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ERP是一种先进的企业管理理念,集财务、人事、供销、生产为一体的综合性的系统,它将企业各个方面的资源充分调配和平衡,为企业提供多种解决方案,使企业在激烈的市场竞争中取得竞争优势。ERP的实施加剧了传统管理流程的变革,使企业内部审计的环境发生了较大变化,审计面临的对象更加复杂,审计的线索发生了改变,内部审计正面临着前所未有的挑战。
一、企业ERP的实施对内部审计工作的影响与挑战
1.ERP的实施使企业的管理流程实现了优化。实施ERP前,企业的业务流程是按部门分工来设计,并且长期以来已习惯于按专业职能处理信息。结果各个部门各自为政,各部门的信息互相割裂,不仅重复劳动,而且决策者不能及时获取准确的信息。ERP系统将组织中的各个功能模块有机地集成起来,共同运作,信息技术的应用使企业内部的经营管理发生了质的变化,企业所有的工作流程,都按照面向客户、面向信息网络、面向软件应用的要求进行调整。使组织结构实现扁平化,企业信息的全面共享极大减少了管理层次,提高了管理的效率。企业实施ERP系统后,不仅对传统的业务流程进行了优化和重组,而且还将上下级企业都纳入到管理中来,实现了整个供应链的统一。在这种环境下,企业的财务收支及其有关的经营管理活动不仅涉及企业的内部资源,还涉及企业的外部资源,使内部审计的范围和特点发生了巨大的变化,变得更加复杂和广泛。
2.ERP的实施改变了传统的内部控制方式。实施ERP前,内部控制措施主要是通过工作人员间适当的职责分离,实现互相牵制,由人工完成各种检验、核对和判断等实施的,实现信息化后,相当一部分内部控制建立于系统的应用程序中,系统运行中由计算机自动执行。相对于实现信息化前,增加了许多新的内部控制,这些新的内部控制包括了许多建立在系统应用程序中、由计算机自动执行的各种检验、核对、判断、监控以及对系统各功能调用的权限密码控制等。在ERP环境下的内部控制已转变成以整个业务流程实时控制与决策为核心,形成了管理控制与系统控制并重、人机控制相结合的全方位综合性控制。ERP系统数据处理与存储的高度集中化、自动化,使手工操作时明确的职责分工这一基本内部控制的作用被削弱。
3.ERP的实施改变了传统的审计线索形式。传统审计线索包括原始凭证、记账凭证、账薄和财务报表等会计资料,会计人员对经济业务的详细记录都跃然纸上,审计人员所需的审计线索,都可以通过这些书面记录加以审计。审计人员进行审计,完全可以根据需要进行顺查、逆杳或抽查。在实施ERP的企业,客户的订单、企业的发货单、发票等以纸质和电磁的形式同时存在,但对订单、发货单、发票等的审批一般通过网上进行,不再根据笔迹确认其真实性。在电子商务系统中,客户的订单、企业的发货单、发票、支票、电子货币或收付款凭证等都以电磁信息的形式在网上传递并存储于磁性介质中。在实现无纸化、远程经算经营的情况下,有些原始凭证不在本地存放,有些记账凭证与原始凭证不在一起存放。网上交易正因为传统的纸性单据消失而被称为无纸贸易。除外部交易的原始凭证无纸化外,在网络经营条件下,企业内部业务的审计线索也发生了质的变化。
不仅记录业务的内部原始单据,如领料单、进仓单、验货单等原始凭证将变为电磁化的信息,而且计算机信息系统根据确认的经济业务自动编制记账凭证、登记账簿、编制报表,实现财会核算自动化。会计的确认、计量、记录和报告都集中由计算机按程序指令执行,各项处理再没有直接责任人。代替传统纸性凭证、账簿和报表的是电磁化的会计信息。磁性介质通过网络传递,不再受时间和空间的限制。如果系统设计时考虑不周,可能到审计时才发现只留下业务处理的结果而不能追索其来源。即使系统留有充分的审计线索,其产生与存储方式、其特点与风险都与传统的审计线索有重大变化。
二、ERP环境下企业内部审计应采取的对策
1.创造新的内部审计工作方法。ERP实施前,企业内部信息处理仍然以手工为主,内部审计工作一般是由审计人员通过对凭证、账簿、报表采用审阅、核对、分析、比较私函证等方法来完成。但随着ERP的实施,ERP信息系统是一个综合性的集成系统,面对如此庞大的信息量,采用传统的审计方法,如将这些数据信息全部打印出来供审计人员用手工的方式来核对、比较、分析等,几乎是不可能的。此外,实施ERP后,内部审计环境、审计线索、内部控制环节、安全控制和审计重点的改变,都决定了计算机审计技术是必不可少、效率更高的审计技术,即以计算机系统为基础的审计,计算机系统成为审计的对象;将计算机作为审计工具,开发审计软件进行审计,或者在信息系统的开发过程中,事先在被审的计算机系统中嵌入审计程序。
可利用数据分类复核技术、数据查询技术、数据分析技术审查数据库等,将审计方式由静态审计转向静态与动态审计相结合,由现场审计转向现场与远程审计相结合等。审计方法也应由原来传统的审计方法转变为尽可能使用计算机审计,通过系统对数据进行分析,确定数据处理的可靠性和系统程序的正确性。同时,要注意计算机辅助审计与审计人员职业判断相结合,既利用计算机这种先进工具,提高审计工作的效率,又利用审计人员的职业判断,保证审计工作质量。
此外,在ERP系统中还可以设计审计信息系统(AIS)模块,充分利用AIS系统强大的多条件查询、数据组合、排序、计算、报表数据导出等功能,进行系统整合审计,对查出的问题进行即时分类整理输出,实现在线审计,在ERP系统实时、动态地查看和自动鉴别企业生产经营业务、财务会计信息在线运行情况,强化内部审计的事前和事中审计功效,直至实时跟踪审计的步伐。
2.加强企业内部审计队伍的综合能力。ERP项目十分复杂,内部审计人员除了应掌握计算机基础知识与技能、风险、控制等知识外,还需要懂得各方面的知识和技能,如项目管理,与培训、业绩评价和交流有关的综合文化,对技术或应用的理解,系统开发技能,资源计划框架等。当然,内部审计人员不大可能掌握所有这些技能,但应增加对组织有重大影响的技能。同时,在ERP实施中,对重要技能的掌握应倾向于经营的功能方面而非技术方面,比如增长关于经营领域中的供给链、顾客管理、供货商关系、电子商务等知识。开展信息系统审计需要一批既掌握现代审计理论与实务,又了解管理知识、计算机技术的复合型知识结构的专业人才。企业信息化环境下的内部审计既涉及传统的审计方法,又要应用一定的计算机系统知识与操作技能及管理知识。在信息技术得到广泛应用并不断发展的情况下,内部审计人员必须不断地关注信息技术的发展,掌握新方法与新技能,了解现代信息技术的用途及其对企业管理与信息处理的影响,使信息技术成为实施审计监督和加强控制的有力工具。
审计人员必须在工作中及时学习新知识、掌握新技能、研究新问题、创造新方法,不断提高分析信息和利用信息的能力。审计人员不仅要有会计、审计、经营管理、法律等方面的知识。更要掌握计算机、网络、通讯、信息系统和电子商务诸方面的知识和技能。内部审计人员应具各以下两个条件:(1)内部审计人员应该是复合型人才,即除了精通和掌握本专业的知识和技能外,还需要熟悉本专业相关的知识;(2)内部审计队伍作为一个团队应该囊括本企业内部审计工作所需要的各方面专家,如律师、网络工程师、资产评估师、基建预算决策审核师等。
3.内部审计人员应参与ERP的实施。企业的内部审计人员参加所选定ERP软件相关的培训,提高计算机技术水平及相关的技能。参与企业流程重组的工作,提出优化管理流程的建议。内部审计人员参与软件各模块的应用,测试基础数据录入的准确与完整性,测试管理流程是否合理、有效,测试系统各项功能的完整性与有效性。并根据系统的特点与管理的要求,提出建立与完善内部控制的建议。当ERP软件实施成功后,内部审计人员制定了一套本企业内部审计的办法与规定。通过参与ERP软件的实施工作,内部审计人员对审计的总体对象有了一定的把握,对企业内部控制也有了深刻的理解,于是向管理层提出建立与完善内部控制的有效建议,并为如何评价内部控制的有效性提出一套可行办法。
ERP的实施能给企业带来信息和管理上的优势,但处理不好也可能给企业带来各种负面效应。如果内部审计部门能积极参与到ERP实施的整个过程,既有利于项目的成功实施,也有利于内部审计工作的开展和深化。一般而言,ERP的实施会在很短的对间内变动工作程序、组织机构和应用技术,会给企业带来一定的风险,而擅长于风险方面管理的内部审计部门参与实施正好可以弥补这方面的缺陷。此外,系统实施影响内部审计部门将来的工作,如果内部审计部门积极参与到实施的整个过程,有助于设计未来的审计计划和程序。为了保证内部审计人員的独立性,参与某项系统实施的人员在以后并不承担涉及该项系统的相关审计。
(作者单位:广州白云山和记黄埔中药有限公司)
一、企业ERP的实施对内部审计工作的影响与挑战
1.ERP的实施使企业的管理流程实现了优化。实施ERP前,企业的业务流程是按部门分工来设计,并且长期以来已习惯于按专业职能处理信息。结果各个部门各自为政,各部门的信息互相割裂,不仅重复劳动,而且决策者不能及时获取准确的信息。ERP系统将组织中的各个功能模块有机地集成起来,共同运作,信息技术的应用使企业内部的经营管理发生了质的变化,企业所有的工作流程,都按照面向客户、面向信息网络、面向软件应用的要求进行调整。使组织结构实现扁平化,企业信息的全面共享极大减少了管理层次,提高了管理的效率。企业实施ERP系统后,不仅对传统的业务流程进行了优化和重组,而且还将上下级企业都纳入到管理中来,实现了整个供应链的统一。在这种环境下,企业的财务收支及其有关的经营管理活动不仅涉及企业的内部资源,还涉及企业的外部资源,使内部审计的范围和特点发生了巨大的变化,变得更加复杂和广泛。
2.ERP的实施改变了传统的内部控制方式。实施ERP前,内部控制措施主要是通过工作人员间适当的职责分离,实现互相牵制,由人工完成各种检验、核对和判断等实施的,实现信息化后,相当一部分内部控制建立于系统的应用程序中,系统运行中由计算机自动执行。相对于实现信息化前,增加了许多新的内部控制,这些新的内部控制包括了许多建立在系统应用程序中、由计算机自动执行的各种检验、核对、判断、监控以及对系统各功能调用的权限密码控制等。在ERP环境下的内部控制已转变成以整个业务流程实时控制与决策为核心,形成了管理控制与系统控制并重、人机控制相结合的全方位综合性控制。ERP系统数据处理与存储的高度集中化、自动化,使手工操作时明确的职责分工这一基本内部控制的作用被削弱。
3.ERP的实施改变了传统的审计线索形式。传统审计线索包括原始凭证、记账凭证、账薄和财务报表等会计资料,会计人员对经济业务的详细记录都跃然纸上,审计人员所需的审计线索,都可以通过这些书面记录加以审计。审计人员进行审计,完全可以根据需要进行顺查、逆杳或抽查。在实施ERP的企业,客户的订单、企业的发货单、发票等以纸质和电磁的形式同时存在,但对订单、发货单、发票等的审批一般通过网上进行,不再根据笔迹确认其真实性。在电子商务系统中,客户的订单、企业的发货单、发票、支票、电子货币或收付款凭证等都以电磁信息的形式在网上传递并存储于磁性介质中。在实现无纸化、远程经算经营的情况下,有些原始凭证不在本地存放,有些记账凭证与原始凭证不在一起存放。网上交易正因为传统的纸性单据消失而被称为无纸贸易。除外部交易的原始凭证无纸化外,在网络经营条件下,企业内部业务的审计线索也发生了质的变化。
不仅记录业务的内部原始单据,如领料单、进仓单、验货单等原始凭证将变为电磁化的信息,而且计算机信息系统根据确认的经济业务自动编制记账凭证、登记账簿、编制报表,实现财会核算自动化。会计的确认、计量、记录和报告都集中由计算机按程序指令执行,各项处理再没有直接责任人。代替传统纸性凭证、账簿和报表的是电磁化的会计信息。磁性介质通过网络传递,不再受时间和空间的限制。如果系统设计时考虑不周,可能到审计时才发现只留下业务处理的结果而不能追索其来源。即使系统留有充分的审计线索,其产生与存储方式、其特点与风险都与传统的审计线索有重大变化。
二、ERP环境下企业内部审计应采取的对策
1.创造新的内部审计工作方法。ERP实施前,企业内部信息处理仍然以手工为主,内部审计工作一般是由审计人员通过对凭证、账簿、报表采用审阅、核对、分析、比较私函证等方法来完成。但随着ERP的实施,ERP信息系统是一个综合性的集成系统,面对如此庞大的信息量,采用传统的审计方法,如将这些数据信息全部打印出来供审计人员用手工的方式来核对、比较、分析等,几乎是不可能的。此外,实施ERP后,内部审计环境、审计线索、内部控制环节、安全控制和审计重点的改变,都决定了计算机审计技术是必不可少、效率更高的审计技术,即以计算机系统为基础的审计,计算机系统成为审计的对象;将计算机作为审计工具,开发审计软件进行审计,或者在信息系统的开发过程中,事先在被审的计算机系统中嵌入审计程序。
可利用数据分类复核技术、数据查询技术、数据分析技术审查数据库等,将审计方式由静态审计转向静态与动态审计相结合,由现场审计转向现场与远程审计相结合等。审计方法也应由原来传统的审计方法转变为尽可能使用计算机审计,通过系统对数据进行分析,确定数据处理的可靠性和系统程序的正确性。同时,要注意计算机辅助审计与审计人员职业判断相结合,既利用计算机这种先进工具,提高审计工作的效率,又利用审计人员的职业判断,保证审计工作质量。
此外,在ERP系统中还可以设计审计信息系统(AIS)模块,充分利用AIS系统强大的多条件查询、数据组合、排序、计算、报表数据导出等功能,进行系统整合审计,对查出的问题进行即时分类整理输出,实现在线审计,在ERP系统实时、动态地查看和自动鉴别企业生产经营业务、财务会计信息在线运行情况,强化内部审计的事前和事中审计功效,直至实时跟踪审计的步伐。
2.加强企业内部审计队伍的综合能力。ERP项目十分复杂,内部审计人员除了应掌握计算机基础知识与技能、风险、控制等知识外,还需要懂得各方面的知识和技能,如项目管理,与培训、业绩评价和交流有关的综合文化,对技术或应用的理解,系统开发技能,资源计划框架等。当然,内部审计人员不大可能掌握所有这些技能,但应增加对组织有重大影响的技能。同时,在ERP实施中,对重要技能的掌握应倾向于经营的功能方面而非技术方面,比如增长关于经营领域中的供给链、顾客管理、供货商关系、电子商务等知识。开展信息系统审计需要一批既掌握现代审计理论与实务,又了解管理知识、计算机技术的复合型知识结构的专业人才。企业信息化环境下的内部审计既涉及传统的审计方法,又要应用一定的计算机系统知识与操作技能及管理知识。在信息技术得到广泛应用并不断发展的情况下,内部审计人员必须不断地关注信息技术的发展,掌握新方法与新技能,了解现代信息技术的用途及其对企业管理与信息处理的影响,使信息技术成为实施审计监督和加强控制的有力工具。
审计人员必须在工作中及时学习新知识、掌握新技能、研究新问题、创造新方法,不断提高分析信息和利用信息的能力。审计人员不仅要有会计、审计、经营管理、法律等方面的知识。更要掌握计算机、网络、通讯、信息系统和电子商务诸方面的知识和技能。内部审计人员应具各以下两个条件:(1)内部审计人员应该是复合型人才,即除了精通和掌握本专业的知识和技能外,还需要熟悉本专业相关的知识;(2)内部审计队伍作为一个团队应该囊括本企业内部审计工作所需要的各方面专家,如律师、网络工程师、资产评估师、基建预算决策审核师等。
3.内部审计人员应参与ERP的实施。企业的内部审计人员参加所选定ERP软件相关的培训,提高计算机技术水平及相关的技能。参与企业流程重组的工作,提出优化管理流程的建议。内部审计人员参与软件各模块的应用,测试基础数据录入的准确与完整性,测试管理流程是否合理、有效,测试系统各项功能的完整性与有效性。并根据系统的特点与管理的要求,提出建立与完善内部控制的建议。当ERP软件实施成功后,内部审计人员制定了一套本企业内部审计的办法与规定。通过参与ERP软件的实施工作,内部审计人员对审计的总体对象有了一定的把握,对企业内部控制也有了深刻的理解,于是向管理层提出建立与完善内部控制的有效建议,并为如何评价内部控制的有效性提出一套可行办法。
ERP的实施能给企业带来信息和管理上的优势,但处理不好也可能给企业带来各种负面效应。如果内部审计部门能积极参与到ERP实施的整个过程,既有利于项目的成功实施,也有利于内部审计工作的开展和深化。一般而言,ERP的实施会在很短的对间内变动工作程序、组织机构和应用技术,会给企业带来一定的风险,而擅长于风险方面管理的内部审计部门参与实施正好可以弥补这方面的缺陷。此外,系统实施影响内部审计部门将来的工作,如果内部审计部门积极参与到实施的整个过程,有助于设计未来的审计计划和程序。为了保证内部审计人員的独立性,参与某项系统实施的人员在以后并不承担涉及该项系统的相关审计。
(作者单位:广州白云山和记黄埔中药有限公司)