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信息数字化工作是指在现代信息社会中，利用计算机技术、数据库技术、信息技术、多媒体等各项技术，将记录在传统介质上的知识信息数字处理后存贮至磁介质或光介质上，以方便知识信息的管理、传输、利用等各项工作。档案信息作为国家信息资源的一个重要组成部分，是信息社会活动中的一种重要信息资源，其数字化工作是信息数字化工作的一个重要分支，也是信息化社会信息技术高度发展时期档案馆的一种生存状态，它从档案信息的源—流—宿三方面实现信息数字化。
一、档案信息数字化的特点
1.馆藏资源数字化
传统馆藏档案的知识信息载体具有多种形态，其中以纸质载体为主体，档案信息数字化建设旨在建立一个电子化信息的仓储，除了接收、保管电子文件，还通过对纸质等载体档案信息的数据化处理，将馆藏资源以数字形式存贮、管理和传递。
2.信息资源共享化
档案信息数字化建设为档案信息资源共享提供了物质条件，同时还可加强馆际合作，互为补缺，充分利用各种档案资源，实现资源共享，满足社会需求。
3.信息检索智能化
传统档案馆通过编制各种卡片式和书本式的书目、索引和文摘等检索工具来提供查询线索以满足读者的利用需求。随着目录数据库、全文数据库、超文本技术和多媒体技术的发展，通过直观简单的人机界面，为用户提供便捷、多层次的检索功能，如全文检索、多媒体检索功能等，达到信息检索的智能化。
4.服务范围扩大化
信息利用是档案工作的目的和方向，档案信息数字化建设为档案的服务利用提供了更广阔的空间，其服务的广度和深度都在原基础上得到了升华和提高，扩大了服务的范围，包括信息资源、检索方法、用户范围等方面，用户范围的扩大又带来用户需求的扩大化，而用户及其需求利用的研究是信息应用研究的核心问题，也是一切信息活动的起点和归宿。
二、档案信息数字化建设的意义
档案信息数字化建设是一项广泛范围内的系统工程，它的建设从广义范围看，必将推动知识经济的传播和发展，提高社会公众的文化和思想道德素养，弘扬中华文化。从狭义范围看，它的建设将有力地推动档案馆各方面的工作，具体表现在档案工作的客观对象（档案实体）、档案工作的主体（档案人员）、档案工作的目的和方向（档案利用）三个方面。
1.有利于更好地保护档案实体，提高档案管理水平
作为档案工作的客观对象——档案实体，是社会生产活动和实践的真实记录，是社会文明的标志，是珍贵的历史遗迹，维护其秩序和保护其实体是档案保管工作的两项重要内容。档案信息数字化建设就是把档案信息以数字形式转载到计算机可识别的磁介质或光介质上，直接供利用者查用，有利于档案原件的保护，尤其是那些历史悠久，价值珍贵而实体状态较差的重要档案，延长档案原件的自然寿命，也避免了档案使用管理过程中的错拿、错放现象发生。
2.有利于档案工作技术水平的提高和发展
档案信息数字化建设依附于现代信息社会，并随着计算机技术和信息技术快速发展而不断发展，它使我们传统的档案管理模式发生了变化，档案分类、编目、保管、统计、查询、流通管理等工作都开始以数字化信息为基础，引入现代先进技术，使各项档案工作达到高效、精确的管理效果。同时档案人员不断更新知识，提高自我，促进档案工作技术水平的提高和发展。
3.有利于提高档案服务利用工作
档案利用是档案工作的目的和方向，由于档案信息资源以数字形式存贮，这就为档案信息的传递服务和开发利用提供了很多便利条件。首先，实现档案利用信息化；其次，提高档案信息资源的可利用性，推动档案信息在社会领域的传播利用；第三，满足用户动态需要，提高档案利用率；第四，提高档案信息开发利用水平。
三、建设数字档案馆的几点认识
档案信息数字化是传统档案馆走向数字档案馆的重要历程，数字化后的档案信息资源库是数字档案馆的工作基础，数字档案馆将整合数字化档案资源，利用现代网络技术，建立档案信息网络系统。这是一个循序渐进的过程，在这个建设过程中，需注意以下几个方面。
1.传统档案馆不可替代的作用
随着数字档案馆的建设发展，档案从数据存贮、管理、传递、服务等各个工作领域，都具有传统档案馆无法比较的优势，但数字档案馆并不能替代传统档案馆，原因在于：首先，传统档案馆是收集和保管大量档案实体的场所，依然充当着管理档案实体的重要角色，同时它又是数字档案馆最直接的信息来源地。其次，档案由于受保管期限和密级等各种因素的影响，相当部分的档案在向社会公布和开放前，必然保存在传统档案馆内按照传统的管理模式进行管理。第三，随着科技发展，电子文件不断涌现，按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》规定“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”，由此可见，传统档案馆在数字化时代依然有着其不可替代的作用。
2.数字档案馆建设对档案学专业教育提出新的要求
随着现代计算机和信息技术越来越多地渗透到档案工作领域，这对于长期生存在传统工作领域、维持着手工操作或简单计算机应用的档案工作人员提出了严峻的挑战，也对传统的档案学专业理论教育提出了新的发展要求。为适应现代信息社会数字档案馆的建设和发展，档案专业理论教育必须加强对档案工作实际的联系，积极研究新技术、新方法对当代档案工作和档案理论的影响，开展对档案教育的创新与改革，重视对综合能力和全面素质的培养，拓宽专业范围，加强相关课程的教育和学习，如外语、计算机和网络技术、信息技术、现代管理方法等，培养复合型专业人才，构建适应新世纪需要人才的培养模式。
信息资源数字化建设是一个国家信息基础性建设项目，数字档案馆是档案馆在信息技术发展和社会利用需求下的必然发展方向，它的建设即是一项技术工程，又是一项民族文化工程，它将与数字图书馆一起成为未来社会的公共信息中心和枢纽。随着我们对数字档案馆的理论研究深入，同时借鉴数字图书馆的开发建设经验，必将形成一套具有中国特色的数字档案馆发展模式，更好地推动我国档案事业发展。
参考文献
[1]薛卫东.数字档案馆及其建设.山西档案，2003（S1），15-16
[2]梁佩群.试论档案计算机信息安全.档案学通讯，2001（3），19-21
[3]谭必勇.论数字档案馆的信息资源建设.档案时空，2003（08），18-19.
[4]张真.档案馆图书馆数据信息的安全保障工作.浙江档案，2005（11），21-24
一、档案信息数字化的特点
1.馆藏资源数字化
传统馆藏档案的知识信息载体具有多种形态，其中以纸质载体为主体，档案信息数字化建设旨在建立一个电子化信息的仓储，除了接收、保管电子文件，还通过对纸质等载体档案信息的数据化处理，将馆藏资源以数字形式存贮、管理和传递。
2.信息资源共享化
档案信息数字化建设为档案信息资源共享提供了物质条件，同时还可加强馆际合作，互为补缺，充分利用各种档案资源，实现资源共享，满足社会需求。
3.信息检索智能化
传统档案馆通过编制各种卡片式和书本式的书目、索引和文摘等检索工具来提供查询线索以满足读者的利用需求。随着目录数据库、全文数据库、超文本技术和多媒体技术的发展，通过直观简单的人机界面，为用户提供便捷、多层次的检索功能，如全文检索、多媒体检索功能等，达到信息检索的智能化。
4.服务范围扩大化
信息利用是档案工作的目的和方向，档案信息数字化建设为档案的服务利用提供了更广阔的空间，其服务的广度和深度都在原基础上得到了升华和提高，扩大了服务的范围，包括信息资源、检索方法、用户范围等方面，用户范围的扩大又带来用户需求的扩大化，而用户及其需求利用的研究是信息应用研究的核心问题，也是一切信息活动的起点和归宿。
二、档案信息数字化建设的意义
档案信息数字化建设是一项广泛范围内的系统工程，它的建设从广义范围看，必将推动知识经济的传播和发展，提高社会公众的文化和思想道德素养，弘扬中华文化。从狭义范围看，它的建设将有力地推动档案馆各方面的工作，具体表现在档案工作的客观对象（档案实体）、档案工作的主体（档案人员）、档案工作的目的和方向（档案利用）三个方面。
1.有利于更好地保护档案实体，提高档案管理水平
作为档案工作的客观对象——档案实体，是社会生产活动和实践的真实记录，是社会文明的标志，是珍贵的历史遗迹，维护其秩序和保护其实体是档案保管工作的两项重要内容。档案信息数字化建设就是把档案信息以数字形式转载到计算机可识别的磁介质或光介质上，直接供利用者查用，有利于档案原件的保护，尤其是那些历史悠久，价值珍贵而实体状态较差的重要档案，延长档案原件的自然寿命，也避免了档案使用管理过程中的错拿、错放现象发生。
2.有利于档案工作技术水平的提高和发展
档案信息数字化建设依附于现代信息社会，并随着计算机技术和信息技术快速发展而不断发展，它使我们传统的档案管理模式发生了变化，档案分类、编目、保管、统计、查询、流通管理等工作都开始以数字化信息为基础，引入现代先进技术，使各项档案工作达到高效、精确的管理效果。同时档案人员不断更新知识，提高自我，促进档案工作技术水平的提高和发展。
3.有利于提高档案服务利用工作
档案利用是档案工作的目的和方向，由于档案信息资源以数字形式存贮，这就为档案信息的传递服务和开发利用提供了很多便利条件。首先，实现档案利用信息化；其次，提高档案信息资源的可利用性，推动档案信息在社会领域的传播利用；第三，满足用户动态需要，提高档案利用率；第四，提高档案信息开发利用水平。
三、建设数字档案馆的几点认识
档案信息数字化是传统档案馆走向数字档案馆的重要历程，数字化后的档案信息资源库是数字档案馆的工作基础，数字档案馆将整合数字化档案资源，利用现代网络技术，建立档案信息网络系统。这是一个循序渐进的过程，在这个建设过程中，需注意以下几个方面。
1.传统档案馆不可替代的作用
随着数字档案馆的建设发展，档案从数据存贮、管理、传递、服务等各个工作领域，都具有传统档案馆无法比较的优势，但数字档案馆并不能替代传统档案馆，原因在于：首先，传统档案馆是收集和保管大量档案实体的场所，依然充当着管理档案实体的重要角色，同时它又是数字档案馆最直接的信息来源地。其次，档案由于受保管期限和密级等各种因素的影响，相当部分的档案在向社会公布和开放前，必然保存在传统档案馆内按照传统的管理模式进行管理。第三，随着科技发展，电子文件不断涌现，按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》规定“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”，由此可见，传统档案馆在数字化时代依然有着其不可替代的作用。
2.数字档案馆建设对档案学专业教育提出新的要求
随着现代计算机和信息技术越来越多地渗透到档案工作领域，这对于长期生存在传统工作领域、维持着手工操作或简单计算机应用的档案工作人员提出了严峻的挑战，也对传统的档案学专业理论教育提出了新的发展要求。为适应现代信息社会数字档案馆的建设和发展，档案专业理论教育必须加强对档案工作实际的联系，积极研究新技术、新方法对当代档案工作和档案理论的影响，开展对档案教育的创新与改革，重视对综合能力和全面素质的培养，拓宽专业范围，加强相关课程的教育和学习，如外语、计算机和网络技术、信息技术、现代管理方法等，培养复合型专业人才，构建适应新世纪需要人才的培养模式。
信息资源数字化建设是一个国家信息基础性建设项目，数字档案馆是档案馆在信息技术发展和社会利用需求下的必然发展方向，它的建设即是一项技术工程，又是一项民族文化工程，它将与数字图书馆一起成为未来社会的公共信息中心和枢纽。随着我们对数字档案馆的理论研究深入，同时借鉴数字图书馆的开发建设经验，必将形成一套具有中国特色的数字档案馆发展模式，更好地推动我国档案事业发展。
参考文献
[1]薛卫东.数字档案馆及其建设.山西档案，2003（S1），15-16
[2]梁佩群.试论档案计算机信息安全.档案学通讯，2001（3），19-21
[3]谭必勇.论数字档案馆的信息资源建设.档案时空，2003（08），18-19.
[4]张真.档案馆图书馆数据信息的安全保障工作.浙江档案，2005（11），21-24