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摘 要: 档案是个人信息的重要载体,是单位选拔人才的重要依据。目前大学生档案管理存在不少的不足,本文从大学生户籍、成绩、心理和就业等方面,对高校学生档案的改革提出了几点建议,旨在实施在具体的工作中,更好地服务大学生。
关键词: 高校学生 档案管理 建议
档案是个人信息的重要载体,在求学和求职中发挥着重要的作用。大学生档案更是记载着大学生在校期间学习和生活的情况,反映了大学生的思想品德、学习成绩、个人特点、奖惩情况、身心素质、专长爱好等信息,是衡量大学生综合素质的重要依据;同时也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。大学生档案的管理是高校学生管理的重要一环,直接影响大学生的切身利益,但目前大学生档案管理存在不少如档案材料混淆、档案材料不完整和转递不及时与不准确等不足,因此在高等教育改革不断深入及高校招生规模不断扩大、大学生就业日益市场化的新形势下,加强和完善大学生档案管理是必须且必要的,我们可以从以下几个方面加强大学生档案管理。
一、加强大学生户籍档案管理
户籍管理是学校安全保卫的一项基础性工作,是高校管理工作的重要组成部分。按照公安部门的规定,高校学生户口属于城镇集体户口的一部分,且存在一定的特殊性,它紧密联系着高校的招生、教务、思想政治教育及毕业分配工作。近年来,随着社会市场化的深入,市场需求的出现人才多样化和复杂化,同时高校的办学模式、招生办法、教学体制和就业管理诸方面的改革逐步深入,有必要对户籍管理进行加强和深入。首先建立严格的收集制度,以保证户籍档案的真实和完整。高校每进出一个人,因为需要经过许多部门和好几道程序,往往会出现材料不全或不材料失真的情况,因而必须有严格的收集制度作保证。其次建立科学的立档和整档制度,保证户籍档案管理的有序开展。每年新生入学时对新生进行立档,严格检查新生档案的真实性和完整性;然后根据院系分学年分卷建档制度,即根据高校自身的特点和档案工作的规律,先分学年度,再按院系按专业然后按学号逐人建档,并分正副卷。可以依法公开的材料,立为正卷;尚不能公开的材料,立为副卷,只供内部参考。最后建立转退修学和毕业生档案卷。每一学年结束后,把本年毕业生的毕业生名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档;对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理,注明时间、去向及原因,以备查考。
二、加强大学生成绩与活动档案管理
大学生成绩和活动的记录最能反映大学生在校期间表现的好坏。当前高校学生档案的归档形式仍很传统,主要是政治表现(学生奖惩材料、入党入团材料、毕业鉴定表等)、学籍和学习成绩(入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明)、身体状况(入学学生体检表、毕业生体检表及各种疾病史等)和家庭政治及经济状况的少量材料等,不能全面反映学生的素质和水平。大学生成绩与活动档案主要包括如下几个方面:(1)学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料;(2)大学生英语四六级证书,计算机等级考试证书等吸引用人单位的证书;(3)大学生心理测试成绩,发明、创造证书,能力、技能竞赛证书,社会实践活动材料等。
三、加强大学生心理健康档案管理
大学生因心理问题而无法正常学习和生活从而退学、休学的学生人数呈现上升的趋势。学生心理问题或心理障碍的形成往往是长期的,如果能定期测查学生的心理健康状况并建立学生心理健康档案,对有问题的学生进行及时有效的指导、干预与防治,大学生的心理健康状况就会有一个很大的改观。加强大学生心理档案管理可以从这几个方面着手:(1)在恰当的时间建立学生心理健康档案。新生入学军训结束后进行心理测试,测试前安排有关的心理学知识教育活动,让学生明白建立心理健康档案是了解自身、获得心理帮助的有效途径。测试过程的组织要严谨,包括场地布置、时间安排、指导语标准化、组织秩序等方面;(2)规范心理档案的内容和形式。大学生心理档案不仅仅要涉及学生的基本状况、心理健康状况、既往病史,还要包括学生的人格特征、智力状况、学习心理、职业能力倾向等;(3)建立多种方法相结合的信息收集机制。心理档案信息的收集不同于一般文书档案、人事档案等的资料归集,很难通过让学生填写“心理档案表”的单一方式掌握学生心理状态。因此,必须综合运用心理测查、问卷调查、观察法、访谈法等,从多角度、多层面了解学生的内心世界;(4)建立畅通的档案资料采集渠道。畅通的原始档案资料收集渠道是档案资料建设的必要前提,心理健康档案原始资料的采集主要有三条渠道:一是校医院,即学生在医院就诊的病历;二是心理咨询室,记学生的咨询纪录及个人心理资料;三是班主任、辅导员等专门人员采集的学生信息。
四、加强大学生毕业档案管理
20世纪90年代末,高校毕业生就业由计划分配转入双向选择,就业渠道多种多样,毕业生的档案管理也就出现了新的变化,形成了单位管理与社会化管理的模式。各地的就业指导中心和人才交流中心作为专门从事毕业生就业服务的机构,一方面为毕业生搭建完善的就业信息服务、指导、培训和研究等的平台,另一方面为毕业生档案管理提供保障。就业指导和人才交流中心在前一方面的工作做得很尽心,也取得了一定的成绩,但对后一方面的工作却存在不少问题,如档案的缺失、去向及异动等方面。因此,对高校学生毕业后,特别是没马上找到工作档案需要进入人才交流中心的档案必须加强管理。管理可以主要从以下几个方面着手:首先,对档案定时的进行检、阅和编号,发现材料缺漏及时标注和通知到个人;其次,尽量对档案进行信息化管理,最好建立网上查询系统,方便查询个人档案的状态;再次,每到毕业生离校之际,派专人到各高校讲述档案的重要性,并提供管理服务等;最后,对几年还未找到工作的毕业生的档案的管理费用适当降低或先免费后补交的政策,给暂时经济困难者提供帮助。
五、结语
随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善,大学生培养与就业随之发生了改变,与大学生密切相关的人事档案也直接受到了影响,人事档案必须加强管理。因此,我们在档案的日常管理工作中要不断更新理念,改进工作方法,积极与学校信息化建设接轨。当然大学生档案的管理不仅仅是档案管理人员或高校的事,还需要教育行政部门、高考招生部门和各地中学等部门的协助和配合,只有这些部门相互协作,才能将大学生档案工作做到科学化、制度化、规范化。
参考文献:
[1]朱芳.加强高校户籍制度改革以促进人才流动.杭州电子工业学院学报,2003,23:16.
[2]邱河.浅谈高校学生户籍档案管理之改革.景德镇高专学报,2009,3:60-61.
[3]张立.新形势下加强大学生档案管理的思考.福建教育学院学报,2009,4:31-33.
[4]李海霞.浅析高校学生心理档案管理.现代企业教育,2009,9:185-186.
[5]陈巍巍,徐益.浅谈高校学生档案管理.上海工程技术大学教育研究,2007,2:33-36.
关键词: 高校学生 档案管理 建议
档案是个人信息的重要载体,在求学和求职中发挥着重要的作用。大学生档案更是记载着大学生在校期间学习和生活的情况,反映了大学生的思想品德、学习成绩、个人特点、奖惩情况、身心素质、专长爱好等信息,是衡量大学生综合素质的重要依据;同时也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。大学生档案的管理是高校学生管理的重要一环,直接影响大学生的切身利益,但目前大学生档案管理存在不少如档案材料混淆、档案材料不完整和转递不及时与不准确等不足,因此在高等教育改革不断深入及高校招生规模不断扩大、大学生就业日益市场化的新形势下,加强和完善大学生档案管理是必须且必要的,我们可以从以下几个方面加强大学生档案管理。
一、加强大学生户籍档案管理
户籍管理是学校安全保卫的一项基础性工作,是高校管理工作的重要组成部分。按照公安部门的规定,高校学生户口属于城镇集体户口的一部分,且存在一定的特殊性,它紧密联系着高校的招生、教务、思想政治教育及毕业分配工作。近年来,随着社会市场化的深入,市场需求的出现人才多样化和复杂化,同时高校的办学模式、招生办法、教学体制和就业管理诸方面的改革逐步深入,有必要对户籍管理进行加强和深入。首先建立严格的收集制度,以保证户籍档案的真实和完整。高校每进出一个人,因为需要经过许多部门和好几道程序,往往会出现材料不全或不材料失真的情况,因而必须有严格的收集制度作保证。其次建立科学的立档和整档制度,保证户籍档案管理的有序开展。每年新生入学时对新生进行立档,严格检查新生档案的真实性和完整性;然后根据院系分学年分卷建档制度,即根据高校自身的特点和档案工作的规律,先分学年度,再按院系按专业然后按学号逐人建档,并分正副卷。可以依法公开的材料,立为正卷;尚不能公开的材料,立为副卷,只供内部参考。最后建立转退修学和毕业生档案卷。每一学年结束后,把本年毕业生的毕业生名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档;对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理,注明时间、去向及原因,以备查考。
二、加强大学生成绩与活动档案管理
大学生成绩和活动的记录最能反映大学生在校期间表现的好坏。当前高校学生档案的归档形式仍很传统,主要是政治表现(学生奖惩材料、入党入团材料、毕业鉴定表等)、学籍和学习成绩(入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明)、身体状况(入学学生体检表、毕业生体检表及各种疾病史等)和家庭政治及经济状况的少量材料等,不能全面反映学生的素质和水平。大学生成绩与活动档案主要包括如下几个方面:(1)学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料;(2)大学生英语四六级证书,计算机等级考试证书等吸引用人单位的证书;(3)大学生心理测试成绩,发明、创造证书,能力、技能竞赛证书,社会实践活动材料等。
三、加强大学生心理健康档案管理
大学生因心理问题而无法正常学习和生活从而退学、休学的学生人数呈现上升的趋势。学生心理问题或心理障碍的形成往往是长期的,如果能定期测查学生的心理健康状况并建立学生心理健康档案,对有问题的学生进行及时有效的指导、干预与防治,大学生的心理健康状况就会有一个很大的改观。加强大学生心理档案管理可以从这几个方面着手:(1)在恰当的时间建立学生心理健康档案。新生入学军训结束后进行心理测试,测试前安排有关的心理学知识教育活动,让学生明白建立心理健康档案是了解自身、获得心理帮助的有效途径。测试过程的组织要严谨,包括场地布置、时间安排、指导语标准化、组织秩序等方面;(2)规范心理档案的内容和形式。大学生心理档案不仅仅要涉及学生的基本状况、心理健康状况、既往病史,还要包括学生的人格特征、智力状况、学习心理、职业能力倾向等;(3)建立多种方法相结合的信息收集机制。心理档案信息的收集不同于一般文书档案、人事档案等的资料归集,很难通过让学生填写“心理档案表”的单一方式掌握学生心理状态。因此,必须综合运用心理测查、问卷调查、观察法、访谈法等,从多角度、多层面了解学生的内心世界;(4)建立畅通的档案资料采集渠道。畅通的原始档案资料收集渠道是档案资料建设的必要前提,心理健康档案原始资料的采集主要有三条渠道:一是校医院,即学生在医院就诊的病历;二是心理咨询室,记学生的咨询纪录及个人心理资料;三是班主任、辅导员等专门人员采集的学生信息。
四、加强大学生毕业档案管理
20世纪90年代末,高校毕业生就业由计划分配转入双向选择,就业渠道多种多样,毕业生的档案管理也就出现了新的变化,形成了单位管理与社会化管理的模式。各地的就业指导中心和人才交流中心作为专门从事毕业生就业服务的机构,一方面为毕业生搭建完善的就业信息服务、指导、培训和研究等的平台,另一方面为毕业生档案管理提供保障。就业指导和人才交流中心在前一方面的工作做得很尽心,也取得了一定的成绩,但对后一方面的工作却存在不少问题,如档案的缺失、去向及异动等方面。因此,对高校学生毕业后,特别是没马上找到工作档案需要进入人才交流中心的档案必须加强管理。管理可以主要从以下几个方面着手:首先,对档案定时的进行检、阅和编号,发现材料缺漏及时标注和通知到个人;其次,尽量对档案进行信息化管理,最好建立网上查询系统,方便查询个人档案的状态;再次,每到毕业生离校之际,派专人到各高校讲述档案的重要性,并提供管理服务等;最后,对几年还未找到工作的毕业生的档案的管理费用适当降低或先免费后补交的政策,给暂时经济困难者提供帮助。
五、结语
随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善,大学生培养与就业随之发生了改变,与大学生密切相关的人事档案也直接受到了影响,人事档案必须加强管理。因此,我们在档案的日常管理工作中要不断更新理念,改进工作方法,积极与学校信息化建设接轨。当然大学生档案的管理不仅仅是档案管理人员或高校的事,还需要教育行政部门、高考招生部门和各地中学等部门的协助和配合,只有这些部门相互协作,才能将大学生档案工作做到科学化、制度化、规范化。
参考文献:
[1]朱芳.加强高校户籍制度改革以促进人才流动.杭州电子工业学院学报,2003,23:16.
[2]邱河.浅谈高校学生户籍档案管理之改革.景德镇高专学报,2009,3:60-61.
[3]张立.新形势下加强大学生档案管理的思考.福建教育学院学报,2009,4:31-33.
[4]李海霞.浅析高校学生心理档案管理.现代企业教育,2009,9:185-186.
[5]陈巍巍,徐益.浅谈高校学生档案管理.上海工程技术大学教育研究,2007,2:33-36.