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摘 要: 高校教学档案管理在我国高校改革发展中具有重要作用,在我国高校改革过程中也获得了一定程度的发展,但随着社会进一步发展,目前的教学档案管理机制凸显出一些不足。改善高校教学档案管理现状,推动学校教学工作的进一步发展是关键,本文对此进行了分析。
关键词: 高校教学档案管理 现状 创新
档案管理是指对国家或地区档案实行有组织有计划的领导或监督、指导,并协调其内部关系和外部关系的工作。它是整个国家管理系统的重要组成部分,也是档案事业系统中的主要环节。高校教学档案是指:“高校在教学、教学管理和其他各项教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。教学档案全面反映了教学管理、教学实践和教学研究活动的过程,它对推动高校教学改革,提高教学质量,开展教学研究,加强教学评估,以及维护学校和个人的合法权利都有重要作用,也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。”[1]随着我国高校教育的不断发展和教育改革的深入,高校教学档案管理工作显得越来越重要。
高校教学档案管理在教学科研和学校发展中具有重要作用。作为一种历史记录材料,教学档案具有核查和证实的作用。教学档案不同于一般的文书档案,它是在全校师生教学过程中共同形成的,准确地反映学校教学活动的全貌,具有无可置疑的准确性,是进行学校教学评估、编写校志、查阅学生学习成绩和教学管理情况的重要资料来源。同时,教学档案还是学校教研和改进学校工作、进行评估的重要依据。教学档案记录了学校教学活动的经验、教训,反映了教学科研的成果。为了不断提高教学质量,必须不断进行总结经验,研究教学内容、方法,而这些又都离不开以前的教学档案的整理和处理。对教学档案进行相关数据的统计处理,可以为学校提供前阶段的教学经验,提高教学水平,推动教学改革与学校教学评估工作的发展。从全国高校教学档案管理工作的实践来看,虽然历经多年的努力和发展,已初步形成了一套比较完备的管理系统,但是在很多方面还存在比较突出的问题。
一、高校教学档案管理的主要问题
1.教学档案的管理意识淡薄。一些高校对教学档案工作重视程度不够,档案意识淡薄。有的人员认为教务人与员的主要工作是教学,而档案工作主要由档案管理人员去做,因此在平时工作上不能引起足够的注意;有的认为将教学档案归档,可能会给自己的工作带来不便,每学期、学年各个教师的教学档案堆积起来,数目的确不小,整理时费时费力,因此可能敷衍了事;有的认为教学档案根本就可有可无。这一些观念的存在,不仅影响了教务档案工作的展开,而且在一定程度上给学校的教学工作带来了负面影响。
2.档案管理人员因缺乏必要的专业知识而造成档案管理混乱。目前高校很多教学档案管理人员都不是专业的档案管理学出身,缺乏必要的档案管理知识,有的是兼职做教学档案管理人员,更没有时间进行管理。他们对教学档案管理的理解只是基本的存档,缺乏专业的理论支撑。
教务档案,根据其内容和载体,大致可以分为四大类:教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和声像档案。然而现实的教学档案管理存在材料收集的不完整、不及时问题。教学档案是在教学过程中形成的,不像其他档案可以事后进行编撰,因此它要求一定的时效性,需要及时收集,但往往由于诸多原因,在教学档案的处理中,出现不及时、不完整的现象,很多资料无法及时收集,有些还散落在个人的手上。许多重大的教学活动,往往现场很热闹,但热闹过后却很少能留下有关的记录材料。即使有些记录,也是资料残缺或单薄,缺乏对陈述材料的支撑力,在需要检查时,出现资料虽然齐全,但看上去是崭新的“原始档案”,纸张大小、纸质、字号、排版整齐划一,有根据回忆再造之嫌,而这些都是由材料收集不完整造成的。
3.教学档案的信息化、网络化管理程度低下。随着信息化社会的不断发展,网络和信息已经成为当今社会生存的基本特征,它要求高校的教学档案管理部门对信息处理作出快速及时的反映,采用网络方式进行有效管理。然而目前高校普遍还存在信息化程度低下,缺乏网络化运作的现象,各种主要资料还得靠传统的管理模式,检索工具不全,检索方法落后,效率低下,不方便查找。
4.教学档案管理的体制存在弊端。教务档案实际上是一种使用频率很高的东西,经常会有学生带各系索取成绩表,然后去教务处核实盖章,再到档案部门盖章,所以往往一份成绩单会跑好几个部门,不仅不利于学生查阅,反而会给实际的管理工作带来不便。这种单纯由教务部门负责档案收集、整理,然后转交档案管理部门存档的管理体制已经不能完全适应新的教学形式。此外,还有些地方数据在传递过程中出现前后左右不吻合、前后矛盾的现象,这又显示出学校内部存在各管理单位之间的衔接机制不畅管理混乱的现象。
二、高校教学档案管理的创新途径
1.提高教学档案管理人员的专业技能,强化教学档案管理意识。随着高校发展,教学档案管理也必须与时俱进,这对相关管理人员的专业水平提出了更高的要求。管理人员的业务素质直接关系到档案工作的质量。因此,教学档案工作者要通过不断学习,努力提高自身的专业技能和管理水平。可以通过多种途径和方法,如走出校门,到其他兄弟院校参观学习先进的教学档案管理经验,促进自身的管理观念和管理水平的提高,使自己的管理更加专业,更好地为教学服务。当然,还可以通过学校举行定期适当的教学档案工作的检查与评比活动。通过检查活动,督促、监督检查,校档案馆、部门领导要经常性地查看管理情况,并提出有针对性的意见与建议,共同提高学校教学档案管理的水平,更好地为教学工作服务。
2.改变落后的档案利用方式,树立“以人为本”的服务意识。针对目前墨守成规的档案利用模式,改变那种坐等利用者上门,长期处于被动、封闭、半封闭状态的现象,化被动为主动,主动热情地为教师、学生服务,提高工作效率。主动的服务意识,要求管理人员具有以人为本的观念。“执政党和人民政府要实现好、发展好、维护好人民群众的利益,就要注意统筹兼顾社会不同阶层的利益需求,把它落实到尊重和保障每个公民的合法权益上来,既要维护人民群众的整体利益,又要保障每一个社会成员的合法权益,这就是‘以人为本’的要旨所在”。[2]体现在教学档案管理工作中,就是要把管理的落脚点放在服务上,把广大教职工和学生的利益放在心上,切实为广大教职工和学生办实事,最大限度地发挥教师的积极性、主动性、创造性和学生的学习热情、创新精神。以人为本,还要求管理人员摒弃“衙门”习气,真正树立起为普通教职工、学生服务的意识,充分发扬民主,营造良好的民主氛围。只有这样,高校教学档案管理工作才能具备活力和生命力。
3.必须建立信息化、网络化的教学档案管理体系。学校要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加大对教学档案管理信息化建设的投资力度。目前很多高校都已经给各个科室配备了相应的电脑,下一步应该将这些具有联网功能的计算机运用到教学档案管理上来,提高校档案馆(室)和各单位档案室计算机和网络技术的应用水平,充分发挥档案馆(室)的各项功能和作用。
网络具有使用的便捷性、容量的海量和传输速度的快速等特征,教学档案管理人员要充分利用信息化档案管理软件,通过对不同重点的资料进行分步骤的数据化处理。高校各个基层单位要按各自的权限职责,将年度产生的归档文件目录按照档案部门的要求分别录入到档案网络管理系统中。在工作时,各部门依据各自的权限职责查看、修改、输入相关的资料数据;需要时可以随时调出所需资料,而不需要像传统方式那样,面对诸多高耸的档案架、一册册、一页页地去查找。如果需要信息互换交流,也只需点击鼠标,而不必像往常那样拿着一袋文件,东跑西窜,爬上跑下,既累效率又不高。
信息化和网络化的教学档案管理体系,不仅可以减轻档案部门日常归档的工作压力,而且可以使得学校各个部门的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库,方便有关部门查询和日后的检查,更可以加快档案信息资源网上共享的发展进程。
4.做好教学档案的搜集、整理工作。教学档案的搜集、整理是搞好教学档案管理工作的基础,没有原始资料采集的全面性和真实性,就没有教学档案的科学性和指导性。而教学档案管理工作主要是对本单位一个管理周期内全部教学活动和管理工作真实情况的采集和整理。
教学活动是一个参与人员多方位、多层次性的动态过程,其原始资料的采集、收集工作是十分复杂和难做的,因此需要参与教学活动和管理工作全体人员的高度重视和积极参与,如此才能收到良好的效果,这是做好高校教学档案管理工作首先要处理和解决好的一个关键。譬如期末考试,学期期末考试结束后,应建立包括试题、试卷、学生成绩、考场记录、试卷与成绩分析等信息资料库。但在实际工作中,由于种种原因,有的未能及时做到;有的是信息收集不齐全;有的是试卷成绩分析没做或没做到位,造成原始信息丢失或失真;有的或是试卷成绩登记错误、拖延,等等。高校教学档案的收集、整理工作很繁琐,也很辛苦,尤其当校级教务管理系统只顾向各系教学秘书所要成绩资料,而缺乏实际的管理和帮助,成为一个单纯的“管理者”时,给下面各系的教学档案管理人员带来极大的工作压力和心理负担,因为这些教学资料主要来源于基层,也只能产生于基层,但各系的教学档案管理人员就数量而言目前还是相对欠缺的,再加上来自上面官僚化的管理指标,往往是造成档案管理混乱的根本因素。所以,加强和充实各系教学档案管理人员,或者校级教学管理部门能承担相应的必须工作,都会是教学档案管理走向良性发展的可行之途。
参考文献:
[1]莫丽彬.高校教学档案利用现状及思考.科技档案,2009,(4):16.
[2]栾春苹,马德成.“以人为本”诠释.理论界,2005,(3):68.
关键词: 高校教学档案管理 现状 创新
档案管理是指对国家或地区档案实行有组织有计划的领导或监督、指导,并协调其内部关系和外部关系的工作。它是整个国家管理系统的重要组成部分,也是档案事业系统中的主要环节。高校教学档案是指:“高校在教学、教学管理和其他各项教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。教学档案全面反映了教学管理、教学实践和教学研究活动的过程,它对推动高校教学改革,提高教学质量,开展教学研究,加强教学评估,以及维护学校和个人的合法权利都有重要作用,也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。”[1]随着我国高校教育的不断发展和教育改革的深入,高校教学档案管理工作显得越来越重要。
高校教学档案管理在教学科研和学校发展中具有重要作用。作为一种历史记录材料,教学档案具有核查和证实的作用。教学档案不同于一般的文书档案,它是在全校师生教学过程中共同形成的,准确地反映学校教学活动的全貌,具有无可置疑的准确性,是进行学校教学评估、编写校志、查阅学生学习成绩和教学管理情况的重要资料来源。同时,教学档案还是学校教研和改进学校工作、进行评估的重要依据。教学档案记录了学校教学活动的经验、教训,反映了教学科研的成果。为了不断提高教学质量,必须不断进行总结经验,研究教学内容、方法,而这些又都离不开以前的教学档案的整理和处理。对教学档案进行相关数据的统计处理,可以为学校提供前阶段的教学经验,提高教学水平,推动教学改革与学校教学评估工作的发展。从全国高校教学档案管理工作的实践来看,虽然历经多年的努力和发展,已初步形成了一套比较完备的管理系统,但是在很多方面还存在比较突出的问题。
一、高校教学档案管理的主要问题
1.教学档案的管理意识淡薄。一些高校对教学档案工作重视程度不够,档案意识淡薄。有的人员认为教务人与员的主要工作是教学,而档案工作主要由档案管理人员去做,因此在平时工作上不能引起足够的注意;有的认为将教学档案归档,可能会给自己的工作带来不便,每学期、学年各个教师的教学档案堆积起来,数目的确不小,整理时费时费力,因此可能敷衍了事;有的认为教学档案根本就可有可无。这一些观念的存在,不仅影响了教务档案工作的展开,而且在一定程度上给学校的教学工作带来了负面影响。
2.档案管理人员因缺乏必要的专业知识而造成档案管理混乱。目前高校很多教学档案管理人员都不是专业的档案管理学出身,缺乏必要的档案管理知识,有的是兼职做教学档案管理人员,更没有时间进行管理。他们对教学档案管理的理解只是基本的存档,缺乏专业的理论支撑。
教务档案,根据其内容和载体,大致可以分为四大类:教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和声像档案。然而现实的教学档案管理存在材料收集的不完整、不及时问题。教学档案是在教学过程中形成的,不像其他档案可以事后进行编撰,因此它要求一定的时效性,需要及时收集,但往往由于诸多原因,在教学档案的处理中,出现不及时、不完整的现象,很多资料无法及时收集,有些还散落在个人的手上。许多重大的教学活动,往往现场很热闹,但热闹过后却很少能留下有关的记录材料。即使有些记录,也是资料残缺或单薄,缺乏对陈述材料的支撑力,在需要检查时,出现资料虽然齐全,但看上去是崭新的“原始档案”,纸张大小、纸质、字号、排版整齐划一,有根据回忆再造之嫌,而这些都是由材料收集不完整造成的。
3.教学档案的信息化、网络化管理程度低下。随着信息化社会的不断发展,网络和信息已经成为当今社会生存的基本特征,它要求高校的教学档案管理部门对信息处理作出快速及时的反映,采用网络方式进行有效管理。然而目前高校普遍还存在信息化程度低下,缺乏网络化运作的现象,各种主要资料还得靠传统的管理模式,检索工具不全,检索方法落后,效率低下,不方便查找。
4.教学档案管理的体制存在弊端。教务档案实际上是一种使用频率很高的东西,经常会有学生带各系索取成绩表,然后去教务处核实盖章,再到档案部门盖章,所以往往一份成绩单会跑好几个部门,不仅不利于学生查阅,反而会给实际的管理工作带来不便。这种单纯由教务部门负责档案收集、整理,然后转交档案管理部门存档的管理体制已经不能完全适应新的教学形式。此外,还有些地方数据在传递过程中出现前后左右不吻合、前后矛盾的现象,这又显示出学校内部存在各管理单位之间的衔接机制不畅管理混乱的现象。
二、高校教学档案管理的创新途径
1.提高教学档案管理人员的专业技能,强化教学档案管理意识。随着高校发展,教学档案管理也必须与时俱进,这对相关管理人员的专业水平提出了更高的要求。管理人员的业务素质直接关系到档案工作的质量。因此,教学档案工作者要通过不断学习,努力提高自身的专业技能和管理水平。可以通过多种途径和方法,如走出校门,到其他兄弟院校参观学习先进的教学档案管理经验,促进自身的管理观念和管理水平的提高,使自己的管理更加专业,更好地为教学服务。当然,还可以通过学校举行定期适当的教学档案工作的检查与评比活动。通过检查活动,督促、监督检查,校档案馆、部门领导要经常性地查看管理情况,并提出有针对性的意见与建议,共同提高学校教学档案管理的水平,更好地为教学工作服务。
2.改变落后的档案利用方式,树立“以人为本”的服务意识。针对目前墨守成规的档案利用模式,改变那种坐等利用者上门,长期处于被动、封闭、半封闭状态的现象,化被动为主动,主动热情地为教师、学生服务,提高工作效率。主动的服务意识,要求管理人员具有以人为本的观念。“执政党和人民政府要实现好、发展好、维护好人民群众的利益,就要注意统筹兼顾社会不同阶层的利益需求,把它落实到尊重和保障每个公民的合法权益上来,既要维护人民群众的整体利益,又要保障每一个社会成员的合法权益,这就是‘以人为本’的要旨所在”。[2]体现在教学档案管理工作中,就是要把管理的落脚点放在服务上,把广大教职工和学生的利益放在心上,切实为广大教职工和学生办实事,最大限度地发挥教师的积极性、主动性、创造性和学生的学习热情、创新精神。以人为本,还要求管理人员摒弃“衙门”习气,真正树立起为普通教职工、学生服务的意识,充分发扬民主,营造良好的民主氛围。只有这样,高校教学档案管理工作才能具备活力和生命力。
3.必须建立信息化、网络化的教学档案管理体系。学校要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加大对教学档案管理信息化建设的投资力度。目前很多高校都已经给各个科室配备了相应的电脑,下一步应该将这些具有联网功能的计算机运用到教学档案管理上来,提高校档案馆(室)和各单位档案室计算机和网络技术的应用水平,充分发挥档案馆(室)的各项功能和作用。
网络具有使用的便捷性、容量的海量和传输速度的快速等特征,教学档案管理人员要充分利用信息化档案管理软件,通过对不同重点的资料进行分步骤的数据化处理。高校各个基层单位要按各自的权限职责,将年度产生的归档文件目录按照档案部门的要求分别录入到档案网络管理系统中。在工作时,各部门依据各自的权限职责查看、修改、输入相关的资料数据;需要时可以随时调出所需资料,而不需要像传统方式那样,面对诸多高耸的档案架、一册册、一页页地去查找。如果需要信息互换交流,也只需点击鼠标,而不必像往常那样拿着一袋文件,东跑西窜,爬上跑下,既累效率又不高。
信息化和网络化的教学档案管理体系,不仅可以减轻档案部门日常归档的工作压力,而且可以使得学校各个部门的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库,方便有关部门查询和日后的检查,更可以加快档案信息资源网上共享的发展进程。
4.做好教学档案的搜集、整理工作。教学档案的搜集、整理是搞好教学档案管理工作的基础,没有原始资料采集的全面性和真实性,就没有教学档案的科学性和指导性。而教学档案管理工作主要是对本单位一个管理周期内全部教学活动和管理工作真实情况的采集和整理。
教学活动是一个参与人员多方位、多层次性的动态过程,其原始资料的采集、收集工作是十分复杂和难做的,因此需要参与教学活动和管理工作全体人员的高度重视和积极参与,如此才能收到良好的效果,这是做好高校教学档案管理工作首先要处理和解决好的一个关键。譬如期末考试,学期期末考试结束后,应建立包括试题、试卷、学生成绩、考场记录、试卷与成绩分析等信息资料库。但在实际工作中,由于种种原因,有的未能及时做到;有的是信息收集不齐全;有的是试卷成绩分析没做或没做到位,造成原始信息丢失或失真;有的或是试卷成绩登记错误、拖延,等等。高校教学档案的收集、整理工作很繁琐,也很辛苦,尤其当校级教务管理系统只顾向各系教学秘书所要成绩资料,而缺乏实际的管理和帮助,成为一个单纯的“管理者”时,给下面各系的教学档案管理人员带来极大的工作压力和心理负担,因为这些教学资料主要来源于基层,也只能产生于基层,但各系的教学档案管理人员就数量而言目前还是相对欠缺的,再加上来自上面官僚化的管理指标,往往是造成档案管理混乱的根本因素。所以,加强和充实各系教学档案管理人员,或者校级教学管理部门能承担相应的必须工作,都会是教学档案管理走向良性发展的可行之途。
参考文献:
[1]莫丽彬.高校教学档案利用现状及思考.科技档案,2009,(4):16.
[2]栾春苹,马德成.“以人为本”诠释.理论界,2005,(3):68.