有效利用医学档案是医院管理工作的一项重要目标。随着科学技术和社会经济的快速发展，医院各方面管理对档案信息的需求日益彰显。医院的档案部门就要适应新形势的需要，大力开发利用档案信息资源，拓展档案的服务功能，为各级领导决策服务，为各部门工作服务，为医院的发展建设服务，为社会各界和广大人民群众服务。
　　一、主动服务，为领导决策当好“参谋”
　　科学的决策只能建立在客观依据的基础之上。档案内容丰富，涉及面广，对实际工作有借鉴和参考作用，能帮助领导走出经验和印象的框框，用历史的、综合的和发展的眼光去观察问题、分析问题、解决问题，引导正确的工作方向，从而做出科学的决策。例如，一项管理制度的制定，档案室通过提供大量历史资料和历年来的相关文件，为领导决策提供参考，为新制度的修订和推行提供客观依据。同时可通过对多年的文件制度等进行整理汇编，形成一整套健全的管理制度体系，在医院的管理中发挥重要作用。
　　二、强化管理，做各部门工作的得力“助手”
　　医院档案部门是一个重要的服务部门，各部门的工作都和档案密切相关。由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案作用特点的表现形式的影响，以及各部门对档案作用的忽视，致使许多重要文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏丢失，给医院工作带来不利。医院档案部门就要加强档案的收集和管理，强化档案意识，通过主动提供档案资料和热情的服务，帮助各部门解决工作中的实际问题，做各部门工作的得力助手。例如，医疗仪器设备由于长期频繁使用出现故障，如不及时修理就会影响到病人的诊治。档案部门通过积极主动为设备科提供该设备的档案资料，使该设备得到及时维修并正常运转。既方便患者就医，又为医院增加效益。还有医院基建档案的利用，可为医院建筑的接建、管路的改造等提供资料，为医院的发展建设贡献力量。
　　三、有效开发，为医学研究提供科学依据
　　医疗卫生事业的发展，医疗水平的提高，有赖于医学研究的开展。医院档案资料的有效开发利用，可以给医学研究工作提供更加准确而丰富的佐证材料，是医学研究开展的前提保障。档案部门通过积极为临床医务人员提供大量的历史档案资料，协助科研人员进行科学研究和论证，从而在科技成果的开发、新技术新项目的研究和应用过程中发挥不可磨灭的作用，同时为提高医院的诊疗水平，更好的为患者服务做出积极贡献。
　　四、服务患者，成为便民利民的重要窗口
　　医院的档案部门不仅服务于医院管理和内部工作，同时又是医院为社会和患者服务的一个重要窗口。病案作为医院档案中重要的组成部分，其利用价值不可估量。病案中记录着疾病诊断、用药情况、医疗费用、治疗方式等，能为社保部门提供病人的病情诊治过程，对医疗保险领域有着广阔的利用前景。同时，利用病案统计分析不同地区城乡居民常见疾病病种的分布和主要死亡原因，为制定国家预防政策提供可靠信息。另外，病案也是处理医疗事故和伤残鉴定过程中的重要法律依据。随着公众法律意识的增强，医疗保险制度的实施和深入，病案的院外使用率在迅速增长。病案作为凭证和依据的作用日益受到重视，被广泛应用于医疗保险、商业保险、农村合作医疗、公检法、上级医院会诊、病退等社会的诸多方面。据统计，医院患者查阅复印病历的人数急剧攀升，保险公司的查调率也在逐渐上升。面对新形势，医院档案部门就要改变以住“重管轻用，重内轻外”的传统服务观念，优化服务流程，提升服务质量，开展人性化服务，围绕以病案利用者为中心，最大限度满足社会和患者对病案日益增长的需求。
　　总之，在医院的档案管理中树立主动服务的理念，对医院档案资源进行深层次的开发利用，不断拓展服务功能，是档案事业健康发展的需要，也是卫生事业快速发展的需要，更是人民群众生活中的迫切需求。