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国家对文件资料整理规则、归档范围和保管期限有着明确规定，但各行业和单位在文书档案的整理归档流程、具体要求等方面仍有较大差异。笔者根据国土资源档案特点，结合工作实际，梳理了文书档案整理归档流程与方法。
一、立卷规则
1. 采用集中与分散相结合的组织形式进行文件整理及归档。即一般行政、综合性的公文集中在档案部门统一整理归档、保管及利用，特殊部门如纪检、人事、审计、会计等形成的文件资料，可在档案部门的统一指导下，自行整理或保管。
2.
根据国家档案局2000年12月发布的《归档文件整理规则》（DA/ T22-2000）要求，取消案卷级整理，以“件”为单位，采取“年度-保管期限”的方法进行分类，实行文件级整理及归档。
3. 县（市）区档案部门可采取“年度-机构（问题）-保管期限”或“保管期限-年度-机构（问题）”等
方法进行立卷和保管，但必须包含年度和保管期限，且同一全宗应保持立卷规则的统一和稳定。
4. 纸质文件材料可“随办随归”， 无需等到年终收齐后再整理，实行文档一体化整理。电子档案实时归档。
二、工作流程
见右侧图表。
三、接收
文书档案移交和接收主要分以下2种类型：一是定期接收。一般在本年度3 月以前接收本单位移交的上一年度档案。二是即时接收。根据本单位实际情况即时接收，但所接收资料必须为已办理完毕的文件。
处理意见签、发文无发文稿纸等。二是文件未办理完毕的。指对公文的处理程序，如签收、转发等，而非公文所述事项的办理。三是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定的不归档文件。符合上列情形的，退回文件移交单位。清退时，制作清退清单，并履行移交手续。
（二）密级鉴定。文书档案的密级根据文件登记的密级确定。未登记密级的，为非国家秘密级文件。该类文件，其密级按可公开程度分别定为公开、工作秘密等。经鉴定属国家秘密的文件资料交由持保密工作上岗证的人员整理和归档。除保管外，其处理方法与非密文件基本相同。
（三）年度鉴定。鉴定年度时，以待归档文件的形成时间，即文件签发日期（落款日期）判定所属年度。具体方法如下所述：一是跨年度形成的文件，
如召开会议、处理案卷等，分类时归入办结年度。二是几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。三是文件没有标注日期的，需要分析文件内容或各种标识，通过对照等手段来推断和考证文件日期或近似日期，并据此合理划分年度。四是有专门年度分类方法的，从其规定。如按年度分类的专项整治、检查、督查工作等情况，即使不同材料跨年度，也可将其统一归到所需年度。
（四）分类鉴定。即鉴定档案所属类别。鉴定时，按照本单位制定的《档案分类方案》执行。鉴定时应将文件资料归到分类方案的最低一级类目内。
（五）保管期限鉴定。即保存价值大小的鉴定，是文书档案整理、归档最为重要的环节。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》或经档案局审批通过的本单位定的文书档案保管期限执行。
五、整理方法
新的整理方法与传统方法比较，应注意以下区别：一是取消案卷级整理，实行文件级整理。二是取消案卷题名。三是取消案卷目录、卷内文件目录及全引目录，编以“件”为单位的归档文件目录。四是原先在案卷封面上须填写许多内容，新的方法只在档案盒封面保留一个填写项目，即全宗名称。五是取消案卷排列。六是取消案卷目录号、案卷号、归档号，只编写件号、填归档章。七是取消编页码。只清点页数，将每件档案总页数填在归档文件目录的“页数栏”。八是取消案卷装订，改为按“件”装订并装盒。
（一）修整。
1.“件”的界定。归档文件以“件”为单位进行整理和归档。这里所说的
“件”分为2 种：一是“自然件”：即单份文件或一册（本）材料为一“件”。二是“界定件”：即为了方便整理和利用，在整理时人为地重新界定而且实体上一起装订、编目时体现为一条条目的“文件”。界定“件”的主要方法为：一是文件正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保存不同稿本（如历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等）的，其正本与历次稿各为一件。二是正文与附件为一件。附件数量较多，或者较厚不易装订的，也可各为一件。三是正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件。四是原件与复制件（包括抄件）作为一件。五是转发文与被转发文作为一件。六是报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。七是来文与复文（如请示与批复）作为一件。
2. 修整方法。为保证档案长期保存和有效利用，整理时应先对不符合要求的文件材料进行必要修正：一是对破损或易破损文件进行修裱。二是对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。三是去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等。四是对过大文件进行折叠。折叠时根据归档案卷的尺寸控制图件大小，并留出图件的装订边，露出图件题名。注意单张折叠。
（二）排序。每件文件整理完，按以下规则排序：一是正本在前，定稿在后。二是正文在前，附件在后。三是原件在前，复制件在后。四是转发文在前，被转发文在后。五是不同文字的文
本，如无特殊规定，则中文在前，其他文本在后。排序时，一件文档中有两份或多份完全相同文件资料的，保留一份，其余作为不归档文件材料处置。
（三）页数确定。即清点该“件”档案的页数。以“件”为单位进行，空白页不计算在内。确定页数时可编写或不编写页码（编者注：建议编写页码，以便于目录编制、著录及统计）。
（四）装订。整理好的档案按“件”为单位进行装订，以从实体上最终确定“件”的形态，起到固定文件页次、防止文件页丢失、便于保管和利用的作用。操作时，使用订书机和不锈钢钉 装订文件，一般在文件左侧1/3 和2/3处固定。较厚的文件使用“三孔一线”的方法进行线装，以结实、整齐、不掉页、不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读为原则。（五）编号。
1. 归档信息编写。整理并装订完毕的档案，在其第一页上方的空白处加盖归档章，并填写归档信息。归档信息填写应使用打号机、碳素笔或碳素墨水。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。
2. 档案号编制。文书档案的档案号编制按照“全宗号-年度. 保管期限代码-室编件号”的原则编写。其中，连接全宗号与年度、保管期限代码与件号的是连接号“-”；连接年度与保管期限代码的是间隔号“.”。保管期限代码分别为：永久：Y；定期30 年：D30；定期10 年：D10。
（六）编目。即编制归档文件目录。编目根据分类方法类目次序和室编件号顺序逐件编制，编目按年度和保管期限，以“件”为单位分别编制，一件体现为目录中的一条条目。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。
（七）装盒、入库。一是将整理完毕的归档文件按最低一级目类和室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。文书档案盒的样式、规格及填写要求参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）执行。二是每盒档案应放置一张备考表于盒内文件之后。该备考表是文书档案装盒后，检查该盒文件质量、确定是否能够归档入库的记录表。整理人应在表内注明该盒文件数量、起止号等情况。检查人负责对文件整理质量进行核查。三是装盒时，不同全宗、不同形成年度、不同保管期限、不同机构或问题、不同流水件号的文件不得放入同一档案盒。四是完成装盒后交库房管理人员登记入库；使用档案系统进行档案管理的，入库前还应检查盒内文件是否完全著录后方能入库，避免档案的入库遗失。五是国家秘密级文件实行专人专管，并使用专属档案装具。
（八）不归档文件材料处置办法。一般情况下，鉴定后的文件材料除按规定归档外，还有一部分是无需归档的，包括重份文件，未成文草稿，事务性、临时性文件材料，与本机关职能无关的参考材料等。对于此类文件材料，如果保管和使用不当，也可能会造成丢失或泄密。因此，对这部分文件材料的保管和处理也应引起重视，并纳入有效管理和控制。一般按以下办法处置：一是个人或部门要作为资料重新留存的，需征得档案部门的同意，并配备相应设施由专人保管。有密级的文件，还应按相应规定保管和使用。二是已确定无保管价值的文件材料，由档案部门登记造册，报主管领导批准后销毁。任何组织和个人不得随意处置。
（作者单位：昆明市国土资源信息中心（昆明市国土资源档案管理中心））
一、立卷规则
1. 采用集中与分散相结合的组织形式进行文件整理及归档。即一般行政、综合性的公文集中在档案部门统一整理归档、保管及利用，特殊部门如纪检、人事、审计、会计等形成的文件资料，可在档案部门的统一指导下，自行整理或保管。
2.
根据国家档案局2000年12月发布的《归档文件整理规则》（DA/ T22-2000）要求，取消案卷级整理，以“件”为单位，采取“年度-保管期限”的方法进行分类，实行文件级整理及归档。
3. 县（市）区档案部门可采取“年度-机构（问题）-保管期限”或“保管期限-年度-机构（问题）”等
方法进行立卷和保管，但必须包含年度和保管期限，且同一全宗应保持立卷规则的统一和稳定。
4. 纸质文件材料可“随办随归”， 无需等到年终收齐后再整理，实行文档一体化整理。电子档案实时归档。
二、工作流程
见右侧图表。
三、接收
文书档案移交和接收主要分以下2种类型：一是定期接收。一般在本年度3 月以前接收本单位移交的上一年度档案。二是即时接收。根据本单位实际情况即时接收，但所接收资料必须为已办理完毕的文件。
处理意见签、发文无发文稿纸等。二是文件未办理完毕的。指对公文的处理程序，如签收、转发等，而非公文所述事项的办理。三是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定的不归档文件。符合上列情形的，退回文件移交单位。清退时，制作清退清单，并履行移交手续。
（二）密级鉴定。文书档案的密级根据文件登记的密级确定。未登记密级的，为非国家秘密级文件。该类文件，其密级按可公开程度分别定为公开、工作秘密等。经鉴定属国家秘密的文件资料交由持保密工作上岗证的人员整理和归档。除保管外，其处理方法与非密文件基本相同。
（三）年度鉴定。鉴定年度时，以待归档文件的形成时间，即文件签发日期（落款日期）判定所属年度。具体方法如下所述：一是跨年度形成的文件，
如召开会议、处理案卷等，分类时归入办结年度。二是几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。三是文件没有标注日期的，需要分析文件内容或各种标识，通过对照等手段来推断和考证文件日期或近似日期，并据此合理划分年度。四是有专门年度分类方法的，从其规定。如按年度分类的专项整治、检查、督查工作等情况，即使不同材料跨年度，也可将其统一归到所需年度。
（四）分类鉴定。即鉴定档案所属类别。鉴定时，按照本单位制定的《档案分类方案》执行。鉴定时应将文件资料归到分类方案的最低一级类目内。
（五）保管期限鉴定。即保存价值大小的鉴定，是文书档案整理、归档最为重要的环节。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》或经档案局审批通过的本单位定的文书档案保管期限执行。
五、整理方法
新的整理方法与传统方法比较，应注意以下区别：一是取消案卷级整理，实行文件级整理。二是取消案卷题名。三是取消案卷目录、卷内文件目录及全引目录，编以“件”为单位的归档文件目录。四是原先在案卷封面上须填写许多内容，新的方法只在档案盒封面保留一个填写项目，即全宗名称。五是取消案卷排列。六是取消案卷目录号、案卷号、归档号，只编写件号、填归档章。七是取消编页码。只清点页数，将每件档案总页数填在归档文件目录的“页数栏”。八是取消案卷装订，改为按“件”装订并装盒。
（一）修整。
1.“件”的界定。归档文件以“件”为单位进行整理和归档。这里所说的
“件”分为2 种：一是“自然件”：即单份文件或一册（本）材料为一“件”。二是“界定件”：即为了方便整理和利用，在整理时人为地重新界定而且实体上一起装订、编目时体现为一条条目的“文件”。界定“件”的主要方法为：一是文件正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保存不同稿本（如历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等）的，其正本与历次稿各为一件。二是正文与附件为一件。附件数量较多，或者较厚不易装订的，也可各为一件。三是正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件。四是原件与复制件（包括抄件）作为一件。五是转发文与被转发文作为一件。六是报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。七是来文与复文（如请示与批复）作为一件。
2. 修整方法。为保证档案长期保存和有效利用，整理时应先对不符合要求的文件材料进行必要修正：一是对破损或易破损文件进行修裱。二是对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。三是去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等。四是对过大文件进行折叠。折叠时根据归档案卷的尺寸控制图件大小，并留出图件的装订边，露出图件题名。注意单张折叠。
（二）排序。每件文件整理完，按以下规则排序：一是正本在前，定稿在后。二是正文在前，附件在后。三是原件在前，复制件在后。四是转发文在前，被转发文在后。五是不同文字的文
本，如无特殊规定，则中文在前，其他文本在后。排序时，一件文档中有两份或多份完全相同文件资料的，保留一份，其余作为不归档文件材料处置。
（三）页数确定。即清点该“件”档案的页数。以“件”为单位进行，空白页不计算在内。确定页数时可编写或不编写页码（编者注：建议编写页码，以便于目录编制、著录及统计）。
（四）装订。整理好的档案按“件”为单位进行装订，以从实体上最终确定“件”的形态，起到固定文件页次、防止文件页丢失、便于保管和利用的作用。操作时，使用订书机和不锈钢钉 装订文件，一般在文件左侧1/3 和2/3处固定。较厚的文件使用“三孔一线”的方法进行线装，以结实、整齐、不掉页、不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读为原则。（五）编号。
1. 归档信息编写。整理并装订完毕的档案，在其第一页上方的空白处加盖归档章，并填写归档信息。归档信息填写应使用打号机、碳素笔或碳素墨水。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。
2. 档案号编制。文书档案的档案号编制按照“全宗号-年度. 保管期限代码-室编件号”的原则编写。其中，连接全宗号与年度、保管期限代码与件号的是连接号“-”；连接年度与保管期限代码的是间隔号“.”。保管期限代码分别为：永久：Y；定期30 年：D30；定期10 年：D10。
（六）编目。即编制归档文件目录。编目根据分类方法类目次序和室编件号顺序逐件编制，编目按年度和保管期限，以“件”为单位分别编制，一件体现为目录中的一条条目。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。
（七）装盒、入库。一是将整理完毕的归档文件按最低一级目类和室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。文书档案盒的样式、规格及填写要求参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）执行。二是每盒档案应放置一张备考表于盒内文件之后。该备考表是文书档案装盒后，检查该盒文件质量、确定是否能够归档入库的记录表。整理人应在表内注明该盒文件数量、起止号等情况。检查人负责对文件整理质量进行核查。三是装盒时，不同全宗、不同形成年度、不同保管期限、不同机构或问题、不同流水件号的文件不得放入同一档案盒。四是完成装盒后交库房管理人员登记入库；使用档案系统进行档案管理的，入库前还应检查盒内文件是否完全著录后方能入库，避免档案的入库遗失。五是国家秘密级文件实行专人专管，并使用专属档案装具。
（八）不归档文件材料处置办法。一般情况下，鉴定后的文件材料除按规定归档外，还有一部分是无需归档的，包括重份文件，未成文草稿，事务性、临时性文件材料，与本机关职能无关的参考材料等。对于此类文件材料，如果保管和使用不当，也可能会造成丢失或泄密。因此，对这部分文件材料的保管和处理也应引起重视，并纳入有效管理和控制。一般按以下办法处置：一是个人或部门要作为资料重新留存的，需征得档案部门的同意，并配备相应设施由专人保管。有密级的文件，还应按相应规定保管和使用。二是已确定无保管价值的文件材料，由档案部门登记造册，报主管领导批准后销毁。任何组织和个人不得随意处置。
（作者单位：昆明市国土资源信息中心（昆明市国土资源档案管理中心））