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[摘要] 教学秘书的工作是高等院校教学管理的重要组成部分,而独立学院教学秘书的工作由于其自身的特点,更显重要。本文结合高校教学秘书的角色定位浅析独立学院教学秘书的工作方法与艺术。
[关键词] 独立学院 教学秘书 工作方法
作为我国高等教育办学体制改革创新的重要成果,独立学院不但拥有母体高校优质的教学资源,还具有灵活的办学机制。经过十多年的成长,独立学院这支我国高等教育的生力军越来越被社会、学生与家长认可。独立学院的人才培养目标定位于应用型本科人才,意味着教学管理是独立学院各项管理工作的重中之重。而教学秘书作为基层的教学管理者,其工作的重要性不言而喻。本文先剖析高校教学秘书的角色定位,再结合独立学院教学秘书的工作特点,浅谈其工作方法与工作艺术。
1.高校教学秘书的角色定位
从教学秘书的角色定位来看,独立学院的教学秘书与普通高校的教学秘书并无二致。图一描述了高校秘书在教学管理中的角色与作用。教学秘书的工作对象包括院系领导、教师、学生、教务处和兄弟院校,其角色是这些对象间的纽带,其作用是加工、处理对象间各类的信息,协调对象间的各类事务。
(1)教学秘书是院系领导的参谋与助手。院系领导是院系层面教学管理工作的决策者,在具体的管理决策中,教学秘书作为教学管理工作的实施者,可以为院系领导提供相关的、有用的信息。比如,教学秘书收集并整理课堂教学的各种情况,以便领导确定在何时、以何种规模开展院系教师的听课活动。同时,协调领导完成教学管理的常规工作,比如落实教学计划、教学任务,检查教学秩序等。
(2)教学秘书是教师教学工作的服务者。教师是教学活动的主体之一,然而缺少了教学秘书的服务与支持则教学活动的正常秩序难以为继。从学期初的教学大纲的收集与整理,到日常教师的调停课,到学期中的教学检查,再到学期末的学生成绩的核查、试卷等文档的整理、归档等,无一不依赖教学秘书的工作。
(3)教学秘书是学生的服务者与朋友。教学活动的另一主体是学生,而学生的日常学习也必须有教学秘书的服务与帮助。如:补考、缓考,选课,各种考试的组织安排,学生学籍管理等都涉及教学秘书的工作。同时,教学秘书也是学生的朋友,因为教学秘书在教学管理的过程中与学生接触较多,学生经常在学习、生活等方面与教学秘书交流,就某些问题或困难寻求帮助。
(4)教学秘书是教务处各项教学管理工作的落实者。教务处是教学管理工作在学校层面的组织者,但教学管理工作的具体组织实施要由作为基层教学管理者的教学秘书来执行。同时,教学秘书把本院系教学管理工作的各种情况在经过整理、加工后反馈给教务处,有助于教务处进一步的管理工作。
(5)教学秘书是兄弟院系的教学管理工作的协作者。一些院系层面的教学管理工作需要两个甚至多个院系之间的教学秘书的协作。比如,跨专业的教学任务安排,就需要这种协作。
图一 教学秘书角色图
2.独立学院教学秘书的工作特点
相对普通高校,独立学院教学秘书的工作有如下显著的特点:
(1)教学管理的工作量大。有两方面的原因:一方面,独立院校普遍以培养应用型本科人才主,重教学,而相对轻科研。相应地,教学秘书则要承担更多的基层管理工作。另一方面,独立学院的市场运作机制决定了学院管理人员的比例相对较少,教学秘书也是如此,往往一人需承担多人的工作。
(2)教學管理工作的难度大。有三方面的原因:一是在独立学院通常专职教师远远达不到教育部关于普通高校师生比为1:18的要求,常见的解决办法是聘请母体学校的老师甚至母体学校以外的教师。这部分教师只是完成教学任务,主人翁意识与责任感不如专职教师,相对也难于联系与沟通,这给日常的教学管理带来了更多的难度。二是学生主动学习意识与自控能力相比一本、二本的学生有一定的差距,使与学生相关的教学管理工作难度增加。三是独立学院由于其灵活的办学机制,往往充当母体学校的教学改革试验田。这些教学改革同样也对教学秘书的工作能力提出了较高的要求。
(3)教学管理工作的要求高。独立学院的产生与发展都是一种市场行为,社会的美誉度则是独立学院赖以生存的要素之一。欲让独立学院被学生及学生家长所认可,则学院的管理工作尤其是教学管理工作要求完成得更加到位,甚至完美无缺。这给教学秘书提出了更高的要求。
3.独立学院教学秘书的工作艺术
下面从两个层次来探讨独立学院教学秘书的工作艺术:全局的策略,局部的、具体的工作方法。
(1)处理各项工作的全局策略
① 统筹安排,运筹帷幄
教学秘书的工作纷繁复杂,要提高工作效率,须首先掌握这些工作的特点,再根据这些特点统筹安排。从各项工作的规律性来看,可以分为常规性与非常规性工作。比如在学期初打印并分发教师课表、收取教学日历,期中的教学检查,期末的学生成绩登记等等,这些都是常规性的工作。对常规性的工作提前做好准备与计划,有条不紊地处理。作为教学改革的试验田,独立学院的教学管理可能经常出现一些非常规的工作。对这类工作,在收集、整理本院系教学的各种资料、数据的基础上,从容应对,同时也注重积累并总结经验,以备类似的工作再次出现。
② 分清主次,重点解决
教学秘书的工作有主次、轻重缓急之分。对影响正常教学秩序的事情优先处理,对尽管重要但不紧迫的事情可以暂缓处理。如对教师的调、停课的处理要优先级最高的位置;对教学大纲修订稿的整理便可机动地、但有计划地处理。
③ 仔细核查,严格把关
教学秘书的部分工作是需要仔细核查、核对,严格把关,否则会影响正常的教学秩序。例如,试卷的核对工作,尽管教学秘书不能对考试的具体内容把关,但由于出题教师的疏忽,试卷中出现的一些常规的错误时可以核查的。一旦这些纰漏没有被查出并纠正,则将直接影响学生的考试。再如,教学秘书对学生考试成绩的核对是保证学生成绩正确上报的最后一道关口,若不严格把关,将可能出现成绩登记错误,并对相关的学生造成较大的影响。
(2)一些具体工作的方法
① 协调工作
教学秘书的大量工作是与图一中的其他五个角色做各种协调,协调的技巧则较大地影响了教学秘书的工作效率。尤其是在独立学院,大量的外聘教师的存在增加了协调与沟通的难度。此外,与母体学校兄弟院系的协调也存在一定的难度,这些都要求教学秘书有较好的沟通能力。具体的方法是更人性化的服务。如凡事提前通知,反复温馨提示;手机短信与邮件并用等。
② 各种资料、数据的收集与整理工作
准确、及时地收集各种资料、数据是教学基层管理工作的要求。而大部分原始数据与资料是由教师提供的。一个具体的方法是对各种数据资料设计好相应的表格,提前分发给教师,使教师提供的资料及时准确,且便于整理。
总之,作为独立学院教学管理中的一支重要力量,教学秘书应善于思考、勤于学习、勇于创新,更好地为教学服务,为独立学院的发展发挥作用。
参考文献:
[1] 高雯芳. 对做好高校教学秘书工作的几点思考[J]. 科教文汇, 2010. 02.
[2] 管兰芳. 高校教学秘书的工作特点及素质要求[J]. 吉林医药学院学报, 2009. 08.
[3] 余成宽. 教学秘书工作之我见[J]. 吉林教育, 2009, 12.
[关键词] 独立学院 教学秘书 工作方法
作为我国高等教育办学体制改革创新的重要成果,独立学院不但拥有母体高校优质的教学资源,还具有灵活的办学机制。经过十多年的成长,独立学院这支我国高等教育的生力军越来越被社会、学生与家长认可。独立学院的人才培养目标定位于应用型本科人才,意味着教学管理是独立学院各项管理工作的重中之重。而教学秘书作为基层的教学管理者,其工作的重要性不言而喻。本文先剖析高校教学秘书的角色定位,再结合独立学院教学秘书的工作特点,浅谈其工作方法与工作艺术。
1.高校教学秘书的角色定位
从教学秘书的角色定位来看,独立学院的教学秘书与普通高校的教学秘书并无二致。图一描述了高校秘书在教学管理中的角色与作用。教学秘书的工作对象包括院系领导、教师、学生、教务处和兄弟院校,其角色是这些对象间的纽带,其作用是加工、处理对象间各类的信息,协调对象间的各类事务。
(1)教学秘书是院系领导的参谋与助手。院系领导是院系层面教学管理工作的决策者,在具体的管理决策中,教学秘书作为教学管理工作的实施者,可以为院系领导提供相关的、有用的信息。比如,教学秘书收集并整理课堂教学的各种情况,以便领导确定在何时、以何种规模开展院系教师的听课活动。同时,协调领导完成教学管理的常规工作,比如落实教学计划、教学任务,检查教学秩序等。
(2)教学秘书是教师教学工作的服务者。教师是教学活动的主体之一,然而缺少了教学秘书的服务与支持则教学活动的正常秩序难以为继。从学期初的教学大纲的收集与整理,到日常教师的调停课,到学期中的教学检查,再到学期末的学生成绩的核查、试卷等文档的整理、归档等,无一不依赖教学秘书的工作。
(3)教学秘书是学生的服务者与朋友。教学活动的另一主体是学生,而学生的日常学习也必须有教学秘书的服务与帮助。如:补考、缓考,选课,各种考试的组织安排,学生学籍管理等都涉及教学秘书的工作。同时,教学秘书也是学生的朋友,因为教学秘书在教学管理的过程中与学生接触较多,学生经常在学习、生活等方面与教学秘书交流,就某些问题或困难寻求帮助。
(4)教学秘书是教务处各项教学管理工作的落实者。教务处是教学管理工作在学校层面的组织者,但教学管理工作的具体组织实施要由作为基层教学管理者的教学秘书来执行。同时,教学秘书把本院系教学管理工作的各种情况在经过整理、加工后反馈给教务处,有助于教务处进一步的管理工作。
(5)教学秘书是兄弟院系的教学管理工作的协作者。一些院系层面的教学管理工作需要两个甚至多个院系之间的教学秘书的协作。比如,跨专业的教学任务安排,就需要这种协作。
图一 教学秘书角色图
2.独立学院教学秘书的工作特点
相对普通高校,独立学院教学秘书的工作有如下显著的特点:
(1)教学管理的工作量大。有两方面的原因:一方面,独立院校普遍以培养应用型本科人才主,重教学,而相对轻科研。相应地,教学秘书则要承担更多的基层管理工作。另一方面,独立学院的市场运作机制决定了学院管理人员的比例相对较少,教学秘书也是如此,往往一人需承担多人的工作。
(2)教學管理工作的难度大。有三方面的原因:一是在独立学院通常专职教师远远达不到教育部关于普通高校师生比为1:18的要求,常见的解决办法是聘请母体学校的老师甚至母体学校以外的教师。这部分教师只是完成教学任务,主人翁意识与责任感不如专职教师,相对也难于联系与沟通,这给日常的教学管理带来了更多的难度。二是学生主动学习意识与自控能力相比一本、二本的学生有一定的差距,使与学生相关的教学管理工作难度增加。三是独立学院由于其灵活的办学机制,往往充当母体学校的教学改革试验田。这些教学改革同样也对教学秘书的工作能力提出了较高的要求。
(3)教学管理工作的要求高。独立学院的产生与发展都是一种市场行为,社会的美誉度则是独立学院赖以生存的要素之一。欲让独立学院被学生及学生家长所认可,则学院的管理工作尤其是教学管理工作要求完成得更加到位,甚至完美无缺。这给教学秘书提出了更高的要求。
3.独立学院教学秘书的工作艺术
下面从两个层次来探讨独立学院教学秘书的工作艺术:全局的策略,局部的、具体的工作方法。
(1)处理各项工作的全局策略
① 统筹安排,运筹帷幄
教学秘书的工作纷繁复杂,要提高工作效率,须首先掌握这些工作的特点,再根据这些特点统筹安排。从各项工作的规律性来看,可以分为常规性与非常规性工作。比如在学期初打印并分发教师课表、收取教学日历,期中的教学检查,期末的学生成绩登记等等,这些都是常规性的工作。对常规性的工作提前做好准备与计划,有条不紊地处理。作为教学改革的试验田,独立学院的教学管理可能经常出现一些非常规的工作。对这类工作,在收集、整理本院系教学的各种资料、数据的基础上,从容应对,同时也注重积累并总结经验,以备类似的工作再次出现。
② 分清主次,重点解决
教学秘书的工作有主次、轻重缓急之分。对影响正常教学秩序的事情优先处理,对尽管重要但不紧迫的事情可以暂缓处理。如对教师的调、停课的处理要优先级最高的位置;对教学大纲修订稿的整理便可机动地、但有计划地处理。
③ 仔细核查,严格把关
教学秘书的部分工作是需要仔细核查、核对,严格把关,否则会影响正常的教学秩序。例如,试卷的核对工作,尽管教学秘书不能对考试的具体内容把关,但由于出题教师的疏忽,试卷中出现的一些常规的错误时可以核查的。一旦这些纰漏没有被查出并纠正,则将直接影响学生的考试。再如,教学秘书对学生考试成绩的核对是保证学生成绩正确上报的最后一道关口,若不严格把关,将可能出现成绩登记错误,并对相关的学生造成较大的影响。
(2)一些具体工作的方法
① 协调工作
教学秘书的大量工作是与图一中的其他五个角色做各种协调,协调的技巧则较大地影响了教学秘书的工作效率。尤其是在独立学院,大量的外聘教师的存在增加了协调与沟通的难度。此外,与母体学校兄弟院系的协调也存在一定的难度,这些都要求教学秘书有较好的沟通能力。具体的方法是更人性化的服务。如凡事提前通知,反复温馨提示;手机短信与邮件并用等。
② 各种资料、数据的收集与整理工作
准确、及时地收集各种资料、数据是教学基层管理工作的要求。而大部分原始数据与资料是由教师提供的。一个具体的方法是对各种数据资料设计好相应的表格,提前分发给教师,使教师提供的资料及时准确,且便于整理。
总之,作为独立学院教学管理中的一支重要力量,教学秘书应善于思考、勤于学习、勇于创新,更好地为教学服务,为独立学院的发展发挥作用。
参考文献:
[1] 高雯芳. 对做好高校教学秘书工作的几点思考[J]. 科教文汇, 2010. 02.
[2] 管兰芳. 高校教学秘书的工作特点及素质要求[J]. 吉林医药学院学报, 2009. 08.
[3] 余成宽. 教学秘书工作之我见[J]. 吉林教育, 2009, 12.