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国家档案局2006年12月18日以国家档案局第8号令公布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。《规定》第一条明确指出：“为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。”第二条明确指出：“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。”这两条规定阐明了以下几层含义：1、《规定》制定的法律依据；2、《规定》适用的范围；3、《规定》界定了归档文件材料范围和保管期限；4、对归档文件材料整理的目的和要求。
作为国家档案行政管理部门的规章，《规定》的发布与实施，对依法治档，规范机关档案业务基础建设，促进丰富机关档案资源，提高机关档案业务基础建设水平起到了巨大的推动作用。对各级党政机关和社会团体档案业务建设具有普遍的指导意义。但是在实践中从历史研究应用的角度看，针对不同级别的机关和社会团体，在文件材料归档范围和档案保管期限的界定上，要考虑普遍与特殊的关系，不能照本宣科、千篇一律机械地执行。这样执行《规定》恰恰是无意识地损害了《规定》本身的科学性。
一、历史研究与档案的关系
《中华人民共和国档案法》第一章总则第二条对档案的定义表述是“本法所称的档案，是过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”定义准确地概括了档案形成的时间、空间、价值和范围。每一件档案都是独立记载反映某一事件原始状态的历史记录。而历史研究就是通过最基本的搜集考订材料，即考据的方法对某个社会历史阶段、某个领域、某个单位和个人进行分析研究，反映其历史原貌。教育家、史学家傅斯年说：“史学就是史料学。”历史与档案可以说是同宗同源，档案是历史研究之母。
二、历史研究对档案的基本要求
历史研究有其自身的理论和研究方法。而历史研究最基本的方法，就是运用马克思主义的历史唯物观，通过搜集与考订材料，运用历史比较法，统计方法，计量法等对历史材料进行分析，展现历史的过程与细节，反映历史的原貌，给人以真实、客观的认识与思考。它更多的是定量分析而不是定性分析。这种研究方法决定了对档案的基本要求，即档案提供的材料必须具有全面性、真实性、系统性。因此，要求我们在执行《规定》的时候，必须以对历史负责，替未来着想、为现实服务的精神，准确、客观、全面地确定一个单位文件材料归档范围和档案保管期限。为历史研究提供最详实的素材。
三、从村民捐献一套完整村级档案看档案细节对历史研究的重要性
2013年3月，北京延庆县大榆树镇网站发布一条信息，本镇新宝村84岁村民刘桂林把个人收藏的近千册老账本和部分文书材料捐献给村委会。这些材料有旧账本、户口薄、宅基地登记薄、分田账、记工账、农业税账、交粮账和一些文书材料。记载了村里建国之初到改革开放初期34年的历史。档案从各个方面详细记载了当时村里农业生产、经济活动和各项事务活动。从一个村的经济发展情况记载反映了当时在计划经济时代整个农村经济和社会发展的历史。从目前看，这是延庆县第一份完整的村级财务档案，为今后研究延庆县在计划经济时期农村经济状况提供了真实的参考依据，引起延庆县档案部门的高度重视，成为村里的“宝贝”。
从这一消息报导分析中我们得出这样几个推断：第一，在当时档案工作极不规范的情况下，如果刘桂林老人没有对自己工作的热爱和强烈的责任意识，这些珍贵的档案资料可能会随着时间的流逝而遗弃，这无可厚非。从目前全国农村保存下来当年的东西看可谓是凤毛麟角。第二，假设这些东西当时按相关档案管理要求进行了归档整理，其中一些详细材料的内容可能不属于也不会列入归档范围，即使全部归档保存，按照会计档案保管期限或文书档案保管期限的一般要求，很少有需要永久保存的内容。即使保存15年、25年或30年，到期销毁也属正常，至今早已是灰飞烟灭。第三，就是这样一些极不规范但极其详实细微的记载，才使得这部分档案资料凸显珍贵，才能从这些材料中查出上世纪50年代到80年代中一些事情的经过始末。如土改分田的情况，当年不同时期人口变化，村里购置物品的支出及其价格等各方面的信息。在当时全国政治、经济、社会体制高度一致的情况下，通过一个村的档案材料，用历史研究的方法，可以窥见一个村、一个镇 （公社）、一个县，乃至全国农村经济、社会和人民生产、生活的概貌。如果没有这些档案材料的证明，还原历史的记忆就会变的空泛、不完整甚至失实。
因此，我们可以认定，档案材料的真实性、全面性、系统性、详实性是研究一个单位或社会历史最重要的基础。
四、对基层机关和社会团体在文件材料归档范围和保管期限界定的思考
通过以上对历史研究与档案的关系，对档案的基本要求，并通过具体实例分析，我们可以清楚的看到，在基层机关和社会团体对文件材料归档范围和保管期限界定中，根据本单位的实际情况，科学合理的实施《规定》，适当地扩大和放宽文件材料归档范围和保管期限，是可行的。其理由是：
1.一些基层机关和社会团体在全宗单位构成条件上不完全。一些相对独立的基层单位具有财务权，而有些基层单位财务独立权不完全具备；在内设机构和人事任免权上，大多数单位都是根据本单位工作特点和实际情况自主决定，但不具备国家法定的对应条件；在行文权上，大部分单位无对外行文职能，但对外工作中和内部事物处理上又有自己的行文处置事实。因此，切不能完全以大机关为模式。不然，一些基层单位的档案管理工作从理论上不能确立，基层单位档案管理将会出现自相矛盾和无所适应的状况。
2.基于以上原因，由于单位级别和规模较小，如果完全按正规的大机关全宗单位构成条件确定文件材料归档范围和划分保管期限，将有大量的文件材料不能歸档，保管期限的划分也会降低，形成的档案材料势必不能全面、系统地反映本单位的历史。以唐山市中心血站为例，单位的编制规格为科级事业单位，财务相对独立，人事任免权和行文权受到法定制约。但在内部机构设置、行政管理和对外活动中，有人事任免和行文的事实。这些以内部行文或以简报等形式形成的文件材料，是记录唐山市中心血站历史的重要依据。如果按《规定》正常执行，这些文件材料保管期限一般为十年。保管期限到期销毁后，唐山市中心血站的历史将出现较大空白。因此，扩大归档范围，提高这些文件材料的保管期限，具有现（下转40页）（上接42页）实和历史的意义。从上述捐献的村级档案分析中我们也可以看到，一个基层单位历史的记录，不仅需要一般文件材料的归档保管，更需要具体详实的细节材料。因此，我们在落实《规定》中，要考虑不同级别机构和单位具体情况，实时、实事掌握界定文件材料归档范围和保管期限，为一个单位，为整个社会留下更多的历史记忆。
3.防止基层单位有文必归和无档可归的极端倾向。实事求是地科学确定文件材料归档范围和保管期限，准确掌握归档文件材料价值，是基层单位档案管理的理论和技术难点。单位领导者和档案工作人员必须有高度的责任心，从历史研究和传承出发，以对历史负责的态度，客观、辨证、理性地确定本单位文件材料的归档范围和保管期限，既不能盲目的扩大范围，也不能机械的执行《规定》。要掌握好执行《规定》与本单位文件材料的归档范围和保管期限划分的度，对与本单位无价值、重份或一般性普发文件，必须排除在归档范围外。有文必归和无档可归都是错误的。
（作者单位：唐山市中心血站）
作为国家档案行政管理部门的规章，《规定》的发布与实施，对依法治档，规范机关档案业务基础建设，促进丰富机关档案资源，提高机关档案业务基础建设水平起到了巨大的推动作用。对各级党政机关和社会团体档案业务建设具有普遍的指导意义。但是在实践中从历史研究应用的角度看，针对不同级别的机关和社会团体，在文件材料归档范围和档案保管期限的界定上，要考虑普遍与特殊的关系，不能照本宣科、千篇一律机械地执行。这样执行《规定》恰恰是无意识地损害了《规定》本身的科学性。
一、历史研究与档案的关系
《中华人民共和国档案法》第一章总则第二条对档案的定义表述是“本法所称的档案，是过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”定义准确地概括了档案形成的时间、空间、价值和范围。每一件档案都是独立记载反映某一事件原始状态的历史记录。而历史研究就是通过最基本的搜集考订材料，即考据的方法对某个社会历史阶段、某个领域、某个单位和个人进行分析研究，反映其历史原貌。教育家、史学家傅斯年说：“史学就是史料学。”历史与档案可以说是同宗同源，档案是历史研究之母。
二、历史研究对档案的基本要求
历史研究有其自身的理论和研究方法。而历史研究最基本的方法，就是运用马克思主义的历史唯物观，通过搜集与考订材料，运用历史比较法，统计方法，计量法等对历史材料进行分析，展现历史的过程与细节，反映历史的原貌，给人以真实、客观的认识与思考。它更多的是定量分析而不是定性分析。这种研究方法决定了对档案的基本要求，即档案提供的材料必须具有全面性、真实性、系统性。因此，要求我们在执行《规定》的时候，必须以对历史负责，替未来着想、为现实服务的精神，准确、客观、全面地确定一个单位文件材料归档范围和档案保管期限。为历史研究提供最详实的素材。
三、从村民捐献一套完整村级档案看档案细节对历史研究的重要性
2013年3月，北京延庆县大榆树镇网站发布一条信息，本镇新宝村84岁村民刘桂林把个人收藏的近千册老账本和部分文书材料捐献给村委会。这些材料有旧账本、户口薄、宅基地登记薄、分田账、记工账、农业税账、交粮账和一些文书材料。记载了村里建国之初到改革开放初期34年的历史。档案从各个方面详细记载了当时村里农业生产、经济活动和各项事务活动。从一个村的经济发展情况记载反映了当时在计划经济时代整个农村经济和社会发展的历史。从目前看，这是延庆县第一份完整的村级财务档案，为今后研究延庆县在计划经济时期农村经济状况提供了真实的参考依据，引起延庆县档案部门的高度重视，成为村里的“宝贝”。
从这一消息报导分析中我们得出这样几个推断：第一，在当时档案工作极不规范的情况下，如果刘桂林老人没有对自己工作的热爱和强烈的责任意识，这些珍贵的档案资料可能会随着时间的流逝而遗弃，这无可厚非。从目前全国农村保存下来当年的东西看可谓是凤毛麟角。第二，假设这些东西当时按相关档案管理要求进行了归档整理，其中一些详细材料的内容可能不属于也不会列入归档范围，即使全部归档保存，按照会计档案保管期限或文书档案保管期限的一般要求，很少有需要永久保存的内容。即使保存15年、25年或30年，到期销毁也属正常，至今早已是灰飞烟灭。第三，就是这样一些极不规范但极其详实细微的记载，才使得这部分档案资料凸显珍贵，才能从这些材料中查出上世纪50年代到80年代中一些事情的经过始末。如土改分田的情况，当年不同时期人口变化，村里购置物品的支出及其价格等各方面的信息。在当时全国政治、经济、社会体制高度一致的情况下，通过一个村的档案材料，用历史研究的方法，可以窥见一个村、一个镇 （公社）、一个县，乃至全国农村经济、社会和人民生产、生活的概貌。如果没有这些档案材料的证明，还原历史的记忆就会变的空泛、不完整甚至失实。
因此，我们可以认定，档案材料的真实性、全面性、系统性、详实性是研究一个单位或社会历史最重要的基础。
四、对基层机关和社会团体在文件材料归档范围和保管期限界定的思考
通过以上对历史研究与档案的关系，对档案的基本要求，并通过具体实例分析，我们可以清楚的看到，在基层机关和社会团体对文件材料归档范围和保管期限界定中，根据本单位的实际情况，科学合理的实施《规定》，适当地扩大和放宽文件材料归档范围和保管期限，是可行的。其理由是：
1.一些基层机关和社会团体在全宗单位构成条件上不完全。一些相对独立的基层单位具有财务权，而有些基层单位财务独立权不完全具备；在内设机构和人事任免权上，大多数单位都是根据本单位工作特点和实际情况自主决定，但不具备国家法定的对应条件；在行文权上，大部分单位无对外行文职能，但对外工作中和内部事物处理上又有自己的行文处置事实。因此，切不能完全以大机关为模式。不然，一些基层单位的档案管理工作从理论上不能确立，基层单位档案管理将会出现自相矛盾和无所适应的状况。
2.基于以上原因，由于单位级别和规模较小，如果完全按正规的大机关全宗单位构成条件确定文件材料归档范围和划分保管期限，将有大量的文件材料不能歸档，保管期限的划分也会降低，形成的档案材料势必不能全面、系统地反映本单位的历史。以唐山市中心血站为例，单位的编制规格为科级事业单位，财务相对独立，人事任免权和行文权受到法定制约。但在内部机构设置、行政管理和对外活动中，有人事任免和行文的事实。这些以内部行文或以简报等形式形成的文件材料，是记录唐山市中心血站历史的重要依据。如果按《规定》正常执行，这些文件材料保管期限一般为十年。保管期限到期销毁后，唐山市中心血站的历史将出现较大空白。因此，扩大归档范围，提高这些文件材料的保管期限，具有现（下转40页）（上接42页）实和历史的意义。从上述捐献的村级档案分析中我们也可以看到，一个基层单位历史的记录，不仅需要一般文件材料的归档保管，更需要具体详实的细节材料。因此，我们在落实《规定》中，要考虑不同级别机构和单位具体情况，实时、实事掌握界定文件材料归档范围和保管期限，为一个单位，为整个社会留下更多的历史记忆。
3.防止基层单位有文必归和无档可归的极端倾向。实事求是地科学确定文件材料归档范围和保管期限，准确掌握归档文件材料价值，是基层单位档案管理的理论和技术难点。单位领导者和档案工作人员必须有高度的责任心，从历史研究和传承出发，以对历史负责的态度，客观、辨证、理性地确定本单位文件材料的归档范围和保管期限，既不能盲目的扩大范围，也不能机械的执行《规定》。要掌握好执行《规定》与本单位文件材料的归档范围和保管期限划分的度，对与本单位无价值、重份或一般性普发文件，必须排除在归档范围外。有文必归和无档可归都是错误的。
（作者单位：唐山市中心血站）