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从事档案工作的人，都知道档号的重要性。为此，国家专门制定了行业标准，如（DA/T-2000）中就档号作了“以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码”的定义。又如（DA/T-13—94）中阐明了档号编制要符合“唯一陛、合理性、稳定性、扩充性、简单性”原则。而《高等学校档案实体分类法》中说“档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”；编制原则“必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求”，“能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能”。