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摘要：莘莘学子能否取得社会之认同，学生及早就业之梦想能否成为现实，有关单位能否接纳到满意的英才？考察审阅毕业生档案，自然是选纳工作的主要依据和重要途径。因而，学生档案必须搞好。院校应针对存在的问题，尽快实现档案员专业化，管理规范化，手段现代化。
关键词：学生 档案管理 问题 对策
档案，是昨日的文件，是历史的真迹。人事档案，是人生社会实践活动而形成的产物，是人事选用、考察的依据。学生档案，是反映学生在校期间的学习生活状况的真实记录，是学生家庭、社会关系、经济、身体状况的原始资料，是学生由学校走向社会的履历。
考察、审阅毕业生的档案，就是選纳前的主要依据和重要途径。档案内容是否齐全，记录是否真实，整理是否规范，管理是否科学，直接关系到毕业生的就业及一生的成长。因此，各级各类院校必须高度重视学生档案的建设和管理，尤其是学生管理部门和档案员，更应视为重中之重，认真搞好本职，诚心诚意地为学生服务，务必做到，思想重视，精心管理，及时完善，妥善保管，充分利用，安全传递。
1 学生档案管理的主要内容
根据现实情况，高职学生档案中的主要内容，大致包括以下几类：①高中学籍：普通高中（综合高中）学生学籍档案册、高中毕业生登记表、高考考生报名登记表、高考考生体检表（卡）或体检报告单、高考考生志愿表等。②高职生在校期间的履历类材料和鉴定材料：高职学生在校期间的履历类材料和鉴定材料：高职院校录取通知书、高职院校学生体检表（卡），高职学生登记表、综合素质测评表、毕业生登记表、毕业生报到证存根、姓名或其他情况变更材料、学年鉴定表等。③学习成绩材料：学生成绩登记表、学生见习成绩表、实习鉴定、毕业论文成绩评定，各类职业资格证书等原件或复印件（加盖公章）。④组织关系材料：入团申请书、志愿书、入党申请书、积极分子推荐表和考察表，入党志愿书、转正报告等。⑤各种奖励材料：学生在校期间获得的各种表彰奖励的荣誉证书复印件（加盖公章）。 ⑥处分材料：对学生本人的处分决定，学生个人解除处分的申请，班级和学工部对其解除处分的意见，院校解除其处分的决定等。⑦其它有关材料。
2 学生档案管理工作中存在的问题
经调查，笔者认为当前存在的主要问题可概括为“四不到位”，即档案管理人员不到位；管理认识不到位；管理工作不到位；管理手段不到位。形成了档案工作“散、乱、差”局面，即档案材料散、管理乱、质量差。
2.1 学生档案专职管理人员不到位 众所周知，不少院校没有配备专职的学生档案管理人员，有的也仅仅是临时指定或班主任兼职负责学生档案管理工作，人员不稳定，力量十分单薄。多数人员又未经过专业培训，临时凑合，业务素质低下，手段落后，远不能胜任工作。随着高校的扩招，在校学生人数激增，档案管理人员根本无暇顾及学生现状。真正懂得档案管理业务和利用现代化信息技术建设档案的人员也少，这无疑对学生档案的长远建设和精密管理带来了困难，也是当前档案管理工作“散、乱、差”的首要原因。
2.2 学生档案管理思想认识不到位 致成许多误区。突出表现在：一是一些新生入校后的档案材料本身就不齐全，填写不规范，比较散乱质量差。有的或缺学籍表，或缺体检表，或缺高考报名表，有的没有档案袋，就是个纸卷卷，有的甚至什么也没有。高中学籍这部分材料的缺失，误认为是他校造成的，与我校无关，又不能主动函索弥补，故而长期形成空缺；二是学生在校期间，许多评先评优材料，应该是进入该生档案中的重要材料，误认为是集体活动形成的公文材料，忽略了这些材料的整理和入档。给学生档案留下了缺憾；三是当前就业形势压力大，为顾及学生顺利升学和就业，一些处分文件与欠佳表现，根本就没有进入学生档案。
2.3 学生档案管理工作不到位 一是学生档案材料传递不规范。学生档案本应由原校档案管理处认真整理后，按机密件传递或邮寄于新校学生档案管理处。经认真查阅无误后，转交各系部查存。二是突击整理弊病多。由于学校没有配制学生档案专职人员，明确责任，更不能按规定要求，及时收集整理档案。到学生毕业时，突击收集整理。弊病一，档案材料把关不严，填写不规范、不完善；弊病二，由于时间紧，任务重，加之参与人员在认知水平上的差异，反映学生客观情况内容少；弊病三，由于档案材料不是实时填写，为档案造假打开了方便之门。
2.4 学生档案管理内容及手段不到位 从现行学生档案管理的内容看，学生档案应包括能客观地反映院校对学生考察、录用、培养、教育的全过程和正确体现学生德、智、体、美、劳等方面发展的第一手资料，既要涵盖学生综合素质的全貌，也要体现当代大学生的时代风貌。而我们当前院校学生档案的归档内容及形式仍维系了传统的老面孔，没有创新。
3 做好院校学生档案管理的对策
针对学生档案管理上存在的问题，建议采取“五化”对策，即领导力量要强化；档案人员要专业化；档案材料要规范化；传递档案要制度化；管理逐步现代化。以适应当前形势要求。
3.1 提高认识、加强领导 学生档案是全面反映院校培养教育学子，提高其综合素质的第一手资料，是校方举荐毕业生升学就业的权威性材料，也是学生走出校门，参与社会工作的重要依据。院校领导与全体教职工都要强化学生档案意识，自觉支持做好、做精学生档案工作。首先，院校要把学生档案管理工作纳入议事日程，纳入职能部门的目标管理，把学生档案建设当作院校一项重大的基础性工作常抓不懈。其次，要在学工部编配懂业务、会管理的负责人专门分工管理档案队伍管理和档案建设工作，非常必要和重要。第三，要认真落实当前档案管理中专职人员、经费、设备等几个急需解决的问题，做到人员落实，目标落实，责任落实，经费到位，设备到位。
3.2 队伍建设专业化 任何事业的振兴，关键在于人才；没有专业人才，就没有专业化创新，更不会创造出专业化成果。档案员落实到位，可采取送出去、请进来的办法。对学生管理部门的有关人员和档案员进行专业培训，学习基本知识，掌握档案管理与现代化建设的内容和手段，取得档案员资格证书后方可上岗。对专职档案员，要列入保密人员系列，要严格制度，明确职责，实行目标管理，诚心实意为生服务，在实践中不断提高管理水平。通过培训组建起一支觉悟高、作风硬、业务精，比较稳定的档案队伍。 3.3 档案材料整理规范化 在档案专业队伍组建的同时，院校学工部要依据学生档案收集整理之总体工作量，作出详细计划安排，集中力量，统一时间，统一目标，统一要求，对现存学生档案进行一次彻底的收集整理。应由学工部协调各系部领导具体负责，以专职档案员为中心，配合班主任、辅导员严格按照档案管理中的有关规定，限期高质量、高水平地完成学生档案重新收集整理，彻底改变学生档案“散、乱、差”局面，为今后档案管理的现代化奠定基础。档案材料整理基本结束后，要按时序装入正规档案袋，填写封面目录，做到内外名称一致，顺序一致。
3.4 档案传递要制度化 经验教训我们，档案传递千万不能马虎。稍有不慎，就会酿成难以弥补的损失或困难。凡需调出、转入的学生档案，必须严格按照保密制度规定的程序进行。有效避免档案传递中档案丢失现象的发生。在前面所述中，重新收集建档中，对毕业生档案中能够体现其德、智、能、绩的综合材料，可搞一式两份，其中一份存档，另一份存放于学生的学籍档案中。便于个别学生档案丢失后，作为重新建档的依据。同时也可有效地避免或杜绝个人利用重新建档之机，做假材料、开假证明，涂改材料等事件的发生。
3.5 管理手段现代化 任何事业如逆水行舟，不进则退。当前已进入信息现代化时代，随着职教事业的迅猛发展，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可靠保证。面对学生档案数量大，项目多，质量要求高，流动方向多样化、流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位众多等特点，原有的学生档案建设与管理手段显然已不适应巨变的形势。加快推进院校学生档案建设与管理手段的现代化，确实成为时代之要求，改革创新之必须。
总之，学生档案管理工作是院校管理工作的重要组成部分，是一项十分繁琐、量大面宽的基础性工作。“始于至诚、终于至善”。深信，通过院校强化領导，组建专业队伍，专业培训，重视收集整理，传递建制，现代手段等科学开创工作，定能提高学生档案的建档水平，办出各自特色，充分发挥学生档案的利用价值。
参考文献：
[1]王晓寒.高职院校学生档案管理的问题与对策[J].科技创业家，2012（21）.
[2]王述刚.如何做好高职院校的学生档案管理工作[J].价值工程，2010（10）.
[3]王冬英.浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2009（07）.
关键词：学生 档案管理 问题 对策
档案，是昨日的文件，是历史的真迹。人事档案，是人生社会实践活动而形成的产物，是人事选用、考察的依据。学生档案，是反映学生在校期间的学习生活状况的真实记录，是学生家庭、社会关系、经济、身体状况的原始资料，是学生由学校走向社会的履历。
考察、审阅毕业生的档案，就是選纳前的主要依据和重要途径。档案内容是否齐全，记录是否真实，整理是否规范，管理是否科学，直接关系到毕业生的就业及一生的成长。因此，各级各类院校必须高度重视学生档案的建设和管理，尤其是学生管理部门和档案员，更应视为重中之重，认真搞好本职，诚心诚意地为学生服务，务必做到，思想重视，精心管理，及时完善，妥善保管，充分利用，安全传递。
1 学生档案管理的主要内容
根据现实情况，高职学生档案中的主要内容，大致包括以下几类：①高中学籍：普通高中（综合高中）学生学籍档案册、高中毕业生登记表、高考考生报名登记表、高考考生体检表（卡）或体检报告单、高考考生志愿表等。②高职生在校期间的履历类材料和鉴定材料：高职学生在校期间的履历类材料和鉴定材料：高职院校录取通知书、高职院校学生体检表（卡），高职学生登记表、综合素质测评表、毕业生登记表、毕业生报到证存根、姓名或其他情况变更材料、学年鉴定表等。③学习成绩材料：学生成绩登记表、学生见习成绩表、实习鉴定、毕业论文成绩评定，各类职业资格证书等原件或复印件（加盖公章）。④组织关系材料：入团申请书、志愿书、入党申请书、积极分子推荐表和考察表，入党志愿书、转正报告等。⑤各种奖励材料：学生在校期间获得的各种表彰奖励的荣誉证书复印件（加盖公章）。 ⑥处分材料：对学生本人的处分决定，学生个人解除处分的申请，班级和学工部对其解除处分的意见，院校解除其处分的决定等。⑦其它有关材料。
2 学生档案管理工作中存在的问题
经调查，笔者认为当前存在的主要问题可概括为“四不到位”，即档案管理人员不到位；管理认识不到位；管理工作不到位；管理手段不到位。形成了档案工作“散、乱、差”局面，即档案材料散、管理乱、质量差。
2.1 学生档案专职管理人员不到位 众所周知，不少院校没有配备专职的学生档案管理人员，有的也仅仅是临时指定或班主任兼职负责学生档案管理工作，人员不稳定，力量十分单薄。多数人员又未经过专业培训，临时凑合，业务素质低下，手段落后，远不能胜任工作。随着高校的扩招，在校学生人数激增，档案管理人员根本无暇顾及学生现状。真正懂得档案管理业务和利用现代化信息技术建设档案的人员也少，这无疑对学生档案的长远建设和精密管理带来了困难，也是当前档案管理工作“散、乱、差”的首要原因。
2.2 学生档案管理思想认识不到位 致成许多误区。突出表现在：一是一些新生入校后的档案材料本身就不齐全，填写不规范，比较散乱质量差。有的或缺学籍表，或缺体检表，或缺高考报名表，有的没有档案袋，就是个纸卷卷，有的甚至什么也没有。高中学籍这部分材料的缺失，误认为是他校造成的，与我校无关，又不能主动函索弥补，故而长期形成空缺；二是学生在校期间，许多评先评优材料，应该是进入该生档案中的重要材料，误认为是集体活动形成的公文材料，忽略了这些材料的整理和入档。给学生档案留下了缺憾；三是当前就业形势压力大，为顾及学生顺利升学和就业，一些处分文件与欠佳表现，根本就没有进入学生档案。
2.3 学生档案管理工作不到位 一是学生档案材料传递不规范。学生档案本应由原校档案管理处认真整理后，按机密件传递或邮寄于新校学生档案管理处。经认真查阅无误后，转交各系部查存。二是突击整理弊病多。由于学校没有配制学生档案专职人员，明确责任，更不能按规定要求，及时收集整理档案。到学生毕业时，突击收集整理。弊病一，档案材料把关不严，填写不规范、不完善；弊病二，由于时间紧，任务重，加之参与人员在认知水平上的差异，反映学生客观情况内容少；弊病三，由于档案材料不是实时填写，为档案造假打开了方便之门。
2.4 学生档案管理内容及手段不到位 从现行学生档案管理的内容看，学生档案应包括能客观地反映院校对学生考察、录用、培养、教育的全过程和正确体现学生德、智、体、美、劳等方面发展的第一手资料，既要涵盖学生综合素质的全貌，也要体现当代大学生的时代风貌。而我们当前院校学生档案的归档内容及形式仍维系了传统的老面孔，没有创新。
3 做好院校学生档案管理的对策
针对学生档案管理上存在的问题，建议采取“五化”对策，即领导力量要强化；档案人员要专业化；档案材料要规范化；传递档案要制度化；管理逐步现代化。以适应当前形势要求。
3.1 提高认识、加强领导 学生档案是全面反映院校培养教育学子，提高其综合素质的第一手资料，是校方举荐毕业生升学就业的权威性材料，也是学生走出校门，参与社会工作的重要依据。院校领导与全体教职工都要强化学生档案意识，自觉支持做好、做精学生档案工作。首先，院校要把学生档案管理工作纳入议事日程，纳入职能部门的目标管理，把学生档案建设当作院校一项重大的基础性工作常抓不懈。其次，要在学工部编配懂业务、会管理的负责人专门分工管理档案队伍管理和档案建设工作，非常必要和重要。第三，要认真落实当前档案管理中专职人员、经费、设备等几个急需解决的问题，做到人员落实，目标落实，责任落实，经费到位，设备到位。
3.2 队伍建设专业化 任何事业的振兴，关键在于人才；没有专业人才，就没有专业化创新，更不会创造出专业化成果。档案员落实到位，可采取送出去、请进来的办法。对学生管理部门的有关人员和档案员进行专业培训，学习基本知识，掌握档案管理与现代化建设的内容和手段，取得档案员资格证书后方可上岗。对专职档案员，要列入保密人员系列，要严格制度，明确职责，实行目标管理，诚心实意为生服务，在实践中不断提高管理水平。通过培训组建起一支觉悟高、作风硬、业务精，比较稳定的档案队伍。 3.3 档案材料整理规范化 在档案专业队伍组建的同时，院校学工部要依据学生档案收集整理之总体工作量，作出详细计划安排，集中力量，统一时间，统一目标，统一要求，对现存学生档案进行一次彻底的收集整理。应由学工部协调各系部领导具体负责，以专职档案员为中心，配合班主任、辅导员严格按照档案管理中的有关规定，限期高质量、高水平地完成学生档案重新收集整理，彻底改变学生档案“散、乱、差”局面，为今后档案管理的现代化奠定基础。档案材料整理基本结束后，要按时序装入正规档案袋，填写封面目录，做到内外名称一致，顺序一致。
3.4 档案传递要制度化 经验教训我们，档案传递千万不能马虎。稍有不慎，就会酿成难以弥补的损失或困难。凡需调出、转入的学生档案，必须严格按照保密制度规定的程序进行。有效避免档案传递中档案丢失现象的发生。在前面所述中，重新收集建档中，对毕业生档案中能够体现其德、智、能、绩的综合材料，可搞一式两份，其中一份存档，另一份存放于学生的学籍档案中。便于个别学生档案丢失后，作为重新建档的依据。同时也可有效地避免或杜绝个人利用重新建档之机，做假材料、开假证明，涂改材料等事件的发生。
3.5 管理手段现代化 任何事业如逆水行舟，不进则退。当前已进入信息现代化时代，随着职教事业的迅猛发展，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可靠保证。面对学生档案数量大，项目多，质量要求高，流动方向多样化、流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位众多等特点，原有的学生档案建设与管理手段显然已不适应巨变的形势。加快推进院校学生档案建设与管理手段的现代化，确实成为时代之要求，改革创新之必须。
总之，学生档案管理工作是院校管理工作的重要组成部分，是一项十分繁琐、量大面宽的基础性工作。“始于至诚、终于至善”。深信，通过院校强化領导，组建专业队伍，专业培训，重视收集整理，传递建制，现代手段等科学开创工作，定能提高学生档案的建档水平，办出各自特色，充分发挥学生档案的利用价值。
参考文献：
[1]王晓寒.高职院校学生档案管理的问题与对策[J].科技创业家，2012（21）.
[2]王述刚.如何做好高职院校的学生档案管理工作[J].价值工程，2010（10）.
[3]王冬英.浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2009（07）.