论文部分内容阅读
[摘 要] 企业档案作为企业重要信息资源，为企业的经营和发展提供重要的参考依据。本文试就制约、阻碍档案工作发展的相关因素进行简单分析，探讨强化企业档案管理的措施与方法。以期为企业加强档案管理提供一定的借鉴和参考。
[关键词] 企业档案 管理措施 方法途径
企业档案管理作为企业的一项重要基础工作，其作用的大小、价值的体现和地位的高低，是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。随着企业体制改革的不断深入和管理机制的不断调整，企业档案管理工作如何在改革发展中更好地发挥其应有的价值和作用、如何为企业的生产和经营提供有效服务、促进经济发展是当前企业档案工作者需要研究的重要课题。
一、企业档案工作存在的问题
1、企业领导的重视程度不够。以往在企业年度工作计划( 总结) 中还能提到一笔的档案管理, 如今也都忽略不见了，曾经的资料归档与否同绩效责任制的考核或奖金挂钩，现在有的已形同虚设。
2、档案队伍不稳定。企业机制的转变，使企业内部产生了紧迫感和危机感，原先相对稳定的档案管理队伍遭遇了强有力的冲击。面对经济收入、工作环境的现实，档案管理人员的思想也为之活跃，一部分能力强、善活动的，认为档案部门效益差，且工作琐碎、考勤严、评定职称受限制等，或“跳槽”，或转岗；另一部分工作能力一般或年老多病的则是得过且过，进取心差强人意，影响档案工作的开展和发展。
3、档案管理人员信息较为闭塞，档案收集移交不够齐全， 还存在部分重要的资料存留在业务部门或个人手中的问题，导致库存档案资料不够丰富和完善，这些都影响日后的档案提供利用工作。
4、企业对宣传贯彻执行国家和地方档案法律法规的力度还不够，企业各项档案管理制度的执行和落实还存在不足，有的企业还凸显出档案管理制度的陈旧、不健全和不完善，对各业务部门和基层档案管理的监督考核力度也大为缺乏等问题。
5、影响档案管理的因素复杂，随机性和突发性因素所占比例大，预见性差。档案工作还受档案部门软硬件设备配置、管理手段、人员配备、人员综合业务素质以及相关外部环境因素的制约。这些问题的存在，距离满足高标准、规范化档案管理的职能要求还存在巨大差距。
6、各業务部门和基层的兼职档案员队伍不够齐全，或者对本部门的业务情况，产生档案的种类、数量和时间的了解不够， 以及档案业务知识水平等皆有待于进一步提高。
二、强化企业档案管理的措施
近年来，我们坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的档案工作方针，以抓业务基础建设为重点，档案工作规范管理为主线，不断加强基础业务建设，大力推进信息化进程，形成了适合企业自身特点的强化档案管理的措施和方法。
（一）完善机制体制，促进档案工作高效运转
1、抓核心关键，领导重视到位。始终把档案工作作为企业管理的重点工作之一，行政一把手担任处档案工作领导小组组长，各科室负责人为领导小组成员，形成了主要领导亲自抓、分管领导主要抓、办公室主任具体抓、各科室负责人共同抓，上下贯通，左右联系的档案管理网络；在费用十分吃紧的情况下，对分年度的计划费用全部落实到位，促进了档案工作高效运转。
2、抓人员素质，队伍建设到位。高度重视档案队伍建设，挑选了政治素质高，工作责任心强的同志从事档案管理工作。积极组织、支持参加各类形式的档案岗位培训， 在提高档案人员管理知识和实际操作能力的同时， 注重对档案人员计算机知识与信息技术的培训，不断提高档案干部队伍的综合素质和专业技术水平，为档案工作的持续稳定发展提供良好的人力资源基础。
3、抓制度机制，规范管理到位。结合企业档案工作实际，制定了具体的档案管理实施细则，对档案工作的管理职责、管理内容、工作流程、工作要求及考核标准都做了详细的规定。为使档案工作沿着健康轨道不断向前发展，在召开年度工作会议上主要领导都要强调抓好档案工作，并将档案工作列入企业年度工作报告、年度工作计划和领导工作议事日程之中，使档案工作能和生产经营工作保持一致，协调发展。
（二）抓住关键环节，档案基础业务建设得到加强
1、在收集上下功夫。结合自身实际，认真研究和制定归档范围，建立健全文件材料收集工作体系，按照谁形成、谁负责整理、移交的原则，将档案的形成、积累、整理、归档、移交等责任落实到人，形成了档案管理员与相关部门的双向制约机制，使应归档的文件材料处于受控状态，确保了应该归档的文件材料及相应的电子文件全部归档。
2、在整理上变思路。本着简化整理、提高效率的原则，实现了由繁琐为简化的转变。对文书类档案实行按“件”管理，并采取纸质文件与电子文件同时归档的方法。大大减轻了整理工作量、提高了整理效率。
3、在保管上谋安全。以满足“八防”要求为主要内容，积极采取有效的防范措施，加强内部治安管理，关键部位都安装了视频防盗监控系统，添置了专用设备，不断改善保管条件；同时积极创造条件，压缩办公用房，使档案库房、档案员办公室分开，由保密办定期检查保密制度落实情况，多年来无失泄密事件的发生。
4、在利用上做文章。始终把档案利用摆在首位，通过各种形式，大力开发档案信息资源。在全面了解和掌握企业生产任务、经营报表、货款回收等业务的基础上，紧紧围绕中心工作，准确把握利用需求的趋向，坚持以利用者为中心，做到了统筹安排，在利用上做文章。
5、在服务上求转变。坚持把服务作为档案工作永恒的主题，积极改进服务手段，促进档案利用高效便捷。一是有针对性地编印资料汇编，特别是对每年的职代会、工作会等综合会议材料及时汇编成册，增强了开发利用档案信息资源的主动性；二是不定期征集有关部门对档案服务的意见和建议，及时改进工作，提高了服务的针对性。三是围绕中心工作，对可能利用的资料超前准备，提高了服务的有效性。
（三）贯彻落实到位，档案信息化水平不断提升
近年来，我们通过推广应用电子文件系统、档案信息管理系统等软件，使企业档案管理迈上现代化的新台阶。一是通过电子公文系统在企业的推广应用，提升了对电子文件的控制力，提高了企业的整体管理水平与工作效率，加快了文件、档案一体化建设速度，为文件档案一体化管理奠定了良好的基础。二是通过档案管理软件的不断完善，极大提高了企业的档案管理水平。三是实现了档案的纸介质保管向纸质与电子同步保管的转变，档案管理以手工管理为主向自动化管理为主的转变。
在新的历史时期，档案工作肩负着服务生产经营，提高企业管理水平的重任，档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创新之路。
[关键词] 企业档案 管理措施 方法途径
企业档案管理作为企业的一项重要基础工作，其作用的大小、价值的体现和地位的高低，是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。随着企业体制改革的不断深入和管理机制的不断调整，企业档案管理工作如何在改革发展中更好地发挥其应有的价值和作用、如何为企业的生产和经营提供有效服务、促进经济发展是当前企业档案工作者需要研究的重要课题。
一、企业档案工作存在的问题
1、企业领导的重视程度不够。以往在企业年度工作计划( 总结) 中还能提到一笔的档案管理, 如今也都忽略不见了，曾经的资料归档与否同绩效责任制的考核或奖金挂钩，现在有的已形同虚设。
2、档案队伍不稳定。企业机制的转变，使企业内部产生了紧迫感和危机感，原先相对稳定的档案管理队伍遭遇了强有力的冲击。面对经济收入、工作环境的现实，档案管理人员的思想也为之活跃，一部分能力强、善活动的，认为档案部门效益差，且工作琐碎、考勤严、评定职称受限制等，或“跳槽”，或转岗；另一部分工作能力一般或年老多病的则是得过且过，进取心差强人意，影响档案工作的开展和发展。
3、档案管理人员信息较为闭塞，档案收集移交不够齐全， 还存在部分重要的资料存留在业务部门或个人手中的问题，导致库存档案资料不够丰富和完善，这些都影响日后的档案提供利用工作。
4、企业对宣传贯彻执行国家和地方档案法律法规的力度还不够，企业各项档案管理制度的执行和落实还存在不足，有的企业还凸显出档案管理制度的陈旧、不健全和不完善，对各业务部门和基层档案管理的监督考核力度也大为缺乏等问题。
5、影响档案管理的因素复杂，随机性和突发性因素所占比例大，预见性差。档案工作还受档案部门软硬件设备配置、管理手段、人员配备、人员综合业务素质以及相关外部环境因素的制约。这些问题的存在，距离满足高标准、规范化档案管理的职能要求还存在巨大差距。
6、各業务部门和基层的兼职档案员队伍不够齐全，或者对本部门的业务情况，产生档案的种类、数量和时间的了解不够， 以及档案业务知识水平等皆有待于进一步提高。
二、强化企业档案管理的措施
近年来，我们坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的档案工作方针，以抓业务基础建设为重点，档案工作规范管理为主线，不断加强基础业务建设，大力推进信息化进程，形成了适合企业自身特点的强化档案管理的措施和方法。
（一）完善机制体制，促进档案工作高效运转
1、抓核心关键，领导重视到位。始终把档案工作作为企业管理的重点工作之一，行政一把手担任处档案工作领导小组组长，各科室负责人为领导小组成员，形成了主要领导亲自抓、分管领导主要抓、办公室主任具体抓、各科室负责人共同抓，上下贯通，左右联系的档案管理网络；在费用十分吃紧的情况下，对分年度的计划费用全部落实到位，促进了档案工作高效运转。
2、抓人员素质，队伍建设到位。高度重视档案队伍建设，挑选了政治素质高，工作责任心强的同志从事档案管理工作。积极组织、支持参加各类形式的档案岗位培训， 在提高档案人员管理知识和实际操作能力的同时， 注重对档案人员计算机知识与信息技术的培训，不断提高档案干部队伍的综合素质和专业技术水平，为档案工作的持续稳定发展提供良好的人力资源基础。
3、抓制度机制，规范管理到位。结合企业档案工作实际，制定了具体的档案管理实施细则，对档案工作的管理职责、管理内容、工作流程、工作要求及考核标准都做了详细的规定。为使档案工作沿着健康轨道不断向前发展，在召开年度工作会议上主要领导都要强调抓好档案工作，并将档案工作列入企业年度工作报告、年度工作计划和领导工作议事日程之中，使档案工作能和生产经营工作保持一致，协调发展。
（二）抓住关键环节，档案基础业务建设得到加强
1、在收集上下功夫。结合自身实际，认真研究和制定归档范围，建立健全文件材料收集工作体系，按照谁形成、谁负责整理、移交的原则，将档案的形成、积累、整理、归档、移交等责任落实到人，形成了档案管理员与相关部门的双向制约机制，使应归档的文件材料处于受控状态，确保了应该归档的文件材料及相应的电子文件全部归档。
2、在整理上变思路。本着简化整理、提高效率的原则，实现了由繁琐为简化的转变。对文书类档案实行按“件”管理，并采取纸质文件与电子文件同时归档的方法。大大减轻了整理工作量、提高了整理效率。
3、在保管上谋安全。以满足“八防”要求为主要内容，积极采取有效的防范措施，加强内部治安管理，关键部位都安装了视频防盗监控系统，添置了专用设备，不断改善保管条件；同时积极创造条件，压缩办公用房，使档案库房、档案员办公室分开，由保密办定期检查保密制度落实情况，多年来无失泄密事件的发生。
4、在利用上做文章。始终把档案利用摆在首位，通过各种形式，大力开发档案信息资源。在全面了解和掌握企业生产任务、经营报表、货款回收等业务的基础上，紧紧围绕中心工作，准确把握利用需求的趋向，坚持以利用者为中心，做到了统筹安排，在利用上做文章。
5、在服务上求转变。坚持把服务作为档案工作永恒的主题，积极改进服务手段，促进档案利用高效便捷。一是有针对性地编印资料汇编，特别是对每年的职代会、工作会等综合会议材料及时汇编成册，增强了开发利用档案信息资源的主动性；二是不定期征集有关部门对档案服务的意见和建议，及时改进工作，提高了服务的针对性。三是围绕中心工作，对可能利用的资料超前准备，提高了服务的有效性。
（三）贯彻落实到位，档案信息化水平不断提升
近年来，我们通过推广应用电子文件系统、档案信息管理系统等软件，使企业档案管理迈上现代化的新台阶。一是通过电子公文系统在企业的推广应用，提升了对电子文件的控制力，提高了企业的整体管理水平与工作效率，加快了文件、档案一体化建设速度，为文件档案一体化管理奠定了良好的基础。二是通过档案管理软件的不断完善，极大提高了企业的档案管理水平。三是实现了档案的纸介质保管向纸质与电子同步保管的转变，档案管理以手工管理为主向自动化管理为主的转变。
在新的历史时期，档案工作肩负着服务生产经营，提高企业管理水平的重任，档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创新之路。