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摘 要：为配合《党政机关公文格式》标准实施，标准起草人徐成华等出版了《GB/T 9704—2012〈党政机关公文格式国家标准〉应用指南》，对标准各条款逐一进行释义，为文秘工作者正确理解、准确应用该标准提供了依据，但仍有一些瑕疵之处，不利于党政机关公文格式的规范化，文章指出瑕疵所在，并提出修改建议。
关键词：公文格式；标准释义；瑕疵
《党政机关公文格式》国家标准（以下简称《标准》）于2012年7月1日起正式实施。为配合该标准实施，标准主要起草人徐成华等出版了《GB/T 9704—2012〈党政机关公文格式国家标准〉应用指南》（以下简称《指南》），《指南》对《标准》各条款的释义，对文秘工作者熟悉、掌握和运用《标准》，促进公文处理的规范化发挥了重要作用。但笔者认为，该释义存在一些瑕疵之处，现列举出来，请专家、学者商榷。
1 错误引导
《标准》对公文页边与版心尺寸设定为：“公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。”《指南》释义：“之所以采用这种布局是因为：……二是天头留下足够的空间，用于公文处理……”[1]与1999版国家标准相比，新标准规定密级和保密期限、紧急程度的编排位置也从版心右上角移到了左上角，《指南》给出的释义也是为公文处理留出空间。众所周知，公文办理一般由收文机关的文秘部门负责人提出处理意见，然后报领导批示或者转有关部门办理，如今的收文处理早已改变了过去在公文上直接签署意见的做法，一般都附有公文处理笺（单），批示意见需签在公文处理笺（单）上。而上述释义容易产生误导，处理公文时在文件上的空白处直接签批意见，这样做会影响公文的庄重性、严肃性和整洁性。
《指南》对“主送机关”释义时规定：“主送机关的顺序一般按照重要程度排列。……如‘各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体’。”[2]笔者认为，这一表述存在漏洞，我们很难说哪个机关重要、哪个机关不重要，在实际应用中，主送机关的顺序往往按照“党的机关、行政机关、人民军队、企业和群众组织”的惯例进行排列，而不是按照“重要程度”排列。建议对此表述进行更正。
《指南》对“印章编排规则”的释义规定：“如多个机关联合下行文，联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，也可以采取‘此页无正文’的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注‘（此页无正文）’。”[3]按此规定，在实际应用中，多个机关联合行文，当正文之后的空白容不下所有印章时，需要把印章加盖到下一空白页，并在该页首行标注“此页无正文”。这样做在正文之后往往留有多个空行，违背了“印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”的原则规定。另外，在盖章页仅标注“此页无正文”，而没有注明是哪个文件的印章，容易造成印章被套用。因此，建议改为“调整行距或字距，保证正文末页至少容下一排印章，容不下的印章加盖到下一空白页，并在该空白页第一行顶格标注（‘文号’ ‘文件’ ‘此页无正文’）”，如（国标委﹝2012﹞215号文件 此页无正文）。
2 不合规范
按照《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关规定，国家秘密一经确定，应当同时在国家秘密载体上作出国家秘密标志。涉密公文作为国家秘密载体，应该按规定标出国家秘密标志，形式为“密级★保密期限”，如果没有注明保密期限的，按照绝密、机密、秘密分别为30年、20年、10年认定。由此可见，国家秘密标志包括三个部分——“密级”、“★”和“保密期限”，其中“密级”和“★”是必须标注的内容。《指南》对“密级和保密期限”格式条款释义为：“一般密级和保密期限之间可用‘★’分隔，如‘秘密★1年’‘绝密★10年’。”[4]释义没有把国家秘密标志“★”作为必须标注的内容，释义中在密级后没有保密期限的几个示例中，均没有标注“★”。笔者认为，在国家秘密标志中，“★”不是作为“分隔符号”存在，而是作为国家秘密标志不可或缺，因此，在只标密级不标保密期限的情形下，正确的标注应为“秘密★”“机密★”“绝密★”。另外，释义规定，如需同时标注密级和保密期限，“绝密”“机密”“秘密”两字之间不空格；“如果只标密级不标保密期限，‘绝密’‘机密’‘秘密’两字之间空一字”。[5]笔者认为，上述“空一字”的目的，是为了与份号6位阿拉伯数字对齐，在“★”必不可少的情况下，无需再做上述“空字”规定，这样更有利于标准的简化。
3 自相矛盾
《指南》在对“份号”的释义中规定，“份号的字体也未作统一，公文印发机关可自行掌握”，[6]而在“信函格式公文首页示例”中规定，“份号用6位3号黑体阿拉伯数字”。[7]前者是考虑“在實际操作过程中，有的是用印号机手工在成文上加盖份号，有的印刷设备带有印号功能，可以与文件同时印刷，对此2012版国家标准不作统一规定，公文印发机关可自行掌握”。[8]由于实际应用中，不同机关标注文件份号方式不同，采用的字体也不完全一致，“自行掌握”的规定比较符合实际，而在公文特定格式之一信函格式中又做出明确规定使用黑体字，让人莫衷一是，建议对公文份号使用字体要么规定自行掌握，要么规定统一用黑体，在通用格式和特定格式中统一起来。
4 有所疏漏
《指南》根据标准中“公文格式各要素的划分”制作了公文格式各要素划分表，列出了版头（6个要素）、主体（9个要素）、版记（2个要素）、版心外要素（1个要素），共18项公文格式要素，分别是：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。但是没有包括版头和版记中的分隔线。标准中“7 公文格式各要素编排规则”将版头和版记中的分隔线作为必不可少的要素。《指南》在释义中对此有疏漏，建议及时更正。另外，《指南》对公文格式各要素的划分中，对“版记”明确有2个要素——抄送机关、印发机关和印发日期，与标准中规定“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记”的要求不符。建议不明确个数，只列明“版记”部分可以有的格式要素是：主送机关、抄送机关、印发机关和印发日期。同样，在“版头”“主体”部分，由于“版头”部分的密级和保密期限、紧急程度、签发人、“主体”部分的主送机关、附件说明、印章、附注、附件等不是每一份公文的必备要素，有的公文有，而有的公文没有该要素，因此，也不应明确要素个数。 《指南》在对“标题”的释义中，对标题中事由部分出现多个机关并列时如何处理做出了规定，规定机关名称之间应用顿号分开，不使用空格，而对发文机关名称部分出现多个机关并列时如何处理未做规定。在示例中，既有兩个发文机关名称之间不使用空格的情形，如“中共××市委××市人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见”，又有两个发文机关名称之间使用空格的情形，如“国家质检总局办公厅 国家标准委办公室关于实施《党政机关公文格式》国家标准有关事宜的函”。由于释义中对此未做明确规定，在示例中两种情形又都存在，因此造成实际应用中，广大文秘工作者无所适从，对标题中发文机关名称之间加不加空格感到困惑，建议在释义中明确“发文机关名称部分出现多个机关并列时，机关名称之间应用空格隔开”。
5 随意变通
《指南》在对标准的释义中规定了一些可以变通的情形，与标准应该具有的严谨性、规范性相悖，给广大文秘工作者严格执行标准带来困惑。如：在“正文”条款释义中规定，“当联合上报公文的签发人太多时，也可能把正文挤出首页，可采取增加每行签发人编排个数等办法解决”。[9]《标准》规定，如有多个签发人，一般每行排两个姓名。由于有“一般”两字，出于减少首页“签发人”占用空间考虑，在实际应用中有每行编排两个签发人姓名的，也有编排三个或三个以上姓名的情形出现，造成格式不一。建议借鉴《标准》7.3.2规定“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记”的做法，明确有两个以上签发人时，应当将“签发人”要素移入版记。
标准中对“公文中的结构层次”规定，“其层次序数依次可用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”，[10]其后又规定“层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用‘一、’，第二层既可用‘（一）’，也可以选用‘1.’”。[11]那么，如果公文结构三层的情况下，能否第一层用“一、”，第二层用“1.”，第三层用“（1）”呢？可见，该释义解读让标准的规范性大打折扣，不利于标准的统一。建议严格按照标准规定的结构层次，依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。
《标准》释义是文秘工作者公文处理的技术规范，其表述内容往往被视为“法定规则”，建议对其中的瑕疵进行修正，以更有利于《标准》的贯彻执行。
参考文献：
本文引文均出自徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012.
（作者单位：沧州师范学院 来稿日期：2017-03-02）
关键词：公文格式；标准释义；瑕疵
《党政机关公文格式》国家标准（以下简称《标准》）于2012年7月1日起正式实施。为配合该标准实施，标准主要起草人徐成华等出版了《GB/T 9704—2012〈党政机关公文格式国家标准〉应用指南》（以下简称《指南》），《指南》对《标准》各条款的释义，对文秘工作者熟悉、掌握和运用《标准》，促进公文处理的规范化发挥了重要作用。但笔者认为，该释义存在一些瑕疵之处，现列举出来，请专家、学者商榷。
1 错误引导
《标准》对公文页边与版心尺寸设定为：“公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。”《指南》释义：“之所以采用这种布局是因为：……二是天头留下足够的空间，用于公文处理……”[1]与1999版国家标准相比，新标准规定密级和保密期限、紧急程度的编排位置也从版心右上角移到了左上角，《指南》给出的释义也是为公文处理留出空间。众所周知，公文办理一般由收文机关的文秘部门负责人提出处理意见，然后报领导批示或者转有关部门办理，如今的收文处理早已改变了过去在公文上直接签署意见的做法，一般都附有公文处理笺（单），批示意见需签在公文处理笺（单）上。而上述释义容易产生误导，处理公文时在文件上的空白处直接签批意见，这样做会影响公文的庄重性、严肃性和整洁性。
《指南》对“主送机关”释义时规定：“主送机关的顺序一般按照重要程度排列。……如‘各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体’。”[2]笔者认为，这一表述存在漏洞，我们很难说哪个机关重要、哪个机关不重要，在实际应用中，主送机关的顺序往往按照“党的机关、行政机关、人民军队、企业和群众组织”的惯例进行排列，而不是按照“重要程度”排列。建议对此表述进行更正。
《指南》对“印章编排规则”的释义规定：“如多个机关联合下行文，联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，也可以采取‘此页无正文’的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注‘（此页无正文）’。”[3]按此规定，在实际应用中，多个机关联合行文，当正文之后的空白容不下所有印章时，需要把印章加盖到下一空白页，并在该页首行标注“此页无正文”。这样做在正文之后往往留有多个空行，违背了“印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”的原则规定。另外，在盖章页仅标注“此页无正文”，而没有注明是哪个文件的印章，容易造成印章被套用。因此，建议改为“调整行距或字距，保证正文末页至少容下一排印章，容不下的印章加盖到下一空白页，并在该空白页第一行顶格标注（‘文号’ ‘文件’ ‘此页无正文’）”，如（国标委﹝2012﹞215号文件 此页无正文）。
2 不合规范
按照《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关规定，国家秘密一经确定，应当同时在国家秘密载体上作出国家秘密标志。涉密公文作为国家秘密载体，应该按规定标出国家秘密标志，形式为“密级★保密期限”，如果没有注明保密期限的，按照绝密、机密、秘密分别为30年、20年、10年认定。由此可见，国家秘密标志包括三个部分——“密级”、“★”和“保密期限”，其中“密级”和“★”是必须标注的内容。《指南》对“密级和保密期限”格式条款释义为：“一般密级和保密期限之间可用‘★’分隔，如‘秘密★1年’‘绝密★10年’。”[4]释义没有把国家秘密标志“★”作为必须标注的内容，释义中在密级后没有保密期限的几个示例中，均没有标注“★”。笔者认为，在国家秘密标志中，“★”不是作为“分隔符号”存在，而是作为国家秘密标志不可或缺，因此，在只标密级不标保密期限的情形下，正确的标注应为“秘密★”“机密★”“绝密★”。另外，释义规定，如需同时标注密级和保密期限，“绝密”“机密”“秘密”两字之间不空格；“如果只标密级不标保密期限，‘绝密’‘机密’‘秘密’两字之间空一字”。[5]笔者认为，上述“空一字”的目的，是为了与份号6位阿拉伯数字对齐，在“★”必不可少的情况下，无需再做上述“空字”规定，这样更有利于标准的简化。
3 自相矛盾
《指南》在对“份号”的释义中规定，“份号的字体也未作统一，公文印发机关可自行掌握”，[6]而在“信函格式公文首页示例”中规定，“份号用6位3号黑体阿拉伯数字”。[7]前者是考虑“在實际操作过程中，有的是用印号机手工在成文上加盖份号，有的印刷设备带有印号功能，可以与文件同时印刷，对此2012版国家标准不作统一规定，公文印发机关可自行掌握”。[8]由于实际应用中，不同机关标注文件份号方式不同，采用的字体也不完全一致，“自行掌握”的规定比较符合实际，而在公文特定格式之一信函格式中又做出明确规定使用黑体字，让人莫衷一是，建议对公文份号使用字体要么规定自行掌握，要么规定统一用黑体，在通用格式和特定格式中统一起来。
4 有所疏漏
《指南》根据标准中“公文格式各要素的划分”制作了公文格式各要素划分表，列出了版头（6个要素）、主体（9个要素）、版记（2个要素）、版心外要素（1个要素），共18项公文格式要素，分别是：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。但是没有包括版头和版记中的分隔线。标准中“7 公文格式各要素编排规则”将版头和版记中的分隔线作为必不可少的要素。《指南》在释义中对此有疏漏，建议及时更正。另外，《指南》对公文格式各要素的划分中，对“版记”明确有2个要素——抄送机关、印发机关和印发日期，与标准中规定“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记”的要求不符。建议不明确个数，只列明“版记”部分可以有的格式要素是：主送机关、抄送机关、印发机关和印发日期。同样，在“版头”“主体”部分，由于“版头”部分的密级和保密期限、紧急程度、签发人、“主体”部分的主送机关、附件说明、印章、附注、附件等不是每一份公文的必备要素，有的公文有，而有的公文没有该要素，因此，也不应明确要素个数。 《指南》在对“标题”的释义中，对标题中事由部分出现多个机关并列时如何处理做出了规定，规定机关名称之间应用顿号分开，不使用空格，而对发文机关名称部分出现多个机关并列时如何处理未做规定。在示例中，既有兩个发文机关名称之间不使用空格的情形，如“中共××市委××市人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见”，又有两个发文机关名称之间使用空格的情形，如“国家质检总局办公厅 国家标准委办公室关于实施《党政机关公文格式》国家标准有关事宜的函”。由于释义中对此未做明确规定，在示例中两种情形又都存在，因此造成实际应用中，广大文秘工作者无所适从，对标题中发文机关名称之间加不加空格感到困惑，建议在释义中明确“发文机关名称部分出现多个机关并列时，机关名称之间应用空格隔开”。
5 随意变通
《指南》在对标准的释义中规定了一些可以变通的情形，与标准应该具有的严谨性、规范性相悖，给广大文秘工作者严格执行标准带来困惑。如：在“正文”条款释义中规定，“当联合上报公文的签发人太多时，也可能把正文挤出首页，可采取增加每行签发人编排个数等办法解决”。[9]《标准》规定，如有多个签发人，一般每行排两个姓名。由于有“一般”两字，出于减少首页“签发人”占用空间考虑，在实际应用中有每行编排两个签发人姓名的，也有编排三个或三个以上姓名的情形出现，造成格式不一。建议借鉴《标准》7.3.2规定“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记”的做法，明确有两个以上签发人时，应当将“签发人”要素移入版记。
标准中对“公文中的结构层次”规定，“其层次序数依次可用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”，[10]其后又规定“层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用‘一、’，第二层既可用‘（一）’，也可以选用‘1.’”。[11]那么，如果公文结构三层的情况下，能否第一层用“一、”，第二层用“1.”，第三层用“（1）”呢？可见，该释义解读让标准的规范性大打折扣，不利于标准的统一。建议严格按照标准规定的结构层次，依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。
《标准》释义是文秘工作者公文处理的技术规范，其表述内容往往被视为“法定规则”，建议对其中的瑕疵进行修正，以更有利于《标准》的贯彻执行。
参考文献：
本文引文均出自徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012.
（作者单位：沧州师范学院 来稿日期：2017-03-02）