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摘 要： 研究了对广播电视系统档案进行电子信息化管理所具有的重要意义，分析电子信息化管理方法，包括对工程信息进行管理的方法，对音像档案进行管理的方法以及检索以及借阅档案的方法；同时阐述完善电视广播系统档案的电子信息化管理策略，包括保证计算机设备处于可靠运行状态，对重要文件进行备份以及采用两种方法进行管理。
关键词： 信息化；电子；管理；档案；广播电视
广播电视系统当中的档案是一种全新的档案形式，在社会文化当中是一个不可或缺的部分；在现代社会，人们日益重视利用广播电视档案。因此，管理好此类档案不仅能够获得巨大的经济效益，同时也能够得到良好的社会效益[1]。然而，就目前的情况而言，我国管理此类档案的信息化水平不高；对此，为了完善管理档案的方式，本文研究了电子信息化的档案管理方法，希望能够为相关管理人员提供有价值的参考与借鉴。
1 对广播电视系统档案进行电子信息化管理所具有的重要意义
1.1 有助于实现管理工作的自动化以及现代化
在管理档案时，采用的传统方法为人工记录以及纸质文件保存，这样的方式不利于现代高效管理的要求。如果在记录档案、传递档案、交流档案以及存储档案的过程中，将计算机作为管理与检索的工具，有助于实现管理工作的现代化。另一方面，采用计算机对档案信息进行管理，可以自动实现共享；当档案出现错误时，还能够及时修改，并保证整个管理系统实现信息的同一性。
1.2 有助于提高管理档案的质量
在管理档案时，采用手工整理的方法，难以实现管理标准的一致性；这是因为不同的人员可能持有不同的立卷水平以及对管理期限有着不同的理解。这样的状况将会给案卷管理质量带来不良影响；但是应用电子信息的管理方式，将可以有效避免因人员因素所造成的管理问题。从而有助于提高管理档案的质量。
2 广播电视档案的电子信息化管理方法分析
2.1 对工程信息进行管理的方法
工程信息是广播电视系统档案当中的一个重要内容，因此要重视管理工程信息档案。当建成系统发射台时，会累积下大量文件，在文件当中记载着建设工程时的经验以及成就等，因此此类文件具有较高的参考价值以及保存价值，要重视存档管理。具体方法如下：人工完成收集资料的工作，同时保证收集好的资料具备完整性与真实性的特征；收集好之后，将电视广播系统的特征作为依据，对工程资料进行规范的、科学的整理；随后将档案目录，包括主题、分类以及案卷目录编制到计算机内部的数据库当中，利用数据库的管理功能实现电子信息化管理[2]。对档案原件进行相应的转化，使之成为二次信息；同时按照数据库当中的特定格式输入原始信息；根据人工指令将信息的索引以及目录等输入到数据库中，从而高效管理接收档案、检索档案、借阅档案以及归还档案等工作。
2.2 对音像档案进行管理的方法
存储音像档案的载体通常为磁性材料，但磁性材料容易受到多种环境因素，如热源、光源等的影响，材料自身也存在着缺陷；因此，在保存音像档案时，需要严格控制温度以及湿度。此外，新式播放设备也有可能无法读取一些老式的存储载体，这将会给严重干扰正常管理工作。为了克服以上缺陷，提高管理质量，则应采用数字化的方式存储音像档案。在计算机当中，应建立起专门管理音像档案的数据库，以方便于大量存储音像数据；还应保证数据库具有一定的安全防御机制，以免数据信息被外部人员窃取作非法用途；在数据库当中存储音像数据时，要做到格式统一，并将便于用户查询作为管理的基本原则。另一方面应在管理系统当中设计出检索程序以及下载程序，以便使用户能够快速获取所需的片段资料以及镜头资料，进而使管理音像资料的效率得到大幅度的提高。还要注意对音像档案进行规范管理，根据电视广播行业的特点，对收集音像档案、整理音像档案以及借阅音像档案的方法进行完善，并建立起使用电子管理系统的相关规章与制度；从而保证合理使用档案、科学规范管理档案，以免音像资源被浪费或无端流失。
2.3 检索以及借阅档案的方法分析
检索以及借阅档案是档案管理当中的一个重要内容，为了便于检索与借阅，采用计算机当中的数据库系统进行管理势在必行。可以根据文件外形特征以及文件内容设计出相应的检索系统。在检索系统当中应包括文件的卷号、目录号、缩微号、全宗号以及分类号等，将以上文件信息连同保管的期限、附注以及密级等管理项目输入到计算机的既定卡片当中；随后采用计算机对以上资料进行整理，使之成为能够存储于移动数据库的格式，从而方便于高效检索。总而言之，采用计算机对档案进行检索，能够实现多途径利用档案以及高效利用档案。在借阅档案方面，应确保管理系统能够有效控制借阅工作，只允许借阅人员在计算机当中阅读所需的文件，而不允许将文件带走阅读，以便完善档案的保密工作。
3 完善广播电视档案的电子信息化管理策略
3.1 保证计算机设备处于可靠运行状态
在制作以及处理电子文件时，都需要用到计算机；因此计算机的软件以及硬件设备性能将会对档案管理造成影响。对此，要保证硬件设备实现正常运行；并安排专人对管理软件进行监控，在设置管理系统的密码时，应确保专人操作。此外，还要将杀毒软件安装于计算机当中，并定期对计算机以及数据库进行杀毒，从而预防病毒入侵，避免数据信息泄露，对档案安全造成威胁。
3.2 对重要文件进行备份
因为采用电子信息化的方式对文件进行管理，需要将文件变为电子档案；而计算机当中的电子档案容易遭到人为因素或其他因素的破坏。所以在管理档案时，应制定出科学的备份方案，以便在部分文件遭到破坏时，能够迅速启用备份，尽快恢复数据信息。在制定备份方案时，应根据电视广播系统的实际情况，从而保证备份的有效性以及实用性。在存储备份文件时，应按照保密类型文件保存的方式进行处理。
3.3 采用两种方法进行管理
因为电子档案存在着特殊性，当计算机的软件环境以及硬件设施出现故障时，则会危害到档案的完整性；再加上病毒入侵以及操作失误等问题的出现，将可能会给档案资料带来严重损失。而纸质档案可以实现长期保存，且真实性较强；对此，可以通过管理纸质档案来避免以上问题可能导致的危害。将纸质管理与电子管理两种方法结合起来即为理想的档案管理手段。笔者通过查阅相关资料发现，目前对纸质文件以及电子文件进行归档与管理时，多采用了两种方式。具体内容如下：同时对磁介质以及纸介质进行归档，且保证两套档案具有相同的内容；一旦电子档案出现异常，即可以采用纸质档案使其恢复正常。笔者建议，在管理好电子文件的同时，也应管理好纸质文件，从而保证档案可以得到永久的以及安全的使用。
4 结语
目前，网络技术以及计算机通信技术已经得到了高速发展，这不仅为档案管理效率的提高提供了较好的条件，同时也带来了许多数据安全隐患，因此要深入研究电子信息化条件下的管理方式，认真总结在实践当中所获得的管理经验，以便完善广播电视系统当中的档案服务。
参考文献：
[1]黄克玲、刘文嵘，网络环境下的档案创新服务[J].中共青岛市委党校，青岛行政学院学报，2009，15（24）：340-341 .
[2]姜丽、闫永华、刘艳，广播电视系统档案信息管理与开发利用的思考[J].兰台内外，2009，30（42）：968-969 .
关键词： 信息化；电子；管理；档案；广播电视
广播电视系统当中的档案是一种全新的档案形式，在社会文化当中是一个不可或缺的部分；在现代社会，人们日益重视利用广播电视档案。因此，管理好此类档案不仅能够获得巨大的经济效益，同时也能够得到良好的社会效益[1]。然而，就目前的情况而言，我国管理此类档案的信息化水平不高；对此，为了完善管理档案的方式，本文研究了电子信息化的档案管理方法，希望能够为相关管理人员提供有价值的参考与借鉴。
1 对广播电视系统档案进行电子信息化管理所具有的重要意义
1.1 有助于实现管理工作的自动化以及现代化
在管理档案时，采用的传统方法为人工记录以及纸质文件保存，这样的方式不利于现代高效管理的要求。如果在记录档案、传递档案、交流档案以及存储档案的过程中，将计算机作为管理与检索的工具，有助于实现管理工作的现代化。另一方面，采用计算机对档案信息进行管理，可以自动实现共享；当档案出现错误时，还能够及时修改，并保证整个管理系统实现信息的同一性。
1.2 有助于提高管理档案的质量
在管理档案时，采用手工整理的方法，难以实现管理标准的一致性；这是因为不同的人员可能持有不同的立卷水平以及对管理期限有着不同的理解。这样的状况将会给案卷管理质量带来不良影响；但是应用电子信息的管理方式，将可以有效避免因人员因素所造成的管理问题。从而有助于提高管理档案的质量。
2 广播电视档案的电子信息化管理方法分析
2.1 对工程信息进行管理的方法
工程信息是广播电视系统档案当中的一个重要内容，因此要重视管理工程信息档案。当建成系统发射台时，会累积下大量文件，在文件当中记载着建设工程时的经验以及成就等，因此此类文件具有较高的参考价值以及保存价值，要重视存档管理。具体方法如下：人工完成收集资料的工作，同时保证收集好的资料具备完整性与真实性的特征；收集好之后，将电视广播系统的特征作为依据，对工程资料进行规范的、科学的整理；随后将档案目录，包括主题、分类以及案卷目录编制到计算机内部的数据库当中，利用数据库的管理功能实现电子信息化管理[2]。对档案原件进行相应的转化，使之成为二次信息；同时按照数据库当中的特定格式输入原始信息；根据人工指令将信息的索引以及目录等输入到数据库中，从而高效管理接收档案、检索档案、借阅档案以及归还档案等工作。
2.2 对音像档案进行管理的方法
存储音像档案的载体通常为磁性材料，但磁性材料容易受到多种环境因素，如热源、光源等的影响，材料自身也存在着缺陷；因此，在保存音像档案时，需要严格控制温度以及湿度。此外，新式播放设备也有可能无法读取一些老式的存储载体，这将会给严重干扰正常管理工作。为了克服以上缺陷，提高管理质量，则应采用数字化的方式存储音像档案。在计算机当中，应建立起专门管理音像档案的数据库，以方便于大量存储音像数据；还应保证数据库具有一定的安全防御机制，以免数据信息被外部人员窃取作非法用途；在数据库当中存储音像数据时，要做到格式统一，并将便于用户查询作为管理的基本原则。另一方面应在管理系统当中设计出检索程序以及下载程序，以便使用户能够快速获取所需的片段资料以及镜头资料，进而使管理音像资料的效率得到大幅度的提高。还要注意对音像档案进行规范管理，根据电视广播行业的特点，对收集音像档案、整理音像档案以及借阅音像档案的方法进行完善，并建立起使用电子管理系统的相关规章与制度；从而保证合理使用档案、科学规范管理档案，以免音像资源被浪费或无端流失。
2.3 检索以及借阅档案的方法分析
检索以及借阅档案是档案管理当中的一个重要内容，为了便于检索与借阅，采用计算机当中的数据库系统进行管理势在必行。可以根据文件外形特征以及文件内容设计出相应的检索系统。在检索系统当中应包括文件的卷号、目录号、缩微号、全宗号以及分类号等，将以上文件信息连同保管的期限、附注以及密级等管理项目输入到计算机的既定卡片当中；随后采用计算机对以上资料进行整理，使之成为能够存储于移动数据库的格式，从而方便于高效检索。总而言之，采用计算机对档案进行检索，能够实现多途径利用档案以及高效利用档案。在借阅档案方面，应确保管理系统能够有效控制借阅工作，只允许借阅人员在计算机当中阅读所需的文件，而不允许将文件带走阅读，以便完善档案的保密工作。
3 完善广播电视档案的电子信息化管理策略
3.1 保证计算机设备处于可靠运行状态
在制作以及处理电子文件时，都需要用到计算机；因此计算机的软件以及硬件设备性能将会对档案管理造成影响。对此，要保证硬件设备实现正常运行；并安排专人对管理软件进行监控，在设置管理系统的密码时，应确保专人操作。此外，还要将杀毒软件安装于计算机当中，并定期对计算机以及数据库进行杀毒，从而预防病毒入侵，避免数据信息泄露，对档案安全造成威胁。
3.2 对重要文件进行备份
因为采用电子信息化的方式对文件进行管理，需要将文件变为电子档案；而计算机当中的电子档案容易遭到人为因素或其他因素的破坏。所以在管理档案时，应制定出科学的备份方案，以便在部分文件遭到破坏时，能够迅速启用备份，尽快恢复数据信息。在制定备份方案时，应根据电视广播系统的实际情况，从而保证备份的有效性以及实用性。在存储备份文件时，应按照保密类型文件保存的方式进行处理。
3.3 采用两种方法进行管理
因为电子档案存在着特殊性，当计算机的软件环境以及硬件设施出现故障时，则会危害到档案的完整性；再加上病毒入侵以及操作失误等问题的出现，将可能会给档案资料带来严重损失。而纸质档案可以实现长期保存，且真实性较强；对此，可以通过管理纸质档案来避免以上问题可能导致的危害。将纸质管理与电子管理两种方法结合起来即为理想的档案管理手段。笔者通过查阅相关资料发现，目前对纸质文件以及电子文件进行归档与管理时，多采用了两种方式。具体内容如下：同时对磁介质以及纸介质进行归档，且保证两套档案具有相同的内容；一旦电子档案出现异常，即可以采用纸质档案使其恢复正常。笔者建议，在管理好电子文件的同时，也应管理好纸质文件，从而保证档案可以得到永久的以及安全的使用。
4 结语
目前，网络技术以及计算机通信技术已经得到了高速发展，这不仅为档案管理效率的提高提供了较好的条件，同时也带来了许多数据安全隐患，因此要深入研究电子信息化条件下的管理方式，认真总结在实践当中所获得的管理经验，以便完善广播电视系统当中的档案服务。
参考文献：
[1]黄克玲、刘文嵘，网络环境下的档案创新服务[J].中共青岛市委党校，青岛行政学院学报，2009，15（24）：340-341 .
[2]姜丽、闫永华、刘艳，广播电视系统档案信息管理与开发利用的思考[J].兰台内外，2009，30（42）：968-969 .