高招后续数据处理系统开发核心问题研究

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  摘 要:高招后续数据处理系统是各高校在招生实践工作中,为解决全国普通高校招生网上录取应用软件高校子系统功能局限而定制开发的扩展系统。本文结合高招实际工作,就高招后续数据处理系统开发过程中的五个核心问题:设计目标、功能需求、总体结构、数据库构建和系统部署进行了深入研究,提出了构建高招后续数据处理系统的可行技术方案。
  关键词:高招远程录取 后续数据处理 招生应用软件
  中图分类号:TP311.52 文献标识码:B 文章编号:1673-8454(2008)05-0034-05
  
  自1999年起,全国高校招生逐渐普及了网上远程录取方式。随着网上远程录取工作的日益深入以及高校信息化的推进,单纯使用已有的“全国普通高校招生网上录取应用软件高校子系统”(以下简称“网招高校子系统”)来进行高校端的数据处理和后期相关工作已凸现出很多局限和不足之处。由此,各个高校又进一步研制开发了高招后续数据处理系统,如重庆工商大学的“招生录取管理系统”、[1] 海南软件职业技术学院的“院校端数据处理及分析系统”、[2] 浙江师范大学的“招生数据异构处理系统”、[3]中南大学的“高校招生录取系统”(GXZSXT V1.0)、[4] 沈阳化工学院的“网上招生数据处理系统”、[5] 南方冶金学院的“招生后续系统软件”(ZSXT V1.0)、[6] 华中科技大学的“招生信息管理系统”(IAMS)等等。[7]
  从上述高校研发高招后续数据处理系统的情况看,各校围绕自身高招录取以及后继相关工作,已做了大量有益的探索和实践①,但是这些系统的研制具有很强的个性化特征,偏重于解决高招后续数据处理的某些方面。本文从分析“网招高校子系统”的局限性出发,研究高招后续数据处理系统构建的五个核心问题:设计目标、功能需求、总体结构、数据库构建和系统部署,并提出构建高招后续数据处理系统的技术方案。
  
  一、“网招高校子系统”功能特点分析
  
  1.“网招高校子系统”功能概述
  “网招高校子系统”是教育部组织全国普通高校招生网上录取课题组开发研制,为普通高校完成本、专科招生网上录取工作设计的、在录取阶段给高校提供通过网络与省级招办交互招生信息、完成招生录取工作的一个专用软件。
  该系统的主要功能包括:数据传输、数据处理和消息传输。
  数据传输包括各种代码表、院校招生计划、考生信息(报名信息、成绩信息、体检信息、志愿信息)、招办录检参数、招办录检结果的下载和院校计划修改申请、批件投档申请、院校对省级招办所投考生的录退结果(录取专业、退档原因)的上载。
  数据处理包括专业计划修改、批件录入、审阅考生电子档案、自动或手动为各专业(院系)分档、调整考生录取专业、填写退档原因及数据统计、打印等。
  消息传输包括获取省级招办通过网络传送的消息、向省级招办录取现场工作人员发送消息等。
  2.高招远程录取主要数据流转过程
  从高招远程录取系统整个设计目标上看,其主要功能是使高校在录取阶段通过网络与省级招办进行数据交互,主要的数据流转模型如图1。
  
  以西南政法大学为例,该校招生面向全国31个省(市、自治区),在招生批次上又分提前批、重点一批、重点二批、专科批等,最后产生了80余个本地考生数据库。而高校子系统所产生的这些数据库,是相互独立的,对这些数据库进行汇总统计的工作无法由高校子系统来完成。
  (2)高校子系统无法记录和保存高校招生全过程
  随着“阳光招生”的实施,高校招生过程管理、监控和复查已经成为重中之重。任何到达学校的考生电子档案,必须记录和保存其处理过程。而高校子系统虽然有“录退档案查询”等功能,但目前存在的问题是,由于远程通讯异常或其他原因,出现院校端数据库和招办远程数据库对应关系不正确,只能启用“修复投档单”功能,强行重新从招办数据库下载考生数据到本地数据库。在重新建立本地数据库过程中,以前的招生录退档案相关操作数据就会全部丢失,院校无法再查阅“修复投档单前”招生过程电子记录。
  (3)各省级招办对考生数据库内关键字段解释不统一
  虽然国家对考生电子档案等有相关规范,但目前仍然有一些数据库关键字段定义不严密,标准未统一。例如招生批次关键字,对本科批的招生,有些招办定义为“重点批”、“一般本科批”等,而有些招办又定义为“本科一批”、“本科二批”等。另外在招生实际工作中也发现对于一些高校的专业名称,有些招办在用其简称甚至有专业名称录入错误情况发生。这直接导致高校在进行数据汇总时,必须先进行数据整理,手工工作量非常大,也容易导致统计错误。
  (4)高校子系统其他功能局限
  高校子系统虽然提供了打印录取通知书和EMS信封等功能,但各高校无法通过该系统调整通知书格式和内容,无法按高校自拟标准对通知书进行编号等。另外,高校子系统对新生录取后,按专业分院系、分班,自动生成学号等后继扩展数据处理功能也无法实现。
  
  二、高招后续数据处理系统的设计目标
  
  针对以上分析,结合招生实际工作需要,高招后续数据处理系统应该完成以下两大目标:
  1.高招后续数据处理系统要协助高校招生办完成招生过程的数据汇总及处理,使招生过程全面实现计算机化、网络化管理。
  2.高招后续数据处理系统在高招结束后,能面向高校各类应用系统,提供标准的新生数据接口,促进院校信息化推进。
  三、高招后续数据处理系统的功能需求分析
  为实现高招后续数据处理系统的设计目标,就必须对高招后续数据处理系统需要完成的任务进行分析,从高招工作全局拟订功能需求。
  1.与“网招高校子系统”接口的功能需求
  高招后续数据处理系统数据来源于高校子系统的高校考生数据库,但并不是高校考生数据的简单采集和汇总,高招后续数据处理系统必须满足接口功能需求:
  (1)分别从各省各批次考生数据采集数据,形成高校自身的考生统一数据库。
  (2)采集各省各批次招生过程数据,形成高校录退档案轨迹数据库。
  (3)整理采集数据,按统一标准规范定义各省招办各自定义的批次名称、专业名称等关键字段,形成高校自己的数据标准。
  2.高招过程管理功能需求
  高招过程管理功能要满足高招过程管理要求,实现规范化招生管理,就必须具备以下几个功能:
  (1)适时统计各省各批次招生数据,使学校领导和招办及时了解和掌握招生进度。
  (2)在招生关键操作时(如上载录退结果到招办),能简单统计并打印标准的审核签批单,规范招生过程管理。
  (3)提供考生档案高校录退轨迹查询功能,供学校招生监察部门及时掌握情况,解决招生投诉问题。
  (4)原始档案的适时备份功能。由于高招数据系统在形成高校考生统一数据库时,对数据进行了再次整理和加工,因此不宜作为招生过程中真实的依据。高招后续数据处理系统应具有将招办下载的原始档案库适时备份到学校磁盘阵列中的功能,以备问题发生时能找到可靠的电子证据。
  3.高招事后数据处理功能需求
  高招事后数据处理,是按录取进度分两种情况进行:一是某省某批次招生完成;二是全部招生任务完成。
  在某省某批次招生完成后,高招后续数据处理系统应实现以下处理功能:
  (1)新生录取后,按专业对新生分院系、分班,自动生成学号等功能。
  (2)按学校定制的内容联网打印录取通知书以及EMS信封功能。
  (3)考生和家长通过WWW及时查询录取情况的功能。
  (4)某省某批次招生完成后的报表统计打印功能,为该批次招生组长撰写招生报告提供数据。
  在全部招生任务完成后,高招后续数据处理系统应实现以下处理功能:
  (1)全校招生完成后的报表统计功能,为招生办撰写招生报告提供数据和报表。
  (2)为全校各类应用系统或数字校园提供标准数据库或接口功能,实现新生数据资源全校共享,为迎新工作做准备。
  (3)新生电子档案的备份。将原始新生电子档案进行整理后备份,便于事后提供可靠证据。
  
  四、高招后续数据处理系统的总体结构
  
  为实现高招后续数据处理系统功能需求,高招后续数据处理系统需包含数据采集、招生录退情况查询、招生统计汇总、本校招生计划调整、通知书和信封打印、学生分班等若干模块,其总体结构如图3所示。
  
  由于各省对考生数据库关键字段定义未统一,在招生实践中经常发现考生批次的定义各省有各省的标准。因此,在构建本校的考生数据库时,一定要在数据采集系统内统一数据标准。
  各校开发的高招后续数据处理系统和高校子系统相对独立运行,因此本校考生档案录退轨迹库数据采集经常被各批次招生组长忽略。所以在设计高校数据采集系统时,要注意和招生流程匹配,使招生组长上载录取结果到省招办前要运行数据采集系统(笔者采用的办法是:在高招数据采集系统内增加一个本校标准的录退档案单打印功能,促使招生组长在对省招办上载数据前运行数据采集系统打印出本校标准的录退档案单给本校领导签批,高招数据采集系统在打印本校标准的录退档案单的时候,自动将录退轨迹数据上载到本校的录退轨迹库)。
  本校的招生计划库,由本校的招生计划管理系统生成,在招生过程中,招办主任通过招生计划管理系统进行调整。
  对外信息发布数据库主要依靠本校新生数据库,通过对外信息发布控制系统,从新生数据库内合理抽取信息,形成对外信息发布库,实现对外Web发布。
  2.高招后续数据处理系统数据库构建方法
  本文采用关系型数据库来实现高招后续数据处理系统数据库的构建。限于篇幅,本文不再对具体的编程方法和代码等进行深入讨论,只重点描述高招后续数据处理系统数据库中几个关键的概念模型和实体。
  考生电子档案库和考生录退轨迹库等的E-R图如图5所示。
  
  从以上E-R图可以看出,高招后续数据处理系统数据库只有一个独立实体“考生基本档案”,其他则是依附于“考生基本档案”实体而产生的从属实体。“考生基本档案”实体记录的是考生基本的信息状况,每一条记录代表一个考生。“考生基本档案”实体包含考生号、性别、姓名、民族、出生日期等20多个属性,其中考生号是唯一标识。
  考生通过“体检”形成“体检档案”实体,包含考生号、既往病史、眼科检查、内科检查等10多项属性。“考生基本档案”和“体检档案”是1∶1关系。
  考生通过“报名”形成“报名信息”实体,包含考生号、院校志愿、院校志愿级别、专业志愿、专业志愿级别、院校志愿调配、专业志愿调配等7个属性。由于一个考生可以填报多个院校志愿和专业志愿,从而“考生基本档案”和“报名信息”是1∶N关系。
  考生通过“高考”形成“会考成绩”实体,包含考生号、科目名称、成绩方式、满分值、考试成绩、备注等6个属性。由于每一考生要参加多项科目考试,因此“考生基本档案”和“会考成绩”是1∶N关系。
  考生档案到达院校后,经过院校“录退操作”形成“录退轨迹”实体,包含考生号、拟录专业、拟退原因、本批次招生组长、操作时间等5个属性。由于高校招办需要和省招办录检组反复协商录取方案,因此同一考生可能会有多次调整拟录专业情况。所以“考生基本档案”和“录退轨迹”是1∶N关系。
  考生通过“已录取”后形成“新生档案”实体,包含考生号、录取专业、分配院系、录取通知书号码等属性,最终和“考生基本档案”属性叠加形成完善的新生电子档案。
  已录取新生通过“对外发布”控制,形成“新生查询”实体,该实体所有属性来源于“考生档案”和“新生档案”实体属性,属于冗余数据库。
  七、高招后续数据处理系统的部署与应用
  高招后续数据处理系统在高招工作中的实际应用,改变了单纯依赖“网招高校子系统”进行招生工作的原有模式,高招数据处理从面向招生工作组改变到面向校园内网和外部网络。因此高招后续数据处理系统是基于Intranet和Internet的复杂系统。为满足招生工作需要以及保障高招后续数据处理系统正常运行,需要专门搭建高校远程录取专网,其拓扑结构如图6所示。
  
  笔者采用Sqlserver2000构建了高招后续数据处理系统数据库,并利用VB6.0开发了相关高招后续数据处理系统。自2002年起该系统在西南政法大学高招录取中应用,经过5年的修改和完善,目前高招后续数据处理系统数据库内完整地保存了历年来3万余考生电子档案和2万余新生电子档案,各数据库内数据记录总计上百万条,在招生过程及后继工作中提供了几百篇统计报表,为高招工作提供了有力保障。
  
  八、结束语
  
  高校招生后续数据系统的构建能够弥补“全国普通高校招生网上录取应用软件高校子系统”的不足与局限,对解决高校招生全局情况统计分析、招生全过程的监控与复审、招生数据的汇总与统一等起到重要的技术保障作用。
  本文从设计目标、功能需求、总体结构、数据库构建和系统部署五个方面系统地提出了构建高招后续数据处理系统的技术方案。基于该方案研制的系统已在招生工作中应用,实践表明该方案是可行的。
  
  参考文献:
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