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一、电子文件档案管理面临的主要问题
（一）保管难度越来越大
随着信息技术的快速发展，电子文件档案保管工作面临着新的挑战，难度也在逐渐加大。首先，随着多媒体技术的发展，单一的文字格式已经变为了视频、图像、声音等信息的混合体，使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。其次，当前许多电子文件档案的格式并没有统一的标准，word文档、pdf文档、caj文档和各类文件阅读器在使用过程中较为混乱，没有充分按照档案部门的应用程序、使用习惯等因素进行综合考量，给档案管理工作带来了一些不必要的麻烦。最后，由于各单位的档案管理信息化发展水平不一，在硬软件的建设应用方面参差不齐，难以统一标准，也导致了一些系统的不相容，无法将整个档案系统进行有效的连接，最终致使一些信息的完整性遭到破坏。
（二）原始性、可靠性易破坏
纸张是传统的文件档案的载体，也是文件的原始档案。我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断，最终得出文件是否真实的信息。而电子文件是虚拟的数据化文档，其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量。这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改，最终我们无法分辨其真实性与准确性。随着信息量的不断加大，电子文件档案将会愈加庞大，再加上一些硬软件系统出现的问题，更加难以保障电子文件档案的可靠性。
（三）信息安全问题严重
随着网络技术的飞速发展，各种网络间的融合成为必然趋势。当前，我国正加快推动电信网、广播电视网、互联网与宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网的不断融合，并取得了一定的成效。这虽然促进了各种网络资源的交流与传播，方便了人们的学习与生活，但网络安全问题也随之浮出水面。如果档案部门不加强信息安全管理，就很可能遭受黑客攻击，恶意篡改、窃取甚至更改传输的电子文件档案内容。当网络设备受到病毒、木马的感染，病毒便会在内网中扩散，损害到电子文件档案，破坏其原始信息的完整性与准确性。而这些信息一旦落入到不法分子手中，将会给国家和社会造成严重的危害。
二、加强电子文件档案管理的措施
（一）加强电子文件档案的技术管理
对电子文件档案进行技术管理，就是要保障电子文件档案的规范性、可靠性和高效率，使电子文件更加的安全、完整与真实。因此，必须按照规定的技术模式来对电子文件进行科学有效的管理。要尽可能采用国际通用的标准，对电子文件信息的组织、储存、传递进行统一的规范，减少因信息系统平台不同而造成的资源浪费，提高工作的效率。要严格规范电子文件档案的整理、鉴定、复制、调阅等程序，对管理维护人员进行身份验证和消息认证，防止电子文件档案被人恶意破坏。在进入电子文件档案系统时，可对用户进行身份识别或指纹识别，识别通过后才能对信息进行处理。要重视对电子文件档案元数据的收集储存，保存原始档案的内容、背景、结构等信息，最终将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。要设计强大完善的电子文件档案管理系统，有效集成多种类型的电子文件档案，使系统更加开放，保障电子文件的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能，进一步推动电子文件档案的标准化管理。
（二）加强电子文件档案的安全管理
档案的安全管理是档案管理工作的基础，对于电子文件档案来说更是如此。由于电子文件档案存储在一个虚拟空间，容易遭受到彻底性的破坏。所以更应该加强对其安全管理。可以从两方面进行。一方面为了保障电子文件档案的安全性，我们可以通过访问控制技术，在内外网间设置障碍，用入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络检测系统与设备来控制访问的流量，设定网络安全检测规则，防止非法访问的出现，从而保证电子文件档案不受侵犯。另一方面，国家与政府要加强立法，明确电子文件的种类、要求等方面，规范电子文件档案的法律依据。管理人员要增强法律意识，明确电子文件档案所具有的法律效力。严格遵守档案法的相关规定，严格执行电子文件档案管理的相关办法和准则，确保电子文件档案的真实、有效和安全。
（三）加强档案管理工作队伍建设
档案管理人员的素质是档案管理工作的质量的保障，只有知识水平、技术能力优秀的人员才能适应档案数字化的发展，所以必须加强档案管理人员的培训。档案部门要抽出专门的时间对管理人员进行技术培训，提升他们对计算机软硬件的理解，使他们能够熟练掌握电子文件的储存和传输技术，特别是要让他们充实电子文件安全性能方面的知识，进一步提升他们的安全意识。要培养档案管理人员的职业素养与道德素养，使他们意识到自身工作的重要性，明确自身的使命与责任，争取建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍。当前，随着电子文件档案的日益普及，档案管理工作也迎来了新的挑战，同时这也是一个机遇，将促进档案管理工作进一步發展。另外，我们也要更加客观地看待电子文件档案的发展，要明白其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。只有不断地学习与实践，才能实现电子文件档案管理的标准化，才能使电子文件档案管理提升到一个新的高度。
（一）保管难度越来越大
随着信息技术的快速发展，电子文件档案保管工作面临着新的挑战，难度也在逐渐加大。首先，随着多媒体技术的发展，单一的文字格式已经变为了视频、图像、声音等信息的混合体，使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。其次，当前许多电子文件档案的格式并没有统一的标准，word文档、pdf文档、caj文档和各类文件阅读器在使用过程中较为混乱，没有充分按照档案部门的应用程序、使用习惯等因素进行综合考量，给档案管理工作带来了一些不必要的麻烦。最后，由于各单位的档案管理信息化发展水平不一，在硬软件的建设应用方面参差不齐，难以统一标准，也导致了一些系统的不相容，无法将整个档案系统进行有效的连接，最终致使一些信息的完整性遭到破坏。
（二）原始性、可靠性易破坏
纸张是传统的文件档案的载体，也是文件的原始档案。我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断，最终得出文件是否真实的信息。而电子文件是虚拟的数据化文档，其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量。这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改，最终我们无法分辨其真实性与准确性。随着信息量的不断加大，电子文件档案将会愈加庞大，再加上一些硬软件系统出现的问题，更加难以保障电子文件档案的可靠性。
（三）信息安全问题严重
随着网络技术的飞速发展，各种网络间的融合成为必然趋势。当前，我国正加快推动电信网、广播电视网、互联网与宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网的不断融合，并取得了一定的成效。这虽然促进了各种网络资源的交流与传播，方便了人们的学习与生活，但网络安全问题也随之浮出水面。如果档案部门不加强信息安全管理，就很可能遭受黑客攻击，恶意篡改、窃取甚至更改传输的电子文件档案内容。当网络设备受到病毒、木马的感染，病毒便会在内网中扩散，损害到电子文件档案，破坏其原始信息的完整性与准确性。而这些信息一旦落入到不法分子手中，将会给国家和社会造成严重的危害。
二、加强电子文件档案管理的措施
（一）加强电子文件档案的技术管理
对电子文件档案进行技术管理，就是要保障电子文件档案的规范性、可靠性和高效率，使电子文件更加的安全、完整与真实。因此，必须按照规定的技术模式来对电子文件进行科学有效的管理。要尽可能采用国际通用的标准，对电子文件信息的组织、储存、传递进行统一的规范，减少因信息系统平台不同而造成的资源浪费，提高工作的效率。要严格规范电子文件档案的整理、鉴定、复制、调阅等程序，对管理维护人员进行身份验证和消息认证，防止电子文件档案被人恶意破坏。在进入电子文件档案系统时，可对用户进行身份识别或指纹识别，识别通过后才能对信息进行处理。要重视对电子文件档案元数据的收集储存，保存原始档案的内容、背景、结构等信息，最终将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。要设计强大完善的电子文件档案管理系统，有效集成多种类型的电子文件档案，使系统更加开放，保障电子文件的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能，进一步推动电子文件档案的标准化管理。
（二）加强电子文件档案的安全管理
档案的安全管理是档案管理工作的基础，对于电子文件档案来说更是如此。由于电子文件档案存储在一个虚拟空间，容易遭受到彻底性的破坏。所以更应该加强对其安全管理。可以从两方面进行。一方面为了保障电子文件档案的安全性，我们可以通过访问控制技术，在内外网间设置障碍，用入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络检测系统与设备来控制访问的流量，设定网络安全检测规则，防止非法访问的出现，从而保证电子文件档案不受侵犯。另一方面，国家与政府要加强立法，明确电子文件的种类、要求等方面，规范电子文件档案的法律依据。管理人员要增强法律意识，明确电子文件档案所具有的法律效力。严格遵守档案法的相关规定，严格执行电子文件档案管理的相关办法和准则，确保电子文件档案的真实、有效和安全。
（三）加强档案管理工作队伍建设
档案管理人员的素质是档案管理工作的质量的保障，只有知识水平、技术能力优秀的人员才能适应档案数字化的发展，所以必须加强档案管理人员的培训。档案部门要抽出专门的时间对管理人员进行技术培训，提升他们对计算机软硬件的理解，使他们能够熟练掌握电子文件的储存和传输技术，特别是要让他们充实电子文件安全性能方面的知识，进一步提升他们的安全意识。要培养档案管理人员的职业素养与道德素养，使他们意识到自身工作的重要性，明确自身的使命与责任，争取建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍。当前，随着电子文件档案的日益普及，档案管理工作也迎来了新的挑战，同时这也是一个机遇，将促进档案管理工作进一步發展。另外，我们也要更加客观地看待电子文件档案的发展，要明白其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。只有不断地学习与实践，才能实现电子文件档案管理的标准化，才能使电子文件档案管理提升到一个新的高度。