信息化环境下高校内部控制的优化研究

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  摘 要:近年来,伴随互联网技术与计算机技术的飞速发展,我国高校财务工作形式发生了较大改变,传统内控理念已无法适应时代发展要求。本文首先介绍了高校内部控制信息化的定义,然后围绕信息化环境对内控带来的影响展开分析,最后结合此项工作中存在的主要问题提出优化对策,旨在推动我国教育领域健康发展。
  关键词:信息化环境;高校;内部控制
  引言
  如今,我国各大高校无论是在办学规模上还是数量上都在持续增加,应时而生的办学风险也日渐突出,加强内控工作已变成高等教育领域中的重点研究课题。同时,伴随现代信息技术的飞速发展,其在高校内控体系中的利用率越来越高,不但能提高工作效率和质量,而且还能减少不必要的损失,是一项重要举措。
  一、高校内部控制信息化的概念
  信息技术,具体是指应用现代通信和计算机等手段,对相关信息进行收集、处理、储存和配置的有关技术。而信息系统则是由运作规则和信息技术设施联合构成的结构整体,为相关人员做决策时供应所需信息。其依靠下列几大特征为内控搭建出了技术平台:
  第一,此系统计算速度较快,能在极短时间内完成各种运算,确保内控时效性。
  第二,运算精度高,能根据设置的精度完成所有运算,保证信息的准确性。
  第三,具有良好的记忆力,能储存大量信息与程序,保障内控的连续性。
  第四,利用互联网传输,能完成远程信息的即时传达,有助于管理人员和决策人员快速搜集海量数据。
  对于管理信息系统而言,其最显著的特征就是能利用互联网与计算机把业务活动中出现的大量信息搜集与储存起来,根据系统内设置的条件,筛选与整合信息,并将其提供给管理和业务部门,从而真正实现资源共享。高校内控信息化,实际就是运用现代信息技术来辅助学校开展科研、管理以及教学等核心经济业务,不断提高自身综合实力。
  二、信息化环境对我国高校内部控制带来的影响
  目前,伴随互联网技术与计算机技术的不断发展,涌现出大量高科技手段,被广泛运用在高校管理的各个环节中。多媒体网络的盛行,为教师和学生建设了科研、教学以及综合信息服务的专门平台,同时也为财务工作提供了诸多便利。只依靠一个智能手机,就能办理好学生的咨询、选课以及缴费等各种业务;通过一台计算机,便能帮助会计从业人员完成电子支付核算、会计信息整理等工作。新环境下不但对财务管理提出了较高要求,同时为内部控制带来了全新的发展契机。
  (一)对内部牵制提出了较高要求
  未形成信息化环境前,高校财务管理应用的是人工记账、算账的会计核算形式。伴随财务信息化的全面推进,此种方式出现了较大改变。若财务信息系统未有效管理应用人员的权限,将不能保证职务分离,更无法实现一个部门或者一名人员便能完成全部业务活动。内部控制牵制的削弱,势必会诱发徇私舞弊问题。在此状况下,必须要优化内部控制,以此提高物资的利用率和安全性,确保反馈经济活动的精准性与稳定性。
  (二)带来全新挑战和压力
  伴随互联网技术的飞速发展和其在财务工作中的有效运用,财务软件的重要性愈来愈突出,其不但能处理异地项目,还能办理网上报税、采购、营销、催账、付款等互联网业务。和其息息相关的内控一定要跟随功能的丰富性应时而生,由此出现了大量新问题。
  (三)信息系统存在漏洞增加财务控制风险
  信息化环境虽然为高校财务工作带来了诸多便利,但也伴随着一些人工操作失误、系统故障、不良人员攻击等风险,导致财务信息系统失灵、瘫痪,甚至停止运作。另外,鉴于计算机犯罪非常隐秘,无法及时发现漏洞,严重威胁财务信息安全。
  三、高校内部控制中存在的主要问题和原因
  (一)内容体系不健全致使内控制度缺少可行性与完整性
  各大高校实施的内部控制制度,通常是从报表审计与会计核算角度出发,根据我国下发的相关法律规程编制的。内部控制的问题通常体现在以下几方面:一是内容方面,内控覆盖的范围不够广阔,存在较多限制因素,缺少健全性,进而难以实现整体控制目标。二是设计方面,大部分学校的内控制度侧重点不够突出,组织的经营活动在流程上缺少完善的内控制度,易于出现徇私舞弊现象。三是操作方面,未细化内控制度内容,也没有制定统一标准,缺少可操作性。
  (二)关注度较低致使内控工作落实不到位
  现实中,只重视制作过程,忽略执行过程的现象比比皆是。主要体现在以下几方面:执行人员不具备胜任此项工作的能力与素养;制度的落实效率较低;内部控制只做表面功夫等。而引发这些问题的主要原因,在于有关部门与人员未意识到内部控制的必要性,因此无法将具体工作落实到位。
  (三)风险认识不足导致内控缺少风险预警及管理机制
  有些学校风险认识较差,致使其缺少高效的风险预警与管理机制,这是长时间行政化监管对其带来的巨大影响。现阶段高校财务风险多产生于基建与教学设备采购等多个方面。如基建项目风险预防与控制的效果较差;融资活动不合标准,设备采购封面不在乎投入成本的多少,无法准确的确定采购成本,从而引发各种各样的财务风险。
  (四)复合型人才的稀缺让内控无法发挥有效性
  新形势下,财务内控工作对人才提出了较高要求,其不但要拥有精湛的业务技能,而且还要拥有丰富的计算机知识,能熟练操作互联网应用技术,即复合型人才。现阶段,能满足此要求的复合型人才只占少数。人才的缺失直接影响着会计信息化建设的深入发展,致使内部控制的作用和优势无法充分发挥。
  (五)针对性评价与监督机制的缺失致使内控效率降低
  财务审计和稽核虽然是各大高校内部监督的主要途径,但其却没有被相关人员予以高度关注。有的高校设置了稽查岗位,却没有制定与落实稽查制度,无法展现出其会计控制制度的作用,从而降低会计信息的有效性。还有一些高校到现在都没有設立单独的稽查岗位。   内控评价机制决定着内部控制能否落实到位。一直以来,学校内控都缺少合理的、完善的评价标准,对学校管理水平和制度建设造成较大影响。
  四、信息化环境下高校内部控制优化对策
  (一)完善内部环境
  如今,我国大部分高校的组织结构都是决策从上到下的结构,缺少合理的权限约束机制。为避免个人权限过大的情况出现,结合SWOT剖析中的定位战略考虑,可从以下几方面着手:
  第一,在学校管理层里设置内控监管委员会、风险监管委员会,把其界定成一种专门的监管机构。其中前者主要负责院长工作,及时为其提供内部控制管理报告与决策。而且此机构中要安排一些了解行政业务和院校学术的员工。后者则重点负责学校中所有内控管理制度的起草、确立、变更与废除工作,并提出合理化建议,落实到内控管理的平常工作,监督和引导其他部门与院系内控工作的执行状况。
  第二,由于高校信息中心存在综合型人才稀缺、工作人员数量有限等问题,结合WO战略,可选用项目外包手段,交给专业水平较高的项目企业负责系统研发、信息搜集等工作,由信息中心负责随时监控信息系统实际运作情况,做到第一时间发现问题并处理问题,提高系统安全性与可靠性。另外,相关业务人员要主动加入到内部控制系统搭建过程中。谙熟学校教学科研、行政事务的教职工擅长用前瞻性目光审视信息系统应用的效果,为未来内部控制全面落实奠定良好基础。
  第三,监督层面上,高校要在内控体系中建设信息反馈板块,用其来填补组织结构中权利监督的不足。同时利用内部控制中的应用系统与信息反馈体系来收集信息,根据形成的评价报告来逐渐改善内控制度中的弊端,进而让高校组织的内控活动有序进行,最终取得理想效果。
  (二)设计内控系统架构
  各大高校可结合自身实际情况和根本需求,在充分考虑信息化建设的已有条件基础上,设计出科学合理的内控系统架构。下面将以135框架为例:
  具体是指1个信息门户,3个平台,5个业务信息系统。其中前者是用网络为校内网使用者建设1个进入内控系统的门户,不仅用其下载与传输信息,还能以口令的方式登录页面,完成业务操作。要想有效解决权利监督失衡问题,可运用现代信息技术让广大监督人员实时获取有关信息。信息门户功能主要体现在以下几方面:一是设置待处理事项的提示功能;二是能通过关键词、栏目搜索高校下发的通告、最新资讯等方面内容;三是搭建和内部控制监管平台、应用系统的访问接口。需要注意的是,首个和最后一个功能只对校园网使用者开放。
  对于3个平台而言,只要是被列进内控评价范畴中的部门都适用,还有一些平台,如数据共享、内控监管与基础平台等。其中数据共享平台具有监管公共数据信息的功能,用来搜集学校内控需要的财务、协议、项目、资本等有关数据,结合SO定位战略,把规范的业务程序、权限数额以及规程制度等置于此平台内,每项业务都在这一平台上完成规则收集、数据分类储存和共享。监督权利的使用,能推动从业人员按照正确流程操作,确保内控工作全方位落实,进而提升内控工作质量。内控监管平台的功能则主要表现在生成风险预警、整合内部控制信息、反映内部控制评价等方面上,是一种为实现内控管理目标建设的集中化监管系统。
  最后的5大业务信息系统,具体是指依靠现代信息技术,基于3个平台之上研发的核心业务信息系统,不同业务系统访问端口由信息门户界面与互联网组成。通过这种方式,系统内部能够形成有效的交互,确保各个部门信息互通有无,在很大程度上提高了工作有效性。
  (三)创建完善的风险预警与管理机制
  近年来,伴随我国教育事业的飞速发展,高校资金的获取渠道逐渐增多。贷款的出现改变了过去只依赖学费征收与国家财政拨款的状况。相应的贷款风险变成诸多学校的重点风险,必须要积极建设出完善的财务风险预警机制,合理控制贷款数量和规模。针对高校来讲,要想充分发挥风险管理控制的作用,必须要加强风险投资、鉴别、评估、报告、预警等手段的应用,相关领导人员也要增强风险认识,处理好出现的所有风险点,从而确保各项工作有序进行。
  另外,还要不断提高会计从业人员的综合素养,迅速适应信息化环境。内控制度虽包括了高校工作中的方方面面,却并非是万能的,人在此过程中发挥着主体作用。执行者的综合素养直接影响着内部控制的效果,而且会计知识更新速度较快,高校要持续开展培训和再教育工作。身为一名合格的会计工作者,必须要积极学习信息系统的安全知识,逐渐增强安全认识,提高业务水平。而且要定期更改所用的口令,确保信息安全。如今,高校管理工作中应用的高科技设施数量与日剧增。其通常拥有大量可移动资产,比如教学用具和乐器等等,此种资产的防盗问题日渐突出,若能为其安装射频识别卡,资产的情况与所在位置均能现实在监控器中,从而确保其安全。还可在高一些危险设施上布置传感器网络,利用物联网实时监控设施有关参数,保证应用设施的安全情况都呈现在信息系统中,为保障校园安全创造有利条件,减少外部环境对校内安全的影响,为高校管理工作的顺利开展奠定坚实的基础,从而为师生生活和学习创造美好的环境。
  (四)领导带头,提升对内控制度的关注度
  信息化环境下,高校要根据我国有关部门下发的内控规范,在充分考虑本身状况的基础上,制定出符合本校特征与发展规律的内部控制制度,把责任落实到具体人头上,确保举办的经济活动能顺利开展,不断提高其合理性和科学性,达成内控终极目标。在建立制度的过程中,必须要重视此制度贯彻落实中的成本投入和回报效益能否和高校实际状况相符,有针对性的确定不同环节的内控制度。
  实行内控的决策主体是学校的领导人员,把领导干部的任用、罢免,奖罚制度和学校的经济责任制紧密联系在一起,提高领导的风险意识,对学校三重一大的事项实行集体联签制,将财务风险降低到可控风险之内,这样才能保证财务风险被有效控制。财务主管人员要定期到各个部门展开调查工作,实时掌握其内部控制因素的转变情况,清楚不同环节中存在的风险走势。在相关会议中测评这些风险,经过全面探讨研究出规避风险的合理方案,建立規范化的部门内控流程。   与此同时,其还要拓宽沟通途径,实时结合反馈信息,协调控制内控与程序。当然,内控工作还需得到基层职工的支持,身为主要执行人员,其在领导的引导下,必须要意识到内部控制所面临的新局势。只有在此基础上,才能深刻理解决策人员制定的规则与方案,顺利实现管理目标。
  丰富的校园文化,能吸引大量先进人才入驻,从而提高学校综合实力。为了规避教师团队出现的学术不端的情况,校方必须要把以往的学术研究转变成较高的学术价值,全面提高质量,同时实施学术质量测评管理制度。要定期开展师风师德培训工作,确保教师不被名利所诱惑,全身心投入到学术研究中,端正治学态度,把学风变成考核教师的主要内容。还要在课程系统中增加学术道德素养的培养,让其存在于学校教学管理中的各个环节之中,提高内部控制的可测性,形成一种长期的管理机制。
  (五)创建满足信息化环境需求的内控评价指标系统
  各大高校在确定评价指标时,不但要综合内控目标考虑,还要考虑本身的实际发展情况,这样才能建设出合理、完善的财务内控评价系统。在此过程中,必须要遵循以下准则:
  首先,目标导向。要在全面了解内控目标的基础上,对其展开细分处理,为分解后的小目标制定出和其相匹配的评价指標。
  其次,合理客观。要以有关理论为核心,体现出学校财务内控特点,用客观反映现实,避免主观断想。
  最后,具有可行性。制定的目标容易实现,有利于评价内部控制结果。
  此外,还要加强人力资源管理工作。其不但能有效调动员工主观能动性,而且还能降低内部控制管理成本投入。鉴于此,学校必须要及时转变理念,建设以人为本重要思想,认识到人力资源的必要性,制定并实施完善的内控管理对策。可在校内实行聘任管理制度,坚持按需设岗,面向社会各界广招人才,择优录取,建设可上可下、可出可进的用人机制。伴随法规建设的层层落实与依法治校观念的不断推进,对会计从业人员的职业素养提出了较高要求,其必须要积极学习先进的财务知识,掌握丰富的业务技巧,以此顺应技术与业务带来的两大挑战。
  五、结论
  综上所述,我国已正式进入信息化时代,高校财务工作面临前所未有的挑战和契机,相关人员必须要积极使用现代信息技术,确保财务管理工作落实到位。全面剖析内部控制中存在的各种问题,研究出行之有效的解决对策。具体可从完善内部环境、设计内控系统架构、制定完善的风险预警与管理机制、创建满足信息化环境需求的内控评价指标系统等方面入手,推动高校实现可持续发展。
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  作者简介:
  陈珺,上海外国语大学。
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