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[摘 要] 加快转变经济发展方式、促进人才合理流动，建设和谐社会，使人事档案的真实性、社会性功能日益凸显，而凭证化和电子化及其相互兼容是人事档案保真、利用的科学途径。
[关键词] 人事档案 保真利用 凭证化 电子化
人事档案装载着个人最原始凭证材料，是考察和了解个人的重要依据，是决定一个人的命运的重要工具。人事档案的保真、利用关系到千百万人的切身利益，关系到依法治国和人才强国，关系到当前加快转变经济发展方式的进程。
一、“失真化”现象
随着社会的发展、人才流动的加快，“单位人”变为“社会人”，跳槽者或受到单位扣留的档案，或转到中介机构后不管不问的档案，甚至独闯天下怀中揣着的档案，成为 “弃档”、“废档”、“死档”，一时间人事档案似乎不重要了。然而，面临社会信用危机，用人单位对于人事档案的严肃性、准确性、惟一性产生质疑，即便现有的人事档案，已经不能够帮助正确判断某人的真实才能和客观背景，有些甚至截然相反，个人的信用记录及以往经历无处可查。更有甚者伪造履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云；也有个别领导通过档案打击报复，伤害当事人。不同形式的虚假档案，“以档谋私”现象屡屡出现。
当前，加快经济发展方式转变的大势已经使许多企业在招聘员工时彻底改变初期不关心人事档案、忽视个人信誉的情况，在政府机关或国有企事业单位，人事档案在招考公务员、晋级、提拔过程中更是必不可少的。为获取真实情况，越来越多用人单位转而去做人才的背景，个人信誉、守法情况调查，人力资源部门甚至通过非正常的方式和途径去了解准录用人员的详细情况，这样操作起来不仅很麻烦，而且加大了用人成本。因此，建立具有社会公信力的、集人才信息与信用的人事档案必将是中国特色人事档案的重要内容。
二、“社会化”现象
在我国社会主义市场经济已经确立，在加快经济发展方式转变已经势在必行的今天，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，人才的自由流动、全面发展，人才的社会化、市场化乃至全球化的趋势日益加强。同时，随着干部人事制度改革、各行各业人才竞争的激化，人才流动的加剧势不可挡。人事档案具有了主动服务、超前服务、参与服务和跟踪服务的功能，因此，为用人单位发现人才、使用人才和人才合理流动提供丰富可靠的人事档案信息，提供积极、灵活的服务，使人事档案 “价值最大化”，是加快经济发展方式转变对人事档案提出的新任务，也将是人事档案获得新生的起点。
事实上，即使在发达国家，人事档案也并非无用。在美国和加拿大，任何人在任何一个学校、组织机构学习或工作之后，个人基本信息都要保存到一个“档案库”中。而且，这种 “档案库”建设具有明显的社会性，形成了网络化，查阅起来非常方便，公民个人也可以通过特定的密码进行查阅。
三、凭证化：防伪保真
人事档案必须突出信息记录、信用凭证功能，有效地推进人事公共服务体系建设，服务于加快经济发展方式转变这一大趋势。
1、“失真化”决定凭证化。要把人事档案提高到建立信任政治的高度来认识。所谓“信任”（trust），心理学家赖兹曼（L. Wrightsman）：“信任是个体特有的对他人的诚意、善意及可信性的普遍可靠性的信念”。凭证化档案即“诚信档案”。人事档案作为规范个人、组织与国家关系的一项基础信息，在相关法律的框架下,建立起全社会保密诚信的人事信息即凭证化的人事档案，才能实现人才强国的战略，实现加快经济发展方式转变，提高国际竞争力。
2、要真实、要准确。人事档案的一个最大特点就是严肃、真实、公正，具有很强的权威性。因此，要针对档案材料中出生时间、工作时间等填写失实的问题，对所入档的材料逐一核实，特别要对员工的出生时间、工作时间、学历等情况认真鉴别，仔细审核，严格把关，及时修正，力求人事档案内容的严肃、真实、准确，使之符合历史的本来面目。要根据档案材料形成的规律，加强纵向、横向联系与协调，做好现有材料的入档、归类、整理工作，使人事档案象财务凭证一样经得起任何时期、任何形式的检验。
3、要严格法纪。对人事档案管理机构可实行许可证及年检制度，管理人员实行资格制和准入制，制定硬件、软件的具体标准，并加强执法检查；针对借口涂改、伪造档案材料，私自、指使或者允许他人抽取、撤換或销毁档案材料按照《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》与知识产权等一系列法律条文及相关的章则制度以及中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号给予法律、党政纪处分。
四、电子化：开发利用
1、“社会化”决定电子化。充分运用人事档案信息资源，是发现人才的重要渠道之一，从一定程度上讲，决定着一个单位、一个经济实体乃至一个国家竞争的成败。档案保存的目的在于应用，只有充分运用现代设备手段，合理开发利用档案信息才能最大限度地发挥人事档案和档案工作的自身价值。
2、电子化的含义。就是建立人事档案信息数据库，由普通档案向电子化档案转变，进行信息化、集约化、动态化管理。如把档案中人员按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具，把每个人的基础信息制成电子文件，加强技术处理（如设置校验码），达到保密目的，通过全国联网使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便快捷，实现资源共享。
3、电子化的特点：（一）高密度性和共享性。电子化的人事档案可以借助计算机的多媒体技术全面记录、完整复活人类社会的活动，能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容。而且，无论是磁盘还是光盘，其信息存储量都大大超过了以往任何的信息介质，便于存放和节省储存空间。（二）前沿性和不可识别性。电子化是指利用计算机形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，它是电子计算机在档案工作中应用的产物，它不仅依赖于领先的计算机软、硬件和数据库及网络系统进行识别，而且也依赖于管理者掌握现代化科技手段及应用普及的水平，是前沿化的明显标志。（三）信息与载体间的可分离性。电子化人事档案，信息与载体是可分离的，它可以在不同介质间拷贝，其信息可以完全游离于记录方式和载体之外，这种分离性将使文件信息随时可以调用、查看和运用，从而节约了人力物力和财力，也大大节省了时间，提高了发现、考察和使用人才的效率。
五、电子化凭证化兼容
实行档案电子化与凭证兼容，对于维护档案的原始性，确保档案凭证的真实性，保障法律效力的权威性来说是非常重要的。有朝一日，我们拥有了领先的科学技术，真正攻克了电子档案原始性的界定关，同时，制定出相应的法律认定条文，从法律上明确电子档案的凭证作用，才有可能实现真正意义上的电子档案替代纸质档案的可能。在目前工作中，我们可采用“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即将纸介质和磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的档案电子化和凭证化。在掌握了电子档案与纸质档案各自的异同以后，就可以利用其长补充其短。电子档案在检索、利用、传输和储存等方面优势不可否认，档案工作者就可以从合理开发利用档案信息资源、提高工作效率等方面入手，大力发展电子档案，最大限度地满足档案利用者的不同需要。同样，纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的可靠保证。总之，二者以其各自优势来相互补充、相互印证、相互促进，使之形成一个良性循环的系统，以推进档案事业的不断向前发展。
综上所述，凭证化是保存反映历史真实面目的可靠记录，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的可靠保证；电子化在检索、利用、传输和储存等方面优势明显，是合理开发利用档案信息资源、提高工作效率的有效手段。在目前及相当长的时间内，我们还要采用“并行制”，归档内容形成“备份制”，即将纸介质的凭证化和磁、光介质的电子化档案两种文件一起归档，二者并存，相互补充、相互印证，形成良性循环系统，最大限度地满足档案利用者的不同需要。同时不断加大研发力度，运用先进的科技成果，攻克电子档案原始性的界定关，出台相应的法律认定条文，从法律上明确电子化的凭证作用，就会实现真正意义上的集凭证化、电子化于一体的新型人事档案。
参考文献：
[1] 中共中央:关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议. 2010年10月18日.
[2] 张建国:对电子化与凭证化在现阶段长期并存的思考[J].山东档案.2007.1.
[3] 陈潭：公共政策创新的理论逻辑——以中国人事档案制度为个案，《理论探讨》2007年第5期.
[4]王云庆 苗壮：现代档案管理学，青岛摘要：青岛出版社 2002年.
[5]郑也夫：信任论，中国广播电视出版社2001年版.
[关键词] 人事档案 保真利用 凭证化 电子化
人事档案装载着个人最原始凭证材料，是考察和了解个人的重要依据，是决定一个人的命运的重要工具。人事档案的保真、利用关系到千百万人的切身利益，关系到依法治国和人才强国，关系到当前加快转变经济发展方式的进程。
一、“失真化”现象
随着社会的发展、人才流动的加快，“单位人”变为“社会人”，跳槽者或受到单位扣留的档案，或转到中介机构后不管不问的档案，甚至独闯天下怀中揣着的档案，成为 “弃档”、“废档”、“死档”，一时间人事档案似乎不重要了。然而，面临社会信用危机，用人单位对于人事档案的严肃性、准确性、惟一性产生质疑，即便现有的人事档案，已经不能够帮助正确判断某人的真实才能和客观背景，有些甚至截然相反，个人的信用记录及以往经历无处可查。更有甚者伪造履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云；也有个别领导通过档案打击报复，伤害当事人。不同形式的虚假档案，“以档谋私”现象屡屡出现。
当前，加快经济发展方式转变的大势已经使许多企业在招聘员工时彻底改变初期不关心人事档案、忽视个人信誉的情况，在政府机关或国有企事业单位，人事档案在招考公务员、晋级、提拔过程中更是必不可少的。为获取真实情况，越来越多用人单位转而去做人才的背景，个人信誉、守法情况调查，人力资源部门甚至通过非正常的方式和途径去了解准录用人员的详细情况，这样操作起来不仅很麻烦，而且加大了用人成本。因此，建立具有社会公信力的、集人才信息与信用的人事档案必将是中国特色人事档案的重要内容。
二、“社会化”现象
在我国社会主义市场经济已经确立，在加快经济发展方式转变已经势在必行的今天，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，人才的自由流动、全面发展，人才的社会化、市场化乃至全球化的趋势日益加强。同时，随着干部人事制度改革、各行各业人才竞争的激化，人才流动的加剧势不可挡。人事档案具有了主动服务、超前服务、参与服务和跟踪服务的功能，因此，为用人单位发现人才、使用人才和人才合理流动提供丰富可靠的人事档案信息，提供积极、灵活的服务，使人事档案 “价值最大化”，是加快经济发展方式转变对人事档案提出的新任务，也将是人事档案获得新生的起点。
事实上，即使在发达国家，人事档案也并非无用。在美国和加拿大，任何人在任何一个学校、组织机构学习或工作之后，个人基本信息都要保存到一个“档案库”中。而且，这种 “档案库”建设具有明显的社会性，形成了网络化，查阅起来非常方便，公民个人也可以通过特定的密码进行查阅。
三、凭证化：防伪保真
人事档案必须突出信息记录、信用凭证功能，有效地推进人事公共服务体系建设，服务于加快经济发展方式转变这一大趋势。
1、“失真化”决定凭证化。要把人事档案提高到建立信任政治的高度来认识。所谓“信任”（trust），心理学家赖兹曼（L. Wrightsman）：“信任是个体特有的对他人的诚意、善意及可信性的普遍可靠性的信念”。凭证化档案即“诚信档案”。人事档案作为规范个人、组织与国家关系的一项基础信息，在相关法律的框架下,建立起全社会保密诚信的人事信息即凭证化的人事档案，才能实现人才强国的战略，实现加快经济发展方式转变，提高国际竞争力。
2、要真实、要准确。人事档案的一个最大特点就是严肃、真实、公正，具有很强的权威性。因此，要针对档案材料中出生时间、工作时间等填写失实的问题，对所入档的材料逐一核实，特别要对员工的出生时间、工作时间、学历等情况认真鉴别，仔细审核，严格把关，及时修正，力求人事档案内容的严肃、真实、准确，使之符合历史的本来面目。要根据档案材料形成的规律，加强纵向、横向联系与协调，做好现有材料的入档、归类、整理工作，使人事档案象财务凭证一样经得起任何时期、任何形式的检验。
3、要严格法纪。对人事档案管理机构可实行许可证及年检制度，管理人员实行资格制和准入制，制定硬件、软件的具体标准，并加强执法检查；针对借口涂改、伪造档案材料，私自、指使或者允许他人抽取、撤換或销毁档案材料按照《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》与知识产权等一系列法律条文及相关的章则制度以及中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号给予法律、党政纪处分。
四、电子化：开发利用
1、“社会化”决定电子化。充分运用人事档案信息资源，是发现人才的重要渠道之一，从一定程度上讲，决定着一个单位、一个经济实体乃至一个国家竞争的成败。档案保存的目的在于应用，只有充分运用现代设备手段，合理开发利用档案信息才能最大限度地发挥人事档案和档案工作的自身价值。
2、电子化的含义。就是建立人事档案信息数据库，由普通档案向电子化档案转变，进行信息化、集约化、动态化管理。如把档案中人员按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具，把每个人的基础信息制成电子文件，加强技术处理（如设置校验码），达到保密目的，通过全国联网使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便快捷，实现资源共享。
3、电子化的特点：（一）高密度性和共享性。电子化的人事档案可以借助计算机的多媒体技术全面记录、完整复活人类社会的活动，能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容。而且，无论是磁盘还是光盘，其信息存储量都大大超过了以往任何的信息介质，便于存放和节省储存空间。（二）前沿性和不可识别性。电子化是指利用计算机形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，它是电子计算机在档案工作中应用的产物，它不仅依赖于领先的计算机软、硬件和数据库及网络系统进行识别，而且也依赖于管理者掌握现代化科技手段及应用普及的水平，是前沿化的明显标志。（三）信息与载体间的可分离性。电子化人事档案，信息与载体是可分离的，它可以在不同介质间拷贝，其信息可以完全游离于记录方式和载体之外，这种分离性将使文件信息随时可以调用、查看和运用，从而节约了人力物力和财力，也大大节省了时间，提高了发现、考察和使用人才的效率。
五、电子化凭证化兼容
实行档案电子化与凭证兼容，对于维护档案的原始性，确保档案凭证的真实性，保障法律效力的权威性来说是非常重要的。有朝一日，我们拥有了领先的科学技术，真正攻克了电子档案原始性的界定关，同时，制定出相应的法律认定条文，从法律上明确电子档案的凭证作用，才有可能实现真正意义上的电子档案替代纸质档案的可能。在目前工作中，我们可采用“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即将纸介质和磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的档案电子化和凭证化。在掌握了电子档案与纸质档案各自的异同以后，就可以利用其长补充其短。电子档案在检索、利用、传输和储存等方面优势不可否认，档案工作者就可以从合理开发利用档案信息资源、提高工作效率等方面入手，大力发展电子档案，最大限度地满足档案利用者的不同需要。同样，纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的可靠保证。总之，二者以其各自优势来相互补充、相互印证、相互促进，使之形成一个良性循环的系统，以推进档案事业的不断向前发展。
综上所述，凭证化是保存反映历史真实面目的可靠记录，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的可靠保证；电子化在检索、利用、传输和储存等方面优势明显，是合理开发利用档案信息资源、提高工作效率的有效手段。在目前及相当长的时间内，我们还要采用“并行制”，归档内容形成“备份制”，即将纸介质的凭证化和磁、光介质的电子化档案两种文件一起归档，二者并存，相互补充、相互印证，形成良性循环系统，最大限度地满足档案利用者的不同需要。同时不断加大研发力度，运用先进的科技成果，攻克电子档案原始性的界定关，出台相应的法律认定条文，从法律上明确电子化的凭证作用，就会实现真正意义上的集凭证化、电子化于一体的新型人事档案。
参考文献：
[1] 中共中央:关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议. 2010年10月18日.
[2] 张建国:对电子化与凭证化在现阶段长期并存的思考[J].山东档案.2007.1.
[3] 陈潭：公共政策创新的理论逻辑——以中国人事档案制度为个案，《理论探讨》2007年第5期.
[4]王云庆 苗壮：现代档案管理学，青岛摘要：青岛出版社 2002年.
[5]郑也夫：信任论，中国广播电视出版社2001年版.