法严格处理，确保文书档案能够满足当前企业工作需求，而且由于其在包观众保管期限较长。
二是分析归档文件的责任者是本系统还是外系统：在外系的文书档案保管中也是采用不归档方式进行保管。对外系形式形成的本行业文件资料和档案应当归档，并且能够在相同情况和相同的文本之下进行严格辨认，及时的发现其中存在的问题，但其文件材料的保管期限较短：在内容相同的情况下，行业的文档要及时的进行搜查，避免出现首查难度，因此在相同情况下应当做好保管标志。
二、文书档案保管期限表的改进建议
1、增强其实用性
文书档案的保管期限表包含着档案鉴定的基本原则、鉴定标准和鉴定的具体方法。在具体的档案鉴定的过程中必须将理论和实际进行有益地结合。在对档案进行鉴定时所用到的各种分析法具有一定的抽象性，操作难度较大。但是这又是档案鉴定的关键所在。所以，必须将这些理论方法运用到具体的实践中去。档案鉴定工作人员的专业知识水平和综合素质是影响档案保管期限表的制定的重要因素。就目前我国档案鉴定人员的现状来看，其专业知识水平还没有达到相关的标准，在档案管理工作中的能力还较弱。为了弥补这一不足，对档案保管期限表的制定就要更加严格。期限表要具有一定的实用性，将一些标准和原则以通俗的方式进行表达，打破人们的认识局限。这样才能提高工作的效率，保证鉴定工作的质量。
2、分级分系统，完善档案鉴定标准体系
目前我国档案保管期限表比较单一，这不符合档案价值鉴定的规律。由于档案价值是多方面的，档案形成者在现实社会中的职能、地位和作用有大小、轻重、主次之别，所以其所产生的档案对社会的整体价值也就有差异。因而档案价值鉴定的标准也应具有多元性，不要搞大一统。也不能将文件的第一价值和第二价值合并起来，既将其作为各单位鉴定档案价值确定保管期限的依据，又将其作为档案馆优化馆藏的依据。因此，各行业、各系统应以国家档案行政管理部门颁发的档案保管限表为依据，结合自己的特点和实际情况制订各自的档案保管期限表，建立由国家鉴定标准、行业鉴定标准、系统鉴定标准相结合的鉴定标准体系，各种标准相互协调，各司其职，并且随着现实条件的变化而不断完善和发展。
3、变“三分法”为“标时法”，减少操作弹性
我国的档案保管期限主要有三个：永久保存、长期保存和短期保存。对于永久保存的档案文件，从入馆之时起就一直保存在档案馆中，没有时间的限制；长期保存的档案往往在十六年到五十年不等，而有些档案则是在二十年或者三十年就到了保存期。所以，对于长期保存的档案来说，其时间跨度较大。在具体的档案文件保存的过程中，有些短期的文件划分到长期保存的范围内，使得档案保管工作不能有序地进行。而且长期保存的文件在一定程度上浪费了光藏资源，其价值也会随着时间的推移而减小，没有了保存的价值。将“三分法”变为“表时法”，是对需要保存的档案文件进行定期的鉴定。当一些文件的保存期满之后，就按照档案保管期限表进行鉴定，如果有保存的价值就进行进一步的保存，如果达不到保存的标准就进行剔除。这样可以很好地对档案文件进行保存，为档案管理工作提供一定的便利。
4、保管期限表要有较强的操作性
保管期限表的操作性是影响档案鉴定工作的重要因素。我国对档案保管期限表进行了多次修订，每次修订之后其条款就会有一定的减少。但是现如今的档案文件种类越来越多，数量庞大，已有的鉴定条款已经不能满足档案文件的鉴定需求。另外，在档案文件保管期限表中的一些词语出现了表示不明，模棱两可的状态。有些词语的概括程度较高，具体的指向不清。这就给档案的鉴定工作带来一定的难度，严重阻碍了档案保管期限表的可操作性。所以，在对其进行改进的时候要注意各个条款的用词准确，界限分明，有一定的规范性。使得档案鉴定的工作人员能够在最短的时间内确认档案的价值大小，明确保管期限。这样才能有效地提高档案鉴定工作的效率。
三、总结
总而言之，文书档案的保管期限表是做好档案的鉴定工作的重要标准。档案的鉴定工作对以后的档案管理起到一定的促进作用。在今后的档案鉴定工作中，要对档案文件的保管期限表进行有效地改进，增强其可操作性和实用性，明确鉴定标准体系，为档案的鉴定提供便利。■
参考文献
[1] 任 翔，王传军.检察机关文书档案保管期限的分析方法[J].办公室业务，2009（7）.
[2] 张 岚.浅谈机关文书档案保管期限的鉴定及划分[J].陕西煤炭，2009（4）.
[3] 刘爱民，陈壮.确定文书档案保管期限的分析方法[J].中国档案，2008（2）.