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摘要高校档案是高校在创建发展过程中直接形成的具有保存价值的文件材料。学校档案管理与保密工作是学校建设的重要组成部分,随着现代高等教育的纵深拓展,档案的管理保密工作对推进高校教育改革,规范办学行为,促进高校现代化建设起着举足轻重的作用。作为高职院校党委办公室的岗位文书兼文件档案管理负责人员,结合自身多年的档案管理实践经验,阐述高校档案管理与保密工作的重要性。
关键词高校档案;档案管理与保密;学校建设;重要意义;落实措施
中图分类号G25文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)071-0177-01
0引言
高校档案是高校在创建发展过程中,积累形成的具有纪念意义的文件材料,包括文字、图识、声像等不同载体。它是学校在不同发展时期,由特定的文书材料转化而成的信息财富。学校档案是学校各种工作的原始记录,是呈现学校发展历程的第一手资料。完整的学校档案资料在国家精品课程申报、实验教学示范评审以及教学质量评估活动中发挥着重要职能。随着现代高等教育事业的不断拓展,加强学校档案管理,做好学校档案保密工作,对深化高校教育教学改革,维持教学秩序的安定,推进高校现代化建设起着奠基作用。本人作为高职院校办公室的文书和档案管理负责人员,历来重视学校档案的管理与保密工作。本文结合笔者多年的文书工作经验,通过长期的档案管理工作实践与探索,阐述了高校档案管理保密工作的重要意义,同时针对当前高校档案管理保密工作面临的形式,提出了探索性的整改落实措施。
1高校档案管理与保密工作的特点
学校档案是学校各类活动的真实记录反映,是学校发展历程的凭证和缩影。学校档案的管理与保密工作,主要负责学校发展的各类资料文件的采集整理,管理维护和归档保密,是学校建设中不可觑视的基础环节。高校档案的管理与保密工作主要具有以下几个特点:
1)时代性与科学性。任何高等学校的发展与成长,都是与社会经济的发展同步接轨的,具有一定的时代特征,因此,学校档案的管理与保密工作,也同时具备了明显的时代特点;现代科学技术的进步,有力的推动了各类学校的各项规划建设,同时,对于学校的档案保密管理工作也提供了先进的技术帮助,展示了档案工作的科学性。
2)系统性与规范性。学校的档案管理与保密工作,需要将各类文件资料等进行归类整理,具体的工作必须做到具体和细化,带有特定的针对性和系统性;各类档案材料的储备,涉及到学校教育发展的各个层面,档案管理工作必须按照严谨规范的程序去操作,体现了档案管理与保密工作的规范性。
3)繁琐性与约束性。学校档案材料的管理工作是复杂、繁琐的,学校档案内容的形成和采集也是极为广泛的。涉及到学校发展的各个领域。同时,学校不同时期各种文件材料的积累,决定了档案材料的客观真实性,学校档案作为一种发展过程的载体,不仅具有可靠的凭证作用,同样也具有广泛的参考价值,这就促成了学校档案管理保密工作,带有相关的纪律约束性和严肃性。
2高校档案管理与保密工作的重要意义
确保档案资料的完整与安全,是高校档案管理保密工作必须遵循的基本要求。从某种程度上分析,档案管理工作可谓是学校各项工作的桥梁与纽带.是教学管理工作中的重要环节。加强学校档案的管理与保密工作,对于创建和谐的文明校园,具有极其重要的意义:
1)学校档案的管理与保密工作,提供了学校发展的历史见证。对于学校来说,档案资料如同电影回放,它能够广泛详实地再现学校逐步发展的历史轨迹;档案,以各种形式记载着学校教学管理过程中的每个环节,是学校智慧与经验的结晶;是把握学校发展规律、规划学校创建蓝图的重要依据。
2)学校档案的管理与保密工作,推动了学校的健康有序发展。学校的发展,与时俱进。科学规范的档案管理,是衡量学校建设及教学水平的重要标准。高校档案的完整程度与安全系数,确保了学校发展历程的再现参凭;学校档案的管理与保密,构建了学校发展的稳定氛围,促进了学校建设进程的健康和有序发展。
3)学校档案的管理与保密工作,为学校的创新发展指引了方向。学校档案材料是学校领导对学校今后如何发展进行正确决策,是专家学者研究学校发展进程的重要参凭依据,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明;现代教育形式的发展与科学技术的融合,推动了学校档案信息资源的管理开发与保密利用,为学校的进一步发展指明了航向,奠定了基础。
3新时期高校档案管理保密工作面临的新问题
高校档案管理,是衡量高校教育教学质量和管理水平的重要尺度。新形势下,高校档案管理与保密工作也面临着不同程度的问题:
1)涉密领域的多样化,导致高校档案保密管理层面难度扩大。随着现代经济的发展,各级党委政府、教育主管部门下发的大量高密文件资料;高校领导专家根据新形势所拟定的各种学校发展计划及决策文件;各种社会领域对高校发展的不同舆论信息、反馈材料等等,造成了高校档案集成涉及层面的多元化,导致了学校档案管理保密工作的难度扩大。
2)办公设施的自动化,导致高校档案保密管理技术难度增大。随着现代科学技术的飞跃,计算机、网络技术在高校教育管理系统的广泛应用,为学校档案保密与管理工作提供了广阔的应用空间。校园网络办公平台的建立和发展、网络信息的公开共享技术、机要密码通讯网的投入使用,从一定程度上提高了办公效率,但是与之俱来的弊端是出现了网络窃密、信息泄露等安全隐患,档案管理与保密防范技术难度也相应明显的增大。
3)资源共享的合作化,导致高校档案保密管理更加复杂。现代开放的合作性教育理念,渗透了高等学校的各个领域,高校之间通过参观学习、讲学交流等互动形式,彼此进行资源共享,取长补短,拓宽了人才培养渠道。但是在此过程中不可避免的造成了高校研发技术,档案信息的外泄,从而增加了高校档案保密管理工作的复杂性。
4高校档案管理保密工作的落实
高校档案工作,要求档案管理员具备较强的实际工作能力,这是做好档案工作的前提.具体要落实好以下措施:
1)落实思想意识建设。加强高校师生的档案保密思想教育,严谨岗位人员的责任意识,深化档案管理与保密措施,确实做到档案管理保密工作的缜密性。
2)落实组织机构建设。高校档案管理保密工作涉及面广,必须建立完善的保密管理组织机构,严格保密工作素质,这是做好档案保密工作的基本条件和组织保证。
3)落实规章制度建设。健全的学校档案管理保密制度,是我们开展档案工作不可缺少的依据,在实际工作中,重视档案管理制度建设,监督档案保密的落实情况,是高校档案管理的保障。
4)落实技术设施建设。高校档案管理与保密,要加强档案保密技术防范的硬件设施建设,切实提高档案管理保密人员的实际技术素质,强化管理保密技术的实效性和先进性。
5结束语
总之,随着现代教育事业的腾飞,高等院校档案保密管理工作也将步入专业化、正规化和科学化。及时的把握时代特征,总结梳理管理经验,探索创新档案保密管理的有效措施,有助于推进高校现代化建设的健康发展。21世纪新时期,我们将携手并肩、团结共进,开创我校档案管理与保密工作的新局面,为我校争创全国百所示范院校谱写华章。
关键词高校档案;档案管理与保密;学校建设;重要意义;落实措施
中图分类号G25文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)071-0177-01
0引言
高校档案是高校在创建发展过程中,积累形成的具有纪念意义的文件材料,包括文字、图识、声像等不同载体。它是学校在不同发展时期,由特定的文书材料转化而成的信息财富。学校档案是学校各种工作的原始记录,是呈现学校发展历程的第一手资料。完整的学校档案资料在国家精品课程申报、实验教学示范评审以及教学质量评估活动中发挥着重要职能。随着现代高等教育事业的不断拓展,加强学校档案管理,做好学校档案保密工作,对深化高校教育教学改革,维持教学秩序的安定,推进高校现代化建设起着奠基作用。本人作为高职院校办公室的文书和档案管理负责人员,历来重视学校档案的管理与保密工作。本文结合笔者多年的文书工作经验,通过长期的档案管理工作实践与探索,阐述了高校档案管理保密工作的重要意义,同时针对当前高校档案管理保密工作面临的形式,提出了探索性的整改落实措施。
1高校档案管理与保密工作的特点
学校档案是学校各类活动的真实记录反映,是学校发展历程的凭证和缩影。学校档案的管理与保密工作,主要负责学校发展的各类资料文件的采集整理,管理维护和归档保密,是学校建设中不可觑视的基础环节。高校档案的管理与保密工作主要具有以下几个特点:
1)时代性与科学性。任何高等学校的发展与成长,都是与社会经济的发展同步接轨的,具有一定的时代特征,因此,学校档案的管理与保密工作,也同时具备了明显的时代特点;现代科学技术的进步,有力的推动了各类学校的各项规划建设,同时,对于学校的档案保密管理工作也提供了先进的技术帮助,展示了档案工作的科学性。
2)系统性与规范性。学校的档案管理与保密工作,需要将各类文件资料等进行归类整理,具体的工作必须做到具体和细化,带有特定的针对性和系统性;各类档案材料的储备,涉及到学校教育发展的各个层面,档案管理工作必须按照严谨规范的程序去操作,体现了档案管理与保密工作的规范性。
3)繁琐性与约束性。学校档案材料的管理工作是复杂、繁琐的,学校档案内容的形成和采集也是极为广泛的。涉及到学校发展的各个领域。同时,学校不同时期各种文件材料的积累,决定了档案材料的客观真实性,学校档案作为一种发展过程的载体,不仅具有可靠的凭证作用,同样也具有广泛的参考价值,这就促成了学校档案管理保密工作,带有相关的纪律约束性和严肃性。
2高校档案管理与保密工作的重要意义
确保档案资料的完整与安全,是高校档案管理保密工作必须遵循的基本要求。从某种程度上分析,档案管理工作可谓是学校各项工作的桥梁与纽带.是教学管理工作中的重要环节。加强学校档案的管理与保密工作,对于创建和谐的文明校园,具有极其重要的意义:
1)学校档案的管理与保密工作,提供了学校发展的历史见证。对于学校来说,档案资料如同电影回放,它能够广泛详实地再现学校逐步发展的历史轨迹;档案,以各种形式记载着学校教学管理过程中的每个环节,是学校智慧与经验的结晶;是把握学校发展规律、规划学校创建蓝图的重要依据。
2)学校档案的管理与保密工作,推动了学校的健康有序发展。学校的发展,与时俱进。科学规范的档案管理,是衡量学校建设及教学水平的重要标准。高校档案的完整程度与安全系数,确保了学校发展历程的再现参凭;学校档案的管理与保密,构建了学校发展的稳定氛围,促进了学校建设进程的健康和有序发展。
3)学校档案的管理与保密工作,为学校的创新发展指引了方向。学校档案材料是学校领导对学校今后如何发展进行正确决策,是专家学者研究学校发展进程的重要参凭依据,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明;现代教育形式的发展与科学技术的融合,推动了学校档案信息资源的管理开发与保密利用,为学校的进一步发展指明了航向,奠定了基础。
3新时期高校档案管理保密工作面临的新问题
高校档案管理,是衡量高校教育教学质量和管理水平的重要尺度。新形势下,高校档案管理与保密工作也面临着不同程度的问题:
1)涉密领域的多样化,导致高校档案保密管理层面难度扩大。随着现代经济的发展,各级党委政府、教育主管部门下发的大量高密文件资料;高校领导专家根据新形势所拟定的各种学校发展计划及决策文件;各种社会领域对高校发展的不同舆论信息、反馈材料等等,造成了高校档案集成涉及层面的多元化,导致了学校档案管理保密工作的难度扩大。
2)办公设施的自动化,导致高校档案保密管理技术难度增大。随着现代科学技术的飞跃,计算机、网络技术在高校教育管理系统的广泛应用,为学校档案保密与管理工作提供了广阔的应用空间。校园网络办公平台的建立和发展、网络信息的公开共享技术、机要密码通讯网的投入使用,从一定程度上提高了办公效率,但是与之俱来的弊端是出现了网络窃密、信息泄露等安全隐患,档案管理与保密防范技术难度也相应明显的增大。
3)资源共享的合作化,导致高校档案保密管理更加复杂。现代开放的合作性教育理念,渗透了高等学校的各个领域,高校之间通过参观学习、讲学交流等互动形式,彼此进行资源共享,取长补短,拓宽了人才培养渠道。但是在此过程中不可避免的造成了高校研发技术,档案信息的外泄,从而增加了高校档案保密管理工作的复杂性。
4高校档案管理保密工作的落实
高校档案工作,要求档案管理员具备较强的实际工作能力,这是做好档案工作的前提.具体要落实好以下措施:
1)落实思想意识建设。加强高校师生的档案保密思想教育,严谨岗位人员的责任意识,深化档案管理与保密措施,确实做到档案管理保密工作的缜密性。
2)落实组织机构建设。高校档案管理保密工作涉及面广,必须建立完善的保密管理组织机构,严格保密工作素质,这是做好档案保密工作的基本条件和组织保证。
3)落实规章制度建设。健全的学校档案管理保密制度,是我们开展档案工作不可缺少的依据,在实际工作中,重视档案管理制度建设,监督档案保密的落实情况,是高校档案管理的保障。
4)落实技术设施建设。高校档案管理与保密,要加强档案保密技术防范的硬件设施建设,切实提高档案管理保密人员的实际技术素质,强化管理保密技术的实效性和先进性。
5结束语
总之,随着现代教育事业的腾飞,高等院校档案保密管理工作也将步入专业化、正规化和科学化。及时的把握时代特征,总结梳理管理经验,探索创新档案保密管理的有效措施,有助于推进高校现代化建设的健康发展。21世纪新时期,我们将携手并肩、团结共进,开创我校档案管理与保密工作的新局面,为我校争创全国百所示范院校谱写华章。