论文部分内容阅读
窗外春光明媚，而小洁的心情却灿烂不起来 。不久前她从产品检验岗位调任销售助理，每天都要面对大量的公司文件、各分公司资料以及各种报表，文档在电脑里乱成了一锅粥，好几次还因为不能及时找到领导需要的文件遭到批评，如何是好？赶紧请教前辈去。人力资源部的张姐告诉她：请来一位“文档管理专家”(下载地址：http://www.renyuansoft.com/showsoft.asp?soft_id=48)帮忙，处理各种文档便井井有条。
分类合理好管理
将软件下载安装后，首要的问题就是创建管理分类，也就是设置保存不同文档类型的目录。在“文档管理专家”中，可以无限级分类管理，比如书籍、技术文章、办公文件、下载影片等目录，然后在各自的目录下建立明细目录。创建主目录时，执行“文件→增加”菜单命令（见图1），即可在软件主窗口的左侧分类栏中新建一个主目录，然后将名称修改为自己需要的名称即可。如果要在“办公文件”目录下增加明细时，只要右击这个目录，从快捷菜单中选择“增加子项”命令即可（见图2）。
小提示
管理大量文件，分类时应该首先注意区分个人文档和办公文档，这样做不仅方便查找，还可避免无意中泄露自己信息。
对文件进行分类保存和命名时，要按照自己的工作性质、常用文档的类型来分。例如从事财务工作的员工，可根据报表性质（现金流量表、月报表、损益表等）进行分类；而从事营销策划的员工，可将每个case的所有文档保存在一起。
按照内容可以把文档分为合同夹、模板夹、员工资料夹、账务表格夹等。如果某一类别的文档数量很多，可以进行二次分类。例如月报表就可以每月设一个目录，这样每个目录里面的文件数量就比较少了。不过如果将文档分为三层或者更多层次的类别，就不太好了，不但没有提高查找效率，反倒让操作变得繁琐。
文件添加分分钟
“我大部分的文件为DOC、XLS、PPT等offcie文件格式，但这个软件好像能直接导入的格式只有TXT、RTF，怎么办？”“用插入OLE对象工具。”
如在“各公司1季度销售情况”目录中新建销售资料时，需要在文件中添加XLS格式表格，那么执行“插入→OLE对象”命令，在弹出的窗口中选择“由文件创建”，然后单击“浏览”，选择以前编辑的XLS格式表格即可（见图3）。
“如果我要将与这个销售报表相关的几个分公司的资料添加到目录中，而又不想使得目录显得太凌乱呢？”“以添加附件的方式就可以。”将这些文档导入到附件窗口，就如同发邮件时添加附件一样。执行“选项→附件窗”命令，在弹出的附件窗口中单击“添加”按钮，就可将任意文件导入目录了（见图4）。
小提示
通过“文档管理专家”不仅仅可以导入、插入文档，而且可以直接编辑文档，进行修改其字体、设置段落、插入图像、打印预览等操作，因此在没有Office的情况下，也可以将其直接作为一个文字处理软件来使用。
鼠标拖放最灵活
因为工作需要，小洁经常要搜索一些销售方面的文章，以前都是通过保存或者复制内容的方式收集资料，现在安装了“文档管理专家”后，她发现上网时，在网页的右上角就会出现一个绿色的方框（见图5），需要保存网页中的某些内容时，只要选定相应的内容，然后将其拖动到这个方框，就弹出一个对话框，在其中输入要保存内容的标题（见图6），就可以直接将其保存到相应目录中。
“最重要的是，这个软件能进行模糊检索，可迅速将需要的内容检索出来！此外它还有数据备份和密码保护功能，并能把全部内容直接打包成压缩文件，方便数据迁移。”“太好了，让我把最近的文档条理化。”“且慢，你的文档命名得改改。科学的命名方法与良好的习惯才是根本……”
“谢谢！全部牢记在心！散乱文档都归队，以后再也不会遇到为寻找文件而手忙脚乱的尴尬情况了！”
分类合理好管理
将软件下载安装后，首要的问题就是创建管理分类，也就是设置保存不同文档类型的目录。在“文档管理专家”中，可以无限级分类管理，比如书籍、技术文章、办公文件、下载影片等目录，然后在各自的目录下建立明细目录。创建主目录时，执行“文件→增加”菜单命令（见图1），即可在软件主窗口的左侧分类栏中新建一个主目录，然后将名称修改为自己需要的名称即可。如果要在“办公文件”目录下增加明细时，只要右击这个目录，从快捷菜单中选择“增加子项”命令即可（见图2）。
小提示
管理大量文件，分类时应该首先注意区分个人文档和办公文档，这样做不仅方便查找，还可避免无意中泄露自己信息。
对文件进行分类保存和命名时，要按照自己的工作性质、常用文档的类型来分。例如从事财务工作的员工，可根据报表性质（现金流量表、月报表、损益表等）进行分类；而从事营销策划的员工，可将每个case的所有文档保存在一起。
按照内容可以把文档分为合同夹、模板夹、员工资料夹、账务表格夹等。如果某一类别的文档数量很多，可以进行二次分类。例如月报表就可以每月设一个目录，这样每个目录里面的文件数量就比较少了。不过如果将文档分为三层或者更多层次的类别，就不太好了，不但没有提高查找效率，反倒让操作变得繁琐。
文件添加分分钟
“我大部分的文件为DOC、XLS、PPT等offcie文件格式，但这个软件好像能直接导入的格式只有TXT、RTF，怎么办？”“用插入OLE对象工具。”
如在“各公司1季度销售情况”目录中新建销售资料时，需要在文件中添加XLS格式表格，那么执行“插入→OLE对象”命令，在弹出的窗口中选择“由文件创建”，然后单击“浏览”，选择以前编辑的XLS格式表格即可（见图3）。
“如果我要将与这个销售报表相关的几个分公司的资料添加到目录中，而又不想使得目录显得太凌乱呢？”“以添加附件的方式就可以。”将这些文档导入到附件窗口，就如同发邮件时添加附件一样。执行“选项→附件窗”命令，在弹出的附件窗口中单击“添加”按钮，就可将任意文件导入目录了（见图4）。
小提示
通过“文档管理专家”不仅仅可以导入、插入文档，而且可以直接编辑文档，进行修改其字体、设置段落、插入图像、打印预览等操作，因此在没有Office的情况下，也可以将其直接作为一个文字处理软件来使用。
鼠标拖放最灵活
因为工作需要，小洁经常要搜索一些销售方面的文章，以前都是通过保存或者复制内容的方式收集资料，现在安装了“文档管理专家”后，她发现上网时，在网页的右上角就会出现一个绿色的方框（见图5），需要保存网页中的某些内容时，只要选定相应的内容，然后将其拖动到这个方框，就弹出一个对话框，在其中输入要保存内容的标题（见图6），就可以直接将其保存到相应目录中。
“最重要的是，这个软件能进行模糊检索，可迅速将需要的内容检索出来！此外它还有数据备份和密码保护功能，并能把全部内容直接打包成压缩文件，方便数据迁移。”“太好了，让我把最近的文档条理化。”“且慢，你的文档命名得改改。科学的命名方法与良好的习惯才是根本……”
“谢谢！全部牢记在心！散乱文档都归队，以后再也不会遇到为寻找文件而手忙脚乱的尴尬情况了！”