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摘 要：档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，是认识和把握客观规律的重要依据，在社会发展进程中发挥着十分重要的作用。因此，在信息高速增长爆发的背景下，档案的信息化管理水平的提升变得更加重要。但目前档案管理的方式方法仍以旧有手段为主，不能很好地利用信息技术提升管理效率。该文结合信息时代档案管理的特点，对在管理中存在的问题，提出了从技术到人才多方面提升档案信息化管理能力的建议。
关键词：档案信息化 管理技术 人才短板
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（b）-0155-02
目前，计算机技术、电子通讯技术、网络技术在档案管理方面逐渐发挥出优势，对以往的保守的档案管理模式也有了新的冲击。如何适应这种新趋势，实现档案管理现代化，使档案管理服务并能够满足信息社会发展需求，推动档案管理事业持续发展呢？文章试图结合当前信息时代的特点，分析档案管理的现代化路径。
1 信息时代档案管理的特点
知识经济时代以信息化为重要标志，以信息与信息技术在国民经济和社会发展中的广泛运用为特点，改变着人们的思维行为方式。
从网络技术的运用来看，网络让世界处于同一个维度。当工作不再受时间、地点的限制，信息的记录和传递量将成几何倍数增加，导致档案资源的数量大规模增长；随着计算机大规模运用于档案记录方式，档案存储方式发生巨大变化[1]。人们将单一的文字资料转变为文字、声音、影像等多种形式档案资料，并转变为数据性的记录符号。通过计算机技术实现输入、扫描，将以文字为载体的文件变成易于保存、查询、修改的数字信息，大大提高了档案信息的利用率并降低了管理成本。
高速信息网的出现使档案的生成、管理发生了很大变化，这种变化使人们更注重各类信息和历史数据资料的时效性，过去量少、零散、形式单一档案信息无法满足人们的需求，这种需求本身对档案的保存手段与档案的管理方式提出了新的要求。
2 目前档案管理存在的问题
信息量大量增加且易变化是目前信息时代的最大特点。如果继续沿用计划经济体制下形成的档案工作运作方式，就会出现很多“不适应症”。这些“不适应症”表现在以下几个方面：一是对档案管理信息化重视程度不够导致的“不适应证”。由于对档案信息化了解不够，没有充分认识到档案信息化建设这一大趋势，导致档案信息软件开发严重不足，具体体现在3个方面：（1）针对各个时期的中心工作和重点开发预测性的档案信息方面；（2）及时为领导干部在某项决策中提供警示性参考的档案信息方面；（3）为专业技术人员就某一方面的技术工作开发建设性的档案信息方面。这3个方面的缺失导致开发出来的档案信息软件在工作中难以推广应用，档案自身价值的难以发挥[2]。二是硬件配置难以满足现代化档案信息管理的需要。近年来档案部门拥有的计算机数量剧增，但不能满足档案管理工作需要。有部分单位不想配置计算机给档案室，即使有，也是其他部门不用的，不能满足网络系统的应用。很多的档案资源不能进行共享，那么逐渐完善的网络技术就没有突出其特点。相关信息人员对计算机的使用仅局限于开发检索性、汇编性、介绍性的内部参考材料，有些人只会编辑、打印或传输文件，手段十分原始，缺少系统性、专题性、综合性的培训，且没有开发带有通用性、可转换的档案信息。三是思维调整不及时，不积极采用新技术。信息技术的高速发展对档案工作来说既是机遇也是挑战。当前不少档案管理队伍存在着专业知识老化、处理信息思维滞后、信息开发形式陈旧、编研选题缺乏现实针对性，从而造成了档案的利用率不足，影响了档案信息开发的力度、深度[3]。档案管理人员大多只懂档案管理，对计算机应用仅停留在简单操作阶段，常常出现“望机兴叹”的局面，无法展示档案快速传播的效果。
3 档案的整理与开发是档案信息化管理的基本要求
电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集的强大作用，加强计算机软硬平台建设，高效分析整个统计过程，探求新的方式与途径，满足用户需求，确保档案资源的安全利用，最大限度开发利用电子档案。档案信息化管理是指在信息技术和新的观念环境中，形成的运行模式、价值目标、行业理念和社会功能，核心是档案的管理手段和保护技术的现代化。要实现档案信息化管理应从以下几个方面来做：一是电子档案的整理。电子档案的独特性决定了其开发和利用比传统档案更加快捷方便，更具实用性。电子档案整理的主要是将案卷的整理转化成对光盘、磁盘等新介质的整理，即对接收来的数据进行编目、排架，或定期将电子档案制作成光盘备份，同时进行编目、排架等。将电子文件转化为电子档案，通过计算机可以按需求随时将文件进行分类组合成各种案卷，将案卷这一概念从电子档案的整理中淡化，取而代之的是文件概念。二是开发平台的选择。将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，选分布式数据库管理系统作为分布平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上传机库，既节约了经费，又方便共享数据资源。三是将硬件的配置进行相应的提高。在各个档案的单位中，其计算机除了要处理信息档案还要进行数据通信，因此其硬件设备一定要满足更多的要求。四是要对数据库模式及应用程序进行完善。其是一个较为繁琐的问题，不但要能满足现代所需，还要能满足未来可能用到的程序，在其具备高性能的同时也还要不断完善扩充。五是要对数据及时备份。档案数据是一个单位最为重要的资源，为避免设备在使用中数据破坏，要定期对数据进行备份，以便后期寻找。六是数据的安全保密性。电子档案的应用最为重要的一点是要确保数据的安全。在单位内，不同工作岗位的员工要分别给予不同的权限，并且其访问范围也要加以限制。在一个数据系统中，并不是所有用户都可以使用档案数据库，所以需要对用户使用数据库的使用权进行鉴别，例如设置密码等；对存取的控制权也要进行鉴别，依照档案本身的保密程度不同，开放相应的程序内容。档案管理者可根据电子档案的密集程度确定提供利用载体，由计算机确认是否合法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，并按期收回；可通过网络传输电子档案，也可直接到档案单位电脑上查询权限范围内的档案，防止非法使用数据库。
4 补齐档案信息化管理的人才短板
档案信息化管理对信息的收集、存储、传输等诸多环节提出了新的要求，建立与之相适应相匹配的人才队伍便成了关键。要建立新型优质的人才队伍，需要从两个方面着手。一是招聘新型的技术人才，要重视信息专业人员的运用。二是做好信息技术与传统档案学专业知识相结合的工作，使得档案信息化管理能够早日走上正轨。除了加强在职档案管理工作者的培训，引入竞争机制，择优上岗也是一种选择。但无论是培训或是引进，最终目标都是要求员工掌握利用计算机管理档案的专业知识技能，提高档案的利用率。
总之，档案的信息化管理要求充分利用计算机和网络技术，建立健全电子文件资料现代管理制度，加强电子文件制作及电子档案管理人员的综合素质。抓住了这三个方面，档案信息化管理才有了切实可行的实现路径，才能更好地服务于档案管理工作。
参考文献
[1] 陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014（12）：250.
[2] 吳明华.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决措施[J]. 办公室业务，2014（13）：109-111.
[3] 汪彩华.浅谈档案信息化管理的规范化[J].南方论刊，2013（S1）：120-122.
关键词：档案信息化 管理技术 人才短板
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（b）-0155-02
目前，计算机技术、电子通讯技术、网络技术在档案管理方面逐渐发挥出优势，对以往的保守的档案管理模式也有了新的冲击。如何适应这种新趋势，实现档案管理现代化，使档案管理服务并能够满足信息社会发展需求，推动档案管理事业持续发展呢？文章试图结合当前信息时代的特点，分析档案管理的现代化路径。
1 信息时代档案管理的特点
知识经济时代以信息化为重要标志，以信息与信息技术在国民经济和社会发展中的广泛运用为特点，改变着人们的思维行为方式。
从网络技术的运用来看，网络让世界处于同一个维度。当工作不再受时间、地点的限制，信息的记录和传递量将成几何倍数增加，导致档案资源的数量大规模增长；随着计算机大规模运用于档案记录方式，档案存储方式发生巨大变化[1]。人们将单一的文字资料转变为文字、声音、影像等多种形式档案资料，并转变为数据性的记录符号。通过计算机技术实现输入、扫描，将以文字为载体的文件变成易于保存、查询、修改的数字信息，大大提高了档案信息的利用率并降低了管理成本。
高速信息网的出现使档案的生成、管理发生了很大变化，这种变化使人们更注重各类信息和历史数据资料的时效性，过去量少、零散、形式单一档案信息无法满足人们的需求，这种需求本身对档案的保存手段与档案的管理方式提出了新的要求。
2 目前档案管理存在的问题
信息量大量增加且易变化是目前信息时代的最大特点。如果继续沿用计划经济体制下形成的档案工作运作方式，就会出现很多“不适应症”。这些“不适应症”表现在以下几个方面：一是对档案管理信息化重视程度不够导致的“不适应证”。由于对档案信息化了解不够，没有充分认识到档案信息化建设这一大趋势，导致档案信息软件开发严重不足，具体体现在3个方面：（1）针对各个时期的中心工作和重点开发预测性的档案信息方面；（2）及时为领导干部在某项决策中提供警示性参考的档案信息方面；（3）为专业技术人员就某一方面的技术工作开发建设性的档案信息方面。这3个方面的缺失导致开发出来的档案信息软件在工作中难以推广应用，档案自身价值的难以发挥[2]。二是硬件配置难以满足现代化档案信息管理的需要。近年来档案部门拥有的计算机数量剧增，但不能满足档案管理工作需要。有部分单位不想配置计算机给档案室，即使有，也是其他部门不用的，不能满足网络系统的应用。很多的档案资源不能进行共享，那么逐渐完善的网络技术就没有突出其特点。相关信息人员对计算机的使用仅局限于开发检索性、汇编性、介绍性的内部参考材料，有些人只会编辑、打印或传输文件，手段十分原始，缺少系统性、专题性、综合性的培训，且没有开发带有通用性、可转换的档案信息。三是思维调整不及时，不积极采用新技术。信息技术的高速发展对档案工作来说既是机遇也是挑战。当前不少档案管理队伍存在着专业知识老化、处理信息思维滞后、信息开发形式陈旧、编研选题缺乏现实针对性，从而造成了档案的利用率不足，影响了档案信息开发的力度、深度[3]。档案管理人员大多只懂档案管理，对计算机应用仅停留在简单操作阶段，常常出现“望机兴叹”的局面，无法展示档案快速传播的效果。
3 档案的整理与开发是档案信息化管理的基本要求
电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集的强大作用，加强计算机软硬平台建设，高效分析整个统计过程，探求新的方式与途径，满足用户需求，确保档案资源的安全利用，最大限度开发利用电子档案。档案信息化管理是指在信息技术和新的观念环境中，形成的运行模式、价值目标、行业理念和社会功能，核心是档案的管理手段和保护技术的现代化。要实现档案信息化管理应从以下几个方面来做：一是电子档案的整理。电子档案的独特性决定了其开发和利用比传统档案更加快捷方便，更具实用性。电子档案整理的主要是将案卷的整理转化成对光盘、磁盘等新介质的整理，即对接收来的数据进行编目、排架，或定期将电子档案制作成光盘备份，同时进行编目、排架等。将电子文件转化为电子档案，通过计算机可以按需求随时将文件进行分类组合成各种案卷，将案卷这一概念从电子档案的整理中淡化，取而代之的是文件概念。二是开发平台的选择。将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，选分布式数据库管理系统作为分布平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上传机库，既节约了经费，又方便共享数据资源。三是将硬件的配置进行相应的提高。在各个档案的单位中，其计算机除了要处理信息档案还要进行数据通信，因此其硬件设备一定要满足更多的要求。四是要对数据库模式及应用程序进行完善。其是一个较为繁琐的问题，不但要能满足现代所需，还要能满足未来可能用到的程序，在其具备高性能的同时也还要不断完善扩充。五是要对数据及时备份。档案数据是一个单位最为重要的资源，为避免设备在使用中数据破坏，要定期对数据进行备份，以便后期寻找。六是数据的安全保密性。电子档案的应用最为重要的一点是要确保数据的安全。在单位内，不同工作岗位的员工要分别给予不同的权限，并且其访问范围也要加以限制。在一个数据系统中，并不是所有用户都可以使用档案数据库，所以需要对用户使用数据库的使用权进行鉴别，例如设置密码等；对存取的控制权也要进行鉴别，依照档案本身的保密程度不同，开放相应的程序内容。档案管理者可根据电子档案的密集程度确定提供利用载体，由计算机确认是否合法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，并按期收回；可通过网络传输电子档案，也可直接到档案单位电脑上查询权限范围内的档案，防止非法使用数据库。
4 补齐档案信息化管理的人才短板
档案信息化管理对信息的收集、存储、传输等诸多环节提出了新的要求，建立与之相适应相匹配的人才队伍便成了关键。要建立新型优质的人才队伍，需要从两个方面着手。一是招聘新型的技术人才，要重视信息专业人员的运用。二是做好信息技术与传统档案学专业知识相结合的工作，使得档案信息化管理能够早日走上正轨。除了加强在职档案管理工作者的培训，引入竞争机制，择优上岗也是一种选择。但无论是培训或是引进，最终目标都是要求员工掌握利用计算机管理档案的专业知识技能，提高档案的利用率。
总之，档案的信息化管理要求充分利用计算机和网络技术，建立健全电子文件资料现代管理制度，加强电子文件制作及电子档案管理人员的综合素质。抓住了这三个方面，档案信息化管理才有了切实可行的实现路径，才能更好地服务于档案管理工作。
参考文献
[1] 陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014（12）：250.
[2] 吳明华.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决措施[J]. 办公室业务，2014（13）：109-111.
[3] 汪彩华.浅谈档案信息化管理的规范化[J].南方论刊，2013（S1）：120-122.