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档案是人类社会历史发展过程中自然形成的、以原始状态形式存在的真实记录，档案在爱国主义教育、捍卫国家主权、减少自然灾害影响以及研究古代历史等方面发挥着重要作用。保护档案是档案工作者也是我们每个公民的义务。作为档案管理和保护的一种重要手段，通用档案管理信息系统是档案管理、保护和应用的重要手段。笔者在分析档案基本概念、档案重要作用的基础上，分析了通用档案管理系统所应有的功能，为档案管理以及档案管理系统的应用提供重要参考。