从Office新人到文案高手

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  我们的办公室,和达尔文说的丛林或草原,没有什么两样,就像巨大的恐龙和攻击力超强的猎豹,同样也会被生态淘汰。埋头努力工作,并不一定收获丰硕。办公室里本来就没有公理,却有一些看不见的“定律”,他们真的有道理吗?
  
  8月下旬,刚刚走出大学校门,秦旷第一次以工作身份走进新的办公室,一切似乎都很陌生,除了桌上的电脑。由于工作经验不足,在电脑数据处理方面由于没有一套好的方案,经常出问题。明明亲手保存在硬盘中的一份客户资料,老板指明要这份资料时,翻遍C、D、E、F、G等所有的磁盘都找不到,真是急煞人也!作为办公室新人,必须先学会一些拿手的文案工作技巧,不然恐怕连试用期都过不去了……
  
  谣传定律1:工作效果第一 程序不重要
  错!如果是一个职场老手,这一点可能是对的,但是作为职场新人,工作的流程是否合理,可能直接决定你的试用期长短!
  天!我竟然不会建文件夹
  做任何工作,有思路、有条理都是重要的,特别是职场新人,领导会从一些细节观察你的工作方式。硬盘中的数据就是从新建文件夹、文件开始的,这也就相当于是源头,在源头处做好科学的规划,自然会给日后留下便捷之路。除了掌握归类建立文件夹、文件取名要有明确代表意义、目录层次一般不要超过3层等常识性知识外,下面的这些高手总结出的经验很有参考价值。
  在工作量比较大的场合,每天可能都会制作出多份文件,或者是给家中宝宝拍照,可能也是每天都要拍而生成照片文件。这些场合下直接建立“记事本文件夹”就是比较科学的方法,所谓的“记事本文件夹”就是应对每年、每月份、每日(当然可视具体情况定是否建立“年”或是“日”文件夹)建立一个文件夹目录,例如“1月\1日”,或“2010年\1月\1日”、“2010年\1月”。
  
  ★智能建立“记事本文件夹”的方法
  从http://www.greendown.cn/soft/24735.html下载“Folder Frenzy”,若要建立“年、月”这样的目录,只要在前面文本框中输入年份,后面文本框中输入月份数(12),若要建立“月、日”这样的目录,则进行相应的调整即可。例如前面输入“2010年”,后面设置为“12”,这样便可在当前软件所在目录生成一组目录“2010年1”、“2010年2”……(见图1)。
  如果这种智能生成的方法并不满足要求(例如无法建立“2010年1月”这样的目录),也可以直接在上面的列表中手工输入目录名称序列,更简便的方法就是借助Excel单元格的拖拉方法生成目录名称序列,再拷贝到上面的列表中进行制作。
  
  
  小提示:
  有时候可能还需要多次使用上面方法进行制作,最后手工合并目录,比如要想建立“年、月、日”这样的目录,就要先建立“年、月”目录,最后在每个月份目录中再建立对应日期的目录,由于日期文件夹每个月都一样,直接拷贝即可。
  
  ★技能突破:巧用命令制作人名文件夹
  有一份保存了名单的文本文件,每行都是一个人名,这时如果想针对这个人名列表中的每个人名制作一个文件夹,通过命令就可以很好地解决:
  例如这个记事本文件名为“d.txt”,将其放到需要建立人名文件夹的目录,按Win+R打开命令提示符窗口,使用cd命令切换到人名记事本文件所在目录,然后输入“for /f "delims=" %i in (d.txt) do md "%i"”并回车便可在当前目录下创建人名文件夹了(见图2)。
  对这个命令进行修改可以制作很多种需求的文件夹,例如产品目录、客户资料目录等。
  
  ★Office大补贴:
  (1)文件常修改,可用版本号做文件夹名称加以区分。
  (2)正在处理及已处理文件要分开,做好处理完毕的文件的归档工作。
  (3)喜欢视桌面为工作台的朋友,切记要用快捷方式替代文件本身,重要文件应该放非系统盘。
  (4)通过“Folder Maker”(下载地址:http://a.md/148)这款小工具即可实现为不同的文件夹定制不同的颜色。再结合系统自带的更换图标功能,方便在众多文件夹中一眼找到目标。
  (5)按Win+R,输入“AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Network Shortcuts”,在此建立任意文件夹将会直接显示在“计算机”目录下,方便日常操作,而文件的真实保存地址则是“E:\Users\系统账户名\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Network Shortcuts\”。
  (6)平时在管理文件而建立文件目录时,尽量不要超过3层目录,目录层数多了后会给日后的管理带来一定的麻烦。
  谣传定律2:埋头苦干就好 慢工出细活
  错!什么时代了,效率第一,又快又好才是目标,当你慢腾腾地写策划的时候,别人的标书已经递交上去了。抢时间,追效率,要想在新公司出彩,必须展示出你的高效来!
  打工可以,但是不能打白工(只有付出没有回报的工作)。作为新人,容易接到一些不太需要动脑,但是比较花力气的“苦活”。遇到这种情况,怎么展示你的能力呢?最好的方式,就是以无人能及的速度、第一时间完成它!
  
  当老板在你电脑前的时候,不如向他展示一些他不知道的小伎俩,迅速提升你的形象!比如,在Excel表格中经常需要填入一些重复内容,比如在名单一列,希望输入的每个名字前都要加上“电脑爱好者”后面都加上“读者”,如果输入名字后,在每个单元格都粘贴同样的内容,太麻烦了,不如用简单的方法。选中该列,右击后,选择“设置单元格格式”,选择“自定义”,在“类型”中输入“电脑爱好者@读者”(见图3)。
  
  ◎设置格式为“[>9999999999](0000)00000000;[>999999999](000)00000000;0”,就可以直接输入“01068130909”这样的电话号码,回车后,会自动变成“(010)68130909”,符合一般的电话号码写法。
  ◎单元格中如果是文本格式的数字,是无法进行运算的,可以先复制文本单元格,然后选择空白单元格点击“粘贴”下的“选择性粘贴”,再选择“加”或“减”即可。
  ◎设置格式为“[DBNum2]G/通用格式”,则输入的数字自动转换为大写中文。
  
  作为新员工最容易犯错的地方就是不知到哪里找到需要的东西,文档、表格、PPT,如何在最短时间找到呢?
  以往的方式都是搜索,而Win7库功能打破了传统的文件夹管理文件的方式,让文件管理更智能化、科学化。因此,大家应该掌握好库的功能及用法,给文件管理带来诸多方便。我们完全可以按照自己日常需要处理及接触到的文件类型创建相应的库,如“本周必做工作”、“待修改文档”、“已完成文档”、“相关PPT”、“会议照片”等库,再养成及时将相应的文件夹“入库”(右击文件夹并选择“包含到库中”,选择相应的库即可),日后就能得到很多方便。
  
   ★快速定位照片
  打开图片库,选择右上角“排列方式”中的“月”或“天”即可在资源管理器中按日期显示拍摄的照片,这样可以有效地解决图片大海中找特定图片的难题。此外,还可以借助图片库中的图片分级功能快速给图片评级,日后按评级来找特定图片,或者借助标记功能来实现同样的目的。
  
   ★快速查找文档
  Windows7文档库与Office文档结合相当紧密。在Word中单击Office按钮,选择“Word选项/常规”,在“对 Microsoft Office进行个性化设置”中填写了用户名即为自己的Office文档设置了作者信息,在文档库中选择以作者的排列方式显示即可按照不同作者进行归纳,非常适合办公族在往来频繁的文件中找到自己撰写或他人发送过来的文件。如果觉得这还不够快捷,还可以结合强大的库搜索功能及结合预览窗格快速找到自己想要的文件。
  
  ★技能突破:批量修改文档中的日期格式
  有时候需要将一篇Word文档中的日期由一种格式转换成另一种格式,例如原先为“2010.8.1”,现在想改成“2010-8-1”,手工修改太费劲,批量实现更简单:
  在Word中按“Ctrl+H”打开替换对话框,“查找内容”框中输入“([0-9]{4}).([0-9]{1,2}).([0-9]{1,2})”,在“替换为”框中输入“\1- \2-\3”(见图4)。
  其中,输入的内容除其中的“.”是根据文档中日期格式中的“.”格式一致外,其余全为半角字符,最好是在英文状态下输入。再单击“更多”按钮并选中“使用通配符”项,最后单击“全部替换”按钮即可搞定。按照同样的思路,可以在多种日期格式之间转换。
  
  ★技能突破:批量修改文档中的“电话号码”
  公司电话换了,以前制作的方案中的电话号码现在全部需要统一更换成新号码,手工修改太费劲,批量实现更简单:
  从http://www.newhua.com/softdown/25246_2.htm下载“WordPipe”,安装运行后选择选择“替换”选项卡,将“Find what”设置成原先电话号码,在“replace with”中设置新电话号码,注意勾选“全字匹配”,防止将其他含有电话号码数字的数值替换了。再选择“要处理的文件”选项卡,勾选“包括子文件夹”,接下来选择所有文档存放的磁盘(甚至可以直接选择“计算机”或“我的电脑”),最后单击“替换”按钮,软件就会搜索并进行替换了(见图5)。
  
  
  ★技能突破:绿色删除Excel空白行方案
  不需要使用VBA,更不需要其他过多的复杂设置,即便是几万行的表格也可以快速删除其中的空行:
  
  情况一:如果不需要保持表格数据的排序完整性,直接通过排序功能将所有空行放到末尾,然后选中第一个空行后按Ctrl+Shift+End全选所有空行,之后直接删除即可。
  
  情况二:如果要考虑顺序,就是说删除后顺序不能乱,就在第一列后增加一列,从第一行开始按增序方式用自然数填充到最后一行,然后按照刚新增的列开始排序,并按上面的方法删除掉空行,再按第一列(自己增加的列)再排序就回来了。
  
  谣传定律3:新员工要低调 不能乱说话
  刚到单位,秦旷总觉得自己才疏学浅,和同事工作中不敢表达自己观点,怕发说错话。后来,慢慢地,他发现了多沟通的重要性。不仅是当面的沟通,与领导之间的邮件沟通也十分重要。往来邮件往往也是最需要花力气去处理的对象,如果没有科学的管理方案,不用多久,你的邮件箱就会变得零乱不堪,想找一封邮件甚至需要半天时间,直接影响到工作。
  
  ★技能突破:从名单到邀请函
  上班第三天,领导就让秦旷去制作200个邀请函封面,要求倒是很简单,其实就是信封的表面,包括邮编、地址、职务、姓名。可是给他的只是包含这样信息的Excel表格,怎么让它变成可以打印的200个封面呢?难道要一个一个筛选?显然不用这麻烦!
  
  得到的Excel表格是这样的(见图6)。
  
  第一步:首先新建一个Word文档,纸张类型无所谓,一般是A4,不过最好调整一下页边距,这样在一页的空间可以打印更多的成绩单或者信封的收件人。在Word中插入一个表格,如果想在一页纸中打印两列,那就选择两列。为了打印出来美观,也可以设置表格属性,把边框去掉(设置边框为“无”)。
  
  第二步:进入Word文档,在“邮件”中选择“选择收件人→使用现有列表”,在出现的“选取数据源”对话框中,选中名单的Excel文件名并确定(见图7)。
  
  第三步:点击鼠标,使输入框停留在表格的第一个格中,然后在“邮件”菜单中选择“插入合并域”,将需要打印的字段按照顺利排列。插入后效果如图,可以自己调整每行的格式(见图8)。
  
  第四步:点击鼠标,使输入框停留在表格的第二个格中,点击“邮件”菜单栏中“编写和插入域”的“规则”选项,选择“下一记录”。然后在“下一记录”的后面,插入和第一格相同的内容,选中第二个格的全部内容,并复制。
  
  第五步:将同样内容复制到表格的其他格中去,填满表格。这时就基本完成任务了,点击左上角的保存按钮。选择“邮件”菜单中的“完成并合并”,选择“编辑单个文档”,在“合并到新文档”中选择全部记录,也可根据需要选择部分记录,并“确定”。
  
  这时候会生成一个新的文档,里面的内容就是你想要的了!
  
  ★Office大补贴:
  (1)如果邮件数目太多,通过邮件客户端软件、QQ邮箱、Gmail等邮箱提供的给邮件加标签的功能,为邮件添加标签(例如“重要资料”、“公司文件”、“朋友来信”等)后可以方便日后的管理,邮件客户端软件均支持此功能。
  (2)旧邮件及时整理,如果不重要的、可以删除的,应该随手删除到废件箱,重要的旧邮件及时归档(移动到一个独立的邮件文件夹)。
  (3)邮件客户端都有自动检查邮箱的功能,开启此功能并设置好收信的时间可以省得手工检查新邮件。
  (4)发出去的邮件可以通过设置“回执”功能来追踪邮件的打开状态,而http://www.spypig.com/提供的邮件跟踪功能更强大,可以主动查看邮件的当前状态而不受对方的操作限制。
  (5)通过http://send-email.org/可以发送匿名邮件,一些不重要的场合可以拿来用用。
  
  在Outlook、Foxmail等邮件程序中,有一个叫“搜索文件夹”的功能,并没有多少朋友在用,用好此功能其实很省事。譬如,现在想将某个客户所有发来的邮件放到一起,通过“搜索文件夹”手到病除,以Foxmail为例:
  右击邮箱并选择“新建搜索文件夹”,设置好搜索文件夹名(以客户名命名),再根据目标邮件的特征(例如发件邮箱、邮件主题含有的元素等)设置好筛选条件,选中“符合以下任意一个选中条件”,最后单击“确定”按钮即可建立(见图9)。
  
  小提示:
  如果需要多个条件同时限制(例如需要限制最近6个月的邮件),在设置该筛选条件的同时还要选中“符合以下所选中的条件”项。
  这样建立的搜索文件夹就能将符合筛选条件的所有邮件搜集到一起,类似于系统自带的搜索功能可以将所有DOC文档搜索后显示在一个窗口中一样,方便操作。
  
  新人技能大补贴:图片管理
  硬盘中的图片文件也是个经常令人头疼的对象,而图片中以照片居多。掌握一套科学的整理这些图片的方法显然也很重要。
  专门用来存放相机拍摄照片的文件夹时间一长,各个时间拍摄的照片混在一起,通过“日记文件夹”的方式将这些照片自动按拍摄日期归类可以方便存档和日后查阅。方法很简单:
  解压“jhead”压缩包(下载地址:http://work.newhua.com/cfan/201016/jhead.rar),直接双击运行“done.bat”,再将要整理的照片目录用鼠标拖放到程序窗口中,接下来只要按照屏幕提示进行设置或是选择相应的参数即可,根据选择的参数不同可以将所有照片按照片分辨率进行归类或者按拍摄时间进行归类,由于需要按“日记文件夹”方式分类,在此选择按日期来归类并选择好日期格式(见图10)。
  
  Google的Picasa图片管理软件功能非常强大,对硬盘中的图片进行智能管理、分类,可以让主人省心。
  如果还没有安装,请从http://picasa.google.com.hk下载安装,第一次运行时请让其对整个计算机上的图片进行搜索,并且在下面的窗口中选择所有图片格式)。
  搜索完毕后会直接将硬盘中的所有图片按其所在文件夹显示在列表中。
  其实,这样就已经完成了图片的整理,日后需要找图片时,直接打开Picasa,借助树状图,再结合其内置强大的搜索功能就能快速地找到目标图片了。
  假如,你现在想将所有的图片统一放到某个指定的位置(例如放到另外一块专门保存图片的硬盘中),通过Picasa也可以统一搞定:
  单击菜单“工具→备份图片”,接下来在左侧列表中选中需要的图片文件夹(也可以全选后删除不需要的),在“备份组”中创建一个备份任务并设置好目标位置为第二块磁盘中的某个目录,最后单击“备份”按钮即可(见图11)。
  这样就能将保存在不同位置的各种图片一次性转移到新位置下的同一文件夹中,更加方便日后的管理了。
  
  ★Office大补贴:
  (1)照片越来越多的情况,做好整理后使用专用的硬盘保存,或者直接制作成DVD类相册(例如会声会影即可制作)保存在硬盘中,方便保管又方便日后浏览。
  (2)一些专业从事摄影的朋友选用更加专业的“Adobe Photoshop Lightroom”(下载地址:http://a.md/17e),功能更加强大,但是界面为英文,使用也相当复杂。
  (3)在Windows 7以前版系统中设置成以图标形式显示图片后是无法预览图片的,只要将“thumbs.7z”解压得到的“thumbs.dll”拷贝到Windows目录下的System32目录,然后在“运行”对话框中输入“regsvr32 /s thumbs.dll”并回车进行注册即可,卸载时使用“regsvr32 /u /s thumbs.dll”命令。
  (4)如果从网上找的一些图片素材,随手使用http://a.md/17h下载的小工具将N张小图片合成为一张图片,也有助于磁盘的整洁。
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