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“档案室是整个国家档案工作的基层组织，是开展档案馆工作的前提和基础，是国家档案财富的重要来源。”了解基层档案工作的动向与情况是档案行政管理机关的基本任务与职责，也是档案行政管理工作重要的方式与常用方法。在2012年底，对开封市基层档案工作状况进行了问卷调查，其调查情况如下：
1 调查情况
159份有效问卷中，有132人确定本单位建立了档案管理机制，占83.02%；认为本单位没有建立档案管理机制的有14人，占8.81%；不知道本单位是否建立档案管理机制的有13人，占8.18%。有132个单位设定专人负责管理档案，占比84.28%；没有专人负责管理档案的单位18个，占比11.32%；不知道是否有专人负责管理档案的单位7个，占比4.40%。
有105人确认本单位是由综合档案室负责管理档案，占66.04%；38人回答是由档案形成部门负责，占23.90%；还有9人，约占10.06%不知应该由谁来负责管理档案。单位负责管理档案的责任人分别是：单位法人23人，占14.47%；办公室主任108人，占67.92%；业务部经理11人，占6.92%；不知道17人，占10.69%。作为档案管理部门的直接领导部门的办公室主任和业务部经理均属部门负责人，两者相加占比约75%。部门领导负责制是档案管理责任制的基本形式，这由档案工作的内部事务性所决定的。
回答本单位设有专门保管档案管理库房的有142人，占89.31%；没有的15人，占9.43%；不知道的有2人，占1.26%。绝大多数单位为档案保存提供了专门库房，使档案保管的空间环境得到保障。但仍有近10%的单位没有落实档案库房，使档案保管缺少了专用空间。回答本单位有用于档案管理经费的117人，占比超过70%。其中有保障的68人，占42.77%；有不多的49人，占30.82%；没有的14人，占8.81%；不知道的22人，占17.61%。确定没有经费保障的不到10%。回答本单位有档案管理方面的规章制度的145人，占91.19%；回答没有的10人，占6.29%；不知道的4人，占2.52%。
有74人知道本单位现存档案数量，不足半数。有制度但不知道本单位档案数量，这可以认为是制度不落实或制度执行不严格，也可以认为是对本单位档案工作情况不熟悉，心中无数。
有136个单位有明确的档案收集范围，占85.53%；没有明确档案收集范围的有14人，占8.81%；不知道的9人，占5.66%。档案收集范围是档案工作的基本要求，近15%的单位没有档案收集范围或档案工作者不知道本单位的档案收集范围。有115个表示单位保存的档案有明确的分类，占72.33%；最多14类，最少2类，平均5类。表示无明确分类的24个，占15.09%；没有说明情况的20个，占12.58%。认为本单位档案的归档率在50%以下13人，占8.18%；60%左右10人，占6.29%；70%左右13人，占8.18%；80%左右38人，占23.90%；90%以上79人，占49.69%；没有说明情况的6人，占3.77%。认为单位档案的利用率较高79人，占49.69%；一般65人，占40.88%；较低14人，占9.43%。有121个表示接受过档案业务主管部门的指导，占比76.10%；明确表示没有接受过档案业务主管部门指导的28人，占比17.61%；没有回答的10人，占比6.29%。
2 调查结论
从上述调查情况看，大多数单位建立了档案管理机制，近85%的单位由专人负责管理档案。综合档案室是单位负责管理档案的主要部门，多数单位由部门负责人担当单位档案管理责任人。近九成单位设有专门保管档案的库房，过半单位的档案工作有经费保障。绝大多数单位建立了档案管理规章制度，大多数单位有明确的档案收集范围，知道本单位现存档案数量的同志不到半数。超过七成单位保存的档案有明确的分类，归档率与利用率较高，近1/4单位没有得到过档案行政管理部门的业务指导。
3 对策与建议
档案行政管理部门应当加强对基层单位的行政指导与业务培训；改变管理与服务方式，主动上门为基层单位进行服务；帮助基层档案室丰富档案检索工具，在条件允许的情况下尽可能为群众提供室藏档案利用服务；督促基层档案室落实各项档案管理制度，夯实档案室工作的业务基础；引导基层单位逐渐加大对档案工作硬件设施的投入和日常经费保障，做到存放有地方，保管有经费。
（作者单位：河南大学体育学院 来稿日期：2013-12-18）
1 调查情况
159份有效问卷中，有132人确定本单位建立了档案管理机制，占83.02%；认为本单位没有建立档案管理机制的有14人，占8.81%；不知道本单位是否建立档案管理机制的有13人，占8.18%。有132个单位设定专人负责管理档案，占比84.28%；没有专人负责管理档案的单位18个，占比11.32%；不知道是否有专人负责管理档案的单位7个，占比4.40%。
有105人确认本单位是由综合档案室负责管理档案，占66.04%；38人回答是由档案形成部门负责，占23.90%；还有9人，约占10.06%不知应该由谁来负责管理档案。单位负责管理档案的责任人分别是：单位法人23人，占14.47%；办公室主任108人，占67.92%；业务部经理11人，占6.92%；不知道17人，占10.69%。作为档案管理部门的直接领导部门的办公室主任和业务部经理均属部门负责人，两者相加占比约75%。部门领导负责制是档案管理责任制的基本形式，这由档案工作的内部事务性所决定的。
回答本单位设有专门保管档案管理库房的有142人，占89.31%；没有的15人，占9.43%；不知道的有2人，占1.26%。绝大多数单位为档案保存提供了专门库房，使档案保管的空间环境得到保障。但仍有近10%的单位没有落实档案库房，使档案保管缺少了专用空间。回答本单位有用于档案管理经费的117人，占比超过70%。其中有保障的68人，占42.77%；有不多的49人，占30.82%；没有的14人，占8.81%；不知道的22人，占17.61%。确定没有经费保障的不到10%。回答本单位有档案管理方面的规章制度的145人，占91.19%；回答没有的10人，占6.29%；不知道的4人，占2.52%。
有74人知道本单位现存档案数量，不足半数。有制度但不知道本单位档案数量，这可以认为是制度不落实或制度执行不严格，也可以认为是对本单位档案工作情况不熟悉，心中无数。
有136个单位有明确的档案收集范围，占85.53%；没有明确档案收集范围的有14人，占8.81%；不知道的9人，占5.66%。档案收集范围是档案工作的基本要求，近15%的单位没有档案收集范围或档案工作者不知道本单位的档案收集范围。有115个表示单位保存的档案有明确的分类，占72.33%；最多14类，最少2类，平均5类。表示无明确分类的24个，占15.09%；没有说明情况的20个，占12.58%。认为本单位档案的归档率在50%以下13人，占8.18%；60%左右10人，占6.29%；70%左右13人，占8.18%；80%左右38人，占23.90%；90%以上79人，占49.69%；没有说明情况的6人，占3.77%。认为单位档案的利用率较高79人，占49.69%；一般65人，占40.88%；较低14人，占9.43%。有121个表示接受过档案业务主管部门的指导，占比76.10%；明确表示没有接受过档案业务主管部门指导的28人，占比17.61%；没有回答的10人，占比6.29%。
2 调查结论
从上述调查情况看，大多数单位建立了档案管理机制，近85%的单位由专人负责管理档案。综合档案室是单位负责管理档案的主要部门，多数单位由部门负责人担当单位档案管理责任人。近九成单位设有专门保管档案的库房，过半单位的档案工作有经费保障。绝大多数单位建立了档案管理规章制度，大多数单位有明确的档案收集范围，知道本单位现存档案数量的同志不到半数。超过七成单位保存的档案有明确的分类，归档率与利用率较高，近1/4单位没有得到过档案行政管理部门的业务指导。
3 对策与建议
档案行政管理部门应当加强对基层单位的行政指导与业务培训；改变管理与服务方式，主动上门为基层单位进行服务；帮助基层档案室丰富档案检索工具，在条件允许的情况下尽可能为群众提供室藏档案利用服务；督促基层档案室落实各项档案管理制度，夯实档案室工作的业务基础；引导基层单位逐渐加大对档案工作硬件设施的投入和日常经费保障，做到存放有地方，保管有经费。
（作者单位：河南大学体育学院 来稿日期：2013-12-18）