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摘要：档案信息化建设是新时期档案事业的新的重大举措。但由于国家政策、档案人员装备、信息化技术等问题导致了现阶段的非正常发展。文章提出，可通过加强国家宏观调控，档案信息化建设宣传，稳定人员，提高技术装备，技术攻关等措施来改善这种格局，实现新时期档案信息化建设的健康发展。
关键词：档案；信息化；档案管理
作者简介：李成利（1965-），男，四川泸定人，四川民族学院档案室，馆员，主要研究方向：档案管理。（四川 康定 626001）
档案信息化是当代档案工作追求的目标，每位档案工作人员都在为做好档案信息化建设而努力工作，但工作中总会担心自己的信息化建设工作太靠前，太创新，会走弯路与曲路，并且会给自己带来压力。笔者一直致力于档案信息化建设实践工作，现把自己在信息化建设实践中的一些想法与观点谈出来，供大家探讨。
一、档案信息化建设的含义、特征及目标
1.档案信息化的含义
档案信息化是指在档案管理活动中，从档案实体管理模式向档案信息管理模式重心转移的过程。它代表了信息技术在档案工作事业里的广泛应用，信息资源被高度共享，人的智能、潜力以及档案资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和档案社会化运行趋于合理化的理想状态，其中，计算机化程度是衡量是否进入档案信息化的标志。
档案信息化建设是指在各级组织的统一管理与规划下，全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加快实现档案管理现代化的进程。包括档案信息数字化，档案信息网站建设和数字档案馆的建设工作。
2.档案信息化的特征
（1）组织与规划性。档案信息化建设是一项重大且专业性的工程，它涉及到相关的各项各业，即一项系统工程，它集人与物、知识与技能、设施与设备于一体。要完成该项工作必须形成一体的组织，并且制定相关的工作计划，有步骤、有目标地进行，绝不能搞各自为政、各行其是的建设。
（2）实体与信息的交互性。档案信息化建设的核心模式就是把档案实体资源转化为档案信息资源，安全有效地保管和向社会提供服务。同时，它也是一种信息载体的变化与转移，即由纸质载体和文字载体向光学载体（磁性载体）及数码载体的转移。无论档案转移的方式与方法的变换如何，其最终必须保证档案实体与信息相互印证和档案资源的的社会化利用。
（3）现代技术的利用。由于档案信息化建设是一项档案信息流控制的全程建设，该过程控制依靠的是现代的技术与理念，理念是技术的指导，技术是理念的实践。现代理念是指用现代思想武装的头脑对所存物质及规律的时代反映。现代技术是指与时代要求一致，符合事物发展需求的各种知识与技能的总和。现代技术的核心就是计算机技术与网络技术。
（4）明确的目标性。档案信息化建设作为档案工作的一项时代的系统工程，目标就是档案信息数字化、档案信息网站建设、数字化档案馆建设，这三项目标是一个完整的整体，缺一不可。档案信息数字化是基础，档案信息网站建设是手段，数字化档案馆建设是终极，这三者之间相互补充，互为基础，协调发展。
3.档案信息化建设的目标
档案信息化建设的目标有局部和全局之分。局部目标即为组织目标或者团体目标，指通过规范控制与管理档案信息流，提高档案管理的效率和质量，实现本单位档案工作的科学化、现代化管理，为本单位领导决策、行政管理、生产经营、基本建设、设备管理、技术更新提供一流的档案服务，通过改善服务形象，使本单位档案工作实现健康、有序、持续发展。
全局目标分事业全局目标与社会功能目标。事业全局目标是指档案事业从全球到各国，从国家到组织机构（团体），从中央到地方实现对档案信息流的规范控制与管理。社会功能全局目标是指在本单位（组织或者团体）档案信息化的基础上，通过档案工作的改革开放和科技进步，促进社会的改革开放、经济发展、知识管理、先进文化传播、政府职能转变，以及法制化和民主化进程。例如，档案文件向社会公开，强化了政府的公民意识和公众的民主权利；档案网站上开辟富有特色的档案史料展览，打造新型的档案文化，丰富公民的文化生活。实际上，档案信息化是为了更好地将社会的过去、现在、将来用高质量的档案信息连接起来；更好地让信息沉淀、历史凝固、时光延伸、瞬间永恒、记忆说话、岁月留痕、知识传播、文化传承；更好地解决社会信息化中遇到的资源整合、内容管理、安全控制等重大课题，为社会的和谐发展提供优质的档案信息服务。因此，档案信息化与社会的科学发展有着紧密的联系，追求的最高目标和最佳境界应当是推进社会的全面进步。
二、档案信息化建设的发展及现状
1.档案信息化建设的发展
在20世纪60年代，日本学者提出了信息化的概念，70年代得到了西方认可。80年代，国内一些地方与行业开始着手信息化建设，档案信息化工作也开始在一些地方进行试验，并取得了一定的成绩，这一时期处于摸索试验阶段。20世纪末，随着首届全国信息化工作会议的召开并且对信息化概念形成了一定的共识，这时在全国兴起了档案信息化建设的高潮。
2.档案信息化建设的现状
信息化建设取得了较大的成绩，但仍处于初步发展阶段。据不完全统计，目前有30多个省市档案信息化建设工作已纳入地方国民经济和社会发展或地方档案事业发展“十五”规划，部分省市成立了地区档案信息化建设的领导协调小组，明确了组织管理机构，制订了地方或内部的档案信息化工作规章管理制度；省级以上档案馆在档案信息化建设方面已投入了大量的经费；配备了档案信息化建设所需的计算机、网络设备、输入输出设备及其它相关设备；建立了档案信息与工作网站，部分档案局馆与地方政府办公网络系统挂接；建立了大量的机读目录，并且设置了对外开放利用机读目录。档案信息化建设已取得了初步成果，为“十二五”期间做好信息化建设工作打下了良好的基础。
三、档案信息化建设存在主要问题
1.国家统一组织与规划不够
国家为了促进档案信息化建设工作的健康持续发展，作出许多的相关规定，但由于相关规定缺乏操作性，加之地方层层转发，不做相关细划，使得该项工作出现了共性明显、特色突显的尴尬格局，造成地方各级与各单位对该项工作的重复投资，重复劳动。
2.档案信息化建设的地区发展水平极不平衡
总体上是：中央高于地方；中心城市地区高于远离中心城市的地区；经济发达的东部地区高于经济相对落后的中西部地区；沿海地区高于内地。
3.经费投入相对不足
（1）在全国省级以上档案局（馆）中，基本上都设立了专门的档案信息化建设经费，但相对于整个档案业务经费中所占比例相对不足。（2）对于全国县级档案馆来说，基本上没有档案信息化建设的专项经费。（3）对于全国其它行业的档案工作来说，90％以上的单位没有档案信息化建设工作内容，档案信息化专项经费更无从谈起。
4.档案管理软件系统缺乏
虽然现在各地方与各单位都在搞档案信息化建设与管理，但并没有形成统一的软件系统规范与要求，不同的地方、不同的单位使用不同的档案信息化管理软件，形成了各行其是、闭门造车的个性与特色相统一的信息化建设格局，结果无法实现地方与行业信息的全面融合与信息共享。
5.软件系统及其应用相对薄弱
许多档案馆虽然购置了硬件设备和应用软件系统，但由于种种原因，对这些设备及设施的应用水平和利用效率不高，没有发挥真正的效用。
6.相关政策不配套
我国档案公众利用效率不高的一个重要原因是档案工作相关政策与人们日益增长的档案需求不协调。如档案开放政策与保密政策，档案网络利用的相关规定等在一定程度上严重地限制了对档案的合理利用。
7.专业技术人员不足
档案信息化建设要求在档案工作中充分地体现计算机技术与网络技术的利用。然而，由于现从事档案工作的人员绝大部分是异行移位（即为了照顾关系，为了平衡矛盾，为了生活等不得已进入到档案工作之中）现象的结果。这种结果催化了档案事业专门人才的极度匮乏。
四、解决矛盾的策略
1.加强国家的宏观组织与规划
根据当前一些对档案信息化建设概念的解释，国家是档案信息化建设的唯一主体，应该义不容辞地对该项工作进行全程与全面的管理，加强对相关政策落实的监督与检查，尽量杜绝各自为政的特色信息化建设格局。
2.加强档案信息化软件的规范与标准管理
目前，档案信息化建设的唯一成果是生成了大量的信息数据，由于这些数据的元数据各异，造成了它们无法共享。为了避免这类数据以后的再现，只有加强该类数据产生的技术环境管理，对其进行全面与全程的规范与标准管理，实现全国的数据“纵横”共享。
3.加强宣传，扩大影响，引起重视
档案信息化建设工作关系着档案工作的未来发展，是我们新时期档案工作的重点与亮点。谁忽略了该项工作，谁就会落后于时代的发展。因此，我们要加强对该项工作的全面宣传，让全国各地，社会各层都明确档案信息化建设的重要意义，让他们行动起来，在档案信息化建设工作方面加强对资金、人力、技术、设备与设施的重视与投入。
4.加强档案干部人员管理
档案人员是档案信息化建设的主体，要用知识与技术武装他们、良好的工作环境稳定他们、正确与有效的舆论引导他们，让他们稳定工作岗位，努力工作，积极学习，奋力开拓，共谋档案信息化建设新篇章。
5.加强技术攻关，减少利用限制规定
目前，我们利用档案难的重要原因就是对利用的限制太多，这种限制集中体现在保密技术相对落后，无法适应日益增长的档案信息需求。因此，我们要改变这种格局，就是要加强对相关技术的攻克。解决开放利用与保密之间的矛盾，满足日益增长的档案信息需求。
档案信息化建设的目的是让档案工作提高工作效率，扩大档案信息的利用，充分发挥其在社会主义经济建设、政治建设、精神文明建设过程中的功效，实现档案事业的自身价值，因此，档案人员应该义不容辞地立足本职，展望未来，以科学发展观的思想为指导，坚持以人为本，统筹协调，实现档案工作的又快又好的健康持续发展。
参考文献：
[1]徐玲.试论我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报,2010,(2):153-153.
[2]吴昊.小议档案信息化建设的内容及实施[J].民营科技,2010,(1):81.
[3]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报,2009,(6):124-126.
（责任编辑：刘辉）
关键词：档案；信息化；档案管理
作者简介：李成利（1965-），男，四川泸定人，四川民族学院档案室，馆员，主要研究方向：档案管理。（四川 康定 626001）
档案信息化是当代档案工作追求的目标，每位档案工作人员都在为做好档案信息化建设而努力工作，但工作中总会担心自己的信息化建设工作太靠前，太创新，会走弯路与曲路，并且会给自己带来压力。笔者一直致力于档案信息化建设实践工作，现把自己在信息化建设实践中的一些想法与观点谈出来，供大家探讨。
一、档案信息化建设的含义、特征及目标
1.档案信息化的含义
档案信息化是指在档案管理活动中，从档案实体管理模式向档案信息管理模式重心转移的过程。它代表了信息技术在档案工作事业里的广泛应用，信息资源被高度共享，人的智能、潜力以及档案资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和档案社会化运行趋于合理化的理想状态，其中，计算机化程度是衡量是否进入档案信息化的标志。
档案信息化建设是指在各级组织的统一管理与规划下，全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加快实现档案管理现代化的进程。包括档案信息数字化，档案信息网站建设和数字档案馆的建设工作。
2.档案信息化的特征
（1）组织与规划性。档案信息化建设是一项重大且专业性的工程，它涉及到相关的各项各业，即一项系统工程，它集人与物、知识与技能、设施与设备于一体。要完成该项工作必须形成一体的组织，并且制定相关的工作计划，有步骤、有目标地进行，绝不能搞各自为政、各行其是的建设。
（2）实体与信息的交互性。档案信息化建设的核心模式就是把档案实体资源转化为档案信息资源，安全有效地保管和向社会提供服务。同时，它也是一种信息载体的变化与转移，即由纸质载体和文字载体向光学载体（磁性载体）及数码载体的转移。无论档案转移的方式与方法的变换如何，其最终必须保证档案实体与信息相互印证和档案资源的的社会化利用。
（3）现代技术的利用。由于档案信息化建设是一项档案信息流控制的全程建设，该过程控制依靠的是现代的技术与理念，理念是技术的指导，技术是理念的实践。现代理念是指用现代思想武装的头脑对所存物质及规律的时代反映。现代技术是指与时代要求一致，符合事物发展需求的各种知识与技能的总和。现代技术的核心就是计算机技术与网络技术。
（4）明确的目标性。档案信息化建设作为档案工作的一项时代的系统工程，目标就是档案信息数字化、档案信息网站建设、数字化档案馆建设，这三项目标是一个完整的整体，缺一不可。档案信息数字化是基础，档案信息网站建设是手段，数字化档案馆建设是终极，这三者之间相互补充，互为基础，协调发展。
3.档案信息化建设的目标
档案信息化建设的目标有局部和全局之分。局部目标即为组织目标或者团体目标，指通过规范控制与管理档案信息流，提高档案管理的效率和质量，实现本单位档案工作的科学化、现代化管理，为本单位领导决策、行政管理、生产经营、基本建设、设备管理、技术更新提供一流的档案服务，通过改善服务形象，使本单位档案工作实现健康、有序、持续发展。
全局目标分事业全局目标与社会功能目标。事业全局目标是指档案事业从全球到各国，从国家到组织机构（团体），从中央到地方实现对档案信息流的规范控制与管理。社会功能全局目标是指在本单位（组织或者团体）档案信息化的基础上，通过档案工作的改革开放和科技进步，促进社会的改革开放、经济发展、知识管理、先进文化传播、政府职能转变，以及法制化和民主化进程。例如，档案文件向社会公开，强化了政府的公民意识和公众的民主权利；档案网站上开辟富有特色的档案史料展览，打造新型的档案文化，丰富公民的文化生活。实际上，档案信息化是为了更好地将社会的过去、现在、将来用高质量的档案信息连接起来；更好地让信息沉淀、历史凝固、时光延伸、瞬间永恒、记忆说话、岁月留痕、知识传播、文化传承；更好地解决社会信息化中遇到的资源整合、内容管理、安全控制等重大课题，为社会的和谐发展提供优质的档案信息服务。因此，档案信息化与社会的科学发展有着紧密的联系，追求的最高目标和最佳境界应当是推进社会的全面进步。
二、档案信息化建设的发展及现状
1.档案信息化建设的发展
在20世纪60年代，日本学者提出了信息化的概念，70年代得到了西方认可。80年代，国内一些地方与行业开始着手信息化建设，档案信息化工作也开始在一些地方进行试验，并取得了一定的成绩，这一时期处于摸索试验阶段。20世纪末，随着首届全国信息化工作会议的召开并且对信息化概念形成了一定的共识，这时在全国兴起了档案信息化建设的高潮。
2.档案信息化建设的现状
信息化建设取得了较大的成绩，但仍处于初步发展阶段。据不完全统计，目前有30多个省市档案信息化建设工作已纳入地方国民经济和社会发展或地方档案事业发展“十五”规划，部分省市成立了地区档案信息化建设的领导协调小组，明确了组织管理机构，制订了地方或内部的档案信息化工作规章管理制度；省级以上档案馆在档案信息化建设方面已投入了大量的经费；配备了档案信息化建设所需的计算机、网络设备、输入输出设备及其它相关设备；建立了档案信息与工作网站，部分档案局馆与地方政府办公网络系统挂接；建立了大量的机读目录，并且设置了对外开放利用机读目录。档案信息化建设已取得了初步成果，为“十二五”期间做好信息化建设工作打下了良好的基础。
三、档案信息化建设存在主要问题
1.国家统一组织与规划不够
国家为了促进档案信息化建设工作的健康持续发展，作出许多的相关规定，但由于相关规定缺乏操作性，加之地方层层转发，不做相关细划，使得该项工作出现了共性明显、特色突显的尴尬格局，造成地方各级与各单位对该项工作的重复投资，重复劳动。
2.档案信息化建设的地区发展水平极不平衡
总体上是：中央高于地方；中心城市地区高于远离中心城市的地区；经济发达的东部地区高于经济相对落后的中西部地区；沿海地区高于内地。
3.经费投入相对不足
（1）在全国省级以上档案局（馆）中，基本上都设立了专门的档案信息化建设经费，但相对于整个档案业务经费中所占比例相对不足。（2）对于全国县级档案馆来说，基本上没有档案信息化建设的专项经费。（3）对于全国其它行业的档案工作来说，90％以上的单位没有档案信息化建设工作内容，档案信息化专项经费更无从谈起。
4.档案管理软件系统缺乏
虽然现在各地方与各单位都在搞档案信息化建设与管理，但并没有形成统一的软件系统规范与要求，不同的地方、不同的单位使用不同的档案信息化管理软件，形成了各行其是、闭门造车的个性与特色相统一的信息化建设格局，结果无法实现地方与行业信息的全面融合与信息共享。
5.软件系统及其应用相对薄弱
许多档案馆虽然购置了硬件设备和应用软件系统，但由于种种原因，对这些设备及设施的应用水平和利用效率不高，没有发挥真正的效用。
6.相关政策不配套
我国档案公众利用效率不高的一个重要原因是档案工作相关政策与人们日益增长的档案需求不协调。如档案开放政策与保密政策，档案网络利用的相关规定等在一定程度上严重地限制了对档案的合理利用。
7.专业技术人员不足
档案信息化建设要求在档案工作中充分地体现计算机技术与网络技术的利用。然而，由于现从事档案工作的人员绝大部分是异行移位（即为了照顾关系，为了平衡矛盾，为了生活等不得已进入到档案工作之中）现象的结果。这种结果催化了档案事业专门人才的极度匮乏。
四、解决矛盾的策略
1.加强国家的宏观组织与规划
根据当前一些对档案信息化建设概念的解释，国家是档案信息化建设的唯一主体，应该义不容辞地对该项工作进行全程与全面的管理，加强对相关政策落实的监督与检查，尽量杜绝各自为政的特色信息化建设格局。
2.加强档案信息化软件的规范与标准管理
目前，档案信息化建设的唯一成果是生成了大量的信息数据，由于这些数据的元数据各异，造成了它们无法共享。为了避免这类数据以后的再现，只有加强该类数据产生的技术环境管理，对其进行全面与全程的规范与标准管理，实现全国的数据“纵横”共享。
3.加强宣传，扩大影响，引起重视
档案信息化建设工作关系着档案工作的未来发展，是我们新时期档案工作的重点与亮点。谁忽略了该项工作，谁就会落后于时代的发展。因此，我们要加强对该项工作的全面宣传，让全国各地，社会各层都明确档案信息化建设的重要意义，让他们行动起来，在档案信息化建设工作方面加强对资金、人力、技术、设备与设施的重视与投入。
4.加强档案干部人员管理
档案人员是档案信息化建设的主体，要用知识与技术武装他们、良好的工作环境稳定他们、正确与有效的舆论引导他们，让他们稳定工作岗位，努力工作，积极学习，奋力开拓，共谋档案信息化建设新篇章。
5.加强技术攻关，减少利用限制规定
目前，我们利用档案难的重要原因就是对利用的限制太多，这种限制集中体现在保密技术相对落后，无法适应日益增长的档案信息需求。因此，我们要改变这种格局，就是要加强对相关技术的攻克。解决开放利用与保密之间的矛盾，满足日益增长的档案信息需求。
档案信息化建设的目的是让档案工作提高工作效率，扩大档案信息的利用，充分发挥其在社会主义经济建设、政治建设、精神文明建设过程中的功效，实现档案事业的自身价值，因此，档案人员应该义不容辞地立足本职，展望未来，以科学发展观的思想为指导，坚持以人为本，统筹协调，实现档案工作的又快又好的健康持续发展。
参考文献：
[1]徐玲.试论我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报,2010,(2):153-153.
[2]吴昊.小议档案信息化建设的内容及实施[J].民营科技,2010,(1):81.
[3]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报,2009,(6):124-126.
（责任编辑：刘辉）