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摘 要：档案以文字图片的形式记录单位的发展过程，是一个重要的载体，有些档案信息涉及到机密事件，要小心管理，一旦管理不当，可能造成信息泄露或者资料丢，很容易造成是不可挽回的影响，给企业和国家带来一定的损失，因此，要重视档案的保护，档案异地备份管理是我国档案研究的一个重要部分，档案异地备份可以弥补档案管理的不足，减少档案信息丢失造成的损失，对档案管理研究有重要的意义，可是，目前的档案异地备份管理存在一些问题，需要进一步完善。
关键词：档案异地备份管理；意义；问题；对策
档案异地备份管理是指，在管理档案的过程中，工作人员保存好信息数据后，在另外一个地方对档案信息进行保存，这样可以提高对档案信息的保护力度，增加信息的安全性，档案异地管理的工作在很早以前就有了，历史悠久，在一些影视剧中我们就会看见，我国共产党员为保护党内档案对党内资料进行备份，到另外隐秘地方进行保存，这是我国早期档案异地备份管理的雏形，现在我国的档案备份管理工作也在进行中，但是面对一些问题，本篇文章从档案管理的意义、问题、对策等方面探讨。
1 档案异地备份管理的意义
1.1 防止档案资料的丢失
管理档案的意义就是在于保存资料信息，保证数据完整，信息真实，档案异地管理可以避免信息流失，增加档案的安全性无论是纸质档案实施电子档案，都面临着数据流失，信息不完整的局面，一旦信息泄露会给国家和企业带来损失，建立档案异地备份制度可以避免数据流失，更好的保存档案，使档案管理发挥应有的作用。
1.2 避免自然灾害带来的破坏
众所周知中国国土辽阔，但是我国的自然灾害也很多，地震，泥石流，暴雪等自然再好给人们的生活和生产带来巨大的影响，同时对于档案管理的影响也是很大的，1976年的唐山大地震、2008年的汶川地震、2008年的南方大暴雪、2010年的舟曲泥石流，这种自然灾害给档案管理造成的影响是不可估量的，在自然灾害频繁的省份中档案可能面临着损失，数据遭到破坏，是需要大量的时间、人力、物力和精力去挽回损失的，在这种情况下就体现了建立档案异地备份管理制度的重要性，就算发生了自然灾害，档案信息也不会消失。
1.3 完善档案管理制度
档案管理的目的是保证数据信息完整，使人们可以利用到有限的资料，档案异地备份管理工作是档案管理工作的重要部分，完善档案异地备份管理制度，相当去完善档案管理制度，降低破坏程度，加强部门之间的联系，扩大信息交流，实现资源共享，推动档案管理发展。
2 档案异地备份管理存在的问题
2.1 工作人员对档案异地备份措施的重要性认识不足
一方面，很对档案管理人员认为不需要档案异地备份管理，备份管理浪费时间和精力，是多余的工作，因此，在建立和完善档案异地备份制度时没有太多投入精力；另一方面，在大学以及一些学术机构上，档案管理工作人员认为档案异地备份会造成信息被盗用，自己学学术成果没有保障。
2.2 档案备份方式单一
在档案备份的过程中，档案备份的形式太过单一，大部分档案机构保存档案数据时用纸质的形式进行保存，而没有运用计算机，纸质保存效果不佳，很容易受到腐蚀，数据易受损，另外，纸质档案数量大，在运输过程中会消耗大量的人力、物力以及精力，增加档案异地备份管理的负担，对档案优化管理不利，降低工作效率。
2.3 档案异地备份管理的资金不足
资金不足是档案管理的一个首要问题，也障碍档案异地备份管理的，档案异地备份管理中档案需要备份，还要另外一个地方进行保存，到其他地方保存需要的资金比较多，且档案机构没有太多的经费来源，国家也没有大量的资金投入，因此，档案机构就放弃异地备份，自己进行档案管理。
3 档案异地备份管理的改善措施
3.1 发挥信息技术在管理中的作用
在当今社会，信息技术同我们的生活紧密相关，在档案异地备份管理过程中，工作人员需要进一步熟悉信息技术，并将其运用到工作之中，从而提高工作的效率，实现这个目标，需要从三个方面进行努力。
3.1.1 档案机构要加强工作人员信息技术的培训
如果工作人员缺乏必要的信息技术水平，也就不上在档案异地备份工作中应用信息技术，因此，档案机构可以定期请相关的专业人员对档案人员进行有针对性的培训，通过培训工作，让工作人员认识到信息技术在档案异地备份工作中的作用，并学会将其应用到工作之中。
3.1.2 建立电子档案
纸质档案数据易损，信息不完整，在运送档案过程中消耗的人力物力多，纸质档案的数量大，存放需要大量的空间，因此，针对纸质档案的不足，积极运营现代信息技术，建立电子档案，提高档案保存率，电子档案是利用计算机操作，是虚拟的，减少档案存放的空间，运用电子档案传输数据快，利用网络进行熟记传送，节省人力物力和成本，同时节省时间。
3.1.3 保证网络的安全
在工作中应用信息技术，可以提高工作的效率，节约了数据传输的时间，但是也带来了一定的风险，这种风险主要来源于网络的安全。
3.2 重视备份异地管理地点的选择
档案异地备份管理对备份数据存放地点的要求比较高，如果没有选择一个好的地点，功效将会大打折扣，档案异地备份管理的目的在于将档案的备份数据存放在另一地方，从而更好保证数据的安全，因此，在这一项工作中，选择一个好的地点是完成任务的重要环节，在选择地点的时候要考虑两点，一个是数据存在的地方和备份数据存在的地方具有一定的距离，这可以避免地震，洪涝等自然灾害对数据的影响，选择地点另一个需要考虑的是这两个地方是属于不同类的，也就是说，这两个地方应该尽量避免出现在同一个地震带上或者位于同一个领域，这也是规避自然灾害风险的一个有效途径。
3.3 争取外部机构的支持和帮助
资金问题是任何一件事情发展的关键，没有资金没有办法完善档案异地备份管理，资金问题也不是依靠个人力量可以解决的，这需要档案机构之间联系以及外部机构的支持，保证措施能够顺利进行，获得资金的方式很多，档案机构可以通过举办展览，展示档案相关信息，一方面可以获得资金，另一方面也可以让人们更好地了解档案。解决了经费问题，还能推动档案事业的发展，一举两得，除此之外，档案机构也要扩大自己的影响力，获得更多外部机构的资助。
结束语
档案异地备份管理的开展对优化我国的档案管理，保障档案安全具有积极作用，但是，我国目前在开展的过程中却存在工作人员对档案异地备份的重要性认识不足，档案备份方式单一，档案异地备份管理的资金不足等问题，这需要我们对这一制度进行进一步的完善，完善措施包括发挥信息技术在管理中的作用，重视备份异地管理地点的选择，争取外部机构的支持和帮助。
参考文献
[1]胡剑.未雨绸缪方能防患未然[J].中国档案，2010（4）.
[2]张娟娟.高校档案重要档案的异地备份[J].兰台世界，2009（8）.
[3]邓昌军.建立“平战结合”档案异地备份记住构想[J].信息管理，2009（6）.
关键词：档案异地备份管理；意义；问题；对策
档案异地备份管理是指，在管理档案的过程中，工作人员保存好信息数据后，在另外一个地方对档案信息进行保存，这样可以提高对档案信息的保护力度，增加信息的安全性，档案异地管理的工作在很早以前就有了，历史悠久，在一些影视剧中我们就会看见，我国共产党员为保护党内档案对党内资料进行备份，到另外隐秘地方进行保存，这是我国早期档案异地备份管理的雏形，现在我国的档案备份管理工作也在进行中，但是面对一些问题，本篇文章从档案管理的意义、问题、对策等方面探讨。
1 档案异地备份管理的意义
1.1 防止档案资料的丢失
管理档案的意义就是在于保存资料信息，保证数据完整，信息真实，档案异地管理可以避免信息流失，增加档案的安全性无论是纸质档案实施电子档案，都面临着数据流失，信息不完整的局面，一旦信息泄露会给国家和企业带来损失，建立档案异地备份制度可以避免数据流失，更好的保存档案，使档案管理发挥应有的作用。
1.2 避免自然灾害带来的破坏
众所周知中国国土辽阔，但是我国的自然灾害也很多，地震，泥石流，暴雪等自然再好给人们的生活和生产带来巨大的影响，同时对于档案管理的影响也是很大的，1976年的唐山大地震、2008年的汶川地震、2008年的南方大暴雪、2010年的舟曲泥石流，这种自然灾害给档案管理造成的影响是不可估量的，在自然灾害频繁的省份中档案可能面临着损失，数据遭到破坏，是需要大量的时间、人力、物力和精力去挽回损失的，在这种情况下就体现了建立档案异地备份管理制度的重要性，就算发生了自然灾害，档案信息也不会消失。
1.3 完善档案管理制度
档案管理的目的是保证数据信息完整，使人们可以利用到有限的资料，档案异地备份管理工作是档案管理工作的重要部分，完善档案异地备份管理制度，相当去完善档案管理制度，降低破坏程度，加强部门之间的联系，扩大信息交流，实现资源共享，推动档案管理发展。
2 档案异地备份管理存在的问题
2.1 工作人员对档案异地备份措施的重要性认识不足
一方面，很对档案管理人员认为不需要档案异地备份管理，备份管理浪费时间和精力，是多余的工作，因此，在建立和完善档案异地备份制度时没有太多投入精力；另一方面，在大学以及一些学术机构上，档案管理工作人员认为档案异地备份会造成信息被盗用，自己学学术成果没有保障。
2.2 档案备份方式单一
在档案备份的过程中，档案备份的形式太过单一，大部分档案机构保存档案数据时用纸质的形式进行保存，而没有运用计算机，纸质保存效果不佳，很容易受到腐蚀，数据易受损，另外，纸质档案数量大，在运输过程中会消耗大量的人力、物力以及精力，增加档案异地备份管理的负担，对档案优化管理不利，降低工作效率。
2.3 档案异地备份管理的资金不足
资金不足是档案管理的一个首要问题，也障碍档案异地备份管理的，档案异地备份管理中档案需要备份，还要另外一个地方进行保存，到其他地方保存需要的资金比较多，且档案机构没有太多的经费来源，国家也没有大量的资金投入，因此，档案机构就放弃异地备份，自己进行档案管理。
3 档案异地备份管理的改善措施
3.1 发挥信息技术在管理中的作用
在当今社会，信息技术同我们的生活紧密相关，在档案异地备份管理过程中，工作人员需要进一步熟悉信息技术，并将其运用到工作之中，从而提高工作的效率，实现这个目标，需要从三个方面进行努力。
3.1.1 档案机构要加强工作人员信息技术的培训
如果工作人员缺乏必要的信息技术水平，也就不上在档案异地备份工作中应用信息技术，因此，档案机构可以定期请相关的专业人员对档案人员进行有针对性的培训，通过培训工作，让工作人员认识到信息技术在档案异地备份工作中的作用，并学会将其应用到工作之中。
3.1.2 建立电子档案
纸质档案数据易损，信息不完整，在运送档案过程中消耗的人力物力多，纸质档案的数量大，存放需要大量的空间，因此，针对纸质档案的不足，积极运营现代信息技术，建立电子档案，提高档案保存率，电子档案是利用计算机操作，是虚拟的，减少档案存放的空间，运用电子档案传输数据快，利用网络进行熟记传送，节省人力物力和成本，同时节省时间。
3.1.3 保证网络的安全
在工作中应用信息技术，可以提高工作的效率，节约了数据传输的时间，但是也带来了一定的风险，这种风险主要来源于网络的安全。
3.2 重视备份异地管理地点的选择
档案异地备份管理对备份数据存放地点的要求比较高，如果没有选择一个好的地点，功效将会大打折扣，档案异地备份管理的目的在于将档案的备份数据存放在另一地方，从而更好保证数据的安全，因此，在这一项工作中，选择一个好的地点是完成任务的重要环节，在选择地点的时候要考虑两点，一个是数据存在的地方和备份数据存在的地方具有一定的距离，这可以避免地震，洪涝等自然灾害对数据的影响，选择地点另一个需要考虑的是这两个地方是属于不同类的，也就是说，这两个地方应该尽量避免出现在同一个地震带上或者位于同一个领域，这也是规避自然灾害风险的一个有效途径。
3.3 争取外部机构的支持和帮助
资金问题是任何一件事情发展的关键，没有资金没有办法完善档案异地备份管理，资金问题也不是依靠个人力量可以解决的，这需要档案机构之间联系以及外部机构的支持，保证措施能够顺利进行，获得资金的方式很多，档案机构可以通过举办展览，展示档案相关信息，一方面可以获得资金，另一方面也可以让人们更好地了解档案。解决了经费问题，还能推动档案事业的发展，一举两得，除此之外，档案机构也要扩大自己的影响力，获得更多外部机构的资助。
结束语
档案异地备份管理的开展对优化我国的档案管理，保障档案安全具有积极作用，但是，我国目前在开展的过程中却存在工作人员对档案异地备份的重要性认识不足，档案备份方式单一，档案异地备份管理的资金不足等问题，这需要我们对这一制度进行进一步的完善，完善措施包括发挥信息技术在管理中的作用，重视备份异地管理地点的选择，争取外部机构的支持和帮助。
参考文献
[1]胡剑.未雨绸缪方能防患未然[J].中国档案，2010（4）.
[2]张娟娟.高校档案重要档案的异地备份[J].兰台世界，2009（8）.
[3]邓昌军.建立“平战结合”档案异地备份记住构想[J].信息管理，2009（6）.