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摘 要：随着信息时代的不断发展，办公自动化已经成为一个必然的趋势，办公自动化可以有效提高管理效率、促进各种管理任务的落实、减少工作中的出错率。在医院日常经营过程中，医院档案管理工作具有重要作用，信息自动化在医院管理体系中逐渐健全和发展，也会对档案管理工作带来一定的促进作用。该文对办公自动化环境下的医院档案管理工作进行分析和探讨。
关键词：医院 档案管理 办公自动化 策略 探讨
中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（a）-0110-02
办公自动化是未来发展的趋势，尤其是在信息技术不断应用的过程中，自动化已经在很多行业中都有应用，比如在教育管理过程中可以实现自动化管理，在医院以及企业管理过程中也可以实现办公自动化。办公自动化是高科技产物，是由办公业务与办公人员构成的人机信息系统，是一种复杂的系统工程，其发展的基础是计算机网络。办公自动化技术是对各种工作进行信息化、智能化管理的重要途径，尤其是在信息时代背景下，需要管理的内容越来越多，传统的人工管理方式效率低、出错率较高，因此对各种工作任务的完成有很大影响。办公自动化环境下，医院档案管理需要具有一定的基础，比如先进的计算机技术、网络安全、标准化档案管理方案等多方面都要进行协调。随着办公自动化技术的不断发展和应用，在医院档案管理的发展过程中加强信息管理系统的构建，提高医院档案管理的效率和质量，促进医院档案管理过程中的各项工作得以准确及时地完成。
1 医院档案信息化管理的必要性和可行性
在办公自动化背景下，很多医院对管理理念和管理方式进行创新和改革，加强了对各种新技术的应用，使得医院管理水平有了很大提升。档案管理是医院管理过程中的重要环节，是对医院经营过程中的各种档案进行收集、整理、保存、利用的过程，对于医院的可持续发展有十分重要的意义。在实际工作过程中，医院档案管理依旧存在较多的问题，办公自动化是一个社会趋势，是信息技术应用背景下的一个发展方向，当前很多医院档案管理过程中办公自动化程度不高，很容易出现各种错误，并且出现管理效率不高的问题，使得医院档案管理出现较多问题，比如一些档案丢失、档案模糊不清、档案查询不方便等，对于医院的发展有很大影响。在信息时代背景下，医院档案管理模式如果不能实现转型，则会导致医院档案管理的发展受到阻碍。信息技术、效率成为医院之间竞争的一个重要因素，在对医院档案进行管理时实现自动化和信息化管理，不仅可以提高医院档案管理的管理效率，而且还可以减少传统档案管理过程中的出错率，为医院提供更多准确、有效的档案资料。
此外，当前我国的信息计算机技术已经发展到一定的程度，为医院档案信息化管理提供了必要的支持。比如“大数据技术”、“云技术”等，这些都可以为海量档案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持，使得档案管理信息化和智能化更具有可操作性。
2 办公自动化背景下医院档案管理策略
2.1 对管理制度进行改革
在办公自动化管理过程中，应该要对传统的档案管理制度进行改革，按照网络化信息采集的要求设计管理信息系统，对医院档案进行分类管理，比如借助各种自动办公软件，对各种档案资料进行分类，如在对人事档案进行管理的时候，可以通过软件抓取功能，将工作人员的各种基本信息抓取出来，整合成统一的表格，便于人事档案的管理、查询等。对医院档案进行管理时要实现统一管理，逐渐摒弃传统的人工管理方式，加强对办公自动化管理系统的应用，使得医院内部的各个部门之间可以加强联系，对各项工作进行落实。再比如要对医院档案管理的业务流程和工作内容进行规范，要建立各项档案标准，严格按照国家、档案部门出台的有关规定和标准执行，对医院发展过程中的各种档案信息进行汇总。同时，要必须以医院档案的现状为基础，对自动化管理过程中的各种档案实行标准化管理，例如在档案管理的时候要考虑到档案的利用情况，只有充分利用档案，才能发挥出档案的作用。因此档案管理部门要加强对档案价值的挖掘，比如对于一些医疗信息、文件和专题等，要进行整理和汇编，可以从信息技术的角度着手，设置不同的档案目录，从而让计算机技术中的信息抓取功能对档案的类别进行确定，然后进行分类，从不同的视角来对档案信息进行分类管理，为医院的教学、科研和管理等方面的工作奠定基础。
2.2 加强档案信息网络安全管理，减少风险
在办公自动化环境下，计算机网络为各项工作带来了便利，但同时也带来了风险，尤其是数据信息的泄露，成为档案管理过程中不可避免的一个重要威胁。网络系统是由硬件、软件、基础设施及其存储的数据材料组成的计算机系统，在档案信息化管理过程中，必须要加强档案信息网络安全管理，要保护档案信息网络系统中的各个组成部分不受到破坏、更改和泄露，对各种档案信息进行保护。为了实现安全管理，应该要加强对各种安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在档案信息管理系统中进行应用，对医院的各种档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的档案要实施不同的管理，比如一些机密档案，要进行绝密保存；一些非机密档案，则可以在医院内部系统公开查阅。医院档案管理制度还应该要随时进行调整，要紧密结合国家档案管理的规定，明确档案工作人员的职责范围和岗位责任制，对档案管理的各项工作进行规范，减少档案信息化管理过程中的风险。
2.3 构建完善的人才培养机制
医院档案管理水平的提升，与档案管理人员的综合能力水平有很大关系。在具体的管理过程中，应该要加强档案管理人员对办公自动化技术的学习，档案的管理人员要借助各种通信技术、计算机技术对各种档案资料进行管理和利用，为医院的发展提供更多帮助。在工作中应该要对医院档案的管理人员进行定期培训，包括对技能培训以及职业道德素养培训，技能培养主要集中在各种办公自动化技术以及信息技术的学习上，职业道德素养的培养则主要是对档案管理人员的责任感、使命感以及职业道德进行教育，由于档案管理是一项需要细心和耐心的工作，因此必须要提高档案管理人员的思想意识，使得档案管理人员能够以更加负责的态度进行档案管理。
2.4 构建档案管理子系统
在档案管理过程中，为了对档案管理任务进行细化，实现更加规范、全面的管理，还应该要在办公自动化系统平台基础之上扩展构建档案管理子系统，从而将电子公文运转和电子档案管理实现有机整合，为各种档案资料、公文资料的生成以及归档提供必要的技术支持。档案管理系统要依托办公自动化系统提供的相关功能，比如人员管理、权限管理、智能表单等基础组件，并且和办公自动化中的公文流转系统进行协作，从而提高档案管理效率、提高档案管理信息系统的适用性，對各类档案信息进行规范、科学的归档处理。
3 结语
综上所述，办公自动化是信息时代背景下的一个必然趋势，在很多领域中都有应用，比如在企业管理过程中、教育教学过程中都逐渐实现办公自动化，是借助信息技术实现高效管理的一种全新的管理模式。医院档案管理是医院管理中的重要内容，随着信息时代的快速发展，办公自动化技术在医院管理过程中的应用也越来越广泛，医院档案管理面临的挑战越来越大，提高档案管理过程中的办公自动化水平、提高管理人员的综合能力水平，是医院档案管理创新的必要手段。医院在档案管理过程中，要针对当前管理过程中存在的一些问题，加强管理模式的创新与改革，以提高管理的办公自动化水平。
参考文献
[1] 李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘：连续型电子期刊，2015（78）.
[2] 王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业，2016，13（24）：148-149.
[3] 郝峥嵘.关于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].祖国，2016（13）：267.
[4] 甄玲，雷蕾，李璐，等.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].中国管理信息化，2016（19）.
[5] 刘念奇.办公自动化环境下医院档案管理分析[J].决策与信息，2016，6（3）：257.
关键词：医院 档案管理 办公自动化 策略 探讨
中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（a）-0110-02
办公自动化是未来发展的趋势，尤其是在信息技术不断应用的过程中，自动化已经在很多行业中都有应用，比如在教育管理过程中可以实现自动化管理，在医院以及企业管理过程中也可以实现办公自动化。办公自动化是高科技产物，是由办公业务与办公人员构成的人机信息系统，是一种复杂的系统工程，其发展的基础是计算机网络。办公自动化技术是对各种工作进行信息化、智能化管理的重要途径，尤其是在信息时代背景下，需要管理的内容越来越多，传统的人工管理方式效率低、出错率较高，因此对各种工作任务的完成有很大影响。办公自动化环境下，医院档案管理需要具有一定的基础，比如先进的计算机技术、网络安全、标准化档案管理方案等多方面都要进行协调。随着办公自动化技术的不断发展和应用，在医院档案管理的发展过程中加强信息管理系统的构建，提高医院档案管理的效率和质量，促进医院档案管理过程中的各项工作得以准确及时地完成。
1 医院档案信息化管理的必要性和可行性
在办公自动化背景下，很多医院对管理理念和管理方式进行创新和改革，加强了对各种新技术的应用，使得医院管理水平有了很大提升。档案管理是医院管理过程中的重要环节，是对医院经营过程中的各种档案进行收集、整理、保存、利用的过程，对于医院的可持续发展有十分重要的意义。在实际工作过程中，医院档案管理依旧存在较多的问题，办公自动化是一个社会趋势，是信息技术应用背景下的一个发展方向，当前很多医院档案管理过程中办公自动化程度不高，很容易出现各种错误，并且出现管理效率不高的问题，使得医院档案管理出现较多问题，比如一些档案丢失、档案模糊不清、档案查询不方便等，对于医院的发展有很大影响。在信息时代背景下，医院档案管理模式如果不能实现转型，则会导致医院档案管理的发展受到阻碍。信息技术、效率成为医院之间竞争的一个重要因素，在对医院档案进行管理时实现自动化和信息化管理，不仅可以提高医院档案管理的管理效率，而且还可以减少传统档案管理过程中的出错率，为医院提供更多准确、有效的档案资料。
此外，当前我国的信息计算机技术已经发展到一定的程度，为医院档案信息化管理提供了必要的支持。比如“大数据技术”、“云技术”等，这些都可以为海量档案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持，使得档案管理信息化和智能化更具有可操作性。
2 办公自动化背景下医院档案管理策略
2.1 对管理制度进行改革
在办公自动化管理过程中，应该要对传统的档案管理制度进行改革，按照网络化信息采集的要求设计管理信息系统，对医院档案进行分类管理，比如借助各种自动办公软件，对各种档案资料进行分类，如在对人事档案进行管理的时候，可以通过软件抓取功能，将工作人员的各种基本信息抓取出来，整合成统一的表格，便于人事档案的管理、查询等。对医院档案进行管理时要实现统一管理，逐渐摒弃传统的人工管理方式，加强对办公自动化管理系统的应用，使得医院内部的各个部门之间可以加强联系，对各项工作进行落实。再比如要对医院档案管理的业务流程和工作内容进行规范，要建立各项档案标准，严格按照国家、档案部门出台的有关规定和标准执行，对医院发展过程中的各种档案信息进行汇总。同时，要必须以医院档案的现状为基础，对自动化管理过程中的各种档案实行标准化管理，例如在档案管理的时候要考虑到档案的利用情况，只有充分利用档案，才能发挥出档案的作用。因此档案管理部门要加强对档案价值的挖掘，比如对于一些医疗信息、文件和专题等，要进行整理和汇编，可以从信息技术的角度着手，设置不同的档案目录，从而让计算机技术中的信息抓取功能对档案的类别进行确定，然后进行分类，从不同的视角来对档案信息进行分类管理，为医院的教学、科研和管理等方面的工作奠定基础。
2.2 加强档案信息网络安全管理，减少风险
在办公自动化环境下，计算机网络为各项工作带来了便利，但同时也带来了风险，尤其是数据信息的泄露，成为档案管理过程中不可避免的一个重要威胁。网络系统是由硬件、软件、基础设施及其存储的数据材料组成的计算机系统，在档案信息化管理过程中，必须要加强档案信息网络安全管理，要保护档案信息网络系统中的各个组成部分不受到破坏、更改和泄露，对各种档案信息进行保护。为了实现安全管理，应该要加强对各种安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在档案信息管理系统中进行应用，对医院的各种档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的档案要实施不同的管理，比如一些机密档案，要进行绝密保存；一些非机密档案，则可以在医院内部系统公开查阅。医院档案管理制度还应该要随时进行调整，要紧密结合国家档案管理的规定，明确档案工作人员的职责范围和岗位责任制，对档案管理的各项工作进行规范，减少档案信息化管理过程中的风险。
2.3 构建完善的人才培养机制
医院档案管理水平的提升，与档案管理人员的综合能力水平有很大关系。在具体的管理过程中，应该要加强档案管理人员对办公自动化技术的学习，档案的管理人员要借助各种通信技术、计算机技术对各种档案资料进行管理和利用，为医院的发展提供更多帮助。在工作中应该要对医院档案的管理人员进行定期培训，包括对技能培训以及职业道德素养培训，技能培养主要集中在各种办公自动化技术以及信息技术的学习上，职业道德素养的培养则主要是对档案管理人员的责任感、使命感以及职业道德进行教育，由于档案管理是一项需要细心和耐心的工作，因此必须要提高档案管理人员的思想意识，使得档案管理人员能够以更加负责的态度进行档案管理。
2.4 构建档案管理子系统
在档案管理过程中，为了对档案管理任务进行细化，实现更加规范、全面的管理，还应该要在办公自动化系统平台基础之上扩展构建档案管理子系统，从而将电子公文运转和电子档案管理实现有机整合，为各种档案资料、公文资料的生成以及归档提供必要的技术支持。档案管理系统要依托办公自动化系统提供的相关功能，比如人员管理、权限管理、智能表单等基础组件，并且和办公自动化中的公文流转系统进行协作，从而提高档案管理效率、提高档案管理信息系统的适用性，對各类档案信息进行规范、科学的归档处理。
3 结语
综上所述，办公自动化是信息时代背景下的一个必然趋势，在很多领域中都有应用，比如在企业管理过程中、教育教学过程中都逐渐实现办公自动化，是借助信息技术实现高效管理的一种全新的管理模式。医院档案管理是医院管理中的重要内容，随着信息时代的快速发展，办公自动化技术在医院管理过程中的应用也越来越广泛，医院档案管理面临的挑战越来越大，提高档案管理过程中的办公自动化水平、提高管理人员的综合能力水平，是医院档案管理创新的必要手段。医院在档案管理过程中，要针对当前管理过程中存在的一些问题，加强管理模式的创新与改革，以提高管理的办公自动化水平。
参考文献
[1] 李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘：连续型电子期刊，2015（78）.
[2] 王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业，2016，13（24）：148-149.
[3] 郝峥嵘.关于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].祖国，2016（13）：267.
[4] 甄玲，雷蕾，李璐，等.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].中国管理信息化，2016（19）.
[5] 刘念奇.办公自动化环境下医院档案管理分析[J].决策与信息，2016，6（3）：257.