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【摘 要】 建设项目档案反映了建设项目管理工作的真实过程，项目文件资料收集、整理、归档的好坏直接影响着工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产维护。因此，做好建设项目档案管理，具有十分重要的意义。本文对工程档案管理在建设工程中的作用进行了探讨。
【关键词】 工程；档案管理；建设工程；作用；措施
一个项目的建设过程凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血。从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长时间，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料，经过移交整理后才能形成完整的建设工程档案。因此，档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制，要主动参与项目建设的全过程，健全建设工程档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。
一、工程档案管理在建设工程中的作用
1、建设工程项目档案是建设工程的有机组成部分
建设工程项目档案是整个建设过程的直接记录和真实反映，它把整个建设过程完整地链接起来并永久地保存，因此它是建设过程中形成的技术成果，是建设工程的有机组成部分。很多项目在建设开工前，已经形成了大量的文件材料，建设工程档案就开始产生和积累。若把文件积累的过程从建设工程项目中剔除，建设工程项目根本无法成立和开展工作。
2、建设工程项目档案的质量直接反映了整个建设工程项目的质量
建设工程作为一种特殊的产品，不但具有一般产品共有的质量特性，其质量还具有特定的六个内涵：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境的协调性。工程建设的不同阶段，对工程项目质量的形成起着不同的作用和影响。因此，记录整个建设过程的工程档案，直接反映了建设工程的管理和质量的好坏。所以评价建设工程的质量，应以建设工程档案为依据进行综合全面评价工程质量。
二、提高建设工程中档案管理的有效措施
1、按集中统一管理档案的原则，建立健全管理制度
建立健全档案管理制度，建立工程档案工作领导责任制。在工程项目开始起动时就建立起一套符合工程建设特性的档案管理制度，把档案工作的基本要求与工程项目的管理有机地结合起来，首先从规章制度上理顺关系，明确各建设单位的职责，规范文件、档案的管理方法。为了确保档案工作与工程项目建设的同步进行，应指定专人管理工程项目档案，将档案工作纳入到工作职责范围中，确保档案材料始终处于管控之中。建立起统一的档案收集、整理、归档、移交等各环节的规范和标准，明确分类方案和保管期限，确保档案整理工作有章可循。
2、加强项目档案管理人员的配备和培训，提高档案人员的业务素质
项目档案工作是项专业性非常强的工作。建设和施工单位要选配既懂建设业务，又懂档案业务的人员从事档案管理工作，并保持人员的相对稳定。档案行政部门也要选派档案人员参加重点项目档案管理的培训。健全项目档案管理网络，加强项目档案管理人员及指导人员的配备和培训，不断提高他们的业务素质。
3、明确档案管理责权，制定符合工程档案管理
建设项目工程档案是一项非常繁琐复杂的工作，如果没有相应的管理规范就很难很好地管理工程档案。因此，施工单位应该建立相关的管理规范，做到在管理时根据相关管理规定，制定出档案管理责任。施工单位应该对任何一个项目、一个工程以及一个简单施工记录有较为细致的要求。从专人管理到定点监督，从简单记录到设计变更，从使用签名到各项制度，应当将各项工作都纳入规范化管理之中。此外，施工单位还要明确档案管理制度，从领导分工到档案人员工作职责，从监管部门到施工涉及的数字、图表，只要有人参与的事与物，只要与档案资料有关的事与物，都要有责任的落实，都要有问责制。只有做到分工明确、层层监督，工程档案的管理工作才会更为有效，才会更加准确、可靠。
4、理顺工作程序，形成全面的工程档案收集渠道
为确保工程项目档案资料齐全完整，在建设工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。在档案的收集工作中，档案部门加强与其他部门的沟通联系，克服资料收集难的困难，创新收集方法，加大收集力度。在项目建设过程中努力做到事先要求、事中控制、事后验收。
5、加强项目档案全程控制，确保项目档案齐全、完整、准确
各级领导的重视，是建设项目档案工作创造良好的氛围的关键；相关部门的协作，为项目档案加大了支持力度；档案人员勇挑重担、尽心履行职责，是推动建设项目档案工作的进程的核心。各重点建设项目在立项时就设置档案机构、配备档案库房、办公室、配备专职档案员。各建设项目要认真执行“四参加”“四纳入”“四同步”制度。在项目建设中，全面实行档案管理的过程控制，使档案的收集、整理真正做到“被动变主动”。各项目在下达工程计划任务时就提出归档要求，对工程文件进行规范要求；检查进度时同时检查项目文件形成情况，对施工、监理资料在施工过程中有记录不规范、填写不准确的问题提出整改要求；工程验收时相应进行档案验收。同时项目专职或兼职档案员也要参加与工程管理相关会议及质量检查、参加重要设备、仪器开箱、参加项目建设竣工验收。档案管理部门要经常到项目建设单位，进行针对性地业务指导，并根据国家和煤炭行业标准，整理出土建、机电安装、井建等资料的归档范围及组卷目录，实用、可操作性强，使资料整理工作有序开展，保证项目档案案卷质量。针对项目实际情况，召集项目建设单位及各参建单位档案员举办培训班，指导、规范案卷的组卷要求。在檔案的收集工作中，克服资料收集难的困难，加大收集力度。在项目建设过程中努力做到事先要求、事中控制、事后验收。
6、提高工程档案管理效率，推行档案信息化管理
利用信息技术，由独立的档案管理系统到与其他信息系统的连接，实现文档一体的全程管理，提升工程档案管理的信息化水平。要将文件与档案的管理融入到项目管理系统中去，使档案管理系统与项目管理系统完成无缝连接。促使项目文件材料的收集、整理与项目建设的进度同步进行，实现文件、档案网上即时提供利用，实现对档案材料的有效监控及动态管理，提高档案管理效率。
7、定期开展资料整理检查与监督
对档案资料的管理要做好照片的清洗、出入库房、利用、翻拍的定期检查工作；做好磁记录翻录、利用、病毒防范的定期监督；做好图纸更改制度的检查和监督。
总之，对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的：在条件成熟的情况下，从行政和立法层面加强建设工程档案管理对促进建设工程质量会有更积极的作用。我们应该以众多的建设工程质量事故为教训，以我们加强建设工程档案管理的经验和成果为动力，以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作，为提高建设工程质量，确保人民生命财产安全，建设社会主义和谐社会做出切实的努力。
参考文献：
[1]王琴琴.如何做好工程建设项目档案的管理[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2012（01）
[2]张燕.浅谈重点工程建设项目档案管理[J].机电兵船档案.2011（03）
[3]聂博仑.工程档案的有效管理——建设工程质量的保障[J].价值工程.2010（27）
【关键词】 工程；档案管理；建设工程；作用；措施
一个项目的建设过程凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血。从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长时间，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料，经过移交整理后才能形成完整的建设工程档案。因此，档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制，要主动参与项目建设的全过程，健全建设工程档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。
一、工程档案管理在建设工程中的作用
1、建设工程项目档案是建设工程的有机组成部分
建设工程项目档案是整个建设过程的直接记录和真实反映，它把整个建设过程完整地链接起来并永久地保存，因此它是建设过程中形成的技术成果，是建设工程的有机组成部分。很多项目在建设开工前，已经形成了大量的文件材料，建设工程档案就开始产生和积累。若把文件积累的过程从建设工程项目中剔除，建设工程项目根本无法成立和开展工作。
2、建设工程项目档案的质量直接反映了整个建设工程项目的质量
建设工程作为一种特殊的产品，不但具有一般产品共有的质量特性，其质量还具有特定的六个内涵：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境的协调性。工程建设的不同阶段，对工程项目质量的形成起着不同的作用和影响。因此，记录整个建设过程的工程档案，直接反映了建设工程的管理和质量的好坏。所以评价建设工程的质量，应以建设工程档案为依据进行综合全面评价工程质量。
二、提高建设工程中档案管理的有效措施
1、按集中统一管理档案的原则，建立健全管理制度
建立健全档案管理制度，建立工程档案工作领导责任制。在工程项目开始起动时就建立起一套符合工程建设特性的档案管理制度，把档案工作的基本要求与工程项目的管理有机地结合起来，首先从规章制度上理顺关系，明确各建设单位的职责，规范文件、档案的管理方法。为了确保档案工作与工程项目建设的同步进行，应指定专人管理工程项目档案，将档案工作纳入到工作职责范围中，确保档案材料始终处于管控之中。建立起统一的档案收集、整理、归档、移交等各环节的规范和标准，明确分类方案和保管期限，确保档案整理工作有章可循。
2、加强项目档案管理人员的配备和培训，提高档案人员的业务素质
项目档案工作是项专业性非常强的工作。建设和施工单位要选配既懂建设业务，又懂档案业务的人员从事档案管理工作，并保持人员的相对稳定。档案行政部门也要选派档案人员参加重点项目档案管理的培训。健全项目档案管理网络，加强项目档案管理人员及指导人员的配备和培训，不断提高他们的业务素质。
3、明确档案管理责权，制定符合工程档案管理
建设项目工程档案是一项非常繁琐复杂的工作，如果没有相应的管理规范就很难很好地管理工程档案。因此，施工单位应该建立相关的管理规范，做到在管理时根据相关管理规定，制定出档案管理责任。施工单位应该对任何一个项目、一个工程以及一个简单施工记录有较为细致的要求。从专人管理到定点监督，从简单记录到设计变更，从使用签名到各项制度，应当将各项工作都纳入规范化管理之中。此外，施工单位还要明确档案管理制度，从领导分工到档案人员工作职责，从监管部门到施工涉及的数字、图表，只要有人参与的事与物，只要与档案资料有关的事与物，都要有责任的落实，都要有问责制。只有做到分工明确、层层监督，工程档案的管理工作才会更为有效，才会更加准确、可靠。
4、理顺工作程序，形成全面的工程档案收集渠道
为确保工程项目档案资料齐全完整，在建设工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。在档案的收集工作中，档案部门加强与其他部门的沟通联系，克服资料收集难的困难，创新收集方法，加大收集力度。在项目建设过程中努力做到事先要求、事中控制、事后验收。
5、加强项目档案全程控制，确保项目档案齐全、完整、准确
各级领导的重视，是建设项目档案工作创造良好的氛围的关键；相关部门的协作，为项目档案加大了支持力度；档案人员勇挑重担、尽心履行职责，是推动建设项目档案工作的进程的核心。各重点建设项目在立项时就设置档案机构、配备档案库房、办公室、配备专职档案员。各建设项目要认真执行“四参加”“四纳入”“四同步”制度。在项目建设中，全面实行档案管理的过程控制，使档案的收集、整理真正做到“被动变主动”。各项目在下达工程计划任务时就提出归档要求，对工程文件进行规范要求；检查进度时同时检查项目文件形成情况，对施工、监理资料在施工过程中有记录不规范、填写不准确的问题提出整改要求；工程验收时相应进行档案验收。同时项目专职或兼职档案员也要参加与工程管理相关会议及质量检查、参加重要设备、仪器开箱、参加项目建设竣工验收。档案管理部门要经常到项目建设单位，进行针对性地业务指导，并根据国家和煤炭行业标准，整理出土建、机电安装、井建等资料的归档范围及组卷目录，实用、可操作性强，使资料整理工作有序开展，保证项目档案案卷质量。针对项目实际情况，召集项目建设单位及各参建单位档案员举办培训班，指导、规范案卷的组卷要求。在檔案的收集工作中，克服资料收集难的困难，加大收集力度。在项目建设过程中努力做到事先要求、事中控制、事后验收。
6、提高工程档案管理效率，推行档案信息化管理
利用信息技术，由独立的档案管理系统到与其他信息系统的连接，实现文档一体的全程管理，提升工程档案管理的信息化水平。要将文件与档案的管理融入到项目管理系统中去，使档案管理系统与项目管理系统完成无缝连接。促使项目文件材料的收集、整理与项目建设的进度同步进行，实现文件、档案网上即时提供利用，实现对档案材料的有效监控及动态管理，提高档案管理效率。
7、定期开展资料整理检查与监督
对档案资料的管理要做好照片的清洗、出入库房、利用、翻拍的定期检查工作；做好磁记录翻录、利用、病毒防范的定期监督；做好图纸更改制度的检查和监督。
总之，对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的：在条件成熟的情况下，从行政和立法层面加强建设工程档案管理对促进建设工程质量会有更积极的作用。我们应该以众多的建设工程质量事故为教训，以我们加强建设工程档案管理的经验和成果为动力，以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作，为提高建设工程质量，确保人民生命财产安全，建设社会主义和谐社会做出切实的努力。
参考文献：
[1]王琴琴.如何做好工程建设项目档案的管理[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2012（01）
[2]张燕.浅谈重点工程建设项目档案管理[J].机电兵船档案.2011（03）
[3]聂博仑.工程档案的有效管理——建设工程质量的保障[J].价值工程.2010（27）