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在公司的生产经营、基本建设、技措、技改工作中，形成了大量的档案，为企业的建设、生产经营管理、技术服务等发挥着重要的作用。因此，档案的完整、准确、安全、保密关系到企业的长远利益，档案管理中的保密工作也成为档案管理工作的重中之重。
一、做好档案保管过程中的保密工作
（一）档案库房管理中的保密工作
库房保密管理的重点是防止档案盗窃。档案库房应按照《档案馆建设规范》建设。必须做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。近年来公司积极加大了档案库房的建设和资金投入，改善了档案保密工作的硬件条件。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
（二）涉密档案的管理和保密
涉密档案是公司的技术核心秘密，它关系到公司的生产安全，关系到公司的经营活动和经济发展的成败，关系到公司建设的进程。因此，为确保公司核心秘密的安全，必须管理好涉密档案。公司为保护核心技术和知识产权，加强对涉密技术的管理，特制定《承德钢铁集团有限公司技术保密实施细则》，对保密范围、密级、涉密资料、涉密区域、涉密岗位、人员都作了明确规定。
１、涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全。
２、提高涉密档案管理人员的素质。涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守公司的技术秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。
３、加强涉密档案的日常管理。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定专人审批，严格按照借阅程序办理，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
（三）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据公司工作的需要和为公司积累历史资料的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据企业秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对企业的生产安全和经济利益造成的危害来确定的，不得擅自决定解密和随意对外提供。案卷涉密文件必须做好密级标识，在档案立卷时将密级文件必须实行同等密级文件单独组卷，防止档案利用时造成泄密。
（四）档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。
（五）档案涉密情况的变化
档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化。三是保密时限的变化。原馆、室所存档案涉密文件，有的是超期服役，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
二、做好档案利用过程中的保密工作
（一）做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
１、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，包括政治素质、业务素质和文化素质。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。
（二）正确处理好档案保密与利用的关系
保守公司涉密技术是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给公司生产安全和经济利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
（三）进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。对外开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。
３、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：
（１）提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。
（２）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。
（３）编制检索工具。一是基础性检索工具；二是骨干性检索工具；三是文字叙述性检索工具，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。
（４）准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
总而言之，加强涉密档案的管理是每个档案管理人员和涉密人员的应尽的职责，也是保障公司正常生产经营的基础。
一、做好档案保管过程中的保密工作
（一）档案库房管理中的保密工作
库房保密管理的重点是防止档案盗窃。档案库房应按照《档案馆建设规范》建设。必须做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。近年来公司积极加大了档案库房的建设和资金投入，改善了档案保密工作的硬件条件。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
（二）涉密档案的管理和保密
涉密档案是公司的技术核心秘密，它关系到公司的生产安全，关系到公司的经营活动和经济发展的成败，关系到公司建设的进程。因此，为确保公司核心秘密的安全，必须管理好涉密档案。公司为保护核心技术和知识产权，加强对涉密技术的管理，特制定《承德钢铁集团有限公司技术保密实施细则》，对保密范围、密级、涉密资料、涉密区域、涉密岗位、人员都作了明确规定。
１、涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全。
２、提高涉密档案管理人员的素质。涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守公司的技术秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。
３、加强涉密档案的日常管理。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定专人审批，严格按照借阅程序办理，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
（三）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据公司工作的需要和为公司积累历史资料的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据企业秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对企业的生产安全和经济利益造成的危害来确定的，不得擅自决定解密和随意对外提供。案卷涉密文件必须做好密级标识，在档案立卷时将密级文件必须实行同等密级文件单独组卷，防止档案利用时造成泄密。
（四）档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。
（五）档案涉密情况的变化
档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化。三是保密时限的变化。原馆、室所存档案涉密文件，有的是超期服役，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
二、做好档案利用过程中的保密工作
（一）做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
１、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，包括政治素质、业务素质和文化素质。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。
（二）正确处理好档案保密与利用的关系
保守公司涉密技术是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给公司生产安全和经济利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
（三）进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。对外开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。
３、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：
（１）提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。
（２）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。
（３）编制检索工具。一是基础性检索工具；二是骨干性检索工具；三是文字叙述性检索工具，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。
（４）准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
总而言之，加强涉密档案的管理是每个档案管理人员和涉密人员的应尽的职责，也是保障公司正常生产经营的基础。