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随着计算机和数码相机的普及，各单位形成的数码照片越来越多。数码照片已经逐渐取代传统的银盐感光材料照片，成为国家机构、社会团体和个人社会活动的重要记录。数码照片应该如何归档和管理，是档案部门当前急需解决的问题之一。针对这一情况，北京市档案局于2010年7月1日颁布施行了《北京市数码照片归档与管理办法》（以下简称《办法》），对数码照片档案管理提出了要求，本文就实际工作中如何理解和使用《办法》谈一点个人看法。
一、《办法》的管理对象和适用范围
《办法》的第一条和第二条规定，是为了加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全而制定的。适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位，其他单位可参照执行。
《办法》中定义了数码照片和数码照片档案两个概念，我们不必读具体内容就可以知道，这种定义方式说明了数码照片和数码照片档案是两回事。换句话说，它们的关系就像文件和档案的关系一样，并非所有的文件都能成为档案，只有部分具有保存价值的文件才能成为档案。数码照片也是如此，只有“国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成，具有保存价值的数码照片”才能成为档案。同时，正如照片档案要包括底片、照片和说明一样，单张的数码照片也不构成完整的数码照片档案。《办法》第四条规定，数码照片档案由数码照片和元数据两部分构成。因此，《办法》的管理对象不是一个单位内部产生的所有的数码照片，而是其中具有保存价值的一部分，而且《办法》所要管理的并非仅仅是这一部分数码照片本身，而是包括元数据在内完整的数码照片档案。
二、管理数码照片档案还需要依据哪些文件
《办法》虽然规定了数码照片归档、收集、整理、存储、利用等各个环节的要求，但它不是孤立的，而是檔案标准规范体系中的一部分，因此在使用中必须参照其他有关的标准规范。严格来说，单纯依靠《办法》是无法管理好数码照片档案的。
数码照片首先是照片档案的一种。根据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），照片档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。”数码照片档案同样是“静止摄影影像”，而且具有保存价值。虽然GB/T11821-2002规定的是传统照片档案，即银盐感光材料照片档案的管理要求，但是正如电子文件和电子档案管理借鉴了大量纸质文件、纸质档案的管理方法一样，数码照片档案的管理也可以参考传统照片的管理方法。
同时，数码照片也是一种电子文件，而且是重要的、原生性电子文件，因此数码照片的管理还必须依据电子文件管理的有关规定。北京市目前关于电子文件的管理规定有4个，除了《办法》之外还包括《北京市电子文件归档与管理暂行规定》、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》和《北京市档案馆电子文件接收管理办法》等，这几个文件中的原则和方法在管理数码照片档案时也是必须遵照执行的。
三、数码照片档案管理方法
数码照片档案作为一种电子文件，最好的管理方法是依据《办法》和相关标准规范开发一个计算机管理系统来进行自动化管理。为了方便开发系统时规范设计，《办法》规定了保管期限、年度、组号、张号等内容的长度和取值范围，在附件中还给出了目录数据库的结构和字段表，系统分析师和程序员不难根据《办法》设计开发出一套数码照片档案管理系统。
与此同时，《办法》在制定的时候也考虑到“手工”管理的需求，当然这里的“手工”指的是使用word、excel等常用办公软件来管理数码照片。比如《办法》中元数据的定义方式在很大程度上就是为了照顾“手工”管理，严谨的元数据描述应该按照去年发布的档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009的方式来进行，给出元数据元素的确定数量，并且对每一个元素进行详细定义，而不是用“EXIF信息 文字说明”这种通俗的方式。另外，《办法》中提出的“数码照片档案应该在计算机中建立层级文件夹进行分类存储”的方法，也完全是为了“手工”管理设计的，开发计算机系统完全可以采用其他的存储方式。
四、如何“手工”管理数码照片档案
目前绝大多数单位是在“手工”管理数码照片档案的，即便马上进行数码照片管理系统的研发，也需要一个周期，在这段时间内依然要用“手工”方式管理，因此本文着重讨论如何依据《办法》“手工”管理数码照片档案。
（一） 哪些数码照片应该归档
数码照片档案是照片档案的一种，虽然形态和传统照片有很大的差异，但在档案的基本属性上与传统照片并无区别。依据《照片档案管理规范》GB/T11821-2002的规定，下列照片应该列入收集范围：
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
（1）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
（2）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
（3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
2、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
3、其他具有保存价植的照片。
这个范围在分类和表述上面或许有值得商榷的地方，但是作为档案行业标准已经执行了20年，档案工作者对它应该不陌生，数码照片档案的收集范围完全可以按这个标准执行。
数码照片和传统照片在收集范围上唯一的区别可能就是数码照片的数量要远远大于传统照片。数码照片获得的成本相对传统照片要低廉的多，因此记录一次活动，传统照片可能只有几张，而数码照片会有几十张、上百张。针对这一情况，《办法》第一条特别规定，“反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档”，“反映同一场景的数码照片一般只归档一张”。
（二） 数码照片的归档要求
1、 原始性要求
数码照片作为档案，原始性是其基本要求。《办法》第十条对此有明确规定，“归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外”。
以往关于数码照片管理的讨论，在涉及数码照片的原始性时都强调数码照片不能进行任何后期处理。但在实际工作中，数码照片的后期处理已经成为数码照片形成过程的一部分，就像传统照片的暗房技术一样，不加区别地一味禁止很难实现。因此在《办法》中允许“为提高画面质量、增强画面效果”而进行一定后期处理，同时以排除法禁止了“添加、合成、挖补”等影响照片内容的修改方式。
2、 完整性要求
《办法》第四条规定，“数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息”。简单地说，完整的数码照片档案应该是：
数码照片档案 = 数码照片 文字说明 EXIF信息
只有把这三部分收集齐全，我们才能说数码照片档案完整了。
文字说明很容易理解，它的编写方法在《照片档案管理规范》GB/T11821-2002有详细的规定，这里就不重复了。EXIF是英文ExchangeableImageFile(可交换图像文件)的缩写，最初是由日本电子工业发展协会(JEIDA)制订的一个工业标准，它记录了数码照片拍摄时的各种参数，如光圈、快门、ISO、日期时间等各种与当时摄影条件相关的讯息、相机品牌型号、色彩编码，甚至还包括拍摄时录制的声音以及全球定位系统（GPS）等信息。EXIF信息是由数码相机在拍摄过程中自动采集的，并且和数码照片绑定在一起，只有在图像处理和格式转换的时候才有可能丢失。因此，收集EXIF信息并不难，没有经过后期处理和格式转换的数码照片，EXIF信息自然包含在照片中，而进行后期处理和格式转换的时候只要操作得当，EXIF信息也不会丢失。
3、可用性要求
（1）归档格式
现在数码相机拍摄时记录的照片格式其实并不多，主要有RAW、JEPG、TIFF等几种。其中RAW格式主要是为了后期处理而使用的，最终得到的数码照片一般都是JEPG或TIFF格式，因此《办法》把这两种常见的格式规定为数码照片档案的存储格式，其他格式“应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下”转换为JEPG或TIFF格式。
（2）照片质量
过去谈及数码照片质量时通常以像素作为衡量指标，但是这种方法并不科学。决定数码照片质量的因素很多，镜头的大小、感光材料的面积甚至数码相机的性能等对数码照片质量的影响都远远大于像素一个指标。比如一架600万像素的单反相机拍出的照片质量远远好于千万像素的手机。综合各种因素给出一个数码照片质量的定量描述过于复杂，而且现在的技术和经济条件已经不需要对数码照片质量提出细致的要求。因此在《办法》中对照片质量仅仅做了定性的描述，即“主题鲜明、影像清晰、画面完整”。
（三）归档后的数码照片应该如何整理
数码照片档案的分类方法、数码照片文件的命名和存储方式以及数码照片档案机读目录的著录要求，《办法》中都有相应的规定，这里用一个例子来说明。
A单位2010年共形成了8张数码照片档案，保管期限都定为永久,分别记录了3项活动，分别是机关运动会、消防演习和年度工作会。这些照片都齐全完整地收集上来了，那么经过整理，在A单位档案室的计算机中，这些照片档案最终呈现的形态是什么呢？
下图显示了建立层级文件夹进行分类存储的示例：在“数码照片档案”总文件夹下是“永久”和“定期”两个分文件夹，在这两个文件夹内另建有“年度”文件夹。在“2010”年度文件夹内我们可以看到以活動划分的组文件夹和一个年度照片档案组目录。在最底层的“0001机关运动会”文件夹内则存储着数码照片和目录。
组是指“由密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张照片为一组”。数码照片组的概念类似于纸质档案的卷，年度文件夹内的组目录可以理解为年度案卷目录。而每一张数码照片可以理解为纸质档案中的卷内文件，最底层文件夹内的目录则可以理解为卷内目录。
我们来看看构成数码照片档案的各部分内容都在哪里？在图中可以看出，数码照片存在最底层的文件夹内。EXIF信息则与数码照片绑定在一起，存在于数码照片JPEG文件内部。那么文字说明存储在哪里呢？如果是一个数码照片管理系统，文字说明可以和EXIF信息一起以数据包的形式与数码照片绑定在一起，但是在“手工”管理的状态下，建议把文字说明存放在照片目录之中，《办法》附录中规定的数码照片目录数据库结构中就包括文字说明字段。
需要说明的是，示例中数码照片文件的命名方式是《办法》规定必须要遵守的，即采用“保管期限-年度-组号-张号”并且每一部分都规定了长度和取值范围。而建立层级文件夹的方式仅仅是推荐的，各单位在执行过程中可以根据实际情况确定，但同一单位应该保持一致。因为“手工”管理毕竟是一种过渡性的措施，最终数码照片档案和其他所有的电子文件一样，都必须采用相应的计算机系统进行管理，而一个规范的文件存储结构可以在需要的时候方便地导入计算机系统。
数码照片档案管理涉及的内容还有很多，限于篇幅不能一一讨论。但解决了以上几个关键问题，其他的都可以比较容易地参照《办法》执行。同时，数码照片档案作为电子文件的一种，在管理中依然存在很多问题，如光盘定期抽检的方法、数据迁移的流程等，这些内容需要随着电子文件管理的不断深入，在国家和北京市后续出台的标准规范中加以解决。
作者单位：北京市档案局
一、《办法》的管理对象和适用范围
《办法》的第一条和第二条规定，是为了加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全而制定的。适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位，其他单位可参照执行。
《办法》中定义了数码照片和数码照片档案两个概念，我们不必读具体内容就可以知道，这种定义方式说明了数码照片和数码照片档案是两回事。换句话说，它们的关系就像文件和档案的关系一样，并非所有的文件都能成为档案，只有部分具有保存价值的文件才能成为档案。数码照片也是如此，只有“国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成，具有保存价值的数码照片”才能成为档案。同时，正如照片档案要包括底片、照片和说明一样，单张的数码照片也不构成完整的数码照片档案。《办法》第四条规定，数码照片档案由数码照片和元数据两部分构成。因此，《办法》的管理对象不是一个单位内部产生的所有的数码照片，而是其中具有保存价值的一部分，而且《办法》所要管理的并非仅仅是这一部分数码照片本身，而是包括元数据在内完整的数码照片档案。
二、管理数码照片档案还需要依据哪些文件
《办法》虽然规定了数码照片归档、收集、整理、存储、利用等各个环节的要求，但它不是孤立的，而是檔案标准规范体系中的一部分，因此在使用中必须参照其他有关的标准规范。严格来说，单纯依靠《办法》是无法管理好数码照片档案的。
数码照片首先是照片档案的一种。根据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），照片档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。”数码照片档案同样是“静止摄影影像”，而且具有保存价值。虽然GB/T11821-2002规定的是传统照片档案，即银盐感光材料照片档案的管理要求，但是正如电子文件和电子档案管理借鉴了大量纸质文件、纸质档案的管理方法一样，数码照片档案的管理也可以参考传统照片的管理方法。
同时，数码照片也是一种电子文件，而且是重要的、原生性电子文件，因此数码照片的管理还必须依据电子文件管理的有关规定。北京市目前关于电子文件的管理规定有4个，除了《办法》之外还包括《北京市电子文件归档与管理暂行规定》、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》和《北京市档案馆电子文件接收管理办法》等，这几个文件中的原则和方法在管理数码照片档案时也是必须遵照执行的。
三、数码照片档案管理方法
数码照片档案作为一种电子文件，最好的管理方法是依据《办法》和相关标准规范开发一个计算机管理系统来进行自动化管理。为了方便开发系统时规范设计，《办法》规定了保管期限、年度、组号、张号等内容的长度和取值范围，在附件中还给出了目录数据库的结构和字段表，系统分析师和程序员不难根据《办法》设计开发出一套数码照片档案管理系统。
与此同时，《办法》在制定的时候也考虑到“手工”管理的需求，当然这里的“手工”指的是使用word、excel等常用办公软件来管理数码照片。比如《办法》中元数据的定义方式在很大程度上就是为了照顾“手工”管理，严谨的元数据描述应该按照去年发布的档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009的方式来进行，给出元数据元素的确定数量，并且对每一个元素进行详细定义，而不是用“EXIF信息 文字说明”这种通俗的方式。另外，《办法》中提出的“数码照片档案应该在计算机中建立层级文件夹进行分类存储”的方法，也完全是为了“手工”管理设计的，开发计算机系统完全可以采用其他的存储方式。
四、如何“手工”管理数码照片档案
目前绝大多数单位是在“手工”管理数码照片档案的，即便马上进行数码照片管理系统的研发，也需要一个周期，在这段时间内依然要用“手工”方式管理，因此本文着重讨论如何依据《办法》“手工”管理数码照片档案。
（一） 哪些数码照片应该归档
数码照片档案是照片档案的一种，虽然形态和传统照片有很大的差异，但在档案的基本属性上与传统照片并无区别。依据《照片档案管理规范》GB/T11821-2002的规定，下列照片应该列入收集范围：
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
（1）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
（2）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
（3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
2、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
3、其他具有保存价植的照片。
这个范围在分类和表述上面或许有值得商榷的地方，但是作为档案行业标准已经执行了20年，档案工作者对它应该不陌生，数码照片档案的收集范围完全可以按这个标准执行。
数码照片和传统照片在收集范围上唯一的区别可能就是数码照片的数量要远远大于传统照片。数码照片获得的成本相对传统照片要低廉的多，因此记录一次活动，传统照片可能只有几张，而数码照片会有几十张、上百张。针对这一情况，《办法》第一条特别规定，“反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档”，“反映同一场景的数码照片一般只归档一张”。
（二） 数码照片的归档要求
1、 原始性要求
数码照片作为档案，原始性是其基本要求。《办法》第十条对此有明确规定，“归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外”。
以往关于数码照片管理的讨论，在涉及数码照片的原始性时都强调数码照片不能进行任何后期处理。但在实际工作中，数码照片的后期处理已经成为数码照片形成过程的一部分，就像传统照片的暗房技术一样，不加区别地一味禁止很难实现。因此在《办法》中允许“为提高画面质量、增强画面效果”而进行一定后期处理，同时以排除法禁止了“添加、合成、挖补”等影响照片内容的修改方式。
2、 完整性要求
《办法》第四条规定，“数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息”。简单地说，完整的数码照片档案应该是：
数码照片档案 = 数码照片 文字说明 EXIF信息
只有把这三部分收集齐全，我们才能说数码照片档案完整了。
文字说明很容易理解，它的编写方法在《照片档案管理规范》GB/T11821-2002有详细的规定，这里就不重复了。EXIF是英文ExchangeableImageFile(可交换图像文件)的缩写，最初是由日本电子工业发展协会(JEIDA)制订的一个工业标准，它记录了数码照片拍摄时的各种参数，如光圈、快门、ISO、日期时间等各种与当时摄影条件相关的讯息、相机品牌型号、色彩编码，甚至还包括拍摄时录制的声音以及全球定位系统（GPS）等信息。EXIF信息是由数码相机在拍摄过程中自动采集的，并且和数码照片绑定在一起，只有在图像处理和格式转换的时候才有可能丢失。因此，收集EXIF信息并不难，没有经过后期处理和格式转换的数码照片，EXIF信息自然包含在照片中，而进行后期处理和格式转换的时候只要操作得当，EXIF信息也不会丢失。
3、可用性要求
（1）归档格式
现在数码相机拍摄时记录的照片格式其实并不多，主要有RAW、JEPG、TIFF等几种。其中RAW格式主要是为了后期处理而使用的，最终得到的数码照片一般都是JEPG或TIFF格式，因此《办法》把这两种常见的格式规定为数码照片档案的存储格式，其他格式“应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下”转换为JEPG或TIFF格式。
（2）照片质量
过去谈及数码照片质量时通常以像素作为衡量指标，但是这种方法并不科学。决定数码照片质量的因素很多，镜头的大小、感光材料的面积甚至数码相机的性能等对数码照片质量的影响都远远大于像素一个指标。比如一架600万像素的单反相机拍出的照片质量远远好于千万像素的手机。综合各种因素给出一个数码照片质量的定量描述过于复杂，而且现在的技术和经济条件已经不需要对数码照片质量提出细致的要求。因此在《办法》中对照片质量仅仅做了定性的描述，即“主题鲜明、影像清晰、画面完整”。
（三）归档后的数码照片应该如何整理
数码照片档案的分类方法、数码照片文件的命名和存储方式以及数码照片档案机读目录的著录要求，《办法》中都有相应的规定，这里用一个例子来说明。
A单位2010年共形成了8张数码照片档案，保管期限都定为永久,分别记录了3项活动，分别是机关运动会、消防演习和年度工作会。这些照片都齐全完整地收集上来了，那么经过整理，在A单位档案室的计算机中，这些照片档案最终呈现的形态是什么呢？
下图显示了建立层级文件夹进行分类存储的示例：在“数码照片档案”总文件夹下是“永久”和“定期”两个分文件夹，在这两个文件夹内另建有“年度”文件夹。在“2010”年度文件夹内我们可以看到以活動划分的组文件夹和一个年度照片档案组目录。在最底层的“0001机关运动会”文件夹内则存储着数码照片和目录。
组是指“由密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张照片为一组”。数码照片组的概念类似于纸质档案的卷，年度文件夹内的组目录可以理解为年度案卷目录。而每一张数码照片可以理解为纸质档案中的卷内文件，最底层文件夹内的目录则可以理解为卷内目录。
我们来看看构成数码照片档案的各部分内容都在哪里？在图中可以看出，数码照片存在最底层的文件夹内。EXIF信息则与数码照片绑定在一起，存在于数码照片JPEG文件内部。那么文字说明存储在哪里呢？如果是一个数码照片管理系统，文字说明可以和EXIF信息一起以数据包的形式与数码照片绑定在一起，但是在“手工”管理的状态下，建议把文字说明存放在照片目录之中，《办法》附录中规定的数码照片目录数据库结构中就包括文字说明字段。
需要说明的是，示例中数码照片文件的命名方式是《办法》规定必须要遵守的，即采用“保管期限-年度-组号-张号”并且每一部分都规定了长度和取值范围。而建立层级文件夹的方式仅仅是推荐的，各单位在执行过程中可以根据实际情况确定，但同一单位应该保持一致。因为“手工”管理毕竟是一种过渡性的措施，最终数码照片档案和其他所有的电子文件一样，都必须采用相应的计算机系统进行管理，而一个规范的文件存储结构可以在需要的时候方便地导入计算机系统。
数码照片档案管理涉及的内容还有很多，限于篇幅不能一一讨论。但解决了以上几个关键问题，其他的都可以比较容易地参照《办法》执行。同时，数码照片档案作为电子文件的一种，在管理中依然存在很多问题，如光盘定期抽检的方法、数据迁移的流程等，这些内容需要随着电子文件管理的不断深入，在国家和北京市后续出台的标准规范中加以解决。
作者单位：北京市档案局