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摘 要：简析文档一体化管理，完善OA系统的公文管理与档案管理一体化，对其利弊进行初步控讨。
关键词：文档一体化 OA管理 衔接
引言
档案信息化建设是网络环境下社会记忆保存的必由之路；是档案工作迈向现代化和病可持续发的重要途径，是繁荣档案利用和提高档案开放程度的迫切要求。
1我们单位目前的文档一体化状况
自从宁波交通工程建设集团有限公司推行文档案一体化以来，随着应用的不断深入和程序的不断改进，文档一体化管理模式正被大多数人所接受和应用。
文档一体化管理即OA系统的公文管理，是利用现代化技术手段，将文件的形成如实记录下来，并将文件管理和档案管理两种流程统一整合，创新地将文件的全过程管理和档案管理真正融为一体，实现电子文件的全过程管理和前端控制。这是文件管理一次重大变革。在文件流转是就赋予它类目号和相关号，使专业人员和档案人员共同参与文件的全过程管理，是一个全新的文件管理模式。
1.1文檔一体化的发文管理
公司发文。在文件的生成过程中，把文件的原拟稿、红头文件扫描上传OA系统，按拟稿人、会签领导的要求和批示，在OA系统选定查看人的范围，然后归档。
1.2 文档一体化的收文管理
收文。收到文件及时登记，扫描，扫描完成后先检查所扫描的文件页码是否连续、页面是否错、倒，进行及时调整后，再在公司OA上传此文件，同时送办公室主任，根据主任的批示分送领导轮阅，再根据领导轮阅批示送达。送达完毕后，再把轮阅单上传OA，归档此收文。
2文档一体化的利弊
2.1 文档一体化与纸质文档的区别
在文件的生成过程中，通过网络完成文件流转、分发和归档过程，它减少了人为干预，提高了工作效率，使网上协同办公成为可能；打破了文件与档案分成两个阶段管理的传统模式，将以往两个独立的工作有机地结合起来，提高了档案的工作效率。
许多纸质档案的管理理论和管理方法已不适应文档一体化管理系统的发展要求，尤其是一些基本的概念和性质界定，更需要在原有的基础上，根据数字化档案的自身特点，予以发展和完善。电子文件的产生，不仅意味着一种新型载体档案的诞生，也标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式产生了革命。
2.2 文档一体的利
文档一体化要求在文件产生和流转时就赋予它类目号和相关号，使文件办完后可以立即逻辑归档。纸质文件以件为单位，省去了卷的装订，一年一个大流水号，以生成的存址号先后为文件排列顺序。这样的的编号方式易于操作，特别有利于文件的插入、移出及位置的调整，给归档、档案销毁带来极大的便利，而且查找起来也非常方便。如象我们单位以前招投标去提供资料是整卷整卷的档案背着去，很不方便。现在按件整理以后，单个文件调出非常方便。
2.3 文档一体化的弊
2.3.1 文档一体化与纸质文档共存
但是，由于缺乏相关的法律规定，档案仍然要双套制归档。档案人员不仅要对电子文件进行整理，还要收集纸质文件，将纸质文件与电子文件进行检查、鉴定、整理、划分保管期限：对重要的文件还要做提要摘录；对收集的账外文件还要录入、扫描、分类、整理、编目等等；还要对没有及时归档或无承办结果的电子文件进行催办。这无疑增加了档案人员的工作量。但随着OA系统的完善和科学技术的不断发展，应逐渐取消纸质载体的归档方式。
2.3.2 文档一体化不足之处
文档一体化在运行过程中，也存在一些不足。这些不足，有的是在流转过程由于使用人员的操作不规范引起的，也有的是使用人员对计算机和程序的不熟练引起的。比如，许多技术人员误认为实行文档一体化后，只要发了电子文件，纸质文件就不现寄了，这造成许多单位收不到纸质文件而影响了归档工作。还有一小部分人责任心不强，不能及时填写承办意见和承办结果，这也使得电子文件不能及时归档。
另外，文档一体化管理由于依赖计算机及网络系统，一旦计算机某个环节出了问题，文件的流转就会受到影响。若遇到网络出现问题，那么许多工作面临停止。这意味着必须采取各种技术措施，维护电子文件的可读性和可利用性。而且由于各地区软件程序开发的不统一，缺乏兼容性，电子文件的网络化传递受到了限制。同时，计算机程序的固有缺陷，也使电子文件在应用上缺乏灵活性。
3 结语
我们期待随着网络技术的发展和有关法律的健全，电子文件的原始性、可靠性、完整性得以保障；还要以发展的眼光和科学的方法开始和应用OA系统，提高行政办公效率和电子文件归档的完整性，实现OA系统与档案管理系统的无缝衔接。
关键词：文档一体化 OA管理 衔接
引言
档案信息化建设是网络环境下社会记忆保存的必由之路；是档案工作迈向现代化和病可持续发的重要途径，是繁荣档案利用和提高档案开放程度的迫切要求。
1我们单位目前的文档一体化状况
自从宁波交通工程建设集团有限公司推行文档案一体化以来，随着应用的不断深入和程序的不断改进，文档一体化管理模式正被大多数人所接受和应用。
文档一体化管理即OA系统的公文管理，是利用现代化技术手段，将文件的形成如实记录下来，并将文件管理和档案管理两种流程统一整合，创新地将文件的全过程管理和档案管理真正融为一体，实现电子文件的全过程管理和前端控制。这是文件管理一次重大变革。在文件流转是就赋予它类目号和相关号，使专业人员和档案人员共同参与文件的全过程管理，是一个全新的文件管理模式。
1.1文檔一体化的发文管理
公司发文。在文件的生成过程中，把文件的原拟稿、红头文件扫描上传OA系统，按拟稿人、会签领导的要求和批示，在OA系统选定查看人的范围，然后归档。
1.2 文档一体化的收文管理
收文。收到文件及时登记，扫描，扫描完成后先检查所扫描的文件页码是否连续、页面是否错、倒，进行及时调整后，再在公司OA上传此文件，同时送办公室主任，根据主任的批示分送领导轮阅，再根据领导轮阅批示送达。送达完毕后，再把轮阅单上传OA，归档此收文。
2文档一体化的利弊
2.1 文档一体化与纸质文档的区别
在文件的生成过程中，通过网络完成文件流转、分发和归档过程，它减少了人为干预，提高了工作效率，使网上协同办公成为可能；打破了文件与档案分成两个阶段管理的传统模式，将以往两个独立的工作有机地结合起来，提高了档案的工作效率。
许多纸质档案的管理理论和管理方法已不适应文档一体化管理系统的发展要求，尤其是一些基本的概念和性质界定，更需要在原有的基础上，根据数字化档案的自身特点，予以发展和完善。电子文件的产生，不仅意味着一种新型载体档案的诞生，也标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式产生了革命。
2.2 文档一体的利
文档一体化要求在文件产生和流转时就赋予它类目号和相关号，使文件办完后可以立即逻辑归档。纸质文件以件为单位，省去了卷的装订，一年一个大流水号，以生成的存址号先后为文件排列顺序。这样的的编号方式易于操作，特别有利于文件的插入、移出及位置的调整，给归档、档案销毁带来极大的便利，而且查找起来也非常方便。如象我们单位以前招投标去提供资料是整卷整卷的档案背着去，很不方便。现在按件整理以后，单个文件调出非常方便。
2.3 文档一体化的弊
2.3.1 文档一体化与纸质文档共存
但是，由于缺乏相关的法律规定，档案仍然要双套制归档。档案人员不仅要对电子文件进行整理，还要收集纸质文件，将纸质文件与电子文件进行检查、鉴定、整理、划分保管期限：对重要的文件还要做提要摘录；对收集的账外文件还要录入、扫描、分类、整理、编目等等；还要对没有及时归档或无承办结果的电子文件进行催办。这无疑增加了档案人员的工作量。但随着OA系统的完善和科学技术的不断发展，应逐渐取消纸质载体的归档方式。
2.3.2 文档一体化不足之处
文档一体化在运行过程中，也存在一些不足。这些不足，有的是在流转过程由于使用人员的操作不规范引起的，也有的是使用人员对计算机和程序的不熟练引起的。比如，许多技术人员误认为实行文档一体化后，只要发了电子文件，纸质文件就不现寄了，这造成许多单位收不到纸质文件而影响了归档工作。还有一小部分人责任心不强，不能及时填写承办意见和承办结果，这也使得电子文件不能及时归档。
另外，文档一体化管理由于依赖计算机及网络系统，一旦计算机某个环节出了问题，文件的流转就会受到影响。若遇到网络出现问题，那么许多工作面临停止。这意味着必须采取各种技术措施，维护电子文件的可读性和可利用性。而且由于各地区软件程序开发的不统一，缺乏兼容性，电子文件的网络化传递受到了限制。同时，计算机程序的固有缺陷，也使电子文件在应用上缺乏灵活性。
3 结语
我们期待随着网络技术的发展和有关法律的健全，电子文件的原始性、可靠性、完整性得以保障；还要以发展的眼光和科学的方法开始和应用OA系统，提高行政办公效率和电子文件归档的完整性，实现OA系统与档案管理系统的无缝衔接。