编辑文档时,尤其是在PPT演示文稿中,大家都喜欢追求图文并茂。而当文档中有大量图片时,文档的个头就小不了。此时,该如何有效控制文档的大小呢?以下就是让文档自动“减肥”的两个方法。
　　
　　一、保存时自动压缩图片
　　
　　为了自动减小包含有图片文档的大小,PowerPoint提供了在保存时自动执行图片压缩的功能,使用方法如下:
　　1.打开需要自动压缩图片的PPT演示文稿,并选中文稿中的任意一张图片。
　　2.在“图片工具”的“格式”选项卡,单击“调整”组的“压缩图片”,然后单击“选项”按钮(如图1)。
　　3.选中“保存时自动执行基本压缩”复选框(如图2),单击“确定”按钮。
　　之后,对于上述文档,每次执行保存操作时,PowerPoint会自动对图片进行压缩,从而可以有效发地减小文档。以上操作对Word文档、Excel工作表同样适用,且操作完全相同。
　　
　　二、关闭时压缩数据库
　　
　　许多人喜欢使用Access管理数据库。对数据库而言,当你从其中删除数据时,只是将这些数据打上删除标记。所以,虽然你已经看不到这些数据,但它们却实实在在地仍存在于数据库之中。正因为此,Access数据库文件个头在经过多次编辑后会不断增加。要物理删除不再需要的数据,需要你手动进行压缩操作。如果你感觉手动压缩有些不便,那么以下操作可以令压缩自动化:
　　1.打开需要自动压缩的Access数据库,然后单击“Microsoft Office按钮”,再单击“Access选项”。
　　2.单击“当前数据库”选项卡,然后在“应用程序选项”下,选中“关闭时压缩”复选框(如图3),单击“确定”按钮。
　　3.当看到“必须关闭并重新打开当前数据库,指定选项才能生效”的提示时(如图4),单击“确定”按钮即大功告成。
　　此后,在关闭Access数据库时就会自动压缩和修复数据库。压缩Access文件将制作文件副本并重新组织文件在磁盘上的存储方式,这除可以减小文件大小外,还可以优化Access数据库。以上操作以MS Office 2007为例,对MS Office 2003来说,具体操作有所不同,请注意所用MS Office版本。