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摘要：在信息技术不断推广的情况下，加大文书档案管理力度，对于促进我国文书档案管理规范化发展有着极大作用。基于此，为了提高文书档案管理的工作成效，本文主要分析了现阶段文书档案管理的现实要求和面临的新挑战，并提出提高文书档案管理水平的有效措施，以期促进文书档案管理工作的健康发展。
关键词：文书档案管理；文档一体化；管理信息化；人员专业化
文书档案是记录单位发展历程、重要成果、科研成绩等重要资料的载体。随着近年来人们对信息的重视与质量要求不断提高，文书档案管理工作在单位中越来越受到重视。提高文书档案管理水平对促进经济社会全面发展、不断提升单位在市场经济中的竞争力具有重要意义。因此，如何搞好文书工作与档案工作的规范衔接，提高文书档案管理水平是摆在我们档案工作的重要研究课题。
一、现阶段文书档案管理的现实要求
（一）文档一体化
文档一体化的管理模式成为现阶段和未来文书档案管理模式的必然趋势，从文书和档案管理的全局出发，对文件生成、办理到档案归档管理的全过程进行管理，将原来文件处理与档案管理相互独立的分散状态，统一成一个有机整体，从而科学处理和有效控制文书档案，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通而完整性。
（二）管理信息化
文书档案信息化是指档案管理模式的重心从文书档案实体为向文书档案信息转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，提高文书档案管理和利用的现代化水平。同时，管理信息化也是解决文档分离、实现文档管理一体化的根本途径[1]。信息化是信息社会对档案工作的必然要求，档案数字化也已成为一种潮流，推动库存档案数字化和新增档案电子化，逐步实现数字档案信息资源的网络化管理以及档案信息资源多渠道利用已成为大势所趋。
（三）人员专业化
文书档案工作对于其服务对象具有极其重要的意义，并且具有较强的专业性，为了保障文书档案管理工作的准确性、完整性和规范性，文书档案工作者必须具备专业的档案知识和较强的档案管理技能。此外，档案管理工作的现代化、业务手段的多样化、服务范围的网络化更要求文书档案管理人员具备较高的技能和综合素质。推进文书档案管理的信息化需要档案工作人员思想和行动上进行配合，运用计算机技术并积极推进档案的数字化，开展电子档案和电子文件的归档和管理工作。
二、当前文书档案管理工作面临的新挑战
（一）文档分离
传统模式下，文书的收集需要事先制定好计划并确认时间，以便档案管理人员进行统一的收集，这就造成了档案工作的滞后，档案管理人员也难以完全掌握文书的情况，容易出现文书收集不齐全、內容不完整的问题，如归档不及时，文件材料遗失，文件资料断章缺页等，造成大量具有重要价值的文件未归档，由此影响了档案管理部门库存档案的质量，导致这些文书档案无法发挥其参考服务作用，从而降低了档案管理部门的重要性，是文书档案管理工作的薄弱环节。
（二）信息化落后
一是档案设施设备投入不足。档案设施设备更新较快，档案信息化的硬件保障需要不断加强，而有些档案管理部门尚未购买档案系统所用的服务器和安全设备，以及档案管理系统等。二是档案数字查全率不高。尚有个别单位未把所有库存档案录入档案管理系统，档案查找的效率不高。三是档案电子原件的收齐率不高，有的甚至尚未开展档案电子原件的收集整理工作。四是档案数字化的完成率不高，有的甚至尚未开展纸质档案的数字化工作，不利于文书档案价值的充分发挥。五是档案网站建设不完善，部分档案网站的功能不完善，如仅有宣传功能、交流功能，未提供服务功能，或是档案网站内容更新缓慢，质量普遍不高。六是档案信息的安全保障措施仍需加强，网络为急剧增长的数据存储提供了合理有效的管理手段，同时也带来了新的安全隐患，如黑客入侵、病毒感染、人为误操作等，各单位档案备份工作开展不平衡，一旦自然灾害或人为主观因素的灾难，造成保存数据被破坏或丢失，就会对整个数字档案管理系统造成严重的影响，甚至带来重大的经济损失。
（三）人员素质有待提高
目前，档案专业技术人员的质量和数量无法满足现阶段档案管理工作需求，是我国档案管理部门普遍存在的一个突出矛盾，在一定程度上影响了档案管理工作的开展。一些单位由于各种原因，档案工作得不到领导重视，部分文书档案的管理人员多为兼职人员或半路出家，且更换频繁，不具备档案规范化管理所需的专业知识和技能，也缺乏充足的时间与精力，直接影响了文书档案归档的连续性、完整性和可靠性。随着现代科技的发展和社会需求的复杂化，办公室自动化技术的普及，电子文件的大量产生，对档案管理工作提出了更高的知识和技能要求，一些单位的档案工作人员虽然有经过上岗培训，但却很少参加有关的继续教育和进修，不能及时更新知识和观念，特别是计算机知识和信息化管理的观念，无法进一步提高档案管理水平。
三、提高文书档案管理水平的有效措施
（一）实施文档管理一体化的科学管理模式
文档工作是文书档案工作的基础，文书档案工作是文档工作的延伸，两者有效结合才能实现文书档案管理的有序化，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，使文书档案管理更加科学有效，充分发挥档案的信息服务功能。可以通过办公自动化或档案管理系统或OA与档案管理系统结合等不同方式实现文档一体化管理，使文书工作中文件收发、登记、流转、承办、办结以及文件的归档、利用、统计形成一个有序的整体，实现文档工作和文书档案管理的无缝衔接。一是要单位全面推行运用统一的文档处理系统，从规章制度、管理标准、组织机构、工作环节的工作方式等方面进行改革，保证文档信息化处理的全覆盖，从而保证文书档案收集的齐全性和完整性，提高文书档案收集的及时性。二是要开发或引进技术兼容性强、功能灵活的管理系统，实现文件检索和存储的自动化，保证文档数据与归档数据、本单位归档数据与档案管理部门系统传输的畅通和完整性，支持跨平台的运行和管理。三是要做好文书档案管理的基础工作，即进一步规范文书档案管理工作的程序和方法，从文档处理工作这个阶段就开始实行规范化控制，文书工作人员应规范处理文书资料，档案管理人员应全面普查档案，筛选有归档价值的文件，对内容混杂的文件进行整理，为文书档案管理工作规范化打好基础。 （二）推动文书档案信息化进程
进一步推动文书档案信息化进程，逐步实现文书档案保管和开发利用的数字化。一是要加大档案信息化基础设施的投入。先进的数据设备和技术是实现档案信息化管理的必备条件，机关、企事业以及档案管理部门的领导应深刻认识到档案信息化建设的重大意义，通过主动汇报上级领导和积极开源等措施，筹集资金，将档案管理系统和系统设备废旧换新，扩展信息存储量，提高档案数据的完整性和安全性。二是使用先进合理的档案管理软件。降低管理成本，减轻管理人员工作量，做好档案信息的著录工作，既要“多”又要“精”，全面实现计算机检索，实现电子目录和文件资料的打印功能，提高档案数据库的利用率[2]。三是做好电子原生文书档案移交与接收工作。档案管理部门要高度重视，加强监督，树立质量意识，自觉加强电子档案移交接收工作的业务学习，熟练掌握操作方法，主动联系沟通各部门，争取移交部门的支持，主动开展指导工作，履行审核职责，高标准、高质量地完成电子文书档案，确保电子文书档案的真实性、完整性、可用性和安全性，做到增量電子化。四是加快文书档案数字化进程。要制定好本单位的档案数字化制和档案数字化技术标准等规章制度，通过购买社会服务或建设档案数字化中心等方式，做到存量数字化和新增数字化。五是做好档案网站的建设工作。档案管理部门要从思想上真正重视，转变观念，加大重视档案网站建设，把网站建设尤其是维护切实提上日程，完善档案网站功能，提供在线档案检索和查阅等服务，完善服务手段，并做好档案网站内容的更新和创新。六是做好档案信息的备份工作和信息保密工作。树立风险防范意识，按照多套备份、异地保管的要求，做好机读目录、扫描数据、电子原件的备份工作，并对存储设备进行定期检查和维护，保障文书档案信息的存储安全；对于电子文件档案，要利用数字水印或访问权限限制等技术手段，保障查借阅电子档案的信息安全。
（三）提高档案管理人员的专业水平
档案管理人员的专业水平是做好文书档案管理工作的关键，直接影响一个单位文书档案管理工作的质量和档案事业的发展。在新形势下，需要加大档案管理工作人员的培训力度，调整管理人才的招聘机制。一是要提高领导对档案管理工作的重视，只有深刻认识到档案工作对于单位的重要作用，才会使档案管理人员在学历层次、专业层次和人才培养方面有所改善，提高档案管理工作人员和工作队伍的素质。二是要全面提升档案管理工作人员的综合素质，坚持不定期开展各种学习和培训活动，让工作人员了解档案管理研究和实践工作的最新进展，掌握新理论、新方法和新技能，优化知识结构体系，培养技术和管理的复合人才以适应档案管理的发展。三是在招聘过程中尽可能吸收素质高、技能强的档案管理人员，确保每一位工作人员都经过档案培训合格后上岗，并且注重其计算机技术和法律意识的培养[3]。四是强化兼职人员做事的积极性，逐渐建立兼职人员退出机制。如试用期内培训考核不合格的、年度考核不合格的；严重违反纪律的；严重失职，给档案管理部门造成重大损害或不良影响的，等等，可以解除聘用合同。
四、结束语
文书档案作为一个重要的数据资源库，反映了立档单位的历史面貌和工作情况，是机关单位工作的真实记录，是维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。因此，在实际的文书档案管理中，要实施文档管理一体化的科学管理模式，推动文书档案信息化进程，提高档案管理人员的专业水平，合理利用档案资源，才能够满足社会发展的需求，让档案管理得到长足的发展。
参考文献：
[1]石卉. 提高文书档案管理水平刍议[J]. 中外企业家， 2015（3X）：199-200.
[2]黎小明. 提高文书档案管理工作水平的有效措施[J]. 办公室业务， 2015（11）.
[3]闫秀红. 关于如何提高文书档案管理水平的探究[J]. 科技致富向导， 2014（21）.
关键词：文书档案管理；文档一体化；管理信息化；人员专业化
文书档案是记录单位发展历程、重要成果、科研成绩等重要资料的载体。随着近年来人们对信息的重视与质量要求不断提高，文书档案管理工作在单位中越来越受到重视。提高文书档案管理水平对促进经济社会全面发展、不断提升单位在市场经济中的竞争力具有重要意义。因此，如何搞好文书工作与档案工作的规范衔接，提高文书档案管理水平是摆在我们档案工作的重要研究课题。
一、现阶段文书档案管理的现实要求
（一）文档一体化
文档一体化的管理模式成为现阶段和未来文书档案管理模式的必然趋势，从文书和档案管理的全局出发，对文件生成、办理到档案归档管理的全过程进行管理，将原来文件处理与档案管理相互独立的分散状态，统一成一个有机整体，从而科学处理和有效控制文书档案，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通而完整性。
（二）管理信息化
文书档案信息化是指档案管理模式的重心从文书档案实体为向文书档案信息转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，提高文书档案管理和利用的现代化水平。同时，管理信息化也是解决文档分离、实现文档管理一体化的根本途径[1]。信息化是信息社会对档案工作的必然要求，档案数字化也已成为一种潮流，推动库存档案数字化和新增档案电子化，逐步实现数字档案信息资源的网络化管理以及档案信息资源多渠道利用已成为大势所趋。
（三）人员专业化
文书档案工作对于其服务对象具有极其重要的意义，并且具有较强的专业性，为了保障文书档案管理工作的准确性、完整性和规范性，文书档案工作者必须具备专业的档案知识和较强的档案管理技能。此外，档案管理工作的现代化、业务手段的多样化、服务范围的网络化更要求文书档案管理人员具备较高的技能和综合素质。推进文书档案管理的信息化需要档案工作人员思想和行动上进行配合，运用计算机技术并积极推进档案的数字化，开展电子档案和电子文件的归档和管理工作。
二、当前文书档案管理工作面临的新挑战
（一）文档分离
传统模式下，文书的收集需要事先制定好计划并确认时间，以便档案管理人员进行统一的收集，这就造成了档案工作的滞后，档案管理人员也难以完全掌握文书的情况，容易出现文书收集不齐全、內容不完整的问题，如归档不及时，文件材料遗失，文件资料断章缺页等，造成大量具有重要价值的文件未归档，由此影响了档案管理部门库存档案的质量，导致这些文书档案无法发挥其参考服务作用，从而降低了档案管理部门的重要性，是文书档案管理工作的薄弱环节。
（二）信息化落后
一是档案设施设备投入不足。档案设施设备更新较快，档案信息化的硬件保障需要不断加强，而有些档案管理部门尚未购买档案系统所用的服务器和安全设备，以及档案管理系统等。二是档案数字查全率不高。尚有个别单位未把所有库存档案录入档案管理系统，档案查找的效率不高。三是档案电子原件的收齐率不高，有的甚至尚未开展档案电子原件的收集整理工作。四是档案数字化的完成率不高，有的甚至尚未开展纸质档案的数字化工作，不利于文书档案价值的充分发挥。五是档案网站建设不完善，部分档案网站的功能不完善，如仅有宣传功能、交流功能，未提供服务功能，或是档案网站内容更新缓慢，质量普遍不高。六是档案信息的安全保障措施仍需加强，网络为急剧增长的数据存储提供了合理有效的管理手段，同时也带来了新的安全隐患，如黑客入侵、病毒感染、人为误操作等，各单位档案备份工作开展不平衡，一旦自然灾害或人为主观因素的灾难，造成保存数据被破坏或丢失，就会对整个数字档案管理系统造成严重的影响，甚至带来重大的经济损失。
（三）人员素质有待提高
目前，档案专业技术人员的质量和数量无法满足现阶段档案管理工作需求，是我国档案管理部门普遍存在的一个突出矛盾，在一定程度上影响了档案管理工作的开展。一些单位由于各种原因，档案工作得不到领导重视，部分文书档案的管理人员多为兼职人员或半路出家，且更换频繁，不具备档案规范化管理所需的专业知识和技能，也缺乏充足的时间与精力，直接影响了文书档案归档的连续性、完整性和可靠性。随着现代科技的发展和社会需求的复杂化，办公室自动化技术的普及，电子文件的大量产生，对档案管理工作提出了更高的知识和技能要求，一些单位的档案工作人员虽然有经过上岗培训，但却很少参加有关的继续教育和进修，不能及时更新知识和观念，特别是计算机知识和信息化管理的观念，无法进一步提高档案管理水平。
三、提高文书档案管理水平的有效措施
（一）实施文档管理一体化的科学管理模式
文档工作是文书档案工作的基础，文书档案工作是文档工作的延伸，两者有效结合才能实现文书档案管理的有序化，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，使文书档案管理更加科学有效，充分发挥档案的信息服务功能。可以通过办公自动化或档案管理系统或OA与档案管理系统结合等不同方式实现文档一体化管理，使文书工作中文件收发、登记、流转、承办、办结以及文件的归档、利用、统计形成一个有序的整体，实现文档工作和文书档案管理的无缝衔接。一是要单位全面推行运用统一的文档处理系统，从规章制度、管理标准、组织机构、工作环节的工作方式等方面进行改革，保证文档信息化处理的全覆盖，从而保证文书档案收集的齐全性和完整性，提高文书档案收集的及时性。二是要开发或引进技术兼容性强、功能灵活的管理系统，实现文件检索和存储的自动化，保证文档数据与归档数据、本单位归档数据与档案管理部门系统传输的畅通和完整性，支持跨平台的运行和管理。三是要做好文书档案管理的基础工作，即进一步规范文书档案管理工作的程序和方法，从文档处理工作这个阶段就开始实行规范化控制，文书工作人员应规范处理文书资料，档案管理人员应全面普查档案，筛选有归档价值的文件，对内容混杂的文件进行整理，为文书档案管理工作规范化打好基础。 （二）推动文书档案信息化进程
进一步推动文书档案信息化进程，逐步实现文书档案保管和开发利用的数字化。一是要加大档案信息化基础设施的投入。先进的数据设备和技术是实现档案信息化管理的必备条件，机关、企事业以及档案管理部门的领导应深刻认识到档案信息化建设的重大意义，通过主动汇报上级领导和积极开源等措施，筹集资金，将档案管理系统和系统设备废旧换新，扩展信息存储量，提高档案数据的完整性和安全性。二是使用先进合理的档案管理软件。降低管理成本，减轻管理人员工作量，做好档案信息的著录工作，既要“多”又要“精”，全面实现计算机检索，实现电子目录和文件资料的打印功能，提高档案数据库的利用率[2]。三是做好电子原生文书档案移交与接收工作。档案管理部门要高度重视，加强监督，树立质量意识，自觉加强电子档案移交接收工作的业务学习，熟练掌握操作方法，主动联系沟通各部门，争取移交部门的支持，主动开展指导工作，履行审核职责，高标准、高质量地完成电子文书档案，确保电子文书档案的真实性、完整性、可用性和安全性，做到增量電子化。四是加快文书档案数字化进程。要制定好本单位的档案数字化制和档案数字化技术标准等规章制度，通过购买社会服务或建设档案数字化中心等方式，做到存量数字化和新增数字化。五是做好档案网站的建设工作。档案管理部门要从思想上真正重视，转变观念，加大重视档案网站建设，把网站建设尤其是维护切实提上日程，完善档案网站功能，提供在线档案检索和查阅等服务，完善服务手段，并做好档案网站内容的更新和创新。六是做好档案信息的备份工作和信息保密工作。树立风险防范意识，按照多套备份、异地保管的要求，做好机读目录、扫描数据、电子原件的备份工作，并对存储设备进行定期检查和维护，保障文书档案信息的存储安全；对于电子文件档案，要利用数字水印或访问权限限制等技术手段，保障查借阅电子档案的信息安全。
（三）提高档案管理人员的专业水平
档案管理人员的专业水平是做好文书档案管理工作的关键，直接影响一个单位文书档案管理工作的质量和档案事业的发展。在新形势下，需要加大档案管理工作人员的培训力度，调整管理人才的招聘机制。一是要提高领导对档案管理工作的重视，只有深刻认识到档案工作对于单位的重要作用，才会使档案管理人员在学历层次、专业层次和人才培养方面有所改善，提高档案管理工作人员和工作队伍的素质。二是要全面提升档案管理工作人员的综合素质，坚持不定期开展各种学习和培训活动，让工作人员了解档案管理研究和实践工作的最新进展，掌握新理论、新方法和新技能，优化知识结构体系，培养技术和管理的复合人才以适应档案管理的发展。三是在招聘过程中尽可能吸收素质高、技能强的档案管理人员，确保每一位工作人员都经过档案培训合格后上岗，并且注重其计算机技术和法律意识的培养[3]。四是强化兼职人员做事的积极性，逐渐建立兼职人员退出机制。如试用期内培训考核不合格的、年度考核不合格的；严重违反纪律的；严重失职，给档案管理部门造成重大损害或不良影响的，等等，可以解除聘用合同。
四、结束语
文书档案作为一个重要的数据资源库，反映了立档单位的历史面貌和工作情况，是机关单位工作的真实记录，是维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。因此，在实际的文书档案管理中，要实施文档管理一体化的科学管理模式，推动文书档案信息化进程，提高档案管理人员的专业水平，合理利用档案资源，才能够满足社会发展的需求，让档案管理得到长足的发展。
参考文献：
[1]石卉. 提高文书档案管理水平刍议[J]. 中外企业家， 2015（3X）：199-200.
[2]黎小明. 提高文书档案管理工作水平的有效措施[J]. 办公室业务， 2015（11）.
[3]闫秀红. 关于如何提高文书档案管理水平的探究[J]. 科技致富向导， 2014（21）.