随着计算机的发展和广泛应用，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，信息化技术日新月异的发展与广泛应用，将档案管理信息化提上了日程。
　　（一）档案信息化对于档案管理人员的意义
　　1、档案管理工作不再费时费力
　　档案管理人员以往是手工收集、整理、管理、提供利用，工作量大，效率很低，保密性差，档案查找、更新和维护困难，费时费力。档案管理实行信息化后，档案管理工作更多的是体现在自动化、实时化和网络化上面。具体表现在：
　　用户无论从文书档案录入，还是从工程档案录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，真正体现了数据只需“一次录入，无限次利用”的管理模式，极大地提高了工作效率。
　　自动编制打印各种报表。运用录入的数据，可以编制多种文书处理及档案检索工具。可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表、卷内文件目录、案卷目录、全引目录。
　　自动统计档案信息。系统根据档案数据库中的数据信息和利用功能模块中的有关数据信息和必要的外部输入项目，可以制作各类档案情况统计、档案目录统计、档案利用统计，并形成报表，可以极大地提高管理人员的工作效率。
　　2、检索查询更加方便快捷
　　档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便快捷。提供多种查询手段，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。利用者可以根据档案管理权限从网上查询档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。
　　3、档案的查询借阅工作更加可控
　　现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成单位档案管理系统，可以方便地查阅、阅读、修改、交流和重复使用。同时可以自动产生查询借阅次数，自动统计借阅查询数字。
　　4、档案管理的职能变保管为服务
　　档案管理信息化以后，无论是文书档案、工程档案、声像档案和会计档案，在权限允许的情况下，利用者可以在网络上方便浏览。尤其是对主管领导和职能部门提供优质服务，档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是一个单位内部信息的信息中心。
　　（二）档案信息化对于职能部门的意义
　　1、提高职能部门的工作效率
　　实施档案管理信息化后，管理人员可以随时通过网络平台，查阅自己需要的各种档案信息，不再受工作时间的约束，极大提高了职能部门的工作效率。
　　2、提高业务部门的技术水平
　　信息化、数字化、网络化是档案工作发展的大方向,每个职能部门在这方面都在努力。通过利用档案，大家感受到了档案工作信息化是如此的快捷方便。职能部门开始自觉地为档案部门积累信息资源。
　　3、有效地为工程项目服务
　　档案管理的信息化，可以在网络上共享档案资源。工程管理人员可以通过计算机在网上查阅档案资料，提高了工作效率。同时档案资料的电子化更是提高了单位整体的工作效率和竞争力。
　　（三）档案信息化对单位的意义
　　1、方便二次利用，提高利用率
　　传统形式的档案总是要在第二年才开始整理，但事实上当年的档案在二次利用的要求是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率。同时对已形成的档案利用起来也很麻烦，要经过查阅目录，再一卷卷地在档案盒里找，同一份档案在同一个时间只能由一个人借阅。而档案的信息化建立起来后，档案信息可以在局域网上共享，有控制地进行利用。
　　2、形成完整的档案信息网络
　　纸质的档案不能形成信息网络，对于档案管理和对外交流会产生很大不便,还降低了工作效率。而档案信息化建立后,就可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。
　　3、形成电子信息资源中心
　　档案经过数字化就变成了电子档案。对电子档案管理可以加快单位档案与国家档案标准接轨的步伐。自然成为单位的信息资源中心。同时，档案电子化后，解决了档案损坏和丢失的问题。