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[摘 要]随着社会进步和信息技术的发展，企业档案工作发生了很大变化，因此提高档案管理工作人员的综合素质，做好保密工作、操作规范化等也就更加重要。
[关键词]档案管理 素质 保管 规范化
企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案工作是企业研发、生产、经营、管理活动的基础性管理工作，应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
企业档案工作必须在党的领导下，遵循“服务企业、促进发展”的宗旨，坚持以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论以及“三个代表”重要思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观，执行《企业档案工作规范》等关于档案开放、开发、公布与利用的方针、政策、法规，坚持以社会利益为最高利益的原则，实现档案工作社会效益和经济效益的最大统一，确保党和国家、企业秘密的安全，维护安定团结，使档案工作的服务职能有一个正确的政治定位。如何做好企业档案管理工作，我认为应该从以下几方面入手：
一、提高企业档案管理工作人员的综合素质
随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化，因此提高档案干部队伍的综合素质也变得极为重要。首先，要提高企业档案管理人员的政治理论水平、政治态度及职业道德。在日常工作中，定期组织档案管理人员学习党和国家的方针、政策，提高他们的政治敏感度；其次，要提高档案人员的业务素质。贯彻落实《企业档案工作规范》，加强档案各项法规、规范的学习，适应企业改革、信息化建设的新形势、新发展。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念，还要有探索研究档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。另外随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，企业领导要敢于大胆启用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发挥他们的聪明才智，服务企业档案工作。
二、做好企业档案管理中的保管工作
档案保管工作是档案管理的日常业务工作，它是关系档案能否及时、充分发挥作用的重要影响因素，保持良好的库藏秩序，实现档案的有效管理，才能保证顺利地查找和提取档案；保证档案齐全、成套的完好状态，才能迅速、准确的提供利用；保证档案的安全，才能使档案的使用寿命更长。因此，做好档案的日常保管工作，对档案的科学管理、有效利用和长久保存都具有重要意义。重点要做好以下几个方面的工作：
2.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应备份。档案管理人员应选择合适的装具，纸质档案可选用五节柜或密集架；底图可选用多层抽屉的金属底图柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折叠；录音带、录像带、光盘、磁盘、磁带等可选用防磁金属柜等装具，存放时注意防磁、碰撞；企业的重要档案应备份，防止反复多次利用造成损毁。
2.2 档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。对已接收进馆的档案，要先进行消毒、去尘、去污，以防止有害物质、虫霉进入库内；对已损坏或不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理，以恢复原貌，提高档案耐久性；对易损的制成材料和字迹，可采用复制副本、拍照等方式，制成复制品提供使用，以保护档案原件，档案保管人员要具有高度的责任心，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全。
2.3 档案库房要保持干净、整洁，并具有防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能，并保持适宜的温度、湿度。档案库房要配备合适的消防器材，并按要求定期进行检查、更换，安全使用电器设备，对电源、线路、开关、照明设施定期检查，消灭一切火灾隐患；档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免阳光直射档案；档案库房保持适宜温度，防潮、防湿、防高温，要注意纸质载体档案与其他载体档案保管条件的差异，分类保管为好；同时还要对有害生物采取防护措施，库房和柜架内防止防虫剂，发现虫霉及时处理，确保档案寿命。
2.4 做好档案保管的保密工作。 保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。首先要做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。其次是做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。
三、档案管理操作流程要规范化
档案管理中，档案的归档和借阅都有严格的规范要求。档案管理工作通常包括档案的收集、整理、排架、保管、统计、提供利用和鉴定销毁等。
3.1 文件的收集工作。现代企业的档案管理人员已经不同于传统企业档案员，不再是“看堆守摊”的库房管理工。他们要有责任感和使命感，关注本企业有归档责任的部门在工作中对有价值的文件材料的收集和积累情况，定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、积累、整理和归档，避免重要资料在归档前就丢失和损毁。同时要时刻关注社会的进步、企业的发展、企业内部部门职能的拓展、先进的技术和先进的管理方式方法在本企业的应用等客观情况，檔案管理人员要有较强的职业敏感度，及时掌握信息并适时调整归档范围，尤其是计算机技术的广泛应用，许多企业使用或准备使用ERP管理模式，该系统形成的一些数据一旦丢失就不会再生，档案管理人员要针对这一情况，研究和解决该系统档案的存储和管理工作，加强对归档责任部门档案资源形成过程的控制和保护指导，避免因重要资料、资源的遗失给企业造成不可挽回的损失。 3.2 文件整理工作。档案移交到档案部门后，档案工作者要按照行业或专业标准对归档文件进行整编，编目、装订、著录、排架，完成从文件到档案“身份”的转换，使其具备借阅条件。档案整理工作包括分类、整编、编目等。文件材料、数据归档后就进入档案管理工作范围，档案整理的好与坏，完全依赖档案人员的工作责任感和业务能力。企业档案工作人员要熟悉本企业档案的分类规则、理论与方法研究和掌握本企业档案的内容构成和形成特点，根据企业档案分类方法与库藏档案的基本种类设置档案大类，划分属类，进行类目排序，为企业档案的每个类目固定相应的代字和代号。在档案分类工作中，应严格根据行业或专业的规定进行。不同行业有不同的分类标准，分类正确将为今后提供利用档案及检索该档案提供可靠地保证，是有效防止漏检的基础。
3.3 档案保管期限的确认。档案保管期限是衡量和表示档案价值的一种标识，永久保存的档案是指反映本企业主要职能活动、重大活动和基本历史面貌的，在工作查考、经验总结、科学研究等工作中需要长远利用，对维护国家、企业和职工权益等方面具有长远证据价值的档案，是企业的核心档案；定期保管的档案是指档案保管年限是有限的，一般可分为30年和10年两档。根据档案的利用价值，如果是本企业在相当长的时期内需要查考的档案，可定为30年的保管期限，如果在较短的时期内需要查考的档案，可定为10年保管期限。档案管理部门要按照专业或行业规范严格执行。
3.4 企业档案统计工作。企业档案管理规定要求国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表，企业应认真做好对国家和社会具有保存价值的档案的登记工作，要按照填报要求和说明准确填写，按时报送，做好档案的统计工作。
3.5 档案的利用服务工作。提供档案利用服务工作室档案工作的根本目的，借阅档案必须填写登记表，它既是档案部门记录、掌握提供利用情况的一种登记形形式，又是档案部门向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据，—般档案借阅时间最好一周为限，特殊情况可予以延长，档案管理人员对调卷人员填写的借阅审批单要严格审查，按照审批單相关内容履行借阅职能。对在借阅过程中损毁的档案，要及时通知相关人员修复，按照工作程序进行处理。
3.6 档案的鉴定销毁工作。企业档案在保存期满时，应对其进行重新鉴定审查，根据企业具体情况，对仍需继续保管的档案重新划定保管期限；经过鉴定、审核，确认已失去保存价值的档案，编制档案鉴定报告和销毁清册，并履行相应的审批手续方可销毁，销毁清册标注销毁日期并永久保管。档案资源是不可再生资源，所以档案鉴定销毁工作一定要严密组织，慎重执行。
参考文献：
[1]DA/T42-2009.《企业档案工作规范》.
作者简介：
邓新雅（1971.10-），女，陕西扶风县人，经济师，研究方向，企业管理。
[关键词]档案管理 素质 保管 规范化
企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案工作是企业研发、生产、经营、管理活动的基础性管理工作，应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
企业档案工作必须在党的领导下，遵循“服务企业、促进发展”的宗旨，坚持以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论以及“三个代表”重要思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观，执行《企业档案工作规范》等关于档案开放、开发、公布与利用的方针、政策、法规，坚持以社会利益为最高利益的原则，实现档案工作社会效益和经济效益的最大统一，确保党和国家、企业秘密的安全，维护安定团结，使档案工作的服务职能有一个正确的政治定位。如何做好企业档案管理工作，我认为应该从以下几方面入手：
一、提高企业档案管理工作人员的综合素质
随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化，因此提高档案干部队伍的综合素质也变得极为重要。首先，要提高企业档案管理人员的政治理论水平、政治态度及职业道德。在日常工作中，定期组织档案管理人员学习党和国家的方针、政策，提高他们的政治敏感度；其次，要提高档案人员的业务素质。贯彻落实《企业档案工作规范》，加强档案各项法规、规范的学习，适应企业改革、信息化建设的新形势、新发展。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念，还要有探索研究档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。另外随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，企业领导要敢于大胆启用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发挥他们的聪明才智，服务企业档案工作。
二、做好企业档案管理中的保管工作
档案保管工作是档案管理的日常业务工作，它是关系档案能否及时、充分发挥作用的重要影响因素，保持良好的库藏秩序，实现档案的有效管理，才能保证顺利地查找和提取档案；保证档案齐全、成套的完好状态，才能迅速、准确的提供利用；保证档案的安全，才能使档案的使用寿命更长。因此，做好档案的日常保管工作，对档案的科学管理、有效利用和长久保存都具有重要意义。重点要做好以下几个方面的工作：
2.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应备份。档案管理人员应选择合适的装具，纸质档案可选用五节柜或密集架；底图可选用多层抽屉的金属底图柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折叠；录音带、录像带、光盘、磁盘、磁带等可选用防磁金属柜等装具，存放时注意防磁、碰撞；企业的重要档案应备份，防止反复多次利用造成损毁。
2.2 档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。对已接收进馆的档案，要先进行消毒、去尘、去污，以防止有害物质、虫霉进入库内；对已损坏或不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理，以恢复原貌，提高档案耐久性；对易损的制成材料和字迹，可采用复制副本、拍照等方式，制成复制品提供使用，以保护档案原件，档案保管人员要具有高度的责任心，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全。
2.3 档案库房要保持干净、整洁，并具有防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能，并保持适宜的温度、湿度。档案库房要配备合适的消防器材，并按要求定期进行检查、更换，安全使用电器设备，对电源、线路、开关、照明设施定期检查，消灭一切火灾隐患；档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免阳光直射档案；档案库房保持适宜温度，防潮、防湿、防高温，要注意纸质载体档案与其他载体档案保管条件的差异，分类保管为好；同时还要对有害生物采取防护措施，库房和柜架内防止防虫剂，发现虫霉及时处理，确保档案寿命。
2.4 做好档案保管的保密工作。 保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。首先要做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。其次是做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。
三、档案管理操作流程要规范化
档案管理中，档案的归档和借阅都有严格的规范要求。档案管理工作通常包括档案的收集、整理、排架、保管、统计、提供利用和鉴定销毁等。
3.1 文件的收集工作。现代企业的档案管理人员已经不同于传统企业档案员，不再是“看堆守摊”的库房管理工。他们要有责任感和使命感，关注本企业有归档责任的部门在工作中对有价值的文件材料的收集和积累情况，定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、积累、整理和归档，避免重要资料在归档前就丢失和损毁。同时要时刻关注社会的进步、企业的发展、企业内部部门职能的拓展、先进的技术和先进的管理方式方法在本企业的应用等客观情况，檔案管理人员要有较强的职业敏感度，及时掌握信息并适时调整归档范围，尤其是计算机技术的广泛应用，许多企业使用或准备使用ERP管理模式，该系统形成的一些数据一旦丢失就不会再生，档案管理人员要针对这一情况，研究和解决该系统档案的存储和管理工作，加强对归档责任部门档案资源形成过程的控制和保护指导，避免因重要资料、资源的遗失给企业造成不可挽回的损失。 3.2 文件整理工作。档案移交到档案部门后，档案工作者要按照行业或专业标准对归档文件进行整编，编目、装订、著录、排架，完成从文件到档案“身份”的转换，使其具备借阅条件。档案整理工作包括分类、整编、编目等。文件材料、数据归档后就进入档案管理工作范围，档案整理的好与坏，完全依赖档案人员的工作责任感和业务能力。企业档案工作人员要熟悉本企业档案的分类规则、理论与方法研究和掌握本企业档案的内容构成和形成特点，根据企业档案分类方法与库藏档案的基本种类设置档案大类，划分属类，进行类目排序，为企业档案的每个类目固定相应的代字和代号。在档案分类工作中，应严格根据行业或专业的规定进行。不同行业有不同的分类标准，分类正确将为今后提供利用档案及检索该档案提供可靠地保证，是有效防止漏检的基础。
3.3 档案保管期限的确认。档案保管期限是衡量和表示档案价值的一种标识，永久保存的档案是指反映本企业主要职能活动、重大活动和基本历史面貌的，在工作查考、经验总结、科学研究等工作中需要长远利用，对维护国家、企业和职工权益等方面具有长远证据价值的档案，是企业的核心档案；定期保管的档案是指档案保管年限是有限的，一般可分为30年和10年两档。根据档案的利用价值，如果是本企业在相当长的时期内需要查考的档案，可定为30年的保管期限，如果在较短的时期内需要查考的档案，可定为10年保管期限。档案管理部门要按照专业或行业规范严格执行。
3.4 企业档案统计工作。企业档案管理规定要求国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表，企业应认真做好对国家和社会具有保存价值的档案的登记工作，要按照填报要求和说明准确填写，按时报送，做好档案的统计工作。
3.5 档案的利用服务工作。提供档案利用服务工作室档案工作的根本目的，借阅档案必须填写登记表，它既是档案部门记录、掌握提供利用情况的一种登记形形式，又是档案部门向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据，—般档案借阅时间最好一周为限，特殊情况可予以延长，档案管理人员对调卷人员填写的借阅审批单要严格审查，按照审批單相关内容履行借阅职能。对在借阅过程中损毁的档案，要及时通知相关人员修复，按照工作程序进行处理。
3.6 档案的鉴定销毁工作。企业档案在保存期满时，应对其进行重新鉴定审查，根据企业具体情况，对仍需继续保管的档案重新划定保管期限；经过鉴定、审核，确认已失去保存价值的档案，编制档案鉴定报告和销毁清册，并履行相应的审批手续方可销毁，销毁清册标注销毁日期并永久保管。档案资源是不可再生资源，所以档案鉴定销毁工作一定要严密组织，慎重执行。
参考文献：
[1]DA/T42-2009.《企业档案工作规范》.
作者简介：
邓新雅（1971.10-），女，陕西扶风县人，经济师，研究方向，企业管理。