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摘 要：随着高校数字化建设的快速发展，高校档案管理信息化建设也成为我国高校信息化建设浪潮的重要组成部分。本文针对高校档案管理中数据筛选、收集与保存等方面的内容，采用先进的设计理念，建立适合高校档案管理的信息化系统，进而实现高校档案管理的收集、查阅与销毁的全过程信息化管理。
关键词：高校档案管理；信息化建设；系数设计
1.高校档案管理信息化系统需求分析
（1）总体业务描述
档案管理是一门涉及多学科知识的工作，需要多部门协调来提高工作效率。对高校档案管理工作实践进行调查发现，高校档案类型主要包括以下几个部分，即党群类档案、教学类档案、行政类档案、财会类档案、基建类档案、科研类档案、出版类档案以及外事类档案等。不同类型的档案游客进行细分，比如教学类档案有可细分为本专科学生教学档案、研究生档案、教学综合类档案、成人教育与网络教育档案等。
由此可见，高校档案管理事项复杂的系统工程，并且随着近些年来高校规模的不断扩大，教育任务的不断繁重，传统模式的档案管理工作已经不能满足需要，这就需要引入信息化系统，提高高校档案管理工作效率。高校档案管理信息化系统的总体业务学生档案管理业务与其他档案管理业务，因为对于高校而言，学生档案占据较大的比例，除此之外的其他档案则在一定程度上又有很大的相似度。高校档案管理信息化系统的总体业务一般包括信息的分散采集、档案信息录入、档案审核、档案修改、档案保存、档案销毁、档案利用等。
（2）系统需要解决的问题
高校档案管理信息化系统是面向整个高校档案管理工作的，信息化系统要保持档案数据的一致性与完整性，还应具备较高的档案管理的负荷能力。高校档案管理信息化系统要解决以下几个方面的问题：
一是对档案管理的不同相关人员，要能够提供有效的服务，方便用户，加强管理监督力度；二是对于庞大的档案数据看，如果业务要素有所不同，尤其是部分档案需要特别的个性化定制，则信息化系统如何提供良好的可定制的接口，这是高校档案管理信息化系统实现各子系统兼容的关键；三是对于高校档案而言，其数据量巨大，而且还需要较高的安全、可靠性，因此档案管理信息化系统如何保证数据的可靠性、安全性、完整性、可维护性、可恢复性等要求，以及如何保证数据转库过程中的数据一致性，以及数据转库中的效率，这些是高校档案管理信息化系统需要解决的问题；四是档案管理作为学生信息的保存的最后环节，对大量数据需要汇总、分析，如何让系统能够对数据进行有效的整合和数据挖掘，为管理者提供有效决策的依据，这是档案利用的关键。
在解决上述问题的基础上，高校档案管理信息化系统要实现以下目标：一是功能全面，二是界面友好、操作简单，三是建立一套完善的通用业务处理系统，并建立相应完整的业务数据字典，以适应不同业务数据的扩充，四是实现信息共享，部门协同工作，五是建立完善的业务分析模型。
（3）系统需求分析
软件开发的目标是在预算范围内按时开发符合客户真正需要的高质量软件，需求分析主要通过建立模型的方式对用户的实际需求进行描述，分析用户需求，需要执行以下活动：
一是描述系统的总体结构，构建高校档案管理的整体流程，以实现严格的流程控制，高校档案管理的流程为：文件收集→预立卷（电子文件逻辑归档）→分类与整理→案卷与文件信息著录→档案业务人员审核与鉴定→档案移交（逻辑、物理移交）→档案编制档号→档案入库→档案借阅。二是建立档案管理信息化系统的需求模型，对系统需求按照步骤进行分析。三是通过原型、页面或其他方式向用户提供可视化界面，用户可以对需求做出自己的评价。
对于高校档案管理信息化系统而言，在系统功能性需求方面，需要实现档案收集功能，系提供要入党的实体档案，对实体档案进行数据转换，进行信息归档，之后系统提供档案管理功能，包括管理员相关功能与使用者相关功能。对于非功能性需求而言，要满足适用性、可靠性、性能、可支持性等要求。
2.系统功能框架设计
（1）系统功能架构
结合高校档案管理信息化系统的功能需求分析，以及当前高校档案管理工作的实践，本文设计的高校档案管理信息化系统功能架构共分为三层，即业务规则模块、档案管理层、平台层。
业务规则模块共分为四个部分，即高校原有档案管理、教学档案管理、行政档案管理与党群档案管理。平台层分为三层，第一层包括三个系统共用的功能，即规则引擎、工作流、用户界面管理系统；第二层处理基本请求以及所有业务的调用；第三层提供公共服务，包括权限管理、通信服务、查询服务、群组管理、统计分析、通知服务等，以及一个OA模块。档案管理模块则主要实现档案管理人员的最通用、基本的操作功能，比如查询、修改等。
在档案管理的系统功能结构方面，包括案卷目录录入、卷内目录录入、档案建立、档案审核、档案移交、库房管理与档案销毁。在高校档案管理中，教学档案管理是重点，因此专门针对教学档案设置教学档案管理子系统，包括四个功能子系统，即教学综合档案管理子系统、全日制本专科生档案管理子系统、研究生答案管理子系统、成人教育与网络教育档案管理子系统。在每个子系统中，需要实现建档、移交、转档、销毁、查阅、修改等功能。
（2）系统功能设计
高校档案管理信息化系统中的学生档案管理部分是重点与关键，其功能实现主要包括以下几个方面：
一是学生信息迁移设计，要根据答案管理中学生信息的获取方式与流程进行设计。在不同的阶段，学生的档案信息内容不同，因此在建立的学生档案数据库中，按照学生从入学到毕业的流程，將信息录入数据库分为四个阶段，即招生阶段、培养阶段、学位阶段、毕业阶段，并详细设计源表保存信息与需存档信息的功能框架。
二是数据代码转换设计，由于学生信息多存在关系数据库中，为避免数据冗余，很多信息是以数据字典方式存在，因此针对这种情况，数据代码的编码要求有效性与一致性，确保学生管理信息系统与档案管理数据库保持高度一致。编码按照高校实际情况，有些需要按照要求引用现行的国家标准编码，有些则要结合学校特色进行特殊编码。
三是类结构设计，在系统开发中，包图是一个重要的工具，在高校档案管理信息化系统设计中，需要清晰地划分，同时也要满足XP开发方法的Small Release原则，和团队并行开发要求。
四是数据库设计，根据高校档案管理中的实体，建立实体之间的关系，比如一对一、一对多、多对一、多对多。以教学综合档案中的学生毕业档案为例，数据库中包含以下主要信息表：教学案卷目录信息表、教学卷内目录信息表、课程信息表、学生成绩信息表、学位论文信息表、论文基本信息表、论文评阅书表、论文答辩信息表等。
档案管理信息化建设是高校综合管理水平的体现，提高档案管理信息化水平，建立档案管理信息化系统具有积极的意义。
参考文献：
[1]卜亚男.档案信息化：高校现代化管理的重要一步[J].新闻战线.2015.3
[2]熊建文.高校学生档案管理中常见问题及改进系统设计研究[J].兰台世界.2012.11
[3]范新宇.浅谈高校学生党员档案的规范化管理[J].新西部（理论版）.2015.12
关键词：高校档案管理；信息化建设；系数设计
1.高校档案管理信息化系统需求分析
（1）总体业务描述
档案管理是一门涉及多学科知识的工作，需要多部门协调来提高工作效率。对高校档案管理工作实践进行调查发现，高校档案类型主要包括以下几个部分，即党群类档案、教学类档案、行政类档案、财会类档案、基建类档案、科研类档案、出版类档案以及外事类档案等。不同类型的档案游客进行细分，比如教学类档案有可细分为本专科学生教学档案、研究生档案、教学综合类档案、成人教育与网络教育档案等。
由此可见，高校档案管理事项复杂的系统工程，并且随着近些年来高校规模的不断扩大，教育任务的不断繁重，传统模式的档案管理工作已经不能满足需要，这就需要引入信息化系统，提高高校档案管理工作效率。高校档案管理信息化系统的总体业务学生档案管理业务与其他档案管理业务，因为对于高校而言，学生档案占据较大的比例，除此之外的其他档案则在一定程度上又有很大的相似度。高校档案管理信息化系统的总体业务一般包括信息的分散采集、档案信息录入、档案审核、档案修改、档案保存、档案销毁、档案利用等。
（2）系统需要解决的问题
高校档案管理信息化系统是面向整个高校档案管理工作的，信息化系统要保持档案数据的一致性与完整性，还应具备较高的档案管理的负荷能力。高校档案管理信息化系统要解决以下几个方面的问题：
一是对档案管理的不同相关人员，要能够提供有效的服务，方便用户，加强管理监督力度；二是对于庞大的档案数据看，如果业务要素有所不同，尤其是部分档案需要特别的个性化定制，则信息化系统如何提供良好的可定制的接口，这是高校档案管理信息化系统实现各子系统兼容的关键；三是对于高校档案而言，其数据量巨大，而且还需要较高的安全、可靠性，因此档案管理信息化系统如何保证数据的可靠性、安全性、完整性、可维护性、可恢复性等要求，以及如何保证数据转库过程中的数据一致性，以及数据转库中的效率，这些是高校档案管理信息化系统需要解决的问题；四是档案管理作为学生信息的保存的最后环节，对大量数据需要汇总、分析，如何让系统能够对数据进行有效的整合和数据挖掘，为管理者提供有效决策的依据，这是档案利用的关键。
在解决上述问题的基础上，高校档案管理信息化系统要实现以下目标：一是功能全面，二是界面友好、操作简单，三是建立一套完善的通用业务处理系统，并建立相应完整的业务数据字典，以适应不同业务数据的扩充，四是实现信息共享，部门协同工作，五是建立完善的业务分析模型。
（3）系统需求分析
软件开发的目标是在预算范围内按时开发符合客户真正需要的高质量软件，需求分析主要通过建立模型的方式对用户的实际需求进行描述，分析用户需求，需要执行以下活动：
一是描述系统的总体结构，构建高校档案管理的整体流程，以实现严格的流程控制，高校档案管理的流程为：文件收集→预立卷（电子文件逻辑归档）→分类与整理→案卷与文件信息著录→档案业务人员审核与鉴定→档案移交（逻辑、物理移交）→档案编制档号→档案入库→档案借阅。二是建立档案管理信息化系统的需求模型，对系统需求按照步骤进行分析。三是通过原型、页面或其他方式向用户提供可视化界面，用户可以对需求做出自己的评价。
对于高校档案管理信息化系统而言，在系统功能性需求方面，需要实现档案收集功能，系提供要入党的实体档案，对实体档案进行数据转换，进行信息归档，之后系统提供档案管理功能，包括管理员相关功能与使用者相关功能。对于非功能性需求而言，要满足适用性、可靠性、性能、可支持性等要求。
2.系统功能框架设计
（1）系统功能架构
结合高校档案管理信息化系统的功能需求分析，以及当前高校档案管理工作的实践，本文设计的高校档案管理信息化系统功能架构共分为三层，即业务规则模块、档案管理层、平台层。
业务规则模块共分为四个部分，即高校原有档案管理、教学档案管理、行政档案管理与党群档案管理。平台层分为三层，第一层包括三个系统共用的功能，即规则引擎、工作流、用户界面管理系统；第二层处理基本请求以及所有业务的调用；第三层提供公共服务，包括权限管理、通信服务、查询服务、群组管理、统计分析、通知服务等，以及一个OA模块。档案管理模块则主要实现档案管理人员的最通用、基本的操作功能，比如查询、修改等。
在档案管理的系统功能结构方面，包括案卷目录录入、卷内目录录入、档案建立、档案审核、档案移交、库房管理与档案销毁。在高校档案管理中，教学档案管理是重点，因此专门针对教学档案设置教学档案管理子系统，包括四个功能子系统，即教学综合档案管理子系统、全日制本专科生档案管理子系统、研究生答案管理子系统、成人教育与网络教育档案管理子系统。在每个子系统中，需要实现建档、移交、转档、销毁、查阅、修改等功能。
（2）系统功能设计
高校档案管理信息化系统中的学生档案管理部分是重点与关键，其功能实现主要包括以下几个方面：
一是学生信息迁移设计，要根据答案管理中学生信息的获取方式与流程进行设计。在不同的阶段，学生的档案信息内容不同，因此在建立的学生档案数据库中，按照学生从入学到毕业的流程，將信息录入数据库分为四个阶段，即招生阶段、培养阶段、学位阶段、毕业阶段，并详细设计源表保存信息与需存档信息的功能框架。
二是数据代码转换设计，由于学生信息多存在关系数据库中，为避免数据冗余，很多信息是以数据字典方式存在，因此针对这种情况，数据代码的编码要求有效性与一致性，确保学生管理信息系统与档案管理数据库保持高度一致。编码按照高校实际情况，有些需要按照要求引用现行的国家标准编码，有些则要结合学校特色进行特殊编码。
三是类结构设计，在系统开发中，包图是一个重要的工具，在高校档案管理信息化系统设计中，需要清晰地划分，同时也要满足XP开发方法的Small Release原则，和团队并行开发要求。
四是数据库设计，根据高校档案管理中的实体，建立实体之间的关系，比如一对一、一对多、多对一、多对多。以教学综合档案中的学生毕业档案为例，数据库中包含以下主要信息表：教学案卷目录信息表、教学卷内目录信息表、课程信息表、学生成绩信息表、学位论文信息表、论文基本信息表、论文评阅书表、论文答辩信息表等。
档案管理信息化建设是高校综合管理水平的体现，提高档案管理信息化水平，建立档案管理信息化系统具有积极的意义。
参考文献：
[1]卜亚男.档案信息化：高校现代化管理的重要一步[J].新闻战线.2015.3
[2]熊建文.高校学生档案管理中常见问题及改进系统设计研究[J].兰台世界.2012.11
[3]范新宇.浅谈高校学生党员档案的规范化管理[J].新西部（理论版）.2015.12