论文部分内容阅读
摘 要：随着经济的不断发展，信息的不断进步，档案管理信息化成为了档案事业发展的必然结果。企业档案身为一个十分关键的信息资源，对企业未来的发展以及生存有着非常重要的价值，提高企业档案信息化建设，通过网络管理以及信息化技术，对档案资源采取数字化管理以及提供运用，令企业档案较好的为企业的发展、生产、管理进行服务。
关键词：信息技术；档案管理；企业档案
引言：随着办公自动化以及办公无纸化的产生，令其生产购物的表现形式出现巨大的转变，例如文件的签发、催办、归档乃至起草等执行过程都在通讯线路以及计算机中执行。近几年来，由于计算机网络乃至信息技术的高速发展，档案管理也有所改革，极富现代化内涵的信息技术被大量使用在档案管理当中，不止拉近了档案管理，还提升了档案管理效率。所以，强化信息技术在信息档案里的使用，具有十分重要的意义。
一、信息技术的发展
由于我国经济的高速发展，社会的持续进步，使得人力、物质资源、财务资源乃至信息资源等方面都处在高速运转的环境当中，我国档案管理也体现出上升的趋势，档案的应用越发频繁，传统档案管理已经无法符合逐步完善的档案和日益频繁应用的需求。现代教育属于信息化时代，信息技术在其他行业的应用越发普通，这令档案管理的现代化以及信息化都变成必然的形势。
信息技术指的是获取、传递、运用、加工信息的技术总和。现代信息技术是将计算机以及通信技术为中心，对不同信息执行收集、保存、处理、传输、核实、分析以及体现的高技术群。通过现代信息技术的发展，能够发觉其对身为档案文献信息中心的档案工作的作用越发深刻、越发直接，已经成为影响档案发展最为关键的环境因素。高密度的信息存储技术、高速度的信息传输技术乃至高质量的信息安全技术、高效率的信息查找技术，在改变了人们的生产、收集、传输以及应用知识信息层面的同时，也令信息服务的机制、结构乃至服务方式产生了较大的改变[1]。
因此，计算机信息技术应用在档案管理具有十分显著的优势，计算机数据存储较大、运算较快、鉴别灵敏度较高，能够良好的加快档案管理的信息化以及现代化。
二、档案信息化管理的必要性
对于档案信息化而言，指的是国家档案行政管理部门统一执行的规划，在档案信息资源中进行处理并给予运用服务。档案信息化能够通过以下几点看待：
1、要完成档案信息网络化以及数字化；
2、要完成档案信息接收、传递、保存以及提供运用的一体化；
3、要完成档案信息高度共享；
4、要进行档案管理模式的改革。
档案信息化管理的必要性体现在：因为档案要长时间保存，为了提升存储环境，以免可能形成文档纸张潮湿、虫蚀、火灾等问题，每年将大批经费运用在保管文档中也属必然。不论是通过经济、政治、文化，还是通过科技、军事或人类生活的各方各面，信息技术都将其特有的魅力体现出来，变成现代社会以及现代生活无法欠缺的工具。可以说，现代信息技术变成实现科学开发档案信息资源的重要条件。
三、目前电子文件档案管理具有的问题
1、电子档案的使用欠缺广度。当前，电子档案在有些单位只是单机运转，而且只在文书档案以及文件收发中执行，距离网络化的文件处理尚有一些距离，无法真正完成无纸化办公。
2、电子档案的使用欠缺深度。因为欠缺网络化管理人才，所以在电子档案的运用和研发方面只处在初级阶段。因为当前的档案管理人员在电子档案管理技术方面的使用有限，普通的搜寻尚可，可是，有些智能搜寻则通常存在困难。
3、因为人员短缺，使用范围受限，缺乏档案数据的录入量，为电子档案的使用和查询造成许多束缚。因为长期以来档案管理人员的限制，使得拥有高级技术能力的人才十分稀缺，令我们的电子档案管理工作进行的十分缓慢[2]。
四、企业档案管理中信息技术的应用
1、信息技术在档案管理中的应用步骤
（1）采集整理
作为电子计算机信息技术档案管理的基础。这一过程里，需要档案管理人员具备良好的知识层次以及先进的技术水准，通过手脑结合、踏实肯干的方式，时常深入采集和整理资料，这是十分关键的工作。
（2）分类归纳
作为电子计算机信息技术档案管理的重点，只有将采集的资料严格进行分类、加工、筛选、整理，才能够将资料分门别类的输入到计算机当中，这也是执行电子计算机档案管理最为重要的一步。
（3）提取和查询
作为电子计算机信息技术档案管理的根本目标。之前进行的工作是为此后提取和查询做铺垫，只有把这些材料输入到计算机当中，才可以更好的体现出计算机在档案管理中的作用。
2、通过信息网络进行宣传，提升档案使用率及效果
档案是一个单位保存的参考资料，有利于单位未来的各项工作。为了令这些静态材料变成灵活、可运用的材料，可以通过网络进行宣传。不仅可以开拓思路，起到良好的引路效果，还可以为经验尚浅的员工提供宝贵的经验，令其更好的为单位服务[3]。
3、通过多媒体提升档案案卷质量
档案管理通过某个方向能够展现单位的管理能力，是体现单位精神风貌的平台，因此，档案质量尤为关键。档案要展现出自身的最大价值，可以通过信息技术进行体现。不仅可以通过信息技术令归档资料格式以及纸张相统一、字体相统一，还能够在管理时运用电脑技术打印卷皮，体现出办公自动化和无纸化办公。
结束语：信息技术对于档案管理带来了较大的助益，从总体上提升了资源运用率，降低了人、财、物的投入，降低查询档案材料的时间，提升档案管理的工作效率，有利于加快档案管理工作的进步。
参考文献：
[1]吴凯.电子信息技术在档案管理中的应用研究[J].数字技术与应用.2012.（08）：78-80.
[2]于晶涛.基于信息技术视角下的企业档案管理刍议[J].现代企业教育.2010.（02）：98-99.
[3]胡秀杰.信息时代下电子档案管理的问题与对策研究[J].办公室业务.2012.（19）：102-103.
关键词：信息技术；档案管理；企业档案
引言：随着办公自动化以及办公无纸化的产生，令其生产购物的表现形式出现巨大的转变，例如文件的签发、催办、归档乃至起草等执行过程都在通讯线路以及计算机中执行。近几年来，由于计算机网络乃至信息技术的高速发展，档案管理也有所改革，极富现代化内涵的信息技术被大量使用在档案管理当中，不止拉近了档案管理，还提升了档案管理效率。所以，强化信息技术在信息档案里的使用，具有十分重要的意义。
一、信息技术的发展
由于我国经济的高速发展，社会的持续进步，使得人力、物质资源、财务资源乃至信息资源等方面都处在高速运转的环境当中，我国档案管理也体现出上升的趋势，档案的应用越发频繁，传统档案管理已经无法符合逐步完善的档案和日益频繁应用的需求。现代教育属于信息化时代，信息技术在其他行业的应用越发普通，这令档案管理的现代化以及信息化都变成必然的形势。
信息技术指的是获取、传递、运用、加工信息的技术总和。现代信息技术是将计算机以及通信技术为中心，对不同信息执行收集、保存、处理、传输、核实、分析以及体现的高技术群。通过现代信息技术的发展，能够发觉其对身为档案文献信息中心的档案工作的作用越发深刻、越发直接，已经成为影响档案发展最为关键的环境因素。高密度的信息存储技术、高速度的信息传输技术乃至高质量的信息安全技术、高效率的信息查找技术，在改变了人们的生产、收集、传输以及应用知识信息层面的同时，也令信息服务的机制、结构乃至服务方式产生了较大的改变[1]。
因此，计算机信息技术应用在档案管理具有十分显著的优势，计算机数据存储较大、运算较快、鉴别灵敏度较高，能够良好的加快档案管理的信息化以及现代化。
二、档案信息化管理的必要性
对于档案信息化而言，指的是国家档案行政管理部门统一执行的规划，在档案信息资源中进行处理并给予运用服务。档案信息化能够通过以下几点看待：
1、要完成档案信息网络化以及数字化；
2、要完成档案信息接收、传递、保存以及提供运用的一体化；
3、要完成档案信息高度共享；
4、要进行档案管理模式的改革。
档案信息化管理的必要性体现在：因为档案要长时间保存，为了提升存储环境，以免可能形成文档纸张潮湿、虫蚀、火灾等问题，每年将大批经费运用在保管文档中也属必然。不论是通过经济、政治、文化，还是通过科技、军事或人类生活的各方各面，信息技术都将其特有的魅力体现出来，变成现代社会以及现代生活无法欠缺的工具。可以说，现代信息技术变成实现科学开发档案信息资源的重要条件。
三、目前电子文件档案管理具有的问题
1、电子档案的使用欠缺广度。当前，电子档案在有些单位只是单机运转，而且只在文书档案以及文件收发中执行，距离网络化的文件处理尚有一些距离，无法真正完成无纸化办公。
2、电子档案的使用欠缺深度。因为欠缺网络化管理人才，所以在电子档案的运用和研发方面只处在初级阶段。因为当前的档案管理人员在电子档案管理技术方面的使用有限，普通的搜寻尚可，可是，有些智能搜寻则通常存在困难。
3、因为人员短缺，使用范围受限，缺乏档案数据的录入量，为电子档案的使用和查询造成许多束缚。因为长期以来档案管理人员的限制，使得拥有高级技术能力的人才十分稀缺，令我们的电子档案管理工作进行的十分缓慢[2]。
四、企业档案管理中信息技术的应用
1、信息技术在档案管理中的应用步骤
（1）采集整理
作为电子计算机信息技术档案管理的基础。这一过程里，需要档案管理人员具备良好的知识层次以及先进的技术水准，通过手脑结合、踏实肯干的方式，时常深入采集和整理资料，这是十分关键的工作。
（2）分类归纳
作为电子计算机信息技术档案管理的重点，只有将采集的资料严格进行分类、加工、筛选、整理，才能够将资料分门别类的输入到计算机当中，这也是执行电子计算机档案管理最为重要的一步。
（3）提取和查询
作为电子计算机信息技术档案管理的根本目标。之前进行的工作是为此后提取和查询做铺垫，只有把这些材料输入到计算机当中，才可以更好的体现出计算机在档案管理中的作用。
2、通过信息网络进行宣传，提升档案使用率及效果
档案是一个单位保存的参考资料，有利于单位未来的各项工作。为了令这些静态材料变成灵活、可运用的材料，可以通过网络进行宣传。不仅可以开拓思路，起到良好的引路效果，还可以为经验尚浅的员工提供宝贵的经验，令其更好的为单位服务[3]。
3、通过多媒体提升档案案卷质量
档案管理通过某个方向能够展现单位的管理能力，是体现单位精神风貌的平台，因此，档案质量尤为关键。档案要展现出自身的最大价值，可以通过信息技术进行体现。不仅可以通过信息技术令归档资料格式以及纸张相统一、字体相统一，还能够在管理时运用电脑技术打印卷皮，体现出办公自动化和无纸化办公。
结束语：信息技术对于档案管理带来了较大的助益，从总体上提升了资源运用率，降低了人、财、物的投入，降低查询档案材料的时间，提升档案管理的工作效率，有利于加快档案管理工作的进步。
参考文献：
[1]吴凯.电子信息技术在档案管理中的应用研究[J].数字技术与应用.2012.（08）：78-80.
[2]于晶涛.基于信息技术视角下的企业档案管理刍议[J].现代企业教育.2010.（02）：98-99.
[3]胡秀杰.信息时代下电子档案管理的问题与对策研究[J].办公室业务.2012.（19）：102-103.