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摘要：组织机构代码电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的缺陷。本文在进行分析的基础上，提出如何克服组织机构代码电子档案管理中缺陷的措施，以使组织机构代码电子档案得到更广泛的应用。
关键词：组织机构代码 电子档案 现状 对策
Abstract： The electronic files of organization code have a lot of better features than paper files， but also have shortcomings. On the basis of the analysis， this paper proposed measures to overcome the organization code defects in electronic records management， organization code to make electronic records to be more widely used.
Key words： organization code， electronic files， present situation， countermeasure
组织机构代码信息系统建设是我国信息化建设的一项重要内容。组织机构代码电子档案是随着代码事业微机化、网络化管理的不断推进，在代码信息量与日俱增的背景下，代码档案工作发展的必然趋势。所谓组织机构代码电子档案，就是各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。
1 组织机构代码电子档案管理的现状
1.1 对组织机构代码电子档案的重要性认识不足
组织机构代码档案信息电子化，可以充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；还可缩短二次文献信息的加工时间，提高代码档案信息的时效性；亦可多份拷贝信息成果，将拷贝成果分送相关部门，扩大社会影响，拓宽服务范围。有少数代码工作者，没有认识到代码电子档案的重要性，对代码档案电子化存在抵触情绪。
1.2 组织机构代码电子档案管理的标准化、规范化
工作有待提高
组织机构代码档案管理的规范化和标准化是代码档案实施计算机管理的前提与基础。由于历史的原因，馆（室）藏档案业务基础较差，案卷质量不高，特别是各类组织机构代码档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；组织机构代码档案自动化工作尚无统一标准，这也制约了组织机构代码档案信息工作电子化。
1.3 组织机构代码档案管理人员素质有待提高
实现组织机构代码档案信息电子化，首先组织机构代码档案管理人员要有较高的知识层次和信息技术水平。目前，组织机构代码部门缺乏信息技术人才，其中组织机构代码档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分组织机构代码档案人员信息技术水平偏低。
2 组织机构代码电子档案管理中存在的问题
2.1 信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离性，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意搞破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.2 电子档案存储载体的特质与缺陷
（1）温度。高温会加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1～2倍。
（2）湿度。潮湿会使档案有害生物生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
（3）光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。
（4）空气污染。空气中的有害气体（如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气），在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
（5）灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的摩擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
（6）有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物质酸性急剧增加。
（7）磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。
2.3 电子档案的长期可读性问题
当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备的问题。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。 3 解决组织机构代码电子档案管理中问题的对策
3.1 组织机构代码电子档案管理的原则
3.1.1 规范化、标准化原则
规范化、标准化是开展组织机构代码档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有组织机构代码档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行。组织机构代码档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网组织机构代码档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择代码档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2 可靠性原则
人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑，这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施外，档案工作中相应的制度保障也十分重要。在组织机构代码电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护组织机构代码电子档案的可靠性。
3.1.3 高效率原则
组织机构代码档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统是组织机构代码档案信息电子化工程的助推器。
3.2 解决组织机构代码电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1 加强组织机构代码电子档案全过程管理
由于电子档案的特性决定了电子档案的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件，因此，必须对电子档案的全过程实行规范化、标准化管理。首先，组织机构代码办证受理材料时就要注意解决好规范化、标准化问题；其次，“以代码为唯一依据”的归档原则是推进组织机构代码档案工作规范化、标准化的关键；最后，以纸质代码档案为基础，分清轻重缓急，循序渐进，以保证组织机构代码档案信息电子化工作的规范化、标准化。
3.2.2 采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护组织机构代码电子档案数据的原始性和真实性至关重要。组织机构代码电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实组织机构代码电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.3 重视和加强对组织机构代码档案管理人员的培养
在电子档案日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。各级组织机构代码管理机构要重视和加强对组织机构代码档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
3.2.4 加强对电子档案所依赖的计算机软、硬件设施的管理
软件管理上，要积极开辟组织机构代码电子档案存储的新途径，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储或其他移动存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好组织机构代码电子档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子档案和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
关键词：组织机构代码 电子档案 现状 对策
Abstract： The electronic files of organization code have a lot of better features than paper files， but also have shortcomings. On the basis of the analysis， this paper proposed measures to overcome the organization code defects in electronic records management， organization code to make electronic records to be more widely used.
Key words： organization code， electronic files， present situation， countermeasure
组织机构代码信息系统建设是我国信息化建设的一项重要内容。组织机构代码电子档案是随着代码事业微机化、网络化管理的不断推进，在代码信息量与日俱增的背景下，代码档案工作发展的必然趋势。所谓组织机构代码电子档案，就是各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。
1 组织机构代码电子档案管理的现状
1.1 对组织机构代码电子档案的重要性认识不足
组织机构代码档案信息电子化，可以充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；还可缩短二次文献信息的加工时间，提高代码档案信息的时效性；亦可多份拷贝信息成果，将拷贝成果分送相关部门，扩大社会影响，拓宽服务范围。有少数代码工作者，没有认识到代码电子档案的重要性，对代码档案电子化存在抵触情绪。
1.2 组织机构代码电子档案管理的标准化、规范化
工作有待提高
组织机构代码档案管理的规范化和标准化是代码档案实施计算机管理的前提与基础。由于历史的原因，馆（室）藏档案业务基础较差，案卷质量不高，特别是各类组织机构代码档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；组织机构代码档案自动化工作尚无统一标准，这也制约了组织机构代码档案信息工作电子化。
1.3 组织机构代码档案管理人员素质有待提高
实现组织机构代码档案信息电子化，首先组织机构代码档案管理人员要有较高的知识层次和信息技术水平。目前，组织机构代码部门缺乏信息技术人才，其中组织机构代码档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分组织机构代码档案人员信息技术水平偏低。
2 组织机构代码电子档案管理中存在的问题
2.1 信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离性，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意搞破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.2 电子档案存储载体的特质与缺陷
（1）温度。高温会加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1～2倍。
（2）湿度。潮湿会使档案有害生物生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
（3）光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。
（4）空气污染。空气中的有害气体（如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气），在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
（5）灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的摩擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
（6）有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物质酸性急剧增加。
（7）磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。
2.3 电子档案的长期可读性问题
当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备的问题。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。 3 解决组织机构代码电子档案管理中问题的对策
3.1 组织机构代码电子档案管理的原则
3.1.1 规范化、标准化原则
规范化、标准化是开展组织机构代码档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有组织机构代码档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行。组织机构代码档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网组织机构代码档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择代码档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2 可靠性原则
人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑，这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施外，档案工作中相应的制度保障也十分重要。在组织机构代码电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护组织机构代码电子档案的可靠性。
3.1.3 高效率原则
组织机构代码档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统是组织机构代码档案信息电子化工程的助推器。
3.2 解决组织机构代码电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1 加强组织机构代码电子档案全过程管理
由于电子档案的特性决定了电子档案的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件，因此，必须对电子档案的全过程实行规范化、标准化管理。首先，组织机构代码办证受理材料时就要注意解决好规范化、标准化问题；其次，“以代码为唯一依据”的归档原则是推进组织机构代码档案工作规范化、标准化的关键；最后，以纸质代码档案为基础，分清轻重缓急，循序渐进，以保证组织机构代码档案信息电子化工作的规范化、标准化。
3.2.2 采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护组织机构代码电子档案数据的原始性和真实性至关重要。组织机构代码电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实组织机构代码电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.3 重视和加强对组织机构代码档案管理人员的培养
在电子档案日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。各级组织机构代码管理机构要重视和加强对组织机构代码档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
3.2.4 加强对电子档案所依赖的计算机软、硬件设施的管理
软件管理上，要积极开辟组织机构代码电子档案存储的新途径，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储或其他移动存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好组织机构代码电子档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子档案和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。